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La domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise permet de donner une adresse physique au siège social de la société. Elle est obligatoire dans le cadre de l’immatriculation de la société ou de la déclaration de l’entreprise et peut être utilisée stratégiquement pour donner une image prestigieuse de l’entreprise. Cependant, les coûts engendrés par un bail ou encore le recours à une société de domiciliation en ligne peuvent être plus ou moins considérables. Par exemple, une domiciliation à Paris est certes un gage de qualité, mais elle peut s’avérer onéreuse.

En principe, plusieurs choix peuvent être envisagés :

  • Au domicile personnel de l’entrepreneur ;
  • Domiciliation au domicile du gérant;
  • Auprès d’une société de domiciliation ;
  • En pépinière d’entreprise ;
  • Dans un local en propre.

Qu’est-ce que la domiciliation d’une entreprise ?

La domiciliation d’entreprise est une opération qui consiste à attribuer une adresse physique à une société. Il s’agit de l’adresse de son siège social.

À quoi sert la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise permet de donner une adresse fiscale, juridique et administrative à une société ou une entreprise individuelle. Une adresse de domiciliation est en effet indispensable pour toutes les formalités administratives à effectuer. Elle peut être différente de celle où se trouve réellement la société c’est-à-dire distincte de ses établissements.

Domicilier son auto-entreprise, son entreprise ou sa société est, au travers de la présence physique, un gage de réassurance pour les clients et partenaires qui savent où vous trouver en cas de besoin. Le siège social peut être aussi utilisé pour recevoir les partenaires financiers et les clients.

Quels justificatifs pour le siège social ?

En fonction de la solution de domiciliation choisie, lorsqu’un tiers ou une autorité réclame un justificatif, des documents différents doivent être envoyés :

  • Domicile personnel du dirigeant : si le dirigeant est domicilié chez un tiers, il est nécessaire d’obtenir une autorisation de domiciliation de siège social de sa part, en revanche, s’il est propriétaire, une simple attestation suffit. En outre, il faudra fournir un justificatif de domicile au nom du dirigeant (une facture par exemple).
  • Société de domiciliation : le contrat avec cette dernière constitue un justificatif de siège social.
  • Pépinière d’entreprise : le contrat avec la pépinière ainsi qu’une facture au nom de l’entreprise sont suffisants.
  • Local en propre : le contrat de bail ou bien le titre de propriété ainsi qu’une facture au nom de l’entreprise établissent un justificatif de domicile.

 

Où domicilier son entreprise : avantages et inconvénients

La domiciliation constitue une étape obligatoire en vue de son immatriculation. Il existe différentes solutions.

Voici un tableau comparatif synthétique des avantages et inconvénients de chaque forme de domiciliation :

AvantagesInconvénients
Domicile personnel
  • Coûts quasi inexistants
  • Facilité de gestion
  • Durée maximale de 5 ans pour un dirigeant de société
  • Restrictions possibles
Société de domiciliation
  • Coûts modérés
  • Services supplémentaires
  • Adresses prestigieuses
  • Externalisation de certains pans de la gestion
  • Frais parfois cachés
Pépinière d’entreprise
  • Partage de locaux avec d’autres entreprises innovantes
  • Possibilité d’obtenir des aides, des conseils
  • Critères pour intégrer une pépinière très sélectifs
Local en propre
  • Solution très onéreuse

Solution n°1 : Au domicile personnel

Avantages

Le domicile personnel est une solution pour tout entrepreneur individuel et micro-entrepreneur souhaitant attribuer une adresse administrative et juridique à sa structure. Le principal avantage pour une entreprise individuelle ou une petite société concerne la limitation des coûts de création de ces dernières. En outre, les charges réelles liées à l’activité professionnelle n’étant pas déductibles des charges des micro-entrepreneurs, cette solution s’avère d’autant plus pertinente pour ce statut juridique. Sous certaines conditions, il sera également possible pour le dirigeant de déduire une quote part du loyer et des charges de son domicile du bénéfice de la société constituant l’assiette imposable.

Inconvénients

Pour une société, la domiciliation n’est possible qu’à l’adresse de son dirigeant (gérant ou président), et ce, sur 5 ans au maximum. Le dirigeant doit par ailleurs envoyer une notification au bailleur ou au syndicat de copropriété avant la demande d’immatriculation au RCS de la société. Domicilier le siège social de la société chez un associé est ainsi interdit. Par ailleurs, que ce soit pour les entreprises ou les sociétés, quelques restrictions existent dans certaines zones géographiques, en fonction du nombre d’habitants et des politiques publiques.

