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Le guichet unique INPI
Dernière mise à jour le 14/02/2024
L’INPI et son guichet unique permettent à tout entrepreneur de réaliser les démarches qui se rattachent à la vie sociale d’une entreprise, quel qu’en soit le type. L’institut s’est déjà illustré depuis longtemps par son implication dans la protection des œuvres de l’esprit, catégorisées en propriété industrielle et en propriété intellectuelle.
La loi Pacte lui a permis d’étendre sa compétence dans la gestion de son site qui centralise l’ensemble des démarches susmentionnées. Ce guichet unique constitue une amélioration certaine des procédures en supprimant tous les autres intervenants. En effet, il a acquis le monopole des activités depuis début janvier 2023.
Que doit-on savoir sur le guichet unique INPI des formalités d’entreprises ?
Un entrepreneur est amené à faire face à de nombreuses situations dans le cadre de la gestion d’entreprise. À chaque étape essentielle de la vie de cette dernière, il est inévitable d’accomplir certaines formalités. Le guichet unique a été créé spécialement pour leur offrir une solution dématérialisée et rapide.
Présentation du guichet unique
Les greffes, les URSSAF, les chambres de commerce et d’industrie, les chambres de métiers et de l’artisanat, les services des impôts des entreprises et les chambres d’agriculture étaient des acteurs de premier plan dans l’accomplissement des formalités d’entreprises.
La loi Pacte a apporté un profond bouleversement dans cette organisation. La législation a permis de créer le guichet unique, une plateforme qui assure aujourd’hui à elle seule la gestion de toutes les tâches qui étaient auparavant réparties aux réseaux de CFE susmentionnés.
Depuis début janvier 2023, le guichet unique est devenu légalement autorisé à réaliser la totalité des formalités administratives en lien avec les entreprises. Concrètement, depuis un espace sécurisé, il permet aux entrepreneurs de découvrir les étapes pour préparer et envoyer leurs demandes. Il se chargera de les transmettre aux divers organismes compétents, comprenant notamment les organismes sociaux et fiscaux.
Il est tout aussi important de rappeler que cette plateforme peut être utilisée par tous les entrepreneurs, peu importe la forme juridique de la structure (que ce soit une micro-entreprise, une entreprise individuelle ou une société) ou le secteur d’activité dans lequel ils évoluent (l’artisanat, le commerce ou encore l’agriculture).
Déploiement du service
Le guichet unique est l’interlocuteur unique des entrepreneurs qui désirent réaliser les diverses démarches permettant de régulariser la situation d’une entreprise. Il peut être utilisé également pour la création d’une société (INPI création entreprise individuelle, INPI création EURL) .
L’entreprise pourra être immatriculée au registre national des entreprises (RNE). Mais suivant leur domaine d’activité, elle doit figurer également dans l’un des registres suivants :
- Registre du commerce et des sociétés (RCS) enregistrant tous les acteurs exerçant une activité commerciale, ainsi que toutes les sociétés ;
- Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) enregistrant les agents commerciaux.
Ce guichet accompagne le dirigeant d’entreprise dans toutes les étapes du processus de modification qui s’opère au sein de l’entreprise. Il permet aussi de faciliter la démarche de radiation des entreprises en fin de vie, auprès des divers organismes compétents.
En outre, il est bon de noter que la plateforme propose diverses options dans un tableau de bord qui permet de suivre toute l’avancée du traitement des dossiers. En effet, le déclarant sera toujours avisé directement, depuis son espace personnel, des résultats de la procédure.
La clé société et la clé matricule sont fournies par l’Institut national de la statistique et des études économiques. En effet, l’Insee les attribue à l’entreprise par l’intermédiaire du guichet unique au moment de l’inscription de cette dernière au répertoire Sirene.
Avantages
Le guichet unique a été institué afin de permettre aux entrepreneurs de jouir d’une structure unique et organisée pour réaliser l’intégralité des démarches administratives liées à la gestion d’une entreprise. Grâce à cette centralisation, la réalisation des formalités en est simplifiée.
Grâce à l’INPI et son guichet unique, les entrepreneurs ne risquent plus de se tromper dans le choix des organismes sociaux compétents pour s’occuper de leurs cas. Le dispositif permet également de consulter une base de données centralisée qui recense l’ensemble de toutes les entreprises implantées sur le territoire français.
