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Définition de la facture
La facture est une note détaillée réalisée par toute entreprise ayant vendu des produits ou réalisé des prestations à un client, devant obligatoirement être émise et adressée au client dans le cadre du paiement de la vente ou de la prestation.
Il s’agit d’un document administratif, juridique et comptable, nécessaire pour toute fourniture de service ou vente de produit : elle sert à prouver une vente ou une prestation de services. Elle sera nécessaire pour toute personne (et notamment les entreprises) souhaitant justifier un achat ou une dépense, dans le cadre de sa comptabilité ou en vue de se faire rembourser des frais avancer.
La facture doit comporter un certain nombre de mentions et d’informations obligatoires, à commencer par le nom de l’entreprise qui l’emet, le prix, le nom du client, etc.
Ainsi, la facture a plusieurs natures :
– Une nature comptable car elle sert de justificatif comptable pour une recette ou une charge et est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels.
– Une nature juridique car elle constitue une preuve juridique de réalisation d’une prestation ou d’une vente.
– Une nature commerciale et contractuelle : elle reflète la relation contractuelle avec le client et peut être le prolongement d’un contrat commercial, de CGV ou d’une convention de prestations de services.
– Une nature fiscale : elle est le support des droits de TVA applicables et du régime de TVA applicable. La facture est le document à fournir à l’Administration fiscale en cas de vérification ou de contrôle.
Modèle de facture
Il existe de nombreux modèles de factures disponibles sur Internet.
Toutefois, les mentions obligatoires d’une facture sont nombreuses et varient en fonction de la qualité de l’entreprise (soumise à la TVA ou non, membre d’un centre de gestion agréé ou non, etc.), de l’opération et de la situation du client (client français, client étranger établi dans l’Union européenne, client étranger hors union européenne, etc.).
L’entreprise qui souhaite émettre une facture doit donc bien vérifier que le modèle de facture qu’elle utilise correspond bien à sa situation.
Personnes devant établir une facture
Toute entité qui réalise une prestation de service ou effectue une vente de produit ou de marchandise doit établir une facture. Cette obligation s’applique ainsi à toute entreprise ou à toute entité réalisant une opération commerciale.
Il peut ainsi s’agir :
– d’une société commerciale de type SAS, SASU, SARL, EURL
– d’une association
– d’un entrepreneur individuel, auto-entrepreneur, etc.
Clients destinataires de la facture
Tout type de clients peut être destinataire d’une facture (et un modèle de facture doit bien prévoir chaque type de catégorie de clients). Il peut ainsi s’agir :
– de clients particuliers ou professionnels
– de clients établis en France, dans l’Union Européenne ou en dehors de l’Union européenne.
Le régime des mentions obligatoires de la facture ne sera pas le même selon le cas.
Obligation d’établir une facture
La facture est notamment obligatoire dans les cas suivants :
– Pour toutes prestations de services ou vente entre professionnels
– Pour toutes ventes à distance (à des particuliers ou des professionnels)
– Pour tous travaux immobiliers
– Pour toute prestation de services à un particulier dès lors que le prix est supérieur ou égal à 25 € TTC (on parlera alors d’une note).
Sanction en cas d’absence de facture
L’absence d’établissement d’une facture pour une opération entre professionnel est passible d’une sanction pénale de 75.000 €, cette amende pouvant être portée à 50% de la somme qui aurait être du factué.
Du point de vue fiscal, l’entreprise s’expose à un redressement de 50% du montant facturé.
Ces sanctions s’appliquent bien-entendu à l’entreprise qui aurait dû émettre la facture (le vendeur ou le prestataire de services)
Numéro de la facture
La facture doit comporter obligatoirement un numéro unique (deux facture ne peuvent pas avoir le même numéro). La numération de la facture doit être basée sur une séquence chronologique continue et sans rupture.
Cette numérotation peut toutefois être établie par séries distinctes.
La chronologie peut par exemple être établie sur la base d’une journée selon le modèle suivant : [année]/[mois]/[jour]/[numéro chronologique du jour].