A noter : Il n’est possible d’utiliser domicile personnel que si le bail et le règlement de copropriété ne l’interdisent pas. En cas d’absence de clause spécifique, il est conseillé d’informer le syndic de copropriété.

Solution n°2 : La société de domiciliation

L’entrepreneur peut domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation immatriculée au Registre du commerce et des sociétés et agréée par le préfet du département. Pour ce faire, il doit signer un contrat de domiciliation.

Avantages

La domiciliation d’une entreprise auprès d’une société spécialisée permet par exemple d’occuper des locaux avec d’autres entreprises. Ce type de domiciliation permet de choisir une adresse parfois prestigieuse sans assumer un loyer exorbitant. De nombreux services peuvent également être inclus dans le contrat d’adhésion de base ou bien être choisis sur option payante. Ces services peuvent concerner la gestion du courrier, une permanence téléphonique, des salles de réunion ou encore la réalisation de formalités juridiques.

Inconvénients

Avoir recours à une société spécialisée peut s’avérer coûteux en fonction de l’adresse et des services choisis. Cette solution restera toutefois toujours moins onéreuse que l’acquisition de locaux. Il sera en outre nécessaire d’utiliser des comparateurs de prix et de services et de bien examiner le contrat avant de le signer car certains frais peuvent être cachés.

Solution n°3 : La pépinière d’entreprise

Avantages

Choisir une pépinière d’entreprise constitue une alternative intéressante. Cette pratique permet de partager des locaux équipés et aménagés avec d’autres sociétés et de bénéficier d’un accompagnement. De plus, les pépinières d’entreprise proposent des services mutualisés. Vous pouvez également vous demander comment créer une pépinière d’entreprise afin de se lancer soi-même dans ce service.

Inconvénients

Pour intégrer la pépinière, l’entreprise doit avoir été créée il y a moins de deux ou trois ans. Il faudra également déposer un dossier qui sera évalué après quoi un contrat sera signé entre les parties. L’autre inconvénient concerne la durée de mise à disposition des locaux, elle dépend des pépinières mais en moyenne, le contrat est prévu pour 3 ans. En outre, les critères d’éligibilité peuvent être plus ou moins stricts en fonction des pépinières.

Solution n°4 : Le local en propre

Avantages

Utiliser un local en propre est une autre possibilité. Cela consiste à établir le siège social dans un local loué au nom de l’entreprise voire acquis par elle. Différents contrats sont envisageables dans le cas de la domiciliation dans un local en propre et peuvent s’adapter à chaque situation : bail commercial, bail professionnel, bail précaire, etc. Disposer de locaux permet aussi de jouir d’une grande liberté dans l’aménagement de ces derniers. Enfin, le contrat de bail constitue un droit cessible (notamment à travers le fonds de commerce), on parle alors de cession de bail commercial.

Inconvénients

Dans certains cas, en raison d’une disposition législative ou d’une stipulation contractuelle, obtenir un local en propre sera inenvisageable. Cette solution s’avère également la plus coûteuse et sera donc souvent adaptée à une société qui a un certain nombre d’années d’existence et une comptabilité qui permet d’espérer un chiffre d’affaires pérenne.

Comment domicilier son entreprise ?

La procédure à suivre dépend de la solution choisie. En principe, les démarches et les formalités sont relativement simples.

Domicilier son entreprise à son domicile personnel ou dans un local en propre

En principe, aucune procédure n’est requise pour la domiciliation à son domicile personnel ou dans un local en propre. Il suffit de joindre un justificatif d’adresse de siège social (bail, taxe foncière…) lors de l’immatriculation. En revanche, il faudra par ailleurs respecter les formalités propres au contrat de bail.

Domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation

Le recours à une société de domiciliation peut se faire directement au bureau de la société ou en ligne. Pour ce faire, il faut :

  • Aller sur le site d’une entreprise de domiciliation
  • Transmettre les informations sur l’entreprise
  • Transmettre les pièces justificatives sous format numérique
  • Signer le contrat de domiciliation généré.
À noter : lors de l’immatriculation, il faut fournir le contrat ou l’attestation de domiciliation.

 

Combien coûte la domiciliation d’une entreprise ?

