Notre politique de protection des Données à caractère personnel
Chez LegalPlace, on tient à respecter votre vie privée !
La protection et la confidentialité de vos données à caractère personnel, pour nous, c’est primordial ! Vos données à caractère personnel seront traitées comme étant strictement confidentielles et pour les seuls besoins de nos services à moins que vous n’en décidiez autrement.
Notre engagement
- Nous sommes respectueux de votre vie privée et de vos choix, c’est pour cela que les communications que vous recevez de notre part peuvent faire l’objet d’un arrêt à tout moment.
- Nous sommes respectueux de vos droits en tant qu’Utilisateur, c’est pour cela que nous mettons tout en œuvre pour que vous puissiez les exercer et ainsi satisfaire au mieux vos demandes.
- Lorsque que nous devons utiliser des prestataires externes pour certaines de nos missions, nous les sélectionnons rigoureusement et veillons à ce qu’ils soient également engagés en matière de protection des données à caractère personnel.
Cette Politique est complétée par :
- Nos mentions légales : https://www.legalplace.fr/mentions-legales/
- Nos CGV : https://www.legalplace.fr/conditions-generales/
1. Quelques définitions
Donnée(s) à caractère personnel | Désigne toute information se rapportant à une personne physique ou morale identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique ou morale identifiable » une personne physique ou morale qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
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Loi Informatique et Liberté | Désigne la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés accessibles sur internet à l’adresse suivante : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.docidTexte=JORFTEXT000000886460
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Politique | Désigne la présente politique en matière de Protection des Données à caractère personnel ;
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Responsable de traitement | Aux termes de l’article 4.7 du RGPD, désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre ; |
RGPD | Désigne le RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 accessible en ligne à l’adresse suivante :https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=FR ;
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Services | Ensemble des prestations mises à disposition de l’Utilisateur par la Société et accessibles via le Site ; |
Site | Le site internet de LegalPlace permettant à l’Utilisateur d’avoir accès aux Services, à savoir : https://www.legalplace.fr/ |
Sous-Traitant | Désigne, aux termes de l’article 4.8 du RGPD, la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement ; |
Traitement(s) |
Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
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Utilisateur | Désigne toute personne physique ou morale accédant au Site. |
2. Identité du Responsable de Traitement
Les Données à caractère personnel sont collectées par LegalPlace, société par actions simplifiée au capital de 20.591,60 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 814 428 785 et dont le siège social est situé au : 60, rue François 1er – 75008 Paris, la « Société » ou « LegalPlace ». La Société est également régie par le Code des assurances et est immatriculée au Registre ORIAS sous le numéro 17004808.
Nous sommes soucieux de la protection des Données à caractère personnel qui nous sont confiées. Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos Données à caractère personnel en conformité avec le RGPD ‘Règlement Général sur la Protection des Données’ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la Loi Informatique et Libertés loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018 qui a modifié la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
Pour toute information sur la protection des Données à caractère personnel, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr.
3. Vos droits
En application de la Loi Informatique et Liberté Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données, vous avez, en tant qu’Utilisateur, la faculté d’exercer les droits suivants :
- Droit d’accès: à ce titre, vous pouvez avoir la confirmation que vos Données personnelles sont ou ne sont pas traitées par l’entreprise et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos Données et des informations vous concernant conformément aux dispositions de l’article 15 du RGPD.
- Un droit de rectification: vous pouvez nous demander que vos Données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques.
- Un droit d’opposition: vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par LegalPlace, sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement.
- Un droit à l’effacement de vos Données: vous pouvez demander l’effacement de vos Données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation. Le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général. Il ne pourra y être fait droit que si vos Données ne sont plus nécessaires, si vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé le traitement, si vous vous opposez au traitement de vos Données, si le traitement est illicite ou pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en tant que Responsable de traitement.
