Tout savoir sur la clause de confidentialité pour une prestation de services

Tout savoir sur la clause de confidentialité pour une prestation de services

La prestation de services est un contrat pour l’accomplissement d’un service en freelance en contrepartie d’une rémunération puisque chaque prestation de service a un prix. Les deux parties concernées sont généralement le prestataire professionnel et le client. Ce contrat est spécifique à la prestation, c’est-à-dire qu’il est rédigé sur mesure. Les services proposés peuvent être très variés, pouvant concerner des activités industrielles, administratives, commerciales, artisanales et les activités des professions libérales.

 

Prestation de services : pourquoi sécuriser l’information ?

Dès lors que vous faites intervenir une tierce partie dans les projets de votre entreprise, vous prenez un risque. Nous vous recommandons, si vous avez recours à une prestation de services, de prendre des précautions. Par exemple, si vous êtes une entreprise qui a recours à de la sous-traitance, d’autres entreprises dans votre domaine, autrement dit des concurrents, peuvent avoir recours à ces mêmes sous-traitants. S’agissant d’un contrat sur mesure, il est donc recommandé d’ajouter une clause de confidentialité, ou une clause de propriété intellectuelle dans votre contrat de sous-traitance ou de prestation de services. En effet, il est judicieux d’avoir recours à une clause de confidentialité lorsque deux professionnels s’accordent sur un contrat, et encore plus particulièrement si cette relation d’affaire est importante et sensible pour les deux parties.

Cette clause sert à protéger autant le client que le prestataire. Par exemple, dans le cadre d’une entreprise ayant recours à une prestation de services pour faire de la sous-traitance, le client cherche à protéger ses connaissances (stratégie de l’entreprise, liste de clients et de prospects, détails sur les projets de l’entreprise, …) tandis que le prestataire cherche à protéger son savoir-faire, ses méthodes et son expertise pour ne pas être facilement concurrencé. En plus de protéger les parties, cette clause instaure un climat de confiance qui permet de dévoiler librement les projets et travailler en meilleure collaboration.

En plus de protéger le client et le prestataire, la clause de confidentialité permet de protéger leurs clients, toujours dans le cadre d’une entreprise sous-traitante. Cela rassurera vos clients de savoir que vos prestataires sont tenus de ne pas dévoiler leurs informations personnelles et de ne pas les utiliser. Sécuriser l’information ne préserve pas uniquement contre les concurrents mais permet aussi d’éviter que des informations arrivent dans les oreilles de vos clients, comme par exemple la marge que vous faites sur vos produits ou services. Un autre exemple vise à protéger les clients, en évitant que les consommateurs ne soient spoliés sur le contenu d’un jeu ou d’une série avant sa communication officielle.

L’intervention de sous-traitance peut être ponctuelle ou répétée. Dans le premier cas, la clause de confidentialité vous protégera si vous connaissez mal ce nouveau partenaire. Dans le second cas, des interventions répétées de sous-traitance menant à des liens étroits entre le prestataire et le client, sécuriser l’information est donc de mise pour protéger les parties et leurs projets et éviter les fuites.

Attention : La demande d’agrément pour prestation de service est indispensable afin d’exercer certaines activités de service à la personne.

 

Comment ajouter une clause de confidentialité ?

Dans le contrat de prestation de services, l’accord de confidentialité est précisé au niveau de la clause des « obligations du prestataire et du client » ou des « clauses spécifiques ». Il existe de nombreux modèles de clause de confidentialité et son contenu doit être adapté pour chaque situation. Généralement, les deux parties s’accordent sur les modalités de la clause.

Le contrat peut être plus favorable à une des deux parties selon les négociations et les rapports de force. L’accord de confidentialité peut être soit réciproque soit unilatéral.  Un contrat réciproque engage toutes les parties à sécuriser l’information et à respecter la confidentialité de ses collaborateurs. Un arrangement unilatéral ne protège qu’une seule partie, en obligeant l’autre à ne dévoiler aucune de ses informations confidentielles.

 

Quelles sont les modalités d’une clause de confidentialité ?

Confidentialité

Pour assurer au mieux la protection des données confidentielles, il est classique de limiter la circulation des informations. Pour cela, on précise les instructions suivantes :

  • Détruire les supports contenant les informations échangées et renvoyer tout ce qui aura été utilisé et communiqué pour l’accomplissement de la mission à l’autre partie. Cela peut comprendre, en fonction de la prestation, les documents, les données, les listes de contact, les plans…
  • Interdiction pour les parties de divulguer toute information dont il pourra avoir connaissance.
  • Les parties sont responsables de leurs salariés et collaborateurs pour qu’ils respectent la clause de confidentialité.
  • Le prestataire n’utilise pas les informations à d’autres fins que pour effectuer la mission qui lui a été confiée.
  • Si une partie a déjà connaissance d’informations sensibles avant la signature du contrat, ou s’il obtient ces informations par un tiers de manière légitime, ou si ces informations sont dans le domaine public, alors il est libre de diffuser ces informations sans violer l’accord.
  • Généralement, le prestataire ne conserve aucun droit sur la prestation réalisée. Il réserve donc au client la propriété exclusive du résultat de la prestation.

Durée

Il est nécessaire de prévoir une durée pour cet accord de confidentialité. La principale raison est qu’une prestation de services est un contrat qui peut avoir une durée très variable selon la mission confiée. C’est pourquoi il est nécessaire de préciser la durée de l’obligation de garder le secret, pour que les parties ne divulguent aucune information même lorsque la prestation sera terminée. Si cette durée n’est pas déterminée, le risque encouru est de voir le contrat résilié par une des parties, le libérant de la confidentialité liée au dit contrat.

La durée de l’arrangement varie en fonction des négociations et de la sensibilité des informations pour les parties. La durée précisée est à compter à partir de la date de la signature du contrat. À la fin de la durée de validité de l’accord de confidentialité, les parties sont supposées ne garder aucune trace (ni copie, ni archive) des prestations réalisées et des informations recueillies. Cependant, si la relation d’affaire est satisfaisante et que la prestation de services est renouvelée ou répétée à plusieurs reprises, les parties peuvent s’accorder sur une prolongation de la convention. Il pourra ainsi résulter un nouveau contrat entre les parties, précisant à nouveau l’engagement des parties à être tenues au secret professionnel.

 

En cas de non-respect de l’accord, quelles sont les sanctions ?

Divulguer toute information à un tiers de quelque manière que ce soit est considéré comme une violation, qu’il s’agisse d’une discussion orale informelle ou de la délivrance de documents ou de données. Violer l’accord de confidentialité est une faute contractuelle.

La partie qui n’a pas respecté la clause cause un préjudice immédiat et irréparable pour la partie victime. En effet, ce non-respect détruit la protection de la partie victime et l’expose à de nombreux préjudices, comme une concurrence injuste et inattendue, une perte de clientèle, le débauchage de futurs prospects ou encore une baisse de part du marché et du chiffre d’affaire si le client est une entreprise. Il sera nécessaire de prouver que les informations divulguées étaient bien couvertes par l’accord. Pour cela, il est important de laisser des traces écrites avec des comptes rendus de réunion, des échanges de courriels ou des documents envoyés avec un accusé de réception lors des échanges d’informations. Ces preuves permettront de prouver que ces informations étaient bien protégées et tenues secrètes, ce qui n’est pas possible lors d’un échange oral.

La partie qui a fait fuiter les informations est responsable de réparer le dommage causé par son erreur, en faisant tout ce qui est nécessaire pour cesser la divulgation d’information et en payant des dommages et intérêts.

Les parties qui s’engagent à respecter l’accord sont responsables de tenir au secret leurs employés et leurs associés. Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant sous-traiter auprès d’un organisme prestataire. Si un employé de cet organisme divulgue des informations, les dommages causés à cette entreprise seront pris en charge par le prestataire.