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Le bureau de domiciliation
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Le bureau de domiciliation constitue une solution alternative à la location vide quand un entrepreneur cherche à obtenir un siège social. Outre une adresse fiscale et administrative, il permet à l’entreprise domiciliée de bénéficier de services supplémentaires si elle le souhaite.
Avant d’opter pour cette solution de domiciliation, le chef d’entreprise devra se renseigner sur les autres possibilités. Ensuite, il faudra qu’il détermine bien ses besoins pour qu’il puisse anticiper le budget à allouer à son projet. Il est tout important qu’il se renseigne sur les formalités à suivre pour domicilier son siège social dans un bureau.
Choisir le bureau de domiciliation comme siège social, c’est possible aussi bien pour une entreprise en cours de création que pour une structure déjà existante. Un tel choix présente un certain nombre d’avantages qu’il convient de connaître.
Choix pratique et économique
En domiciliant son siège social dans un bureau, une entreprise choisit la praticité. En effet, c’est une solution qui permet d’obtenir rapidement une adresse de domiciliation que l’on n’est pas obligé de remplacer à chaque changement de lieu d’exercice.
De plus, il donne à l’entrepreneur la possibilité d’opter librement pour la formule qui correspond réellement à ses besoins. En guise d’exemple, il pourra choisir entre un bureau privatif et un espace partagé.
Il s’agit également d’une option de domiciliation économique. C’est pourquoi elle convient particulièrement aux entreprises naissantes, mais elle intéresse aussi des structures de toute taille. En effet, elle permet de réaliser des économies substantielles sur les coûts de la création d’une société. En louant un bureau physique, l’entrepreneur devra effectuer plus de dépenses, parce qu’il sera contraint de :
- Payer un loyer élevé ;
- S’acquitter de plusieurs charges de fonctionnement ;
- S’occuper des tâches administratives ou de recruter un secrétaire.
Large choix d’engagement
La domiciliation dans un bureau permet également de mieux maîtriser les coûts. En optant pour cette solution, l’entrepreneur pourra choisir librement les services additionnels qu’il souhaite souscrire. Il effectuera son choix en fonction de ses besoins et de son budget.
D’autre part, il pourra choisir le type de bail qui convient à sa situation et à la nature de son activité. La solution la plus flexible consiste à opter pour un contrat de prestation de services, qui lui permet de quitter les lieux quand il le souhaite, en respectant un préavis de 3 mois maximum.
L’entreprise domiciliée peut aussi choisir de conclure un bail professionnel si elle exerce une activité libérale, et celui-ci est résiliable en réalisant un préavis de 6 mois. Mais elle a aussi la possibilité d’opter tout simplement pour un contrat de domiciliation, qui sécurise les rapports entre elle et la société domiciliataire. Ce dernier devra faire l’objet d’un enregistrement au RCS.
Par ailleurs, l’entrepreneur peut contracter un bail commercial qu’il mène une activité de nature libérale, artisanale ou commerciale. Celui-ci sera conclu pour une période de 9 ans, renouvelable. Si l’entreprise ne veut pas s’engager sur le long terme, il a encore la possibilité d’opter pour un bail précaire, qui ne dépasse pas 3 ans.
Avantages fiscaux
La location d’un bureau de domiciliation permet également à une entreprise de bénéficier d’avantages fiscaux non négligeables. Le loyer pourra être déduit du bénéfice de la société domiciliée. En effet, il ne sera pas pris en compte dans les résultats imposables en fin d’exercice comptable.
D’autre part, si l’entreprise domiciliée choisit de louer un bureau équipé, elle sera soumise au régime des BIC ou bénéfices industriels et commerciaux. Elle profitera d’un taux d’amortissement de 5 % par an.
Quels sont les services liés à la location du bureau ?
À part l’adresse administrative, le bureau de domiciliation peut proposer divers services additionnels, parmi lesquels on distingue la mise à disposition :
- D’une salle de réunion aménagée ;
- D’un bureau équipé.
Salle de réunion aménagée
Lorsque l’entrepreneur le souhaite, il aura à sa disposition une salle de réunion équipée. Il sera susceptible d’en avoir besoin en cas de :
- Rendez-vous important ;
- Assemblée générale ;
- Accueil de partenaires ;
- Rencontre avec l’équipe commerciale ou l’organe de direction.
La table de réunion, le paperboard et le vidéoprojecteur comptent parmi les équipements de base. La salle de réunion peut aussi être équipée d’un matériel de visioconférence. Il convient de noter que souvent, un service d’accueil est également mis à la disposition des clients pour transmettre les messages et accompagner leurs visiteurs.