- Un droit à la limitation du traitement de vos Données : vous avez la possibilité d’obtenir de LegalPlace la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. Dans ce cas, vos Données seront conservées mais ne pourront plus être utilisées sauf sous certaines conditions. Ce droit vient compléter le droit à la rectification et le droit d’opposition au traitement de vos Données.
- Un droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel: vous avez le droit d’obtenir de LegalPlace une copie des Données que vous aurez fournies et que vous souhaitez transférer, à votre guise, à une autre plateforme. Nous attirons votre attention sur le fait que ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou contractuelles. Ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
- Droit de définir le sort des Données à caractère personnel : vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données personnelles après votre décès. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre. En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées par les dispositions applicables de la Loi Informatique et Libertés.
Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre courrier à LegalPlace (DPO) 60, rue François 1er – 75008 Paris ou par mail à dpo@legalplace.fr.
Si vous estimez, après nous avoir contacté, que l’un de vos droits n’est pas respecté par la Société, vous avez la possibilité d’introduire une action auprès de la Cnil via son site internet : www.cnil.fr ou par courrier à l’adresse : 3, place de Fontenoy – 75007 Paris.
4. Quelles informations collectons-nous ?
La communication de vos Données à caractère personnel est, dans la plupart des cas, délibérée. Du fait de nos obligations, nous sommes tenus de vérifier l’exactitude de certaines de vos Données à caractère personnel, nous pourrons, dans ce cas, vous solliciter.
4.1. Comment collectons-nous vos Données à caractère personnel ?
Pour délivrer nos Services, nous collectons des Données à caractère personnel sur vous en tant qu’Utilisateur. La collecte de vos Données à caractère personnel peut s’effectuer :
- Depuis le Site ;
- Via votre espace client ;
- Par courrier qu’il soit au format électronique ou papier ;
- Par l’utilisation des Services ;
- Lors de votre paiement en ligne d’un Service ;
- Lors d’une demande de renseignement, d’un échange téléphonique ou d’une prise de contact avec l’un de nos collaborateurs ;
- Lors de la prise de rendez-vous avec l’un de nos collaborateurs via nos outils en ligne ;
- Via l’application LegalPlace Pro ;
- Lors de votre participation à des événements organisés par la Société (salon, Webinar, enquête de satisfaction…).
Sur les formulaires de collecte de Données à caractère personnel sur le Site, vous êtes informé du caractère obligatoire ou non de la collecte de vos Données à caractère personnel. En cas de non-fourniture d’un champ de données obligatoire, nous ne pourrons malheureusement pas accomplir le Service et respecter nos engagements.
4.2. Les Données à caractère personnel collectées concernant les personnes physiques
Selon le Service sélectionné, nous sommes susceptibles de collecter les informations suivantes : Civilité, nom(s), prénom(s), situation matrimoniale, adresse électronique, numéro de téléphone mobile, adresse du domicile, date de naissance, fonctions exercées, niveau de formation/derniers diplômes obtenus, les informations techniques liées à la navigation (IP), nationalité, tout type de document juridique ou avantage afférent à la personne physique utilisé dans le cadre du Service sélectionné et toute autre Donnée à caractère personnel qui semble nécessaire à l’Utilisateur et à la Société dans le cadre de la gestion dudit contrat/document et de son suivi.
4.3. Les Données à caractère personnel collectées concernant les personnes morales
- Nom, prénom, qualité, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone mobile du représentant légal de la personne morale ;
- Dénomination sociale, Siren, IBAN, effectif, secteur d’activité, convention collective, les données liées à votre satisfaction, les informations techniques liées à la navigation (ex : adresse IP), les données liées à vos échanges avec nos services et toute autre donnée qui semble nécessaire dans le cadre de la gestion et le suivi de votre compte client.
4.4. Les finalités pour lesquelles nous collectons les Données à caractère personnel
Nous traitons vos Données à caractère personnel afin de vous apporter la réponse la plus adaptée à vos besoins. Dans le cadre de l’utilisation des Services, nous sommes amenés à traiter vos Données à caractère personnel pour :
Finalités | Bases légales |
· Gestion de la relation commerciale, suivi du dossier (devis, contrat, dépôt de documents, etc.)
