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Tout comprendre sur les centres d’affaires
Dernière mise à jour le 25/07/2023
Le centre d’affaires compte parmi les diverses options de domiciliation existant dans le monde d’aujourd’hui. Dans la liste figurent également la pépinière d’entreprises et le domicile personnel du chef d’entreprise.
Auparavant, la location d’un bureau dans un centre d’affaires semblait ne convenir qu’aux grands groupes. Mais aujourd’hui, elle est complètement ouverte aux travailleurs nomades et aux jeunes sociétés. Il procure un certain nombre d’avantages à différents types d’utilisateurs.
Le centre d’affaires ou business center, de quoi s’agit-il ?
Selon le budget des travailleurs indépendants et des fondateurs d’une société, le centre d’affaires peut leur faire profiter de nombreux services, en plus d’être en mesure de mettre une adresse de prestige à leur disposition. Ils ont le choix entre diverses formules.
Fonctionnement
C’est souvent un immeuble où l’on propose une longue liste de services personnalisables. Les entrepreneurs et les micro-entrepreneurs peuvent s’en rapprocher afin de louer des bureaux individuels ou des espaces de différentes tailles qui leur serviront de lieu d’exercice pour une activité commerciale ou professionnelle.
Utilité
En plus de la location du local, le centre d’affaires propose souvent une adresse de domiciliation. En effet, un carnet d’adresses sera remis au client pour qu’il puisse effectuer son choix. Ce dernier aura la possibilité également de bénéficier d’un certain nombre de services complémentaires, dont le secrétariat.
Services
L’accueil téléphonique et l’assistance juridique figurent parmi les services proposés au locataire d’un centre d’affaires. La prise en charge des repas en fait également partie. Dans la liste, on peut même retrouver :
- Un accompagnement dans la réalisation des formalités administratives ;
- Une assistance dans la réservation des restaurants et des hôtels ;
- La prise en charge des cocktails d’entreprise.
Au sein d’un centre d’affaires, le locataire n’a pas à penser à l’approvisionnement en papier d’impression. Il n’a pas non plus à s’occuper du changement des ampoules. En effet, il pourra se focaliser totalement sur son cœur de métier.
Cible
Le centre d’affaires s’avère être une solution intéressante pour une équipe de moins d’une dizaine de personnes. Il convient également aux :
- Nouveaux entrepreneurs ;
- Consultants ;
- Équipes travaillant sur un projet spécifique.
La location d’un bureau classique n’est pas pratique lorsque l’on travaille seul et doit accueillir des clients et partenaires de manière ponctuelle. En optant pour le centre d’affaires, le locataire préserve le prestige. D’ailleurs, cette même raison pousse les entreprises ayant un bureau de liaison ou des succursales dans d’autres villes à choisir cette option. En plus, c’est plus économique.
Quels sont les avantages de louer un centre d’affaires au lieu d’un bureau classique ?
Pour plusieurs raisons, les entrepreneurs choisissent de louer un centre d’affaires au lieu d’un bureau traditionnel. La superficie modulable et la sécurité des locaux font partie des principaux avantages d’un tel choix.
Vaste choix de prestations
Comme cité précédemment, le centre d’affaires propose un large choix de prestations. Outre la solution de domiciliation, il peut mettre à la disposition des utilisateurs des :
- Bureaux équipés ;
- Salles de réunion et de conférence ;
- Espaces sur mesure ;
- Bureaux privatifs ou partagés ;
- Services annexes.
Service à la carte
Le centre d’affaires peut proposer également un service à la carte. Des bureaux modernes sont disponibles à la location. En effet, ils sont équipés de mobiliers design et d’une connexion internet haut débit. De plus, les frais d’entretien sont déjà inclus dans le loyer.
De manière générale, les services comprennent aussi les tâches de secrétariat et :
- La location de matériels ;
- L’assistance juridique ;
- La réservation d’un billet d’avion ;
- Le ménage ;
- L’organisation de petits déjeuners ;
- Les conseils techniques ;
- La garderie.
Espace de travail pratique
Le centre d’affaires constitue une solution pratique pour louer des locaux professionnels et meublés. Souvent, il permet de profiter d’un espace de travail de qualité, parfaitement adapté aux entrepreneurs désireux de s’installer au plus vite dans un quartier d’affaires.
Sécurité des locaux
En choisissant de s’installer dans un centre d’affaires, l’entrepreneur garantit également la sécurité des lieux professionnels. En effet, il profitera d’un endroit sécurisé qu’il soit en :
- Formation ;
- Réunion ;
- Soirée professionnelle.