Bureau avec des équipements adaptés
L’entreprise domiciliée bénéficiera également d’un espace valorisant qui favorise sa productivité. En effet, elle peut avoir accès à des bureaux bien équipés, en plus d’être généralement bien situés. Ses collaborateurs auront aussi la possibilité d’accéder à une salle de détente ou de restauration.
Souvent, les bureaux se situent dans un endroit facile d’accès et permettent de disposer d’une :
- Connexion internet haut débit ;
- Ligne téléphonique propre ;
- Imprimante ;
- Photocopieuse.
Avant de domicilier son siège social, il est toujours conseillé de vérifier si cette solution est conforme à la réglementation locale et adaptée à la nature de l’activité menée. En effet, il est essentiel de bien lire le contrat proposé par le bailleur. Le document peut prévoir des conditions ou des restrictions précises, même si la domiciliation dans un bureau constitue généralement une solution à la fois souple et stratégique.
Pour une société en cours de création, il est nécessaire de joindre un justificatif d’adresse de siège social au dossier d’immatriculation. Il peut s’agir d’un :
- Bail ;
- Contrat de prestation de services ;
- Contrat de domiciliation.
Pour rappel, si l’entreprise choisit de conclure un bail commercial en domiciliant son siège social dans un bureau, le contrat devra faire l’objet d’un enregistrement auprès du Répertoire des métiers ou du Registre du commerce et des sociétés.
Bien entendu, elle devra avant tout comparer les offres disponibles sur le marché et choisir celle qui semble correspondre le plus à son budget et à ses besoins. Ensuite, il faudra qu’elle se rapproche du bureau de domiciliation choisi pour connaître ses tarifs et les différentes formules qu’il propose.
Pour une société déjà existante, il est généralement nécessaire de procéder à un transfert de siège social parce que toute entreprise immatriculée dispose déjà une adresse de domiciliation. En effet, il est obligatoire d’en avoir pour pouvoir réaliser la démarche d’immatriculation.
Peu importe la raison qui a poussé l’entreprise à changer d’adresse administrative, il faudra qu’il procède au transfert de siège social, qui se décide en assemblée générale au sein d’une société pluripersonnelle. La décision en question devra être consignée dans un PV et faire l’objet d’une publication dans un support d’annonces légales.
Au sujet de cette dernière formalité, elle sera réalisée une seule fois si le nouveau siège social ne se situe pas dans un autre département que le précédent. En cas contraire, il faudra publier deux avis, l’un dans un support d’annonces légales de l’ancien département et l’autre dans un support d’annonces légales situé dans le nouveau.
Selon le Code du commerce, la modification devra être enregistrée auprès du greffe du ressort territorial du nouveau siège social. Pour ce faire, il faut aujourd’hui déposer sur le guichet unique de l’INPI :
- La décision de transfert de siège social ;
- Les statuts modifiés ;
- Un formulaire de déclaration de modification ;
- L’attestation de parution dans un support habilité ;
- Un document attestant de la jouissance de nouveaux locaux.
Bien entendu, l’entreprise devra justifier aussi d’un contrat daté et signé par son représentant légal et celui du bureau de domiciliation. Notons que ce dernier peut se charger lui-même du transfert de siège de domiciliation social à la demande de la société domiciliée.
Quel budget prévoir pour la location de bureau pour domiciliation ?
Pour installer son siège social dans un bureau de domiciliation, il est nécessaire de prévoir un budget, qui varie surtout en fonction des services annexes dont l’entreprise souhaite bénéficier auprès de la société domiciliaire. En principe, plus ils sont nombreux, plus les dépenses seront importantes.
Mais il dépend aussi de la taille de la structure. En effet, la disposition des locaux peut se choisir en fonction de ce paramètre. Souvent, les micro-entrepreneurs préfèrent les espaces partagés. Les bureaux étant modulables, il est possible d’opter pour une autre configuration suivant l’évolution de l’entreprise domiciliée.
Quelles sont les autres possibilités de domiciliation ?
De nombreuses autres possibilités de domiciliation existent. Pour obtenir un siège social, le représentant légal d’une entreprise peut utiliser son domicile personnel. En choisissant cette option, il ne bénéficiera pas d’un contrat de domiciliation. Une simple facture pourra servir de justificatif.
En principe, cette option de domiciliation est envisageable si aucune disposition contractuelle ou législative ne s’y oppose. Et le chef d’entreprise n’est pas obligé d’être propriétaire du domicile déclaré. Toutefois, il est tenu d’obtenir l’accord de son propriétaire s’il est locataire pour concrétiser son projet.
Il convient de savoir également que l’entrepreneur individuel peut domicilier son entreprise à son domicile même si une clause lui en interdit, s’il ne dispose d’aucun local pour mener son activité. En effet, certains prestataires de service travaillent de manière exclusive chez leurs clients.
