Société de domiciliation : tout savoir en 3 minutes
Toute entreprise peut faire appel à une société de domiciliation pour obtenir l’adresse de son siège social. C’est l’adresse administrative et fiscale à laquelle tous les courriers de l’entreprise seront envoyés. Cette adresse peut être différente de celle du domicile de l’entrepreneur et du lieu d’exercice. Souvent, cette dernière propose d’autres services tout aussi utiles, tels que :
- La permanence téléphonique ;
- La location de salle de réunion ;
- La gestion de courriers.
Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?
Il s’agit d’une société qui se charge d’héberger le siège social d’une autre entreprise. Elle permet à toute entreprise qui s’offre ses services de bénéficier d’une adresse, à moindres frais, dans un quartier d’affaires ou dans des quartiers plus prestigieux, ce qui influe de manière positive sur l’image de l’entreprise domiciliée.
Son rôle
Le principal rôle de cette société est de recevoir les courriers de l’entreprise domiciliée et de les renvoyer selon des méthodes et des rythmes qui ont été préalablement définis dans le contrat de domiciliation.
Ses obligations
Une société de domiciliation ne fait pas que proposer une adresse de siège social. Elle doit également remplir plusieurs obligations d’un point de vue légal, mais aussi par rapport à l’entreprise domiciliée.
L’agrément préfectoral
La société doit ainsi obtenir un agrément préfectoral qui est délivré par le préfet du département où est situé son siège social. Cet agrément est nécessaire pour pouvoir s’inscrire au Registre des commerces et des sociétés et signer un contrat de domiciliation commerciale. Il est important de le vérifier avant de signer tout contrat de domiciliation.
Mise à disposition de locaux
Outre l’adresse du siège social, la société doit également mettre des locaux à disposition du domicilié. Au besoin, chaque entreprise domiciliée disposera alors d’un local qui lui est propre, mais qui doit également garantir sa confidentialité. Il peut s’agir d’une salle de réunion, de conférence, etc.
Conservation de documents administratifs
Le local mis à disposition du domicilié doit également pouvoir lui permettre de conserver et de consulter ses documents commerciaux ou juridiques.
Le contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation est signé pour une durée de 3 mois renouvelable par tacite reconduction. Cependant, il faut faire attention aux différentes clauses de ce contrat, surtout en ce qui concerne :
- Les frais cachés que l’on trouve souvent dans les contrats qui proposent des tarifs attractifs ;
- Les engagements qui rendent certaines conditions très restrictives ;
- L’adresse de domiciliation dont la réelle existence ainsi que la validité sont à vérifier ;
- La description du local mis à disposition, qui doit être exacte ;
- L’agrément préfectoral de la société qui doit être valide pour la durée à laquelle l’adresse du siège social sera utilisée.
Et enfin, il est nécessaire de prendre le temps de comparer les services additionnels inclus dans le contrat.
Qui peut bénéficier de ses prestations ?
En règle générale, toute personne physique ou morale inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Registre des métiers (RM) peut bénéficier des prestations d’une entreprise de domiciliation. Cependant, il existe quelques restrictions au sujet de certaines professions libérales.
Les entreprises
Tout entrepreneur doit disposer d’un siège social afin de pouvoir être inscrit au RCS ou au RM. Les entreprises individuelles et les sociétés peuvent alors demander une domiciliation pour bénéficier d’une adresse, mais aussi pour bénéficier de locaux à la demande.
Les particuliers
La domiciliation n’est pas réservée aux entreprises. Un particulier qui est sans domicile fixe ou une personne qui vit à l’étranger peut recourir aux services d’une société de domiciliation. En effet, il est important d’avoir une adresse postale afin de pouvoir être joint par les administrations comme la Sécurité sociale, mais aussi par les assurances, les banques et les opérateurs téléphoniques.
Les associations
Les associations ayant besoin d’une adresse de domiciliation peuvent également choisir cette option pour établir leur siège social. Ce choix est surtout intéressant parce qu’elles ont la possibilité de choisir les instances juridiques qui entreront en action en cas de litige ou de responsabilité pénale. Notons que pour une association, la mention de la commune et du département suffit pour spécifier la domiciliation. D’autre part, l’adresse de gestion d’une association peut être différente de celle du siège social, mais elle doit être explicitement déclarée.
Les professions libérales
Les professions libérales peuvent également bénéficier d’une domiciliation. Concernant les professions libérales réglementées, comme c’est le cas pour les médecins et les avocats, il est important de veiller à ce que les conditions requises par l’ordre de la profession concernée soient respectées.