Le centre d’affaires assure aussi bien une sécurité physique que virtuelle. En effet, les données client sont également conservées de manière optimale. Et l’ouverture des portes s’effectue, soit :
- Par Bluetooth ;
- À l’aide d’une télécommande ;
- Grâce à un digicode.
Prestige
Souvent, s’installer dans un centre d’affaires permet à la fois d’optimiser l’image que l’on a auprès des partenaires financiers et de :
- Gagner en visibilité auprès des clients ;
- Se distinguer de la concurrence.
Lieu propice aux échanges
Le centre d’affaires favorise aussi les échanges, surtout en cas d’événement professionnel. C’est le lieu idéal pour en apprendre davantage sur d’autres milieux dans un cadre convivial où il est possible de trouver de nouveaux partenaires et collaborateurs.
Durée de location souple
En s’installant dans un centre d’affaires, les entrepreneurs ne sont pas contraints à s’engager sur le long terme. En effet, ils choisiront la période de location en fonction de leurs besoins. Aussi, les sociétés de recrutement et de formation optent souvent pour une formule à la journée pour renforcer leur image de marque. Elles n’ont pas un besoin constant de louer un espace professionnel, l’accueil des candidats et des clients ne faisant pas quotidiennement.
Bureau clé en main
Louer des locaux auprès d’un centre d’affaires permet de louer un bureau clé en main en toute sécurité, pendant une durée variable ou fixe, selon les besoins de l’utilisateur. En plus d’une adresse de siège social et des salles équipées, ce dernier pourra bénéficier d’un certain nombre de services complémentaires.
Superficie modulable
C’est l’un des principaux avantages du centre d’affaires. Il permet de louer tout au long de l’année des espaces totalement équipés, de différentes tailles, pouvant servir à accueillir des :
- Réunions ;
- Formations ;
- Séminaires ;
- Conférences.
Réduction des coûts
L’acquisition ou la location d’un local vide nécessite souvent un investissement important. Il faudra encore acheter du matériel et payer au moins l’eau et l’électricité. Louer un centre d’affaires permet de réaliser des économies substantielles sur différents aspects :
- La climatisation ;
- Le loyer,
- L’assurance ;
- La connexion internet ;
- L’entretien technique des locaux ;
- Le ménage ;
- La contribution territoriale.
S’installer dans un centre d’affaires peut aussi permettre d’économiser sur le coût d’une secrétaire de direction. Les agents d’accueil de l’établissement sont en mesure de se charger des tâches de secrétariat.
Quels sont les principaux inconvénients du centre d’affaires ?
Mais la location de bureaux au sein d’un centre d’affaires ne présente pas uniquement des avantages. Souvent, l’engagement revient cher sur le long terme. De plus, il engendre généralement des frais annexes.
Engagement coûteux sur le long terme
Si l’entrepreneur prévoit d’acquérir un local professionnel ou commercial, il devra réaliser un investissement important. En revanche, ce dernier sera plus vite rentable. La location d’un bureau dans un centre d’affaires constitue un engagement plus coûteux sur le long terme.
Frais annexes
Souvent, des frais annexes sont cachés dans les formules attrayantes proposées dans les centres d’affaires. Avant de s’engager, il est conseillé de bien calculer les dépenses individuelles pour éviter les mauvaises surprises.
Quelles sont les principales prestations proposées par le centre d’affaires ?
Certaines prestations de service reviennent particulièrement dans les formules proposées par le centre d’affaires. Outre l’adresse de domiciliation, on peut citer le service de secrétariat et la location de différentes salles.
Domiciliation
En principe, souscrire une offre auprès d’un centre d’affaires permet de disposer immédiatement d’une adresse de siège social dans un quartier stratégique ou réputé. Comme cité précédemment, la société domiciliée pourra bénéficier de plusieurs autres services annexes en cas de besoin.
Service de secrétariat
La gestion des messages et des appels figure parmi les principaux services complémentaires proposés dans un centre d’affaires. La réception, le tri, la numérisation, l’archivage et la réexpédition du courrier en font également partie. La réservation de billets de train ou de taxi figure se trouve aussi dans la liste.
Location d’un bureau équipé
Il est possible de louer un local équipé dans un centre d’affaires, qui accompagne souvent les jeunes entrepreneurs. Celui-ci peut être utilisé pour tenir des réunions ou pour accueillir des clients et des partenaires.
Coworking
Louer un espace de coworking au sein d’un centre d’affaires, c’est également possible. À part les salles fermées, les intéressés peuvent également opter pour la location de bureaux partagés. C’est l’option qui intéresse le plus les travailleurs indépendants.
Mise à disposition d’une salle de réunion
Les salles de réunion disponibles dans un centre d’affaires étant souvent modulables, elles peuvent être adaptées au nombre de participants. De plus, il est possible de les louer à l’heure, à la journée ou à la semaine.
Gestion d’appels
Au sujet de la gestion d’appels téléphoniques, les agents d’accueil du centre d’affaires peuvent s’en occuper en suivant les instructions du client. Grâce à ce service, ce dernier pourra bien se concentrer sur le développement de son activité principale.
Quels sont les critères de choix d’un centre d’affaires ?
Afin d’effectuer le bon choix, il est essentiel de prendre en compte un certain nombre de critères. Il serait également préférable de dénicher les offres spéciales qui sont généralement plus avantageuses que les formules classiques.
Espace adapté
En choisissant de s’installer dans un centre d’affaires, l’entrepreneur doit d’abord bien déterminer ses besoins et opter pour l’espace adapté à ces derniers. En fonction de l’activité qu’il mène, il aura le choix entre un :
- Bureau privatif ou fermé ;
- Espace partagé ou de coworking ;
- Local commercial ou bien professionnel.
Équipement répondant aux besoins
Il en est de même pour les équipements. Il est nécessaire de s’assurer qu’ils répondent bien aux besoins de l’utilisateur. Avant de souscrire toute offre, ce dernier devra vérifier s’il faut plus d’étagères ou de conteneurs de stockage mobiles verrouillables.
L’imprimante, le téléphone et la photocopieuse figurent parmi les équipements de base. Mais s’il en a besoin, le locataire doit pouvoir également disposer :
- De projecteurs ;
- D’un WLAN ;
- D’un matériel de visioconférence ;
- Des paquets de thé ou de café.
Infrastructure
L’idéal serait de trouver un immeuble disposant de son propre parking, ce qui ne devrait pas être difficile quand on est à la recherche d’un centre d’affaires. Il faudra également qu’il soit bien desservi par les transports en commun. D’autre part, l’entrepreneur doit pouvoir profiter d’un environnement de travail favorisant le respect mutuel entre les collègues en choisissant de s’installer dans un tel endroit.
Services de comptabilité
Mieux vaut également choisir un centre d’affaires où il est possible de bénéficier de services de comptabilité. Ce choix permet à l’entrepreneur d’optimiser les coûts et de mieux se concentrer sur le développement de son activité.
Offres spéciales
Lors de la recherche du centre d’affaires idéal, l’entrepreneur peut trouver des offres spéciales qui conviennent particulièrement à ses besoins. Il arrive qu’il parvienne par exemple à obtenir plus de place pour stocker des produits.
Quelle différence entre un centre d’affaires et une simple société de domiciliation ?
Il s’agit tous les deux d’options qui intéressent différents types de clients. Ce qui les différencie, c’est surtout le service de location de locaux. En effet, le centre d’affaires met généralement à la disposition des entreprises domiciliées des salles équipées tandis que la société de domiciliation, elle, propose des locaux vides.
FAQ
Comment monter un centre d’affaires ?
De la même manière que pour tout projet de création d’entreprise, il est nécessaire de mener une étude de marché complète et de créer un concept avant de monter un centre d’affaires. Ensuite, il faudra trouver un immeuble adapté et choisir idéalement la SAS ou la SARL comme statut juridique. Après, le fondateur devra élaborer un business plan et procéder à la recherche de financement.
Pourquoi s’installer dans un centre d’affaires ?
En choisissant de s’installer dans un centre d’affaires, un entrepreneur a surtout l’avantage de pouvoir agrandir ses bureaux, toujours avec les équipements dont il a besoin, en fonction du développement de son activité, sans avoir à déménager. Et de manière générale, les conditions sont plus pratiques que celles d’une location vide.
Un quartier d’affaires, qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit tout simplement d’un quartier d’une ville où l’on retrouve généralement plusieurs gratte-ciels abritant un certain nombre de bureaux souvent occupés par de grands groupes. Mais les TPE sont nombreuses à choisir l’endroit comme siège social pour s’offrir une image prestigieuse auprès de leurs clients, fournisseurs et partenaires financiers.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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