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Le vote électronique pour l’élection du CSE

Le vote électronique pour l’élection du CSE

Le Comité social et économique, venu fusionner les anciennes instances représentatives du personnelles, a été mis en place progressivement depuis les ordonnances Macron. Cette instance a été généralisée, au 1er janvier 2020, à toutes les entreprises dont l’effectif de 11 salariés a été atteint pendant plus de 12 mois consécutifs. La date butoir n’ayant pas été respectée par certaines entreprises, ces dernières devront procéder dès à présent à l’organisation des élections.

L’élection du Comité social et économique peut avoir lieu par vote électronique. Toutefois, les modalités de mise en oeuvre du vote par voie électronique sont décidées par un accord d’entreprise ou un accord de groupe. En l’absence d’accord, le recours au vote électronique est décidé par l’employeur.

La mise en oeuvre de ce procédé doit suivre des étapes précises, de la phase de test du système jusqu’au dépouillement.

La mise en place du vote électronique du CSE

La mise en place du vote électronique du Comité social et économique présente de nombreux avantages, mais ne peut se faire que sous certaines conditions. Dans le cadre de l’organisation des élections des membres du Comité social et économique de son entreprise, l’employeur est tenu de respecter les obligations lui incombant.

Les conditions de recours au vote électronique

Conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail, l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique peut s’effectuer de deux manières :

  • Le vote à bulletin secret sous enveloppe ;
  • Le vote électronique.

Cependant, le recours à cette deuxième alternative n’est possible que sous certaines conditions.

En effet, le recours au vote électronique peut être mis en oeuvre à l’occasion des élections du CSE par un accord de groupe ou un accord d’entreprise. En l’absence d’accord, la décision revient à l’employeur.

L’organisation du vote par voie électronique est encadrée par les articles R.2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Un cahier des charges précis et spécifique, respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail, doit être établi.

Conformément à l’article R.2314-5 du Code du travail, ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet, lorsqu’il en existe un. Par ailleurs, il n’est soumis à aucune condition de forme.

Le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la note de service) fait référence au recours au vote électronique. Il doit mentionner la conclusion de l’accord d’entreprise ou de l’accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. L’article R.2314-13 du Code du travail précise qu’il comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Attention : La validité du protocole d’accord préélectoral prévoyant la mise en oeuvre du vote électronique est subordonnée aux conditions de double majorité prévues à l’article L.2314-6 du Code du travail, tandis que l’accord collectif préalable doit répondre aux conditions de majorité de droit commun.

A défaut d’accord, l’employeur peut décider lui-même de recourir au vote électronique. Il établit et met à disposition des salariés un cahier des charges.

Les avantages du recours au vote électronique

Les avantages de ce mode de scrutin sont multiples. Le vote électronique constitue une manière pratique et sécurisée de mettre en oeuvre les élections du CSE :

  • Les électeurs votent de manière dématérialisée sur une plateforme Internet par le biais d’un accès confidentiel et sécurisé, depuis un téléphone mobile ou un ordinateur.
  • Les employeurs bénéficient d’un gain de temps considérable puisque cela évite l’organisation logistique classiquement liée aux opérations électorales : préparation des multiples bulletins, urnes, listes d’émargement, adaptation des locaux pour organiser le vote.
  • Pour les membres des bureaux de vote, le recours au vote électronique évite une formation fastidieuse pour assimiler des règles électorales multiples et complexes à l’occasion du vote et du dépouillement du scrutin. 
  • Le vote électronique constitue un gage de fiabilité et de sécurité juridique.
  • Le vote électronique garantit la confidentialité et le secret du vote.
  • Il permet de réduire les coûts liés à l’organisation des élections professionnelles.
  • Le vote électronique s’inscrit dans une logique de développement durable par la réduction du support papier.

Le recours au vote électronique présente donc des avantages non négligeables. Toutefois, l’employeur sera tenu de respecter certaines obligations qui lui incombent.

Quelles sont les obligations incombant à l’employeur ?

L’organisation des élections des membres du Comité social et économique revient à l’employeur, président de cette instance. Toutefois, dans le cadre d’un vote électronique, ce dernier est soumis à certaines obligations. Ces obligations concernent :

  • L’établissement du protocole d’accord préélectoral ;
  • Le choix du prestataire responsable de la mise en place du scrutin ;
  • La mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système ;
  • L’information des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise de la réalisation des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) ;
  • La mise à disposition d’une notice d’information détaillée aux salariés concernant le déroulement des élections ;
  • La formation de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote sur l’utilisation et le fonctionnement du système de vote électronique choisi.