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Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles |
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Obligation légale |
· Envoi d’offres promotionnelles par SMS · Envoi d’offres promotionnelles par mail
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Intérêt légitime |
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Consentement |
5. Prospection commerciale
Nous utilisons vos coordonnées pour vous adresser des publicités ciblées notamment par courriel, sms et via les réseaux sociaux, le cas échéant. Dans ce cas, nous nous engageons à respecter les règles dictées par la Directive 2002/58/CE du 12 juillet 2002. En tant qu’Utilisateur, vous êtes informé que vous avez toujours le moyen de vous désabonner des communications reçues en utilisant les options de type STOP SMS ou lien de désabonnement présents sur chacune de nos communications.
Toutefois, il existe une exception à cette règle. Si vous êtes déjà client de LegalPlace, nous pouvons vous adresser des offres promotionnelles sur des produits similaires à ceux que vous avez l’habitude de commander auprès de la Société sans aucun consentement préalable de votre part.
En tout état de cause, vous avez la possibilité de vous opposer à la réception de ces sollicitations en effectuant les actions suivantes :
- Pour le sms, en envoyant un stop SMS au numéro indiqué dans celui-ci ;
- En contactant le service client ;
- En adressant un mail à l’adresse : dpo@legalplace.fr.
Nous avons la possibilité de vous contacter, par téléphone, pour vous proposer des offres sur des produits ou services LegalPlace, de nos partenaires et entreprises du groupe. Si vous ne souhaitez pas être sollicité, sachez que vous avez la possibilité de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique accessible sur le site www.bloctel.gouv.fr ou d’exercer votre droit d’opposition auprès de votre contact en ligne ou en adressant un mail à l’adresse : dpo@legalplace.fr
6. La durée de conservation des Données à caractère personnel
Selon le cas de figure, nous avons défini des durées de conservation distinctes. Nous faisons en sorte que les durées de conservation soient pertinentes et respectent les délais légaux.
Pour établir la durée de conservation des Données à caractère personnel, la Société applique les critères suivants :
- Les Données à caractère personnel de prospect : sont conservées trente-six (36) mois. Le point de départ de la durée de conservation est le dernier échange que vous avez eu avec l’un de nos services
- Les Données à caractère personnel du client : sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et puis soixante (60) mois au terme de cette dernière.
- Les Données à caractère personnel liées au suivi de la qualité des Services et la formation des collaborateurs notamment lors des enregistrements des appels téléphoniques entrants : sont conservées pour une durée de six (6) mois à partir de la date d’enregistrement.
- Les Données à caractère personnel des candidats : sont conservées vingt-quatre (24) mois si le candidat a consenti à la conservation de sa candidature. Vous pouvez, à tout moment, demander la suppression de vos informations.
- Prévention et lutte contre les fraudes documentaires : les données collectées dans le cadre de la lutte contre la fraude documentaire des clients n’ayant pas respecté les stipulations de l’article « sincérité des relations » de nos CGV sont inscrites dans un registre dédié et seront conservées conformément à la politique interne de la Société.
Nous sommes susceptibles de conserver certaines données au-delà des délais annoncés ci-dessus afin de remplir nos obligations légales ou réglementaires (ex : 10 ans pour les données comptables).
En tant qu’Utilisateur, vous êtes informé que nous sommes susceptibles de conserver des Données à caractère personnel afin de réaliser des statistiques concernant nos Utilisateurs. Dans ce cas, les données seront anonymisées et ne pourront faire l’objet d’aucune reconstitution.
7. Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
Pour répondre à nos obligations légales, nous mettons en œuvre des dispositifs de surveillance destinés à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et permettre l’application de sanctions.
TRACFIN, l’autorité de contrôle ainsi que l’autorité de sanctions peuvent être destinataires d’informations, y compris les Données à caractère personnel, à cette fin.
