Société de domiciliation : tout savoir en 3 minutes
Une société de domiciliation permet de disposer d’une adresse administrative pour son siège social. Il s’agit plus précisément de l’adresse administrative et fiscale à laquelle tous les courriers de l’entreprise seront envoyés. Cette adresse peut être différente de celle du domicile de l’entrepreneur et du lieu d’exercice de l’activité. Souvent, cette dernière propose d’autres services, tels que :
- La permanence téléphonique ;
- La location de salles de réunion ;
- La gestion du courrier.
Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation se charge de fournir une adresse pour le siège social d’une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM). Elle permet à toute entreprise de bénéficier d’une adresse, à un coût moindre, dans un quartier d’affaires ou dans des quartiers plus prestigieux, ce qui influe de manière positive sur l’image de l’entreprise domiciliée.
Le rôle d’une société de domiciliation
Le principal rôle de la société de domiciliation est d’attribuer une adresse administrative à une entreprise, afin de recevoir le courrier de celle-ci et de le renvoyer à l’entreprise domiciliée, selon des méthodes et des rythmes qui ont été préalablement définis dans le contrat de domiciliation.
Les obligations de la société de domiciliation
Une société de domiciliation doit obtenir un agrément préfectoral pour exercer son activité. Par ailleurs, elle doit respecter plusieurs obligations concernant l’entreprise domiciliée.
L’agrément préfectoral
La société doit obtenir un agrément préfectoral, qui est délivré par le préfet du département où est situé son siège social. Cet agrément est nécessaire pour pouvoir s’inscrire au Registre des commerces et des sociétés et signer un contrat de domiciliation commerciale. Il est important de le vérifier avant de signer un contrat de domiciliation.
Mise à disposition de locaux
Outre l’adresse du siège social, la société doit également mettre des locaux à disposition du domicilié. Au besoin, chaque entreprise domiciliée disposera alors d’un local qui lui est propre, mais qui doit également garantir sa confidentialité. Il peut s’agir d’une salle de réunion, de conférence, etc.
Le local mis à disposition du domicilié doit également lui permettre de conserver et de consulter ses documents commerciaux ou juridiques.
Le contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation est signé pour une durée de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction. Il faut faire attention aux différentes clauses du contrat, en particulier concernant :
- Les frais cachés, plus particulièrement dans les contrats qui proposent des tarifs attractifs ;
- Les engagements, qui rendent certaines conditions très restrictives ;
- L’adresse de domiciliation, dont la réelle existence ainsi que la validité sont à vérifier ;
- La description du local mis à disposition, qui doit être exacte ;
- L’agrément préfectoral de la société.
Enfin, il est nécessaire de prendre le temps de comparer les services additionnels inclus dans le contrat.
Qui peut bénéficier des prestations d’une société de domiciliation ?
En règle générale, toute personne physique ou morale inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM) peut bénéficier des prestations d’une société de domiciliation.
Les services d’une société de domiciliation concernent donc aussi bien les sociétés (SARL, SAS, SASU, EURL) que les entreprises individuelles.
Les associations ayant besoin d’une adresse de domiciliation peuvent également choisir cette option pour établir leur siège social. L’adresse de gestion d’une association peut être différente de celle du siège social, mais elle doit être explicitement déclarée.
Quels sont les avantages d’une société de domiciliation ?
Ce type de domiciliation permet de profiter de nombreux avantages pour le domicilié : protection de l’adresse personnelle, gage de crédibilité.
Protection de l’adresse personnelle
Les entrepreneurs ont recours à une société de domiciliation afin de pouvoir bénéficier d’une adresse autre que celle de leur domicile, dans le but de protéger leur adresse personnelle et ainsi de jouir de plus de sécurité.
Localisation stratégique de l’adresse
La domiciliation est également utile lorsque l’on veut offrir plus de visibilité et de crédibilité en établissant son adresse dans un quartier prestigieux.
Une adresse prestigieuse contribue à la notoriété et à l’image de l’entreprise.
Les autres services proposés par les sociétés de domiciliation
Les sociétés qui offrent des services de domiciliation proposent généralement d’autres services qui sont tout aussi bénéfiques pour les entrepreneurs.
Il existe non seulement des services de gestion de courrier, mais également des services de secrétariat incluant l’accueil téléphonique.
D’autre part, elles proposent la mise à disposition, à la demande, d’une salle de réunion ou de conférence à des prix intéressants.
Quels sont les inconvénients ?
Si la domiciliation peut être avantageuse sur certains points, elle a également ses inconvénients qu’il faut prendre en compte afin de bien peser le pour et le contre.
Le coût
Si l’installation est moins coûteuse avec la domiciliation, il est important de bien vérifier son contrat afin de ne pas tomber dans le piège des contrats mettant en avant des prix bas, mais cachant des frais additionnels, ou encore n’offrant aucun service.
Dans tous les cas, il vaut toujours mieux faire appel à une société qui propose des tarifs transparents et fixes. Il faut également faire preuve de prudence face aux contrats qui exigent des dépôts de garantie ou des cautions.
L’engagement
Certains contrats de domiciliation disposent de conditions d’engagement qui rendent difficile la résiliation du contrat. Dès le départ, il est donc préférable de souscrire à un contrat de domiciliation sans engagement afin d’avoir la possibilité de résilier le contrat à tout moment au cas où l’évolution du projet professionnel lié au contrat l’exige.
Comment domicilier son entreprise en ligne ?
Le recours à une société de domiciliation peut se faire directement en ligne. La domiciliation doit faire l’objet d’un contrat de domiciliation entre la société domiciliée et le domiciliataire.
Pour domicilier son entreprise en ligne, il faut :
- Aller sur le site d’une société de domiciliation ;
- Transmettre les informations sur l’entreprise ;
- Transmettre les pièces justificatives sous format numérique ;
- Signer le contrat de domiciliation généré.
Comment choisir sa société de domiciliation ?
Il est tout aussi important de savoir que les différentes clauses du contrat déjà citées précédemment sont à prendre en compte en choisissant son entreprise de domiciliation.
Comparer les prix
La domiciliation permet aussi de profiter de locaux, d’équipements et de services mutualisés. Selon la localisation de l’adresse et les prestations fournies, il est évidemment judicieux de comparer les prix proposés.
Cibler ses besoins
Les sociétés proposent différentes prestations. Il est alors important de cibler tout d’abord les besoins de son entreprise afin de mieux choisir le prestataire qui pourra y répondre. En effet, le choix ne s’arrête pas seulement aux services proposés. Il faut également prendre en compte les locaux et les équipements qui seront mis à disposition.
Vérifier l’agrément préfectoral de la société
L’agrément préfectoral certifie que la société de domiciliation est digne de confiance. Cependant, il faut savoir qu’il n’est valide que pour une durée de six ans. Il est donc important de vérifier sa validité afin de ne pas avoir à engager des frais de transfert de siège social s’il ne l’est plus.
Quelles sont les autres alternatives possibles ?
Le choix de l’adresse du siège social est alors important. Mais dans certaines situations, il peut être judicieux d’utiliser d’autres alternatives à la société de domiciliation.
Le domicile personnel
Solution simple et économique, l’utilisation de l’adresse personnelle convient surtout pour les micro-entreprises et les petites entreprises. Cependant, il est nécessaire de vérifier que le bail ou le règlement de copropriété l’autorise. Soulignons qu’il faudra demander une autorisation préalable au besoin.
Le local commercial
Il est aussi possible de se domicilier dans des locaux professionnels appartenant à une autre entreprise. Il s’agit d’une option intéressante si l’on a besoin d’un bureau ou d’un endroit pour gérer des stocks. En revanche, ce choix est également coûteux.
La pépinière d’entreprises
Les jeunes entreprises, quant à elles, peuvent opter pour une pépinière d’entreprises pour se domicilier. Proposant des services dédiés ainsi que des équipements mutualisés, cette structure permet surtout aux jeunes entrepreneurs de bénéficier d’un accompagnement entrepreneurial.
Se domicilier en ligne
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 13/04/2021