La domiciliation au domicile personnel est bien évidemment gratuite. En ce qui concerne les sociétés de domiciliation et les pépinières d’entreprise, le coût de domiciliation varie selon les services proposés.

Ce tableau récapitulatif permet de faire un comparatif des coûts de domiciliation d’entreprise :

Solution de domiciliationCoût moyen par mois
Domiciliation au domicile personnelGratuit
Domiciliation auprès d’une société spécialiséeEntre 35 et 300 €
Domiciliation en pépinièreEntre 200 et 400 €
Domiciliation dans un local louéÀ partir de 1500 €

Le prix oscille entre 15 et 300 € par mois auprès d’une société de domiciliation. Les tarifs sont généralement moins chers pour l’auto-entrepreneur. Le coût de domiciliation dans une pépinière est généralement compris entre 200 et 400 € par mois. La domicilier dans un local en propre loué est généralement plus cher. Le loyer est bien sûr établi en fonction de la surface des locaux et de leur situation géographique.

Avoir recours à une entreprise de domiciliation

Les erreurs à éviter

Afin de bénéficier d’un service de qualité, il faut bien choisir le prestataire. Voici quelques conseils à suivre lors du choix :

  • Vérifier le n° d’immatriculation au RCS ni l’autorisation d’exercer de la société de domiciliation
  • Examiner les prestations optionnelles souscrites avant de signer le contrat de domiciliation
  • S’informer sur la gestion du courrier (possibilité de réexpédition pouvant entraîner une facturation élevée)
  • Vérifier l’existence de frais annexes dans le contrat de domiciliation
  • Visiter les locaux avant de conclure un contrat de domiciliation
  • Comparer les prix proposés par les différentes sociétés de domiciliation.

Réglementation autour de la domiciliation d’entreprise

La domiciliation est une formalité obligatoire en vue de la création d’une entreprise. Elle est régie par le décret n° 85-1280 du 5 Juillet 1985. Des modifications ont été apportées en ce qui concerne les réglementations autour de cette pratique depuis 2003.

Domicilier son entreprise : une formalité obligatoire ?

La domiciliation d’entreprise constitue une obligation pour tout entrepreneur souhaitant créer une entreprise ou une société (SARL, SAS, SA, SNC…). L’adresse du siège social doit figurer sur les statuts juridiques de l’entreprise et tous ses documents de communication. Lors de la procédure de création, l’entrepreneur doit fournir un justificatif de siège social au Centre des formalités des entreprises (CFE). Sans une adresse de domiciliation, l’immatriculation ne peut se faire.

À noter : cette obligation concerne également l’auto-entrepreneur.

Quelles règles à respecter pour la société de domiciliation ?

La domiciliation d’une entreprise peut se faire par le biais d’une société de domiciliation. Celle-ci doit respecter quelques obligations réglementaires, à savoir :

  • Disposer juridiquement de locaux en tant que propriétaire ou en tant que détenteur de bail commercial
  • Avoir la capacité de proposer une pièce propre aux entreprises domiciliées
  • Garantir un niveau de confidentialité pour les activités professionnelles exercées par l’entreprise hébergée
  • Mettre à disposition des entreprises hébergées des endroits pour la tenue des réunions
  • Garantir la tenue, la consultation et la conservation des documents comptables obligatoires, des registres et des livres
  • Ne pas exercer dans un local utilisé comme habitation ou un local à usage mixte professionnel
  • Avoir obtenu un agrément préfectoral pour l’exercice de ses activités.
À noter : la durée des contrats conclus entre les parties doit être de 3 mois au minimum, renouvelable tacitement.

Quelles sont les règles à respecter pour la société domiciliée ?

Les réglementations autour de la domiciliation d’entreprise concernent également l’entreprise domiciliée. Celle-ci doit :

  • Faire état de sa domiciliation lors de la demande d’immatriculation
  • Fournir un justificatif de son siège social et les informations concernant la société de domiciliation
  • Utiliser uniquement les locaux pour le siège social de l’entreprise
  • Fournir un mandat au domiciliataire pour la réception des notifications en son nom
  • Informer la société mandataire en cas de modification d’activités et de coordonnées.

Prestations annexes

LegalPlace vous accompagne dans vos démarches et vous propose notamment ses services de création d’entreprise, ou de modèle de bail commercial, conforme aux dernières réglementations.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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