Comment choisir le siège social d’une entreprise

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Choisir un siège social pour son entreprise n’est pas un acte aussi anodin qu’il pourrait le paraître. Toute entreprise doit définir son siège dans ses statuts, qu’il s’agisse d’une société de capitaux, d’une société civile ou bien encore d’une entreprise individuelle. La domiciliation de l’entreprise a de nombreuses conséquences juridiques dans la gestion de l’administration en plus d’avoir un coût sérieux, il convient pour cette raison de bien faire attention dans la détermination du siège social.

Quelle que soit le statut juridique de l’entreprise, l’entrepreneur dispose de plusieurs options de domiciliation:

• Le domicile du dirigeant de la société
• La location ou l’achat de locaux commerciaux
• Le recours à une société de domiciliation
• Le centre d’affaire
• L’installation dans une pépinière ou un incubateur

Fonctions du siège social : l’intérêt d’être stratégique

Le siège social doit obligatoirement être inscrit dans les statuts selon l’article 1835 du Code civil. Le K-bis mentionne également cette adresse et peut être demandé par les tiers. En effet, il sert d’adresse administrative et juridique officielle de la société. Si l’entrepreneur ne le mentionne pas dans ses statuts et dans le formulaire d’immatriculation de l’entreprise, le greffe risque de rejeter la demande d’immatriculation.

En outre, il s’agit du lieu qui détermine la compétence juridictionnelle territoriale. En principe, le demandeur qui assigne une société doit le faire au siège social de cette dernière, à l’inverse, si la société est en demande à l’occasion d’un contentieux contre une autre entreprise, elle doit assigner la société défenderesse au lieu du siège social de cette dernière.

En principe, le siège social est le lieu du principal établissement de la société, le lieu de son centre de décision, où l’on trouve établis les organes de direction, d’administration et de contrôle de la gestion de l’administration. Dès lors, il peut n’avoir aucun rapport avec le lieu dans lequel se trouve exploitée l’activité de la société. Si au siège indiqué dans les statuts ne se trouve aucun organe de direction ou d’administration, un tiers pourra plaider cette déconnexion entre le siège social statutaire et réel, et ainsi assigner la société dans au siège réel.

Il n’existe qu’un seul siège social par entreprise. Cela ne l’empêche pas d’avoir plusieurs adresses de locaux, qu’elle pourra le cas échéant décider de désigner comme établissements secondaires et qui apparaîtront aussi sur son K-bis.

La société doit par ailleurs, dans ses courriers officiels, préciser l’adresse de son siège au même titre que d’autres informations telles que sa raison sociale, son numéro d’immatriculation, etc.

Enfin, toutes les formalités et tous les actes accomplis en cours de vie sociale doivent l’être au lieu du siège social de l’entreprise. Il s’agit donc d’une référence pour l’administration et les tiers.

En somme, il est très important dans la mesure où :

• Il détermine la compétence juridictionnelle territoriale pour les contentieux où c’est au domicile de la société que le litige sera tranché ;
• Il doit être mentionné dans les documents officiels de la société ;
• Les formalités de dépôt ou de publicité des acte qui accompagnent la vie juridique de la société doivent être déposés au greffe du ressort du siège social.

Les différentes options pour établir un siège social

A la création de son entreprise ou plus tard au cours de sa vie notamment si un transfert de siège social s’impose, se pose la question du choix de la domiciliation. Plusieurs possibilités s’offrent ainsi aux entrepreneurs.

Domicile du dirigeant : un choix gratuit

Les avantages du domicile du dirigeant

Le dirigeant représentant légal de la société (président de SAS ou gérant de SARL par exemple) peut installer le siège social de sa société dans son logement d’habitation principale conformément aux dispositions de l’article L. 123-11-1 du Code de commerce. Cette solution a pour principal avantage d’être gratuite et d’être pratique pour la gestion des courriers et des actes administratifs relatifs à la société.

Les restrictions à l’installation au domicile du dirigeant

L’installation pourra être faite à titre permanent si les stipulations du contrat de location non meublée ou même meublée (du dirigeant) ou du règlement de copropriété ