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Organiser la première réunion du CSE

Organiser la première réunion du CSE

Le comité social et économique est une instance qui a pour objectif de représenter le personnel d’une entreprise. Le rôle du comité social et économique, ainsi que ses attributions, sont indiqués dans son propre règlement intérieur.

D’après les dispositions prévues par les ordonnances Macron, la mise en place du comité social et économique devait s’effectuer au plus tard le 1er janvier 2020 pour les entreprises composées d’au moins 11 salariés. Cette date étant dépassée, il convient d’organiser le plus rapidement possible les élections du CSE pour les entreprises qui ne l’ont pas encore mis en place. En effet, aucune tolérance n’est admise et des sanctions pourront être appliquées en cas de non-respect de cette disposition.

Ainsi, à la suite de la mise en place de cette instance, il est obligatoire d’organiser une première réunion.

Qui est responsable de l’organisation de la première réunion du Comité social et économique ?

Après la mise en place du comité social et économique, il est obligatoire pour le CSE de tenir une première réunion. Cette réunion a pour objectif de poser les bases sur lesquelles reposent le fonctionnement du CSE et les missions de ses membres.

En effet, la première réunion est très importante puisqu’au cours de celle-ci, seront établis pour les 4 prochaines années le règlement intérieur, le nombre d’élus, la nomination du représentant syndical au CSE ou encore la composition du comité social et économique.

En tant que président du CSE, l’employeur, et plus précisément le chef d’entreprise, est responsable de l’organisation de la première réunion du comité social et économique. Exceptionnellement, en l’absence de secrétaire désigné, l’employeur est tenu de fixer l’ordre du jour de la première réunion du comité social et économique.

À noter : Pour les réunions suivantes, le secrétaire et l’employeur fixent conjointement l’ordre du jour de la réunion.

Ainsi, le président du CSE ouvre la première réunion en rappelant le rôle du comité et le but de la réunion.

Dans quel délai doit être organisée la première réunion du CSE ?

La première réunion du CSE doit en principe s’effectuer dans les 30 jours à l’issue de l’élection.

La tenue de la première réunion en fonction de la périodicité des réunions

D’après la loi, le comité social et économique doit tenir une réunion périodique dont la fréquence dépend de l’effectif de l’entreprise. Le nombre de réunions périodiques ne doit pas être inférieur à 6 par an.

Une entreprise qui emploie moins de 300 salariés doit tenir une réunion tous les 2 mois tandis qu’une entreprise qui emploie plus de 300 salariés doit tenir une réunion au moins une fois par mois sur convocation de l’employeur.

Par extension, il est possible pour l’employeur d’organiser la première réunion 2 mois après les élections des membres du comité social et économique.

Cependant, cette solution n’est pas recommandée : en effet, le délai peut être jugé trop long par les membres du comité social et économique, les empêchant d’effectuer correctement leurs missions.

La tenue de la réunion le plus rapidement possible

La première réunion du comité social et économique doit être programmée le plus tôt possible après l’élection des membres. Cependant, la tenue de la première réunion du comité social et économique ne doit pas se faire de manière précipitée.

En effet, il est important de procéder de manière réfléchie à la convocation des membres du comité social et économique ainsi qu’à l’établissement de l’ordre du jour. Ainsi, il est conseillé d’organiser la première réunion du comité social et économique dans les 30 jours suivant les élections.

Quelles sont les différentes étapes à respecter lors de la première réunion du CSE ?

D’une part, la première réunion sert à officialiser les nouveaux membres élus du comité social et économique. D’autre part, elle a pour objectif de fixer toutes les modalités de fonctionnement du comité social et économique tout au long du mandat de ses membres.

Ainsi, afin que les membres élus du comité social et économique puissent entrer en fonction et accomplir leurs missions dans les plus brefs délais, quelques étapes doivent être respectées par l’employeur pour organiser la première réunion.

La convocation à la première réunion du CSE

La convocation des membres assistant à la première réunion du comité social et économique doit se faire à l’initiative de l’employeur. Néanmoins, il est possible qu’une personne ayant reçu une délégation de pouvoir (de préférence écrite) par le président, en cas d’indisponibilité de ce dernier, convoque les membres du comité social et économique pour assister à la première réunion.

Ainsi, la convocation doit se faire au plus tard 3 jours avant la date de la première réunion du comité social et économique.

Aucune disposition légale ne précise les personnes habilitées à assister la première réunion du comité social et économique. Néanmoins, l’employeur est libre de choisir entre la convocation :

  • Des membres titulaires du CSE ;
  • De tous les membres élus, titulaires et suppléants, en précisant aux suppléants qu’ils ne pourront assister aux prochaines réunions que si le titulaire est dans l’incapacité de le faire ;
  • L’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du comité.

