La clause de dédit-formation dans le contrat de travail : le guide

La clause de dédit-formation dans le contrat de travail : le guide

Le dédit formation est une clause du contrat de travail (CDI, CDD ou contrat temporaire), par laquelle le salarié s’engage, en cas de départ de l’entreprise avant un certain délai fixé par la clause, à rembourser à celle-ci tout ou partie des dépenses effectivement réalisées par son employeur pour sa formation ou professionnalisation. À ne pas confondre avec le congé individuel de formation.

Généralement, la loi et la convention collective de l’entreprise imposent à l’employeur un montant minimum de dépenses nécessaires à la formation de ses nouveaux salariés (embauche d’un instructeur pour les former, etc.). Ces sommes sont à la charge entière de l’entreprise.

Mais il arrive parfois que la formation d’un salarié soit très coûteuse et dépasse largement le montant prévu dans la convention collective. C’est le cas notamment pour les postes à haute qualification qui nécessitent une formation poussée du salarié afin qu’il soit capable de remplir ses fonctions. On peut penser, à titre d’exemple, aux fonctions de direction (directeur technique, directeur financier, etc.) qui nécessitent que le salarié s’adapte aux outils et aux méthodes de fonctionnement de l’entreprise. De telles formations représentent un coût conséquent pour l’entreprise, et elles sont alors vues comme un investissement nécessaire (l’entreprise à besoin de directeur) ou en vertu d’améliorer la productivité de ses salariés (former ses ouvriers à l’utilisation de nouvelles machines).

Dès lors, il est logique que l’entreprise veuille que les salariés pour lesquels elle a investi dans une formation restent à leur service pendant une durée minimum. Au moins le temps de rentabiliser l’investissement qu’elle a engagé dans leur formation.

Le dédit-formation est une clause insérée dans le contrat de travail, par laquelle le salarié, en contrepartie d’une formation, rembourse les frais de formation engagés par l’entreprise s’il démissionne avant un certain délai.

La clause de dédit-formation doit réunir plusieurs conditions pour être valide :

  • le financement de la formation doit être exclusivement à la charge de l’employeur (et supérieur aux dépenses imposées par la loi) ;
  • la clause doit être prévue par le contrat de travail, ou par un avenant (le cas échéant, elle doit être signée avant le début de la formation et préciser le montant du remboursement et le délai de démission) ;
  • le montant du remboursement des frais doit être proportionnel aux frais de formation engagés (et correspondre aux frais réellement engagés par l’employeur) ;
  • la durée d’engagement du salarié dans l’entreprise doit être raisonnable.

En effet, la durée du maintien du salarié dans l’entreprise fixée par la clause varie en pratique de 2 à 5 ans selon la durée et le coût de la formation.

Afin que la clause puisse être mise en oeuvre et que l’employeur puisse obtenir le remboursement des frais de formation ou professionnalisation, il faut que la rupture du contrat de travail intervienne à l’initiative du salarié. Elle ne s’applique donc pas en cas de rupture à l’initiative de l’employeur même s’il y a eu faute grave du salarié.

Attention : le salarié en contrat de professionnalisation n’est pas concerné par cette clause de dédit-formation (article L6325-15 du Code du travail).

Conditions de la validité de la clause de dédit formation

Comme énoncé plus tôt, pour être valable, une clause de dédit formation doit rassembler 4 conditions :

  • un coût de formation élevé et exclusivement à la charge de l’employeur,
  • la clause doit être précise et incluse dans le contrat,
  • la clause ne peut s’appliquer qu’en cas de démission du salarié,
  • la durée de l’engagement du salarié dans l’entreprise doit être raisonnable.

Un coût de formation élevé et à la charge de l’employeur

Les dépenses exposées par l’entreprise doivent dépasser ses obligations de financement de la formation professionnelle imposées par la loi ou la convention collective.

En effet, les sommes dont l’entreprise demande le remboursement dans le cadre de la clause de dédit formation ne doivent pas entrer dans le cadre de son obligation légale ou conventionnelle de financement de la formation, ni avoir été prises en charge (ou remboursées) par un OPCA ou être couvertes par une subvention publique.

Seules les dépenses exposées par l’entreprise au-delà de ses obligations et non prises en charge peuvent faire l’objet d’une clause de de dédit formation. En d’autres termes, un employeur ne pourra pas imposer à ses salariés de signer une clause de dédit-formation si leur formation ne coûte pas plus cher que ce qui est prévu par la convention collective de l’entreprise.

Une clause précise et incluse dans le contrat

Un écrit doit être signé préalablement au départ en formation : la clause de dédit formation doit être signée et acceptée par le salarié avant le début de la formation.

L’accord écrit (ou l’avenant au contrat de travail) la prévoyant doit donc, sous peine de nullité, être antérieur au démarrage de l’action. Concernant la formation financée par l’entreprise, la clause doit préciser :

  • ses dates,
  • sa nature,
  • sa durée,
  • son coût réel,
  • les modalités précises de remboursement à la charge du salarié.

A noter qu’une dégressivité du remboursement peut être prévue en fonction de la durée d’engagement du salarié. Exemple : une clause de dédit formation prévoyant un remboursement à l’entreprise d’un montant de 6 000 € si le salarié démissionne avant un délai d’un an, 4 000 € s’il démissionne avant 2 ans, 2 000 € s’il démissionne avant 3 ans.

Par ailleurs, le montant doit correspondre aux frais réellement engagés par l’employeur (ce montant devant clairement figurer dans l’engagement signé par le salarié) et ne doit pas être manifestement excessif. Dans le cas contraire, les juges peuvent minorer le montant du remboursement à effectuer.

Les tribunaux considèrent généralement comme « nulles et non avenues » les clauses ne comportant aucune information sur le coût réel de la formation pour l’entreprise ou fixant un montant de remboursement forfaitaire.

Durée raisonnable d’engagement du salarié

La durée d’engagement du salarié ne doit pas être excessive : cette durée peut être variable (généralement de 2 à 5 ans) et doit être en rapport avec la durée de la formation suivie et des frais engagés par l’employeur.

Les périodes de suspension du contrat de travail (congés maladie, parental, création d’entreprise, etc.) pendant toute la durée d’application de la clause auront pour conséquence de reporter la fin de validité de la clause de dédit-formation.

Les juges vérifient que la durée de l’engagement du salarié n’est pas « manifestement excessive » ou disproportionnée au regard des frais engagés par l’entreprise. La clause ne doit pas priver le salarié de sa faculté de démissionner.

Clause applicable uniquement en cas de rupture du contrat de travail par le salarié

La clause de dédit formation ne s’applique qu’en cas de démission du salarié : elle ne peut pas être mise en œuvre si la rupture du contrat de travail intervient à l’initiative de l’employeur (même en cas de licenciement pour faute grave), ni en cas de prise d’acte par le salarié de la rupture de son contrat considérée par les juges comme produisant les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Par ailleurs, il est interdit de prévoir une clause de dédit formation dans le cadre d’un contrat de professionnalisation.

Mise en oeuvre de la clause de dédit formation

Pour que la clause de dédit-formation puisse être mise en œuvre, la rupture de contrat doit incomber au salarié. En d’autres termes, le salarié devra s’acquitter de l’indemnisation prévue par la clause s’il démissionne, ou s’il est licencié pour faute grave ou lourde, car dans ce cas, la jurisprudence considère que la rupture incombe au salarié qui n’a pas respecté son contrat de travail.

De plus, cette clause de dédit formation n’agit pas si l’employeur ne s’est pas entièrement acquitté de ses obligations de formation de son salarié. Dans le cas où l’employeur n’a pas engagé l’intégralité des sommes prévues dans la clause de dédit-formation, le salarié sera exempt de toute indemnité à verser.
A noter qu’en cas de rupture conventionnelle, il s’agit d’un cas à part, car ici, la rupture est voulue par les deux parties : l’indemnité de dédit-formation peut être due ou non par le salarié, et les parties devront en discuter lors de l’entretien de rupture.