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L’attestation employeur destinée à Pôle emploi

L’attestation employeur destinée à Pôle emploi

L’attestation employeur est un document à remettre au salarié en cas de fin ou rupture de contrat de travail, avec le solde de tout compte et le certificat de travail. Cela est valable, quelle que soit la raison du départ du salarié, qu’il soit démissionnaire ou licencié. Ce document renseigne notamment sur l’identité du salarié, la nature de l’emploi et le motif de rupture du contrat. Un exemplaire de cette attestation doit être envoyé à Pôle emploi, car il permettra d’y ouvrir le dossier du salarié.

Qu’est-ce qu’une attestation employeur ?

L’attestation employeur est un document que l’employeur doit remettre sans délai au salarié à la fin du contrat de travail. Cette démarche doit être effectuée au moment de la rupture, en cas de licenciement pour faute grave ou lourde, pour lequel aucune période de préavis n’est envisagée. Dans d’autres cas, le document sera remis à l’employé à la fin de la période de préavis.

Comment récupérer une attestation employeur ?

Dans le cas où le salarié n’obtiendrait pas son attestation employeur, il lui est conseillé de relancer son employeur à l’amiable dans un premier temps. En effet, qu’il n’en ait pas reçu ou que celle-ci n’ait pas été délivrée à Pôle emploi, le salarié devra prendre les dispositions suivantes :

  • Rappeler à l’employeur la date de rupture du contrat de travail ;
  • L’informer qu’il est toujours dans l’attente de l’attestation ;
  • Indiquer que, pour information, celle-ci est téléchargeable sur le site de Pôle emploi ;
  • Indiquer que celle-ci n’a pas encore été envoyée auprès de Pôle emploi le cas échéant ;
  • Expliquer clairement à l’employeur qu’il en a besoin pour la création d’un dossier Pôle emploi ;
  • Lui rappeler également qu’il se trouve dans l’obligation de l’envoyer directement à Pôle emploi, si cela n’a pas encore été fait.

Que se passe-t-il en l’absence de réponse ?

En l’absence de réponse, le salarié peut prévenir l’employeur qu’il prévoit de demander l’intervention de Pôle emploi pour obtenir l’attestation le plus tôt possible.

À savoir : il vaut mieux envoyer une lettre par courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR), qui permet de constituer une preuve en cas de litige.

Si une relance amiable a été effectuée, mais qu’elle reste sans réponse, le salarié a le droit d’engager une procédure contentieuse pour obtenir son attestation. Pour cela, il pourra saisir l’inspection du travail. En effet, Pôle emploi peut s’en charger. Il faut savoir que l’employeur encourt alors une amende de 5e classe qui s’élève à 1 500 euros.

D’autre part, l’employé a également le choix de saisir le Conseil des prud’hommes. Ce dernier pourra alors ordonner à l’employeur de remettre l’attestation, éventuellement sous astreinte. Il le condamnera également à payer des dommages et intérêts au salarié si le retard atteint une durée de 8 jours ou plus.

À noter : les recours doivent être effectués dans un délai de 2 ans, à compter de la date de fin du contrat de travail.

Il est également important de savoir que si cette requête gratuite peut être effectuée par courrier, le salarié peut aussi se rendre directement au BCO ou bureau de conciliation et d’orientation du Conseil des prud’hommes.

S’il choisit la deuxième option, il doit avant tout rechercher les coordonnées du bureau qui le concerne : il s’agit du bureau affilié au siège social du lieu d’exercice de l’entreprise ou encore à l’endroit où le contrat de travail a été conclu. S’il a travaillé en dehors de tout établissement, le salarié peut indiquer son propre domicile.

Un formulaire Cerfa n° 15586*01 doit ensuite être rempli afin de formuler la demande du salarié. Il peut s’aider de la notice pour le compléter. Il faut également que la requête soit accompagnée de pièces justificatives telles que le certificat de travail, la fiche de paie et le contrat de travail.

Le salarié peut donc choisir de dénoncer l’employeur auprès de l’inspection du travail ou déposer directement une demande de saisine auprès du Conseil des prud’hommes. Dans tous les cas, il doit réunir tous les documents nécessaires à l’accomplissement de la démarche.

Que faire en cas de perte du document ?

Si le salarié a perdu son attestation employeur, il peut la récupérer auprès de Pôle emploi. Pour ce faire, il lui suffit de se présenter au guichet de l’établissement muni d’une pièce d’identité.