Les avantages de ce type de domiciliation
Il faut également savoir que ce type de domiciliation permet de profiter de nombreux avantages aussi bien en termes de confidentialité que d’image et de coût.
Protection de l’adresse personnelle du domicilié
Les entrepreneurs recourent à une domiciliation afin de pouvoir bénéficier d’une adresse autre que celle de leur domicile, dans le but de protéger leur adresse personnelle et ainsi de jouir de plus de sécurité. En effet, seuls les dirigeants peuvent domicilier une entreprise à leur adresse personnelle.
Localisation stratégique de l’adresse
La domiciliation est également utile lorsque l’on veut s’offrir plus de visibilité et de crédibilité en établissant son adresse dans un quartier prestigieux dont la notoriété n’est plus à faire.
Autres services proposés
Les sociétés qui offrent des services de domiciliation proposent généralement d’autres services qui sont tout aussi bénéfiques pour les entrepreneurs. Elles vendent non seulement des services de gestion de courrier, mais également des services de secrétariat incluant l’accueil téléphonique. D’autre part, elles proposent la mise à disposition, à la demande, d’une salle de réunion ou de conférence à des prix intéressants.
Quels sont les inconvénients ?
Si la domiciliation peut être avantageuse sur certains points, elle a également ses inconvénients qu’il faut prendre en compte afin de bien peser le pour et le contre.
Le coût
Si l’installation est moins coûteuse avec la domiciliation, il est important de bien vérifier son contrat afin de ne pas tomber dans le piège des contrats mettant en avant des prix bas, mais cachant des frais additionnels, ou encore n’offrant aucun service. Dans tous les cas, il vaut toujours mieux faire appel à une société qui propose des tarifs transparents et fixes. Il faut également faire preuve de prudence face aux contrats qui exigent des dépôts de garantie ou des cautions.
L’engagement
Certains contrats de domiciliation disposent de conditions d’engagement qui rendent difficile la résiliation du contrat. Dès le départ, il est donc préférable de souscrire à un contrat de domiciliation sans engagement afin d’avoir la possibilité de résilier le contrat à tout moment au cas où l’évolution du projet professionnel lié au contrat l’exige.
Comment choisir sa société de domiciliation ?
Il est tout aussi important de savoir que les différentes clauses du contrat déjà citées précédemment sont à prendre en compte en choisissant son entreprise de domiciliation. Ci-dessous, des points qui ne sont pas non plus à négliger.
Comparer les prix
La domiciliation permet aussi de profiter de locaux, d’équipements et de services mutualisés. Selon la localisation de l’adresse et les prestations fournies, il est évidemment judicieux de comparer les prix proposés.
Cibler ses besoins
Les sociétés proposent différentes prestations. Il est alors important de cibler tout d’abord les besoins de son entreprise afin de mieux choisir le prestataire qui pourra y répondre. En effet, le choix ne s’arrête pas seulement aux services proposés. Il faut également prendre en compte les locaux et les équipements qui seront mis à disposition.
Vérifier l’agrément préfectoral de la société
L’agrément préfectoral certifie que la société de domiciliation est digne de confiance. Cependant, il faut savoir qu’il n’est valide que pour une durée de six ans. Il est donc important de vérifier sa validité afin de ne pas avoir à engager des frais de transfert de siège social s’il ne l’est plus.
Quelles sont les autres alternatives possibles ?
Le choix de l’adresse du siège social est alors important. Mais dans certaines situations, il peut être judicieux d’utiliser d’autres alternatives à la société de domiciliation.
Le domicile personnel
Solution simple et économique, l’utilisation de l’adresse personnelle convient surtout pour les micro-entreprises et les petites entreprises. Cependant, il est nécessaire de vérifier que le bail ou le règlement de copropriété l’autorise. Soulignons qu’il faudra demander une autorisation préalable au besoin.
Le local commercial
Il est aussi possible de se domicilier dans des locaux professionnels appartenant à une autre entreprise. Il s’agit d’une option intéressante si l’on a besoin d’un bureau ou d’un endroit pour gérer des stocks. En revanche, ce choix est également coûteux.
La pépinière d’entreprises
Les jeunes entreprises, quant à elles, peuvent opter pour une pépinière d’entreprises pour se domicilier. Proposant des services dédiés ainsi que des équipements mutualisés, cette structure permet surtout aux jeunes entrepreneurs de bénéficier d’un accompagnement entrepreneurial.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris