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Charte protection des données

CHARTE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Chez LegalPlace, nous voulons vous simplifier la vie, en facilitant l’élaboration de vos contrats et vos démarches administratives, mais sans que cela ne soit au détriment de votre vie privée.

 

La protection de votre vie privée est la condition de votre confiance dans l’utilisation de nos services. C’est pourquoi, nous souhaitons être transparents sur la façon dont nous collectons vos données personnelles et sur manière dont nous utilisons ces données, mais également sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

 

Cette charte vous est donc destinée afin que vous puissiez utiliser nos services de façon éclairée et en toute connaissance de cause.

 

Pour votre information, lorsque nous parlons de « nous » ou de « LegalPlace », nous faisons référence à la société LegalPlace, société à responsabilité limitée de droit français, dont le siège social est situé 2 rue de Dieu, 75010 Paris, enregistré au registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro ‎814 428 785.

 

A l’inverse, lorsque nous utilisons le terme « vous » ou ses dérivés, alors nous faisons référence à tout visiteur du site internet www.legaplace.fr et tout utilisateur de nos services.

 

Nous tenons à vous rappeler que LegalPlace  est soumise aux règles applicables en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD »), ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire.

 

Si à la lecture de cette charte, vous avez des questions sur les traitements que nous mettons en œuvre ou sur les droits dont vous disposez, nous vous invitons à adresser vos questions par email à notre Délégué à la Protection des Données : dpo@legalplace.fr.

 

  1. A quelles occasions et pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?

 

(i) Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. LegalPlace peut être amenée à recueillir vos données personnelles aux fins:

 

  • de l’élaboration de document juridique et administratif afin d’adapter et personnaliser vos contrats et documents juridiques.

 

Vous devez compléter les formulaires en ligne avec des informations, dont certaines constituent des données à caractère personnel au sens de la réglementation applicable.

 

Nous pouvons également utiliser votre adresse email afin de communiquer avec vous pour des raisons liées à notre service, par exemple afin de vous faire parvenir une version du contrat par email.

 

LegalPlace prend en compte les principes de minimisation et de protection des données, dès la conception des projets et par défaut (privacy by design et privacy by default). En conséquence, ne sont collectées que des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

 

Par ailleurs, LegalPlace ne vend, ne partage ni n’utilise à d’autres fins vos données à caractère personnel que vous partagez avec nous.

 

  • du traitement des formalités administratives liées à votre carte grise: LegalPlace vous accompagne lors de votre demande de carte grise, de votre déclaration de cession de véhicule ou lors de votre changement d’adresse de votre carte grise.

 

Dans ce contexte, vous devrez compléter les formulaires avec l’ensemble des données exigées par l’administration pour l’instruction de votre dossier par l’administration.

 

Les données personnelles nécessaires au traitement sont signalées par un signe « ! » ou « * » sur le support de collecte. Elles nous permettent par exemple de compléter le formulaire dans le cadre de vos demandes administratives.

Hormis ces cas, vous êtes libre de fournir, ou non, tout ou partie de vos données personnelles sachant qu’une telle décision pourrait avoir pour conséquence de limiter votre accès à certains services.

 

Lors de vos demandes de formalités administratives, LegalPlace délègue la réalisation de ces démarches à sa filiale, la société Achat Vente Conformité, société par actions simplifiées, dont le siège social est situé, 58 Place Henri Loritz – 54000 Nancy, et enregistré au RCS de Nancy sous le numéro 832 606 172, et ayant reçue habilitation par le Ministère de l’Intérieur N°203311 et agréé par le Trésor Public N°52005.

 

LegalPlace s’assure que la société Achat Vente Conformité présente l’ensemble des garanties demandées afin de traiter les données vous concernant dans le respect de la réglementation applicable.

 

De même, ni LegalPlace ni la société Achat Vente Conformité n’utilise ces données à d’autres fins que pour la réalisation de vos démarches administratives.

 

  • de l’inscription sur notre site: dans le cadre de l’inscription sur notre site, vos données personnelles à savoir votre nom, votre prénom et votre adresse email vous seront demandées. L’inscription vous permet, entre autres, d’accéder à l’ensemble des contrats que vous avez élaborés avec nous.

 

  • de nous permettre de vous contacter à votre demande : nous devons, lorsque vous souhaitez être recontacté, nous communiquer votre identité et votre adresse email, en vue de nous permettre de vous joindre et répondre à votre question.

 

  • de s’assurer du règlement des prestations de service réalisées: nous collectons vos informations de paiement afin de procéder au règlement des prestations de service.

 

  • de nous permettre de vous proposer nos services et produits: sous réserve de votre consentement préalable, nous pouvons vous envoyer des communications marketing par email.

 

Aucune de vos données personnelles ne sont actuellement traitées par nos soins afin de prendre une décision automatisée, y compris réaliser un profilage, à votre égard.