Lors de l’immatriculation de l’entreprise, tout déclarant devra joindre une pièce justifiant la jouissance ou la propriété du domicile déclaré au dossier requis. Il peut s’agir :
- D’un contrat de bail ;
- D’une facture téléphonique ;
- D’une facture d’électricité.
Soulignons qu’une autorisation du maire est parfois indispensable si l’entrepreneur prévoit d’établir son siège social à son domicile, qui est installé dans une ville de plus de 200 000 habitants. Il en est de même pour une habitation située dans les départements :
- Des Hauts-de-Seine ;
- De Val-de-Marne ;
- De Seine–Saint-Denis.
D’autre part, l’entrepreneur peut acquérir un local professionnel ou commercial en vue de l’utiliser comme lieu d’exercice. Bien entendu, il aura le choix d’établir le siège social de son entreprise à la même adresse. Mais un tel projet nécessite un investissement financier important. Il implique l’achat d’un bien immobilier, ainsi que de tous les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité.
En outre, il est également envisageable de se domicilier dans un centre d’affaires. La plupart du temps, les entreprises font ce choix pour bénéficier d’une adresse prestigieuse et améliorer leur image de marque. C’est une option de domiciliation qui intéresse particulièrement les consultants et les nouveaux entrepreneurs. Souvent, les équipes travaillant sur un projet spécifique préfèrent aussi recourir à cette possibilité. En effet, un tel choix leur fera profiter des équipements disponibles sur place.
La domiciliation dans un centre d’affaires constitue également une solution pratique pour les entreprises ayant des succursales ou un bureau de liaison dans d’autres communes. Les entrepreneurs apprécient aussi la sécurité des bureaux, ainsi que des données client.
Sous certaines conditions, il est également possible de se domicilier dans une pépinière d’entreprises. Cette option de domiciliation convient surtout aux jeunes entrepreneurs qui n’ont pas encore beaucoup de clients. En effet, elle n’est pas adaptée aux :
- Magasins de détail ;
- Entreprises industrielles ;
- Sociétés de négoce.
Pour bénéficier d’un service de domiciliation à des prix attrayants, l’entrepreneur devra d’abord choisir parmi les pépinières d’entreprises existant sur le marché et se rapprocher de la structure sélectionnée pour lui adresser un dossier de candidature. Un comité d’agrément se chargera de valider ce dernier. Il est généralement composé de :
- Chefs d’entreprise ;
- Experts de la création d’entreprise.
Cette solution de domiciliation donne la possibilité de bénéficier de conseils personnalisés et de soutiens professionnels. La pépinière d’entreprises constitue alors l’option de domiciliation idéale lorsque le projet est encore en gestation ou :
- Dans une phase de conception ;
- Au stade de la recherche de financement.
C’est également la solution à privilégier pour les jeunes entrepreneurs en phase de pré-création ou bien fraîchement immatriculés. Elle leur permet de partager des compétences et expériences. Il est facile de créer un réseau professionnel en choisissant d’établir son siège social au sein d’une pépinière d’entreprises.
FAQ
Qu’est-ce qu’un centre de domiciliation ?
Il s’agit d’un prestataire de services qui propose aux entreprises une solution leur permettant d’obtenir rapidement un siège social et de dissocier leur adresse administrative de celle de leur lieu d’exercice. Elles pourront choisir de l’établir dans un quartier stratégique ou prestigieux afin de gagner en visibilité ou d’améliorer leur image de marque.
Pourquoi recourir au service d’une société de domiciliation ?
En faisant appel au service d’une société de domiciliation, une entreprise bénéficie d’une adresse administrative valorisante. Si elle le souhaite, elle pourra aussi souscrire auprès du prestataire diverses prestations, telles que :
● La gestion du courrier ;
● La mise à disposition d’une salle de réunion ;
● La tenue de la comptabilité ;
● L’assistance administrative.
Pourquoi dont-on domicilier une entreprise ?
La domiciliation est une démarche obligatoire pour pouvoir immatriculer une entreprise. Elle permet de bénéficier d’une adresse professionnelle à la fois plus accessible et valorisante. Celle-ci apparaît dans tous les documents commerciaux (devis, facture, etc.) de la société. Tous les courriers officiels sont envoyés également à l’adresse de domiciliation.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
bonjour , L’orsqu\un contrat de mise à disposition d’un local/ bureau est signé pour 2 créneaux par semaine, Est ce que le preneur doit impérativement régler les créneaux qu’il aura réservé même si il n’a pas l’usage du bureau par manque de clientèle ou maladie? autrement dit peut-il justifier, par son absence, de ne pas régler le montant correspondant à ces créneaux?
merci pour votre réponse