Comment choisir le siège social d’une entreprise ?
Dernière mise à jour le 26/04/2022
Le choix du lieu d’établissement du siège social d’une entreprise est une étape primordiale de la création d’entreprise. Lieu de domiciliation administrative et juridique, le siège social constitue l’endroit où siègent les organes sociaux de l’entreprise et doit ainsi être choisi judicieusement.
Le siège social est d’une grande importance pour l’entreprise puisqu’il remplit plusieurs fonctions. A ce titre, son adresse doit impérativement être mentionnée dans les statuts de la société, conformément à l’article 1835 du Code Civil.
L’adresse administrative et juridique officielle de la société
Le siège social constitue l’adresse officielle de la société au regard des institutions, des tiers et des co-contractants. C’est pour cette raison qu’il doit figurer non seulement dans les statuts mais également sur tous les documents officiels de l’entreprise, au même titre que la raison sociale par exemple.
Ce lieu définit également les journaux d’annonces légales légales pouvant être sollicités pour effectuer les formalités de publicité légales afférentes à l’entreprise, en particulier en cas de modification statutaire.
En outre, le lieu d’établissement du siège social détermine la nationalité de la société ainsi que la compétence juridictionnelle territoriale. En effet, et en principe, le demandeur qui assigne une société doit le faire au lieu du siège social de cette dernière.
Le lieu du principal établissement de la société
Le siège social d’une entreprise doit correspondre au lieu où sont prises les décisions les plus importantes. On parle alors de “lieu du principal établissement” rassemblant les organes de direction, d’administration et de contrôle de l’entreprise. Dès lors, un lien entre le siège social et l’exploitation de l’activité doit impérativement être établi.
En outre, s’il ne peut exister qu’un siège social unique par entreprise, rien n’empêche cette dernière de disposer de plusieurs établissements et donc de plusieurs adresses.
Si la domiciliation de l’entreprise n’est en principe assujettie à aucune condition de lieu, et est ainsi laissée au libre choix des associés, certaines formalités doivent être accomplies impérativement. Il s’agit de la déclaration de domiciliation de l’entreprise, à effectuer pendant sa création. Il suffit simplement d’indiquer sur le formulaire de demande d’immatriculation, l’adresse du siège social choisi.
Des justificatifs seront alors à fournir en fonction du type de domiciliation choisie :
- une copie du titre de propriété si un bien a été mis à disposition de l’entreprise pour installer son siège social ;
- un justificatif de domicile de moins de 3 mois si l’entreprise est domiciliée chez son gérant ;
- une attestation de domiciliation pour le cas où l’entreprise aurait eu recours à une société de domiciliation ;
- une copie du bail commercial ou professionnel etc.
Quel que soit le statut juridique de l’entreprise, l’entrepreneur dispose de plusieurs solutions de domiciliation, parmi lesquelles figurent :
- Le domicile du dirigeant de la société
- La location ou l’achat de locaux commerciaux
- Le recours à une société de domiciliation
- L’installation dans une pépinière, couveuse ou incubateur d’entreprises
- L’utilisation des locaux de la société mère
- La mise à disposition d’un siège par une autre société
Le domicile personnel du gérant
Conformément à l’article L123-11-1 du Code de Commerce, l ‘adresse personnelle du dirigeant d’une entreprise peut, sous certaines conditions, devenir le siège social d’une société. Cette solution a pour principal avantage d’être gratuite et pratique en termes de gestion du courrier et des actes administratifs.
Cependant, afin d’utiliser son domicile personnel à titre de siège social permanent, le dirigeant de la société devra s’assurer que les règles d’urbanisme, son contrat de location et le cas échéant, le règlement de copropriété l’y autorisent.
Contracter un bail commercial ou professionnel
L’entreprise peut choisir de louer des locaux destinés exclusivement à l’exercice de ses activités. Il existe pour cela des baux spécifiquement adaptés aux besoins des professionnels : le bail commercial et le bail professionnel. Ils sont conçus de telle sorte que le locataire puisse pleinement développer son activité en étant protégé contre l’éviction.
L’inconvénient majeur de cette option réside dans l’importance des coûts engendrés par la location des locaux. En effet, les loyers des baux commerciaux ou professionnels sont souvent élevés, et constituent une charge financière importante pour une jeune entreprise, disposant souvent de peu de moyens lors du lancement de son activité.
La société de domiciliation ou “centre d’affaires”
En plus de vous faire bénéficier d’une adresse prestigieuse, les sociétés de domiciliation mettent à la disposition des entreprises divers services, tels que :
- La réception et la numérisation du courrier ;
- Une permanence téléphonique ;
- Des salles de réunions pour vos rendez-vous professionnels, etc.
Ces services complémentaires peuvent être souscrits au choix par l’entrepreneur et seront dans ce cas indiqués dans le contrat de domiciliation. La durée minimale de ce type de contrat est de 3 mois. Il est renouvelable par tacite reconduction et un préavis de résiliation est généralement à effectuer.
La pépinière ou l’incubateur d’entreprise
Ce type de structure permet aux nouvelles entreprises et aux porteurs de projets de bénéficier à la fois de locaux mais aussi de conseils et d’un réseau pour développer leur projet.
Toutefois, le nombre de place est limité, le budget reste élevé et ces pépinières ne proposent généralement que des baux dérogatoires dont la durée maximale est de 3 ans. Il ne peut donc s’agir que d’une solution de domiciliation temporaire qui engendrera des frais supplémentaires, puisqu’à l’issue de ces 3 ans, il faudra procéder aux démarches de transfert de siège social.
L’utilisation des locaux de la société mère
Si en principe, seules les sociétés de domiciliation disposant d’un agrément préfectoral sont autorisées à domicilier des sociétés, l’article R. 123-170 du Code de commerce prévoit une exception.
Il s’agit du cas où une société mère souhaiterait domicilier une filiale dans ses locaux. Elle devra pour cela détenir au moins la moitié du capital social de sa filiale conformément aux dispositions de l’article L. 233-1 du Code de commerce. Cette disposition vise à faciliter la création de filiales par des groupes de sociétés.
La mise à disposition d’un siège par une autre société
Il est possible pour une société de mettre à disposition les locaux dans lesquels elle est domiciliée au profit d’une entreprise qui pourra y établir son siège social. Cette solution est notamment avantageuse dans les groupes de sociétés, où la mise à disposition du siège s’effectue généralement à titre gratuit.
Les formalités à accomplir dépendent du lieu ou sera transféré le siège social :
- Dans le même département qu’initialement ;
- Dans un département différent ;
- A l’étranger.
Déplacer le siège social dans le ressort du même tribunal de commerce
Dans cette situation, et puisque qu’il s’agit d’un déplacement au sein du même département, les formalités de transfert sont plus souples. En effet, dans ce cas, les institutions compétentes le restent, seule l’adresse officielle de l’entreprise change et doit être modifiée pour correspondre à la réalité des faits.
Les étapes du transfert de siège social sont alors les suivantes :
- Voter la décision du transfert et consigner cette décision dans un procès verbal
- Procéder à la modification des statuts
- Publier une annonce de modification dans un Journal d’Annonces Légales (JAL)
- Constituer et déposer le dossier de demande d’inscription modificative auprès du CFE compétent en y joignant une copie du titre de jouissance des nouveaux locaux.
A l’issue des démarches, l’entreprise recevra un nouvel extrait K-bis à jour des modifications effectuées.
Transférer le siège social dans un autre département
Transférer un siège social d’un département à un autre s’avère être une procédure plus longue que la précédente. En effet, cela implique un transfert de compétence vers un autre Tribunal de Commerce, et donc une correspondance entre l’ancien tribunal compétent et le nouveau.
Si les formalités restent les mêmes que celles énoncées précédemment, l’annonce légale, elle, devra comporter des mentions supplémentaires. De plus, il faudra joindre au dossier d’inscription modificative une liste des anciens sièges sociaux certifiée par le représentant légal de la société.
Il faudra enfin faire radier la société du précédent greffe, puisque cette dernière sera désormais affiliée à un nouveau tribunal de commerce.
Déplacer le siège social à l’étranger
Transférer un siège social à l’étranger est une opération bien plus complexe et délicate à accomplir. Cela revient en réalité à changer la nationalité de l’entreprise, ce qui nécessite l’accord unanime des associés.
Dans ce cas, pour rendre effectif le transfert il conviendra de communiquer au CFE un extrait du registre d’immatriculation provenant du nouveau lieu d’établissement du siège social.
FAQ
Quelles sont les fonctions du siège social?
Le siège social constitue l'adresse administrative et juridique de la société. Il correspond au lieu où est situé le principal établissement de l'entreprise. Ainsi, il s'agit à la fois du lieu concentrant les organes de direction et d'administration, mais également le lieu déterminant la compétence juridictionnelle territoriale.
Quelles sont les différentes options pour établir un siège social ?
L'entrepreneur dispose de plusieurs options de domiciliation :
- Le domicile du gérant de la société
- La location ou l'achat de locaux commerciaux
- Le recours à une société de domiciliation
- Le centre d'affaires
- L'installation de la société dans une pépinière ou un incubateur d'entreprise
- L'utilisation des locaux de la société mère
Comment effectuer un changement de siège social ?
Il est possible de transférer le siège social :
- Dans un lieu du ressort du même tribunal de commerce : de simples formalités de notifications seront requises
- Dans un lieu relevant d'un tribunal différent : en plus de l'annonce légale et de la notification au CFE, il faudra radier la société du greffe du précédent tribunal de commerce
- A l’étranger : l'opération est complexe puisqu'elle vise à changer la nationalité de la société.
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 26/04/2022
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