 

(ii) Plug-ins Sociaux

Notre site Internet peut utiliser des plugins (les « Plugins ») fournis par des réseaux sociaux (Facebook.com, Instagram, Twitter …). Les Plugins sont identifiables par le logo du réseau social dont ils relèvent. Ils vous permettent de marquer les pages de ces réseaux dans vos favoris et de partager vos favoris avec leurs autres utilisateurs.

Lorsque vous visitez une page qui contient des Plugins, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs des réseaux sociaux correspondants. Les Plugins intégrés indiquent au réseau social que vous avez accédé à la page correspondante sur nos sites. Si vous êtes connecté sur le réseau social, votre visite peut être affectée à votre compte sur ce réseau social. Si vous interagissez avec les Plugins, par exemple en cliquant sur le bouton « partage » de Facebook, l’information correspondante est directement transmise de votre navigateur vers le réseau social Facebook, et conservée par celui-ci. Même si vous n’êtes pas connecté au réseau social, il existe une possibilité que les Plugins transmettent votre adresse IP au réseau social.

 

Pour plus d’informations sur l’objet et la portée du traitement des données par les réseaux sociaux, ainsi que pour connaître vos droits à cet égard et paramétrer les options de manière à protéger votre confidentialité, veuillez consulter la politique de confidentialité du site Internet de chacun de ces réseaux, notamment :

Politique d’utilisation des données de Facebook : accessible ici

Politique d’utilisation des données d’Instagram : accessible ici

Politique de confidentialité de Twitter : accessible ici

(iii) Collecte de Cookies

Lors de la navigation sur nos sites, des cookies peuvent être déposés sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette), sous réserve des choix que vous aurez exprimés et que vous pourrez modifier à tout moment.

Un cookie est un petit fichier texte contenant des informations relatives à la navigation sur ces sites, dont le principal objectif est d’améliorer leur consultation et de permettre d’adresser des services personnalisés.

Sur l’ordinateur, les cookies sont gérés par le navigateur internet.

Vous trouverez les cookies utilisés par nos sites ainsi que notre politique d’utilisation des cookies en cliquant ici.

Comment accepter ou refuser les cookies ?

Il est possible de configurer votre navigateur de manière à ce que les cookies soient enregistrés dans le terminal ou rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur, ou pour être informé(e) au moment où un cookie est enregistré dans le terminal, afin de permettre de l’accepter ou le refuser.

Cependant, la suppression de tous les cookies utilisés par le navigateur, y compris ceux employés par d’autres sites web, peut conduire à l’altération ou à la perte de certains réglages ou informations.

La configuration de chaque navigateur est différente. Il vous appartient de suivre les instructions de l’éditeur de votre navigateur comme suit (liens disponibles à la date de mise à jour de cette page):

– Si vous utilisez Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies 

– Si vous utilisez Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac 

– Si vous utilisez Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr 

– Si vous utilisez Opera : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies .

Pour en savoir plus sur les cookies et leur incidence, nous vous invitons à consulter la rubrique « vos traces » du site de la CNIL accessible ici[https://www.cnil.fr/fr/comment-ca-marche] .

  1. Sur quels fondements vos données sont-elles traitées ?

 

Vos données personnelles ne sont traitées par LegalPlace que dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

 

  • lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles, par exemple lorsque vous renseignez votre adresse email afin de conserver les données renseignées sur le formulaire.

 

  • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande, à l’instar de l’élaboration de document juridique et la réalisation des formalités administrative ;

 

  • pour le respect des obligations légales ou réglementaires de LegalPlace, par exemple lors de l’instruction de vos dossiers de cartes grises.

 

  • lorsque les intérêts légitimes de LegalPlace peuvent être de nature à justifier un traitement par LegalPlace de vos données personnelles accompagnés des garanties de protection adéquates.

Des mentions informatives claires et conformes au droit applicable sont prévues dans chaque cas.

Il est ici précisé que pour les mineurs de moins de 16 ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale. Si ce dernier découvre que des données personnelles du mineur concerné ont été confiées à LegalPlace sans son consentement, il pourra demander à LegalPlace de supprimer ces données personnelles en suivant la procédure décrite au point 6. (ii) de la présente charte.

 

  1. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

 

Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par LegalPlace en raison de leurs fonctions peuvent accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission dans la mesure exigée par la réglementation applicable.

 

Toutes les personnes relevant de la responsabilité de LegalPlace, ayant accès à vos données personnelles, sont tenues à un engagement de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas cet engagement.

 

Ces personnes comprennent les personnels habilités au sein de LegalPlace, et plus précisément, selon les cas, ceux des services achats, marketing, commerciaux, administratifs et comptables, logistiques et informatiques, des services en charge des ressources humaines, des relations clients, ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques.

 

Si nous transférons vos données à des tiers en dehors de l’Union européenne, c’est toujours dans le respect des dispositions du RGPD et, en conséquence, nous prenons toutes les mesures appropriées pour protéger vos données, en particulier au moyen des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

 

Nos prestataires de services habilités peuvent également être amenés à traiter vos données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions.