Les Données à caractère personnel traitées pour la lutte contre le blanchissement d’argent et la lutte contre le terrorisme ainsi que toutes les données relatives aux opérations réalisées par les personnes sont conservées cinq (5) ans à compter de clôture de la fin de la relation avec vous.
Conformément au Code monétaire et financier, le droit d’accès à ces Données à caractère personnel s’exerce auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (voir cnil.fr).
8. Lutte contre la fraude
Afin de limiter toute prise en charge non justifiée et lutter contre la fraude, vous êtes informé que certaines de vos Données à caractère personnel peuvent être utilisées dans ce cadre. En outre, vous êtes informé du fait que nous mettons en œuvre un dispositif ayant pour finalité la lutte contre la fraude pouvant, notamment, conduire à l’inscription sur une liste de personnes présentant un risque de fraude.
Les données traitées pour la lutte contre la fraude sont conservées cinq (5) ans maximum à compter de la clôture du dossier de fraude. En cas de procédure judiciaire, les données seront conservées jusqu’à la fin de la procédure et expiration des prescriptions applicables.
Les personnes inscrites sur une liste de fraudeurs présumés seront désinscrites passé le délai de cinq (5) ans à compter l’inscription sur cette liste.
Conformément au Code monétaire et financier, le droit d’accès à ces données s’exerce auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (voir cnil.fr).
9. Règles applicables aux paiements par carte bancaire et à la protection des données bancaires
Afin d’assurer la sécurité de vos paiements, nous utilisons les services de quatre prestataires dénommés ALMA, Paypal, GOcardless et Stripe. Ils garantissent un traitement sécurisé de toutes les données sensibles telles que les données bancaires et l’identité des Utilisateurs, en conformité avec les directives et normes : DSP2, RGPD et PCI-DSS.
Les conditions générales des quatre prestataires sont disponibles ici :
Lorsque le paiement de votre commande s’effectue par carte bancaire, notre système de prise de commande se connecte en temps réel avec le système du prestataire qui collecte vos données et procède aux diverses vérifications pour éviter les abus et les fraudes. Les données sont stockées sur les serveurs de nos prestataires et ne sont à aucun moment transmises sur nos serveurs. Nos prestataires effectuent les demandes d’autorisation auprès de la banque et nous transmettent uniquement le numéro de transaction.
Afin de vous éviter de saisir à nouveau vos coordonnées bancaires lors de prochaines commandes, vous pouvez choisir, en cochant la case d’acceptation prévue à cet effet, que vos cartes bancaires soient associées à votre compte en ligne. Elles sont enregistrées chez nos prestataires de façon sécurisée.
Afin de pouvoir débiter le compte lors de la facturation ou de le créditer suite à un remboursement, nos prestataires conservent les données bancaires associées au n° d’autorisation, le temps nécessaire à la réalisation de la transaction et au traitement des éventuelles réclamations.
10. A qui vos Données à caractère personnel sont-elles transmises ?
Afin de vous faire bénéficier du meilleur de notre expertise, vos Données à caractère personnel peuvent être communiquées à :
- Nos services internes : marketing, comptabilité, ressources humaines, communication, services commerciaux, service client, service qualité…
- Nos partenaires : des partenaires qui peuvent traiter vos Données à caractère personnel pour leur compte.
- Nos Sous-Traitants : des Sous-Traitants qui traitent vos Données à caractère personnel uniquement pour notre compte et selon nos instructions.
- Les autres entités du groupe : qui peuvent proposer des offres complémentaires et ou accessoires à celles déjà souscrites auprès de LegalPlace.
- Dans le cas où nous aurions à défendre nos droits en justice : vos Données à caractère personnel pourraient être transmises aux autorités et à notre défense.
- Les administrations compétentes : dans le cadre de l’exécution du contrat et selon les Services que vous avez souscrits, nous sommes dans l’obligation de transmettre certaines Données aux administrations (ex : INPI, greffes, etc.).