Le numéro de facture doit être présent sur toutes les pages de la facture si elle en comporte plusieurs.
Forme de la facture
La facture est établie sur papier libre en deux exemplaires minimum dont un pour le client.
Elle doit comporter des mentions obligatoires.
Elle peut être établie en format papier ou électronique (sous certaines conditions notamment si le client l’a accepté, notamment dans les CGV).
Mentions obligatoires de la facture
Toute facture doit comporter les principales mentions obligatoires suivantes :
– Identité du vendeur ou prestataire (prénoms, nom, dénomination sociale, adresse)
– Numéro SIRET du vendeur ou prestataire
– Inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM), selon le cas
– TVA intracommunautaire du vendeur ou prestataire
– TVA intracommunautaire de l’acheteur professionnel s’il est établi à l’étranger dans un pays de l’union européenne
– Identité de l’acheteur
– Régime de TVA, taux de TVA, montant de la TVA
– Date de la vente ou de la prestation
– Date d’émission de facture
– Description du produit ou service (descriptif, références, nombres d’unités vendues, etc.)
– Le cas échéant, prix catalogue, taux horaire convenu, etc.
– Prix total hors taxes et prix TTC le cas échéant
– Applications éventuelles de rabais, remises ou ristournes
– Frais le cas échéant facturés
– Modalités de paiement et délais de paiements avec pénalités d’intérêt de retard le cas échéant en cas de facturation à un professionnel
– Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € en cas de facturation à un professionnel
– Mention le cas échéant de l’appartenance à un centre de gestion agréé (association agréée) pour certains professionnels
– Mention de l’assurance professionnelle souscrite et adresse de l’assureur pour les professionnels soumis à une obligation d’assurance.
Délai d’émission de la facture
La facture est en principe délivrée dès la réalisation d’une vente ou d’une prestation de services.
Un différé de 15 jours est toutefois admis pour des raisons de gestion administrative.
Lorsque plusieurs prestations ou ventes sont réalisées pour le même client sur une longue période, une facturation périodique est possible.
Mode et délais de paiement au titre de la facture
Concernant le mode de paiement, la facture peut en principe être réglée :
– par chèque (sauf si ce mode de paiement est expressément exclu)
– en espèce (sauf si ce mode de paiement est expressément exclu)
– par carte bleue
– par virement bancaire
– par lettre de change ou effet de commerce
Dans certains cas, en cas d’affiliation à une association agréée, la possibilité d’un paiement par chèque est imposée.
Concernant les délais de paiement, il existe plusieurs possibilités :
– le paiement comptant à réception de la prestation ou du produit, ou à l’avance
– le paiement à réception de la facture
– le paiement différé qui sauf stipulation contraire, pour les facturations entre professionnels, intervient au maximum au 30ème jour suivant réception du produit ou de la prestation. Les parties peuvent toutefois convenir d’un délai plus long, le maximum étant jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture ou à la fin du mois après 45 jours.
Rectification ou annulation de la facture
En cas d’erreur, une facture peut être rectifiée ou annulée, mais elle ne peut pas être purement et simplement supprimée.
L’entreprise qui émet la facture doit alors adresser à son client une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente ou une note d’avoir (pouvant même aller jusqu’à correspondre à un montant négatif, le client ayant alors un avoir sur l’entreprise vendeur ou prestataire).
TVA et client étranger
En principe, la TVA française n’est pas applicable aux clients étrangers professionnels (elle l’est pour les particuliers).
Toutefois, le régime sera différent selon le pays d’établissement du client professionnel étranger :
– S’il est établi dans un pays de l’Union européenne, alors il doit payer la TVA dans son état. On parle de TVA autoliquidée. La facture sera quant à elle établie hors taxe.
– S’il est établi hors de l’Union européenne, alors la TVA n’est pas applicable.
Note d’honoraires et facture
Certaines professions libérales n’établissent pas de facture mais des notes d’honoraires. Ce document est toutefois équivalent à une facture et doit en principe comporter les mêmes mentions obligatoires.