 

En particulier, les données sont hébergées par la société Amazon AWS Amazon Web Services, Inc., dont le siège social est situé P.O. Box 81226 Seattle, WA 98108-1226 (https://aws.amazon.com) et dont les serveurs sont situés en Irlande. Les données sont sécurisées par protocole SSL 256 bits.

 

Vos données personnelles pourront par ailleurs faire l’objet d’une communication afin de respecter des demandes d’ordre légal ou réglementaire, des décisions de justice, assignations ou procédures juridiques, si le respect de la législation en vigueur l’exige.

 

 

  1. Comment la sécurité de vos données personnelles est-elle préservée ?

 

LegalPlace veille à protéger et sécuriser vos données personnelles, afin d’assurer leur confidentialité et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

 

Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, LegalPlace s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par LegalPlace, en exigeant des garanties contractuelles prévoyant notamment que, les données pourront être traitées exclusivement pour les finalités autorisées, avec toute la confidentialité et la sécurité requises.

LegalPlace met en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que les données personnelles sont conservées de la façon la plus sécurisée possible et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies, conformément au droit applicable.

Bien que LegalPlace prenne toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.

Conformément au droit applicable, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, LegalPlace s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

Sans préjudice de ce qui précède, il vous appartient de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette,…), notamment par le choix d’un mot de passe robuste.

Les sites internet et applications mobiles de LegalPlace peuvent proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser (ex. réseaux sociaux). LegalPlace n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, LegalPlace décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos données personnelles, non soumis à la présente charte. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des données personnelles de ces tiers.

  1. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées?

 

LegalPlace  ne conserve vos données personnelles que pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données et/ou d’anonymisation.

Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de données personnelles :

  • Données personnelles des clients/prospects : conservées tant que l’utilisateur reste actif et, au plus tard, 3 ans après le dernier contact avec l’utilisateur ;
  • Données personnelles de connexion : 1 an maximum à partir de la connexion ;
  • Cookies : 13 mois maximum à partir de l’insertion dans le navigateur.

 

  1. Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?

 

(i) vos Droits

 

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation en vigueur, vous disposez à l’égard de vos données personnelles des droits suivants :

 

  • Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles

 

LegalPlace s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.

 

  • Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de vos données personnelles

 

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de LegalPlace la confirmation que vos données personnelles sont traitées par nos soins ou non, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie (pour toute copie supplémentaire, LegalPlace  est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés). Lorsque cette demande est présentée par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que vous ne demandiez qu’il en soit autrement.

 

Vous avez également le droit d’obtenir de LegalPlace, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données personnelles qui sont inexactes ou incomplètes.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à LegalPlace l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  • vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles le cas échant, et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

 

  • Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles

 

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

  • lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, ces traitements de données pourront être limités pendant la durée nécessaire à la vérification de leur exactitude ;
  • lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données à caractère personnel est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel, dans cette situation vous pouvez exiger à la place la limitation du traitement ;
  • lorsque LegalPlace n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur les vôtres.

 

  • Droit d’opposition y compris à la prospection

 

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles y compris un profilage, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Il ne sera plus réalisé de traitement de vos données à moins qu’il n’existe des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement, qui prévalent sur vos intérêts et droits et libertés ou des raisons liées à la constatation, l’exercice, la défense de droits en justice. Lorsque le traitement est à des fins de prospection, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Dans ce cas, vous ne recevrez notamment plus d’offres personnalisées.

 

  • Droit à la portabilité des données personnelles

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à LegalPlace dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans que LegalPlace y fasse obstacle.

Lorsque cela est techniquement, possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par LegalPlace.

  • Droit de retrait du consentement au traitement des données personnelles

Lorsque LegalPlace traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet (lien hypertexte et/ou procédure indiquée au point 6(ii) de la présente charte). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

 

Si malgré les efforts de LegalPlace pour préserver vos données personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site de la Commission européenne.

 

  • Droit de décider du sort de vos données personnelles après votre mort

Enfin, vous avez le droit d’organiser le sort de vos données personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. LegalPlace s’engage à respecter ces directives.

En l’absence de directives, LegalPlace reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au traitement de ses données.


(ii) Modalités d’exercice de vos droits

Pour toute question relative à la présente charte et/ou pour exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, vous pouvez vous adresser à LegalPlace, par voie électronique ou postale, à :

Déléguée à la Protection des Données

Chimène Mimoun – LegalPlace

40 rue de Paradis

75010 Paris

dpo@legalplace.fr

 

LegalPlace s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

 

Si besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à LegalPlace. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

 

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si LegalPlace ne donne pas suite à votre demande, elle vous informera des motifs de son inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.

  1. Droit applicable et Tribunal compétent

La présente charte est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, le tribunal compétent sera celui déterminé selon les règles de procédure applicables.

 

A jour du 14/01/2020