De plus, à l’aide du tableau de bord présent sur la plateforme, les utilisateurs peuvent non seulement faire un suivi de l’état d’avancement de leur demande, mais également réaliser quelques actes d’administration. Dans le cas où ils auraient des difficultés pour s’adapter à cet outil, la plateforme propose aussi une assistance gratuite. Les utilisateurs peuvent alors bénéficier d’un accompagnement tout au long de leur démarche. Cette aide peut aussi bien se concentrer sur les questions techniques (concernant notamment l’utilisation globale du site) que sur les questions réglementaires. Concrètement, elle se présente sous les formes suivantes :
- Assistance en ligne offerte par la plateforme, disponible sur le site Formalites.entreprises.gouv (qui comprend une assistance conversationnelle et un accès à la base de données documentaire) ;
- Assistance téléphonique directe avec l’INPI au numéro 01 56 65 89 98 ;
- Assistance en présentiel se matérialisant par la possibilité de se rapprocher du réseau consulaire compétent.
Quelles sont les formalités d’entreprises pouvant être accomplies ?
Sur l’INPI et son guichet unique, les utilisateurs peuvent accomplir différentes formalités :
- Création et gestion d’entreprise (INPI création SCI);
- Modifications statutaires (INPI modification de statuts);
- Dissolutions d’entreprises (INPI dissolution SASU, INPI dissolution EURL);
- Dépôt de marques, brevets, dessins, etc (INPI dépôt de marque).
- Suivi des formalités en cours vis votre tableau de bord.
Pour la création de l’entreprise, il est nécessaire de se rendre sur l’onglet « Créer une entreprise ». Le site met à la disposition du déclarant un formulaire dynamique afin de lui permettre de fournir toutes les informations utiles pour parvenir à créer l’entreprise souhaitée. Il est libre de choisir l’ordre qui lui convient pour remplir ce document. Il lui est également possible d’enregistrer la saisie déjà effectuée et de revenir ultérieurement pour finaliser le processus. L’essentiel, c’est qu’il puisse communiquer toutes les informations sollicitées.
Les déclarants doivent prendre le temps de bien lire et comprendre les éléments du formulaire afin de s’assurer de donner les bons renseignements. Un certain nombre de pièces justificatives s’ajouteront à ce document pour constituer le dossier nécessaire pour effectuer la déclaration.
Pour différentes raisons, le dirigeant d’une société en activité peut être amené également à effectuer certaines modifications. Pour ce faire, il devra accomplir une formalité réalisable à partir du guichet unique. Il faut rattacher l’entreprise à un compte utilisateur, en faisant une recherche de la structure dans la base de données du portail de l’INPI. Celle-ci peut être réalisée à partir de son numéro SIREN.
Il est possible que la plateforme procède à une certaine vérification, afin de déterminer si le déclarant bénéficie de toutes les autorisations nécessaires pour réaliser toutes les formalités de modification de l’entreprise. Mais dans le cas où l’entreprise serait déjà rattachée à un compte, il peut effectuer les démarches en accédant à la liste des entreprises associées.
Dès que la structure est clairement identifiée et sélectionnée, il lui sera possible de cliquer sur l’option « Effectuer une formalité de modification ». Cette procédure permet alors de revenir sur le formulaire et de mettre à jour des éléments qui sont à l’origine du changement.
Concernant la cessation d’activité, le déclarant devra identifier également l’entreprise. Par la suite, il pourra accéder au formulaire pour réaliser de manière effective l’acte de cessation. Les informations demandées sont différentes de ceux qui devaient figurer dans le formulaire de création ou de modification de la structure.
Quels sont les prérequis pour l’utilisation du guichet unique ?
Tous les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise sont autorisés à accéder directement au guichet unique pour pouvoir choisir la démarche qu’ils souhaitent réaliser. Mais pour avoir accès à l’outil, le déclarant doit être en mesure de fournir tous les justificatifs qui lui seront demandés. En effet, la structure, peu importe le stade auquel elle se trouve dans sa vie sociale (en cours de création, en modification ou en cessation d’activité), doit pouvoir présenter des statuts.
La rédaction des statuts s’effectue dès la phase de création de l’entreprise. Ils seront toujours rattachés à la structure en question tout au long de sa vie sociale et jouent un rôle essentiel dans l’organisation de son mode de fonctionnement. Entre autres, ils contiennent tous les détails concernant les démarches sociales, fiscales et juridiques. Si les associés sont libres d’y insérer divers éléments, ils doivent impérativement comporter les informations suivantes :
- Dénomination sociale ;
- Forme juridique ;
- Adresse du siège social ;
- Montant du capital social ;
- Montant des apports de chaque associé ;
- Objet social ;
- Durée de vie (qui, normalement, ne peut pas dépasser 99 ans).