Il peut aussi directement appeler Pôle emploi au numéro unique 3949, dont l’appel est gratuit à partir d’un téléphone fixe.

Comment la rédiger ?

Il est facile d’établir une attestation. L’employeur ne devrait avoir aucune raison de ne pas remettre ce document au salarié.

Peu importe la nature et la durée du contrat de travail et quel que soit le mode de rupture, sa rédaction est obligatoire. En effet, elle doit être effectuée qu’il s’agisse d’un CDD, d’un CDI ou encore d’un contrat d’apprentissage, que l’employé fasse l’objet d’un licenciement ou non.

L’attestation lui permettra de faire valoir ses droits à l’ARE (Aide au Retour à l’Emploi) ou allocations chômage. Le montant de ces prestations est calculé selon les informations indiquées dans le document.

Quelles informations comporte-t-elle ?

Dans cette attestation doivent figurer entre autres :

  • La désignation de l’employeur (raison sociale, N° SIRET, etc.) ;
  • L’identité de l’employé (caisse de retraite complémentaire, NIR, etc.) ;
  • Les informations liées à l’emploi (durée, nature, etc.) ;
  • Le motif de la rupture du contrat de travail (licenciement pour motif économique, rupture conventionnelle ou encore mise à la retraite) ;
  •  Les données liées au solde de tout compte (différentes indemnités, rémunération, etc.) ;
  • L’authentification par l’employeur (qualité, signature, etc.).

À qui faut-il envoyer l’attestation ?

L’entreprise est tenue de déclarer la fin du contrat via la DSN ou déclaration sociale nominative, depuis le début de l’année 2017. Ce signalement sera ensuite transmis à Pôle emploi.

C’est seulement après cette étape qu’une attestation rematérialisée sera mise à la disposition de l’entreprise. Dans tous les cas, le document doit être imprimé et remis à l’employé concerné le jour de la fin du contrat de travail, même s’il est dispensé d’effectuer sa période de préavis.

Voie dématérialisée

Depuis début 2012, les entreprises de 10 salariés et plus sont tenues de l’établir par voie électronique.

En effet, la transmission par voie dématérialisée peut être effectuée par le biais du service de dépôt en ligne de Pôle emploi ou de la DSN. Pour accéder au service de saisie en ligne, l’employeur doit se munir de ses codes personnels. Afin de les obtenir, il faut qu’il s’inscrive au service « attestation » disponible sur le site de Pôle emploi.

S’il les a oubliés, il peut en créer de nouveaux en cliquant sur « Mot de passe perdu », depuis la page d’authentification. Un e-mail contenant un lien lui sera envoyé pour qu’il puisse réinitialiser ses codes. En revanche, si c’est son identifiant qu’il a oublié, il va devoir en informer Pôle emploi en appelant le 3995.

Sur le site de Pôle emploi, un espace personnel est réservé à la saisie des informations, qui peut s’effectuer en quelques clics seulement. Pour ce faire, l’employeur devra cliquer sur « Fins de contrat de travail », puis « Saisissez en ligne l’attestation». Ensuite, pour accéder à la saisie de l’attestation, il faudra cliquer sur « Création ».

Il faut savoir que l’employeur devra ensuite répondre à différentes questions, notamment concernant le motif de rupture du contrat de travail. Ensuite, d’autres informations lui seront demandées en fonction de ses réponses. Soulignons qu’il doit transmettre l’attestation issue du logiciel de paie.

Voie postale

La dématérialisation est facultative pour les TPE. En effet, elles peuvent continuer à utiliser des attestations papier. Elles obtiendront auprès de leur agence Pôle emploi une attestation vierge à remplir.

Pôle emploi délivrera à l’employeur le document à remettre au salarié, constitué à partir des informations communiquées.

Les délais d’envoi

Il est important de savoir que la procédure d’obtention de l’attestation varie en fonction de la situation de l’employeur, de la nature du contrat de travail ou des obligations déclaratives de l’entreprise.

Le document doit être remis au salarié dans un délai raisonnable. Cependant, aucun délai opposable à l’employeur n’est clairement défini.

Modèle d’attestation employeur Pôle emploi

Lors de la rédaction d’une attestation employeur, il est toujours plus judicieux de s’appuyer sur un modèle type. Cela vous permet de ne pas faire d’erreur et de gagner du temps.

À ce titre, nous vous fournissons un modèle gratuit qu’il vous suffira de remplir avec vos propres informations.

Télécharger gratuitement notre modèle d’attestation employeur

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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