Lorsque nous faisons appel à de la sous-traitance, nous faisons en sorte que les relations contractuelles fassent l’objet d’un encadrement strict au sens de l’article 28 du RGPD. Dans le cadre de nos prestations de Services, nous pouvons faire appel à des Sous-Traitants pour les opérations suivantes :
- La gestion des paiements en ligne ;
- Le recouvrement des impayés ;
- La gestion des appels téléphoniques et le suivi client ;
- L’envoi de courrier et de colis par voie postale ;
- L’envoi de SMS de relance ;
- La personnalisation des contenus du Site ;
- La réalisation d’opération de maintenance et de développement technique du Site ;
- Le recueil des avis clients ;
- L’expédition des newsletters ;
- L’expédition des courriels de prospection commerciale ;
- La gestion de certaines tâches administratives liées au service relation client ;
- L’acquisition de nouveaux clients.
11. Les mesures de sécurité que nous mettons en place pour protéger vos Données à caractère personnel
En tant que Responsable de Traitement, nous prenons toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel. Nous avons mis en place un grand nombre de mesures techniques et organisationnelles afin de limiter l’accès à vos Données à caractère personnel, cela inclut la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes et la sécurité du système informatique pour empêcher l’accès externe à vos Données à caractère personnel. L’accès à vos Données à caractère personnel est limité aux seules personnes ayant la nécessité d’en prendre connaissance.
12. Transfert de vos Données à caractère personnel
Nous nous efforçons de conserver vos Données à caractère personnel au sein de l’Union européenne. Toutefois, de manière marginale et pour certains Services spécifiques, vos Données à caractère personnel recueillies pourraient être transmises à des Sous-Traitants établis en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous veillerons à ce que des mesures adéquates soient mises en place pour garantir la sécurité de vos Données à caractère personnel et le respect de vos droits conformément à la Loi Informatique et Liberté et au Règlement Général sur la Protection des données.
13. Sites Web tiers & réseaux sociaux
Nous attirons votre attention sur les réseaux sociaux dont les liens paraissent en bas du Site et avec lesquels vous pouvez être amenés à interagir pour nous soutenir et/ou partager l’une de nos publications. Lors de votre interaction, nous ne pouvons pas être tenu comme responsable en cas de problème. Sachez que lorsque vous utilisez ces liens, des informations à votre sujet peuvent être collectées ou partagées. Nous vous encourageons à consulter les politiques et paramètres de confidentialité des réseaux sociaux avec lesquels vous interagissez, afin de connaître les informations susceptibles d’être recueillies, utilisées ou partagées par ces sites :
14. Politique en matière de cookies
Un cookie est un ensemble d’informations déposées dans votre terminal Utilisateur lorsque vous naviguez sur notre Site.
Le dépôt de cookies publicitaires et/ou de mesure d’audience est soumis à votre consentement, c’est pour cela que vous trouverez en bas de notre site un bandeau cookies qui vous permet à tout moment d’accepter, paramétrer et/ou de refuser le dépôt de ces derniers. Vous avez également la possibilité de changer d’avis à tout moment via le gestionnaire mis à votre disposition ou via votre navigateur.
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14.4. Réglage et blocage des cookies via vos paramètres de navigation
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Toutes les Données à caractère personnel collectées et utilisées dans ce cadre seront traitées conformément à la présente politique de protection des données.
16. Modification de la Politique
Nous pouvons modifier la Politique à tout moment. Les modifications éventuelles ne peuvent avoir aucune incidence sur les achats de Services effectués sur le Site antérieurement à leur publication, lesquels Services restent soumis à la Politique telle qu’acceptée par l’Utilisateur lors de la validation de l’achat. En tant qu’Utilisateur, vous êtes invité à prendre connaissance de la Politique, à chaque fois que vous utilisez les Services du Site, sans qu’il soit nécessaire de vous en prévenir formellement.
17. Droit applicable et tribunaux compétents
La Politique est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Date de mise en ligne de la présente politique : 04 avril 2024