Il convient de savoir également que tout entrepreneur doit être en mesure de domicilier son entreprise. Il s’agit de l’adresse administrative et juridique de la structure, qui devra être inscrite dans tous les documents officiels, même si les activités sont réalisées à un autre endroit. Cette domiciliation peut être prouvée par divers documents, comme un bail commercial.
Concernant le capital social, il faudra qu’il soit constitué à partir des :
- Apports en numéraire (somme d’argent) ;
- Apports en nature (différents types de biens).
Au sujet de la déclaration des bénéficiaires effectifs, elle a été instituée pour permettre d’identifier clairement les personnes qui exercent effectivement un contrôle sur l’entreprise, ce qui contribue à lutter contre la corruption. C’est également une obligation pour toute structure immatriculée au RCS. Concrètement, il s’agit de toute personne qui dispose, au minimum, de 25 % du capital ou des droits de vote. Il peut aussi s’agir de celui qui dispose d’un contrôle sur les principaux organes décisionnaires.
D’autre part, il faudra obtenir une attestation de publication dans un journal d’annonces légales lors de l’accomplissement d’une formalité sur le guichet unique. L’avis vise à informer le public de la démarche à accomplir. Il est important de souligner que si aucune opposition sérieuse n’est présentée, toute décision sera opposable aux tiers.
Comment faire pour accéder au portail ?
Pour rappel, il est obligatoire de créer un compte utilisateur pour accéder à l’espace sécurisé du site. Celui-ci permet de réaliser et de gérer toutes les formalités administratives que l’entrepreneur souhaite accomplir.
Comment signer une formalité sur le guichet sur le guichet unique de l’INPI ?
Le guichet unique est une plateforme en ligne. Les dossiers doivent alors se présenter sous une forme numérique. Précisons que cette dématérialisation ne supprime pas la nécessité d’apposer une signature pour toutes les démarches.
Suivant les cas, il est possible d’utiliser une signature électronique sur l’INPI simple ou avancée (sécurisée). Lors d’une procédure de création de société, l’entrepreneur peut utiliser par exemple une signature qui prend la forme d’un bouton de validation.
Concernant les démarches pour la modification et pour la cessation de l’activité, le représentant de la structure ne peut effectuer la validation qu’avec une signature électronique avancée, qui dispose d’un haut niveau de sécurité. Il s’agit d’une signature ayant été certifiée par un organisme qualifié.
Voici une vidéo pour mieux comprendre la réforme du guichet unique :
Quelles sont les alternatives au Guichet unique INPI ?
Pour réaliser les formalités d’entreprises, il faut aujourd’hui se tourner vers l’INPI et son guichet unique. Les utilisateurs devront alors se soumettre aux nombreuses questions qui sont rattachées aux démarches à accomplir.
Mais l’entrepreneur dispose toujours de la possibilité de déléguer la réalisation des formalités à des professionnels. En effet, de nombreux prestataires en ligne peuvent actuellement effectuer toutes les procédures pour le compte des entreprises.
FAQ
Quelle est la tâche qui échoit au guichet unique ?
Le guichet unique est la plateforme en ligne qui joue l’intermédiaire entre les déclarants et les organismes qui disposent de toute la compétence pour traiter les dossiers. Autrement dit, il reçoit toutes les demandes et les transmet aux institutions concernées, telles que :
- Le Greffe du tribunal de commerce ;
- Les services fiscaux.
Quels sont les impacts du basculement vers le guichet unique ?
Le guichet unique a remplacé les 6 réseaux de CFE, ce qui constitue un projet de grande envergure. Compte tenu du nombre de dossiers déposés, le temps de traitement des démarches ne sera pas forcément le même qu’avant. Les utilisateurs devront se réadapter à de nouvelles procédures et à un nouveau formulaire.
Quelles sont les missions de l’INPI ?
L’Institut national de la propriété industrielle est un établissement indépendant et autonome d’un point de vue financier, même s’il reste sous la tutelle du ministère en charge de l’Économie et des Finances. Il œuvre principalement pour protéger les innovations et les créations, qu’elles soient littéraires et artistiques ou industrielles, ce qui aura un impact sur l’économie du pays.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris