Facture

Éditer une facture conforme suppose de connaître les mentions obligatoires, les délais et les règles de TVA propres à votre situation. Un modèle de facture gratuit vous fait gagner du temps, à condition de l’adapter à votre activité et au type de client. Ce guide récapitule les règles en vigueur et les changements liés à la facturation électronique.

Définition de la facture

La facture est une note détaillée réalisée par toute entreprise ayant vendu des produits ou réalisé des prestations à un client, devant obligatoirement être émise et adressée au client dans le cadre du paiement de la vente ou de la prestation.

Il s’agit d’un document administratif, juridique et comptable, nécessaire pour toute fourniture de service ou vente de produit, elle sert à prouver une vente ou une prestation de services. Elle sera nécessaire pour toute personne (et notamment les entreprises) souhaitant justifier un achat ou une dépense, dans le cadre de sa comptabilité ou en vue de se faire rembourser des frais avancés.

La facture doit comporter un certain nombre de mentions et d’informations obligatoires, à commencer par le nom de l’entreprise qui l’émet, le prix, le nom du client, etc.

La facture a plusieurs natures :

• Une nature comptable car elle sert de justificatif comptable pour une recette ou une charge et est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels ;
• Une nature juridique car elle constitue une preuve juridique de réalisation d’une prestation ou d’une vente ;
• Une nature commerciale et contractuelle : elle reflète la relation contractuelle avec le client et peut être le prolongement d’un contrat commercial, de CGV ou d’une convention de prestations de services ;
• Une nature fiscale : elle est le support des droits de TVA applicables et du régime de TVA applicable. La facture est le document à fournir à l’Administration fiscale en cas de vérification ou de contrôle.

Modèle de facture

Il existe de nombreux modèles de factures disponibles sur Internet, aux formats Word, Excel ou PDF. Le modèle LegalPlace se télécharge et se personnalise en quelques minutes, puis s’imprime ou s’enregistre au format de votre choix.

Toutefois, les mentions obligatoires d’une facture sont nombreuses et varient en fonction de la qualité de l’entreprise (soumise à la TVA ou non, membre d’un centre de gestion agréé ou non, etc.), de l’opération et de la situation du client (client français, client étranger établi dans l’Union européenne, client étranger hors union européenne, etc.).

L’entreprise qui souhaite émettre une facture doit donc bien vérifier que le modèle de facture qu’elle utilise correspond bien à sa situation.

Personnes devant établir une facture

Toute entité qui réalise une prestation de service ou effectue une vente de produit ou de marchandise doit établir une facture. Cette obligation s’applique ainsi à toute entreprise ou à toute entité réalisant une opération commerciale.

Il peut ainsi s’agir :

• D’une société commerciale de type SAS, SASU, SARL, EURL ;
• D’une association ;
• D’un entrepreneur individuel, auto-entrepreneur, etc.

Clients destinataires de la facture

Tout type de clients peut être destinataire d’une facture (et un modèle de facture doit bien prévoir chaque type de catégorie de clients). Il peut ainsi s’agir :

• De clients particuliers ou professionnels ;
• De clients établis en France, dans l’Union Européenne ou en dehors de l’Union européenne.

Toutefois, le régime des mentions obligatoires de la facture ne sera pas le même selon le cas.

Obligation d’établir une facture

La facture est notamment obligatoire dans les cas suivants :

• Pour toutes prestations de services ou ventes entre professionnels ;
• Pour toutes ventes à distance (à des particuliers ou des professionnels) ;
• Pour tous travaux immobiliers ;
• Pour toute prestation de services à un particulier dont le prix est supérieur à 25 € TTC : le document remis prend alors le nom de note. En deçà de ce montant, sa délivrance est facultative, mais reste obligatoire si le client la demande.

Sanctions en l’absence de facture

L’absence de facture pour une opération entre professionnels constitue un manquement à l’obligation de facturation. Il s’agit d’une amende administrative, et non d’une sanction pénale : son montant peut atteindre 75 000 € pour une entreprise individuelle et 375 000 € pour une société. En cas de récidive dans les deux ans, ce plafond est porté à 150 000 € (entreprise individuelle) ou 750 000 € (société).

Sur le plan fiscal, chaque omission ou inexactitude sur une facture est sanctionnée par une amende de 15 €, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Lorsque la facture porte sur une opération fictive ou dissimule l’identité d’une partie, l’amende s’élève à 50 % des sommes concernées ; elle est ramenée à 5 % si l’entreprise prouve, dans les 30 jours, que l’opération a bien été réalisée et comptabilisée.

Numéro de facture

La facture doit comporter obligatoirement un numéro unique (deux facture ne peuvent pas avoir le même numéro). La numération de la facture doit être basée sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Cette numérotation peut toutefois être établie par séries distinctes.

La chronologie peut par exemple être établie sur la base d’une journée selon le modèle suivant : [année]/[mois]/[jour]/[numéro chronologique du jour]. Le numéro de facture doit être présent sur toutes les pages de la facture si elle en comporte plusieurs.

Forme de la facture

La facture est établie sur papier libre en deux exemplaires minimum dont un pour le client. Elle doit comporter des mentions obligatoires. Elle peut être établie en format papier ou électronique (sous certaines conditions notamment si le client l’a accepté, notamment dans les CGV).

Mentions obligatoires de la facture

Toute facture doit comporter les principales mentions obligatoires suivantes :

• Identité du vendeur ou prestataire (prénom, nom, dénomination sociale, adresse) ;
• Numéro SIREN du vendeur ou prestataire ;
• Pour une société : forme juridique (EURL, SARL, SAS…) et montant du capital social ;
• TVA intracommunautaire du vendeur ou prestataire (si applicable) ;
• TVA intracommunautaire de l’acheteur professionnel s’il est établi à l’étranger dans un pays de l’Union Européenne ;
• Identité de l’acheteur ;
• Régime de TVA, taux de TVA, montant de la TVA (si applicable) ;
• Date de la vente ou de la prestation ;
• Date d’émission de facture ;
• L’adresse de facturation ;
• Description du produit ou service (descriptif, références, nombres d’unités vendues, etc.) ;
• -Le cas échéant, prix catalogue, taux horaire convenu, etc. ;
• Prix total hors taxes et prix TTC ;
• Applications éventuelles de rabais, remises ou ristournes ;
• Frais facturés ;
• Modalités de paiement et délais de paiements avec pénalités d’intérêt de retard le cas échéant en cas de facturation à un professionnel ;
• Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de facturation à un professionnel ;
• Mention le cas échéant de l’appartenance à un centre de gestion agréé (association agréée) pour certains professionnels ;
• Mention de l’assurance professionnelle souscrite et adresse de l’assureur pour les professionnels soumis à une obligation d’assurance.

Délai d’émission de la facture

La facture est en principe émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Un différé est toutefois admis dans certains cas, la facture peut être émise au plus tard le 15 du mois suivant pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA et pour les prestations dont la TVA est due par le client. Lorsque plusieurs opérations sont réalisées pour un même client au cours d’un mois, une facture périodique peut être établie au plus tard à la fin de ce mois.

Mode et délais de paiement au titre de la facture

Modes de paiement autorisés

Concernant le mode de paiement, la facture peut en principe être réglée :

• Par chèque (sauf si ce mode de paiement est expressément exclu) ;
• En espèce (sauf si ce mode de paiement est expressément exclu) ;
• Par carte bleue ;
• Par virement bancaire ;
• Par lettre de change ou effet de commerce.

Dans certains cas, en cas d’affiliation à une association agréée, la possibilité d’un paiement par chèque est imposée.

Délais de paiement

Concernant les délais de paiement, il existe plusieurs possibilités :

• Le paiement comptant à réception de la prestation ou du produit, ou à l’avance ;
• Le paiement à réception de la facture ;
• Le paiement différé qui sauf stipulation contraire, pour les facturations entre professionnels, intervient au maximum au 30ème jour suivant réception du produit ou de la prestation. Les parties peuvent toutefois convenir d’un délai plus long, le maximum étant jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture ou à la fin du mois après 45 jours.

La facturation électronique obligatoire à partir de 2026

La réforme de la facturation électronique transforme la manière d’émettre et de recevoir les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Elle ne concerne pas les factures adressées à des particuliers. Notre guide dédié à la facturation électronique détaille chaque étape de la mise en conformité.

Quelles entreprises passent à la facture électronique et quand ?

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission s’applique dès cette date aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire (ETI), puis à partir du 1er septembre 2027 aux PME et aux micro-entreprises. Les factures concernées devront transiter par une plateforme de dématérialisation agréée.

Les nouvelles mentions obligatoires de la facture électronique

Quatre nouvelles mentions obligatoires accompagnent la réforme : le numéro SIREN du client lorsqu’il s’agit d’une entreprise, l’adresse de livraison des biens si elle diffère de l’adresse du client, la nature des opérations (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits ». Le défaut d’émission d’une facture électronique est sanctionné par une amende de 50 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an.

Combien de temps faut-il conserver une facture ?

Les factures émises comme reçues doivent être conservées pendant 10 ans, au même titre que les autres pièces comptables de l’entreprise (livres comptables, bons de commande, de livraison ou de réception). Ce délai permet de justifier chaque opération en cas de contrôle. Sur le plan strictement fiscal, le délai de conservation des documents est ramené à 6 ans.

Rectification ou annulation de la facture

En cas d’erreur, une facture peut être rectifiée ou annulée, mais elle ne peut pas être purement et simplement supprimée.

L’entreprise qui émet la facture doit alors adresser à son client une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente ou une note d’avoir (pouvant même correspondre à un montant négatif, le client ayant alors un avoir sur l’entreprise vendeur ou prestataire). Cette correction prend le plus souvent la forme d’une facture d’avoir.

TVA et facturation d’un client étranger

En principe, la TVA française n’est pas applicable aux clients étrangers professionnels (elle l’est pour les particuliers).

Toutefois, le régime sera différent selon le pays d’établissement du client professionnel étranger :

• S’il est établi dans un pays de l’Union européenne, alors il doit payer la TVA dans son état. On parle de TVA autoliquidée. La facture sera quant à elle établie hors taxe.
• S’il est établi hors de l’Union européenne, alors la TVA n’est pas applicable.

Note d’honoraires et facture

Certaines professions libérales n’établissent pas de facture mais des notes d’honoraires. Ce document est toutefois équivalent à une facture et doit en principe comporter les mêmes mentions obligatoires.

FAQ