Si le représentant syndical au comité social et économique a déjà été désigné, il devra être convoqué pour la première réunion du CSE.

À noter : les personnes convoquées pour assister à la première réunion du comité social et économique dépendent de l’ordre du jour de la réunion.

Ainsi, si l’ordre du jour est relatif à la santé, la sécurité et les conditions de travail, il est obligatoire pour l’employeur de convoquer en plus des titulaires :

  • Le médecin du travail exerçant au sein de l’entreprise ;
  • La personne responsable de la sécurité et des conditions de travail ;
  • L’agent chargé du contrôle de l’inspection du travail ;
  • Un agent issu des services de prévention des entités chargées de la sécurité sociale ;
  • Le référent harcèlement.

Le déroulement de la première réunion du CSE

L’employeur est tenu d’organiser et de présider la première réunion du comité social et économique. Néanmoins, en cas d’indisponibilité, il est dans l’impossibilité de déléguer cette tâche à une autre personne.

Le comité social et économique étant destiné à remplacer les autres instances représentatives du personnel comme le comité d’entreprise, il est nécessaire qu’il y ait un transfert de compétences entre le comité d’entreprise et le comité social et économique lors de la première réunion de ce dernier.

Ainsi, le comité d’entreprise est tenu de remettre les documents relatifs à ses activités aux membres élus du comité social et économique.

La constitution du bureau du comité social et économique

Pour désigner le secrétaire ou son adjoint, la majorité des membres assistant à la première réunion du comité économique et social est requise. L’employeur peut également prendre part au vote.

Le candidat au poste de secrétariat du CSE a besoin d’une majorité de voix des personnes présentes afin d’accéder au poste. 

Dans la situation où plusieurs candidats souhaitent obtenir le poste de secrétaire, le candidat ayant obtenu le plus de voix sera élu secrétaire au comité social et économique. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé sera élu au poste de secrétaire au comité social et économique.

La composition du bureau se caractérise également par la désignation d’un trésorier. Les membres présents sont libres de choisir les modalités de désignation du trésorier.

Information sur l’entreprise par l’employeur

Lors de la première réunion du comité social et économique, l’employeur est tenu de communiquer à tous les membres présents les informations concernant l’entreprise.

Ainsi, l’employeur doit aborder la forme juridique de l’entreprise, les orientations stratégiques mais aussi les perspectives économiques de l’entreprise.

Information sur les attributions du comité social et économique par l’employeur

Au cours de la première réunion du comité social et économique, l’employeur est tenu de rappeler aux nouveaux membres du CSE les attributions du comité. Dans la majorité des cas, il présente aux membres présents les orientations stratégiques du comité social et économique, sa situation financière actuelle et les conditions de travail des salariés au sein de l’entreprise.

Les points à aborder lors de la première réunion

La première réunion du comité social et économique est importante : elle fixe les modalités de fonctionnement du CSE pour la durée de son mandat. Ainsi, de nombreux points doivent être abordés lors de la première réunion du comité social et économique.

L’ordre du jour du CSE

L’ordre du jour est un ensemble de sujets qui doivent être traités et examinés lors d’une réunion ou d’une assemblée générale. La communication de l’ordre du jour du CSE doit être effectuée par l’employeur 3 jours avant la réunion au plus tard.

Dans le cas de la première réunion du comité social et économique, il s’agit des thématiques obligatoires que doivent examiner tous les membres présents lors de la première réunion. Ainsi, l’ordre du jour de la première réunion doit prévoir :

  • Le compte rendu sur la gestion du comité d’entreprise ;
  • Le transfert de compétences, de droits et d’obligations du comité d’entreprise au comité social et économique ;
  • La communication des informations relatives à l’entreprise aux nouveaux membres élus ;
  • La constitution du nouveau bureau du comité social et économique ;
  • La communication du budget de fonctionnement du comité social et économique aux nouveaux membres élus ;
  • La communication du budget prévu pour les activités culturelles et sociales aux nouveaux membres élus ;
  • L’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique ;
  • La désignation des élus qui feront partie du comité santé, sécurité et conditions de travail dans le cas d’une entreprise d’au moins 300 salariés ;
  • L’information de la mise en place des différentes commissions au sein du CSE ;
  • La désignation par les membres du comité social et économique des représentants de proximité ;
  • La désignation des membres élus qui feront partie du comité social et économique central ;
  • La désignation des membres élus qui feront partie du comité social et économique d’établissement;

Les désignations

Afin que le comité social et économique soit fonctionnel dans les plus brefs délais, il est nécessaire de désigner quelques membres à la tête de certaines entités.

La désignation des représentants de proximité

L’ordonnance du 22 septembre 2017 a prévu la possibilité de désigner des représentants de proximité afin de pallier la disparition des délégués du personnel et la restriction du périmètre des établissements distincts. La durée du mandat du représentant de proximité est la même que celle des autres membres élus du comité social et économique. Ils sont désignés parmi les membres du CSE ou alors désignés par le CSE. La désignation des représentants de proximité se fait conformément à l’accord majoritaire.

Il s’agit du même accord que celui relatif au nombre et au périmètre des établissements distincts. Cet accord fixe :

  • le nombre de représentants de proximité ;
  • leurs attributions (notamment en matière de santé, sécurité et conditions de travail) ;
  • les modalités de fonctionnement (heures de délégation).

Les représentants de proximité sont également protégés contre le licenciement de la même manière que les élus du CSE.

La désignation des membres qui composent chaque commission

Les commissions présentes au sein du comité social et économique dépendent de l’effectif de la société :

  • La commission d’information et d’aide au logement, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus.
  • La commission de l’égalité professionnelle, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus.
  • La commission de la formation, uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus.
  • La commission des marchés, uniquement pour le CSE qui dépasse au moins deux des trois critères suivants : 50 salariés ; 3,1 millions de ressources annuelles ; 1, 55 millions d’euros pour le total du bilan.
  • La commission économique, uniquement dans les entreprises de 1 000 salariés ou plus.

La désignation des membres qui composent chaque commission est prévue par l’accord majoritaire du comité social et économique ou par le règlement intérieur. De plus, l’acte de désignation doit aussi préciser :

  • Le champ d’action des commissions créées ;
  • Les modalités de fonctionnement de chaque commission ;
  • Les modalités de formation des membres de chaque commission ;
  • Les moyens alloués aux commissions.
À noter : des commissions supplémentaires peuvent être créées par accord d’entreprise majoritaire.

La désignation des membres représentant le CSE au sein du conseil d’administration ou du conseil de surveillance

D’après l’article L.2312-72 du Code du Travail, le comité social et économique désigne 2 voire 4 de ses membres (titulaires ou suppléants) afin qu’ils puissent assister aux réunions du conseil de surveillance ou du conseil d’administration. Le nombre de représentants varie en fonction du nombre de collèges électoraux.

S’il existe deux collèges électoraux, il y aura deux représentants au conseil d’administration ou au conseil de surveillance : un de la catégorie ouvrier et l’autre de la catégorie cadres, agents de maîtrise, techniciens.

En revanche, s’il y a un troisième collège électoral, il y aura 4 représentants : deux pour les ouvriers/employés, un pour les agents de maîtrise et un pour les cadres.

Quelles sont les obligations à remplir lors de la première réunion du CSE ?

Certains points doivent être impérativement abordés lors de la première réunion du comité social et économique, tandis que d’autres ne sont pas obligatoires. Par exemple, il n’est pas obligatoire de désigner les représentants de proximité dès la première réunion du comité social et économique. Cependant, l’élaboration du règlement intérieur du comité social et économique est d’une importance primordiale.

Le règlement intérieur du CSE

Le règlement intérieur du comité social et économique a pour but de fixer les modalités de fonctionnement du CSE et ses rapports avec les salariés de l’entreprise. Tous les membres du CSE ont l’obligation de s’y conformer. Le règlement intérieur est adopté en réunion du CSE à la majorité des titulaires présents.

Les clauses obligatoires lors de l’élaboration du règlement intérieur

Ces clauses obligatoires sont établies dans le règlement intérieur afin de garantir la transparence du comité social et économique au niveau financier. Il est prévu que le règlement intérieur contienne des clauses relatives :

  • Aux modalités dans lesquelles les comptes annuels du comité social et économique sont arrêtés, selon les dispositions prévues par l’article L.2315-68 du Code du travail ;
  • Aux modalités d’établissement du rapport d’activité de gestion du comité social et économique, conformément aux dispositions prévues par l’article L.2315-69 du Code du travail ;
  • Aux modalités relatives à la désignation des membres de la commission des marchés et à son fonctionnement, conformément aux dispositions prévues à l’article L.2315-44-3 du Code du travail ;
  • Aux modalités d’informations sur les comptes et activités du comité social et économique au profit des salariés, conformément aux dispositions prévues par l’article L.2315-72 du Code du travail.

Les clauses pouvant être librement définies

La présence de ces clauses n’est prévue par aucune disposition légale. Néanmoins, il est nécessaire que ces clauses ne soient pas en contradiction avec les attributions du comité social et économique. Peuvent être présentes dans le règlement intérieur du comité social et économique, les clauses relatives à :

  • La composition du bureau du CSE, ses modalités de désignation et ses attributions ;
  • La mise en place du calendrier de réunion du comité social et économique ;
  • Aux modalités de déroulement des réunions du comité social et économique ;
  • Aux modalités d’organisation des séances de réunion entre le personnel et le comité social et économique ;
  • Aux modalités de communication entre le personnel et le comité social ;
  • Au nombre de membres pour composer les commissions ;
  • Aux missions que le comité social et économique délègue ;
  • Aux modalités concernant la formation des membres composant chaque commission.

Les clauses interdites au sein du règlement intérieur

Il est prévu l’interdiction pour certaines clauses de figurer dans le règlement intérieur. Ainsi, il est interdit que le règlement intérieur du comité social et économique comporte :

  • Les clauses entravant le bon fonctionnement du comité social et économique ;
  • Les clauses relatives à la mise en place d’heures de délégations prévues pour les membres suppléants, puisque la mission du suppléant est de remplacer son titulaire si ce dernier ne peut assister à une réunion du comité social et économique.

La mise en place d’un CSE central

Selon la structure de l’entreprise, il est nécessaire de mettre en place un comité social et économique central. Dès qu’une entreprise dispose d’au moins deux établissements distincts, il doit être mise en place un comité social et économique central d’entreprise (CSECE) d’une part, et des comités sociaux et économiques d’établissement d’autre part.

La mise en place du comité social et économique central

Le CSECE peut être mis en place de différentes manières. Il peut être institué par un accord collectif d’entreprise majoritaire, par accord entre l’employeur et le CSE ou encore par une décision unilatérale de l’employeur.

La mise en place du comité social et économique d’établissement

Le comité social et économique d’établissement, par opposition au CSE central exerçant au siège d’une société, est une instance représentative exerçant dans les filiales de la société.

Néanmoins, il est possible pour le comité social et économique d’établissement de déléguer la gestion d’activités communes au comité social et économique central. Cette procédure se fait dans le cadre d’un transfert de gestion d’activités. Elle prend alors la forme d’une convention où doivent figurer certaines clauses :

  • Les activités transférées au comité social et économique central avec le descriptif ;
  • Les modalités de financement relatives au transfert de gestion pour chaque année durant laquelle la convention est exécutée ;
  • Les modalités de participations des salariés aux activités transférées ;
  • La durée pendant laquelle la convention est exécutée ;
  • Les modalités permettant de réviser ou dénoncer la convention.

Le procès-verbal de réunion du CSE

Les obligations

Un procès-verbal est rédigé par le secrétaire à l’issue de chaque réunion afin de garder une trace des échanges et des décisions prises en séance. L’élaboration du procès-verbal de la réunion est une obligation légale s’imposant au secrétaire du CSE (pour les entreprises de plus de 50 salariés) : il est le seul responsable de sa rédaction.

Il doit contenir le résumé des délibérations du CSE et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. Ce procès verbal est important à double titre : d’une part, il est un moyen d’information pour les salariés, d’autre part, il peut constituer un moyen de preuve pour des réclamations.

Il est soumis à l’approbation de la majorité des membres titulaires présents à la réunion. Une fois approuvé, le procès verbal est signé par le secrétaire et devient définitif.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il n’est pas obligatoire d’établir un procès verbal à l’issue de chaque réunion, les réclamations de l’employeur et ses réponses motivées sont retranscrites dans un registre spécial.

Modèle de procès-verbal de réunion du CSE

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MODÈLE DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CSE

Présidence :
Monsieur ou Madame (précisez le nom)

Secrétaire :
Monsieur ou Madame (précisez le nom)

Membres élus du comité présents :
Monsieur ou Madame (précisez le nom)
Monsieur ou Madame (précisez le nom)
Monsieur ou Madame (précisez le nom)

Membres suppléants :
Monsieur ou Madame (précisez le nom)
Monsieur ou Madame (précisez le nom)

Absents excusés :
Monsieur ou Madame (précisez le nom)
Monsieur ou Madame (précisez le nom)

La séance est ouverte à (précisez l’heure), par le Président (précisez le nom).

Questions à l’ordre du jour de la réunion
1. …
2. …
3. …
4. …

I. Titre de la question n°1
Exposition de la situation (ou du projet, ou de la question…) par (précisez).

(Éventuellement) Les documents nécessaires à la présente réunion ont été communiqués aux membres du comité le 2/11/2005.

Délibérations

(Éventuellement) Après cette discussion, le comité par … voix pour et … voix contre, approuve le projet ci-dessus.

II. Titre de la question n°2

III. Titre de la question n°3

IV. Titre de la question n°4

Le président demande alors au secrétaire de rédiger un projet de procès-verbal de la présente délibération du comité relative aux points évoqués lors de cette réunion.

Après un dernier échange de vues en la matière, le Président déclare la séance levée à (précisez l’heure).

(Précisez le lieu), (précisez la date),

Le président
(Signature président)

Le secrétaire
(Signature secrétaire)

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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