Le déroulement du vote électronique du CSE

Le vote électronique débute par une phase de test et de contrôle. Ensuite, l’électeur procède à l’élection des membres du Comité social et économique.

La phase de test et de contrôle

Avant l’ouverture du vote électronique, la cellule d’assistance technique mise en place par l’employeur :

  • Procède à un test du système de vote électronique ;
  • Vérifie que l’urne électronique est scellée, vide et chiffrée par les clés délivrées ;
  • Procède à un test du système de dépouillement.

Après le contrôle du système de dépouillement, le système de vote peut être scellé.

L’ouverture du scrutin

Conformément à l’article R.2314-14 du Code du travail, le déroulement du vote électronique s’effectue, pour chaque tour de scrutin, sur une période précise. En d’autres termes, les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent être contrôlées par les membres du bureau de vote.

À noter : Les heures d’ouverture du scrutin électronique doivent être vérifiées par les membres du bureau de vote mais également par des personnes habilitées pour assurer le contrôle du processus électoral.

Le déroulement du scrutin

Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur reçoit un mot de passe confidentiel, individuel et sécurisé qui lui permet d’accéder à une interface ergonomique affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote.

Son choix doit apparaître clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. 

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, concernant les données personnelles des électeurs, mais également les opérations électorales (enregistrement et du dépouillement des votes).

Attention : Selon l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

À l’issue de ces différentes étapes effectuées dans l’ordre chronologique, le vote anonyme est chiffré par le système, puis transmis au fichier « contenu de l’urne électronique ». L’électeur reçoit ensuite un accusé de réception de la transmission du vote et de la réalisation de l’émargement : il a la possibilité de le conserver. Il est important de préciser qu’après la validation du vote, aucune modification n’est possible.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l’employeur ou l’accord d’entreprise ou de groupe le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

La direction et les partenaires sociaux peuvent suivre le déroulement et les résultats du scrutin depuis une interface qui leur est dédiée. 

À noter : l’électeur atteint d’un handicap peut se faire assister par l’électeur de son choix.

Dépouillement du vote

Une fois le vote terminé, le dépouillement est opéré de manière automatisée sous le contrôle du bureau de vote.

Ainsi, dès la clôture du scrutin, la liste d’émargement, le contenu de l’urne et les états courants gérés par les serveurs sont horodatés, figés et scellés automatiquement sur tous les serveurs. Avant de procéder au dépouillement, la cellule d’assistance technique doit contrôler le scellement du système.

Sont conservés sous scellés l’ensemble des fichiers et documents liés aux opérations électorales, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

Pour commencer le dépouillement, les membres du bureau de vote doivent activer au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois attribuées. Le décompte des voix s’affiche à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée. À l’issue de cette opération, le système de vote électronique doit être de nouveau scellé pour qu’aucune modification des résultats ne soit possible.

La proclamation des résultats du vote électronique est assurée par le président du bureau de vote. Elle doit comprendre cinq éléments :

  • Le nombre de votants ;
  • Le nombre d’électeurs inscrits ;
  • Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
  • Le nombre de suffrages exprimés ;
  • Le nombre d’élus.

L’élection se termine par la rédaction d’un procès-verbal en présence des électeurs. Les procès-verbaux sont établis automatiquement et sont prêts à l’impression pour signature et envoi aux organismes concernés. 

Les avantages de la solution LegalPlace

La conception et la mise en œuvre du système de vote électronique peuvent être assurées par LegalPlace. En tant que prestataire spécialisé, nous proposons une solution en ligne fiable, sécurisée et respectant les réglementations en vigueur pour l’organisation des élections des membres du CSE.

La solution LegalPlace fait bénéficier :

  • D’un accompagnement sur-mesure assuré par un expert pour la préparation des élections ;
  • D’un service de conseil assuré par des professionnels ;
  • D’une procédure en ligne fiable et sécurisée ;
  • D’un service irréprochable au meilleur tarif ;
  • D’un outil innovant et simple d’usage ;
  • D’un système sur-mesure réalisé conformément aux dispositions légales entourant les opérations électorales ;
  • D’une élection simple, sécurisée, fiable et rapide.

Pour bénéficier des services de LegalPlace pour le vote électronique, il suffit de renseigner les informations nécessaires à sa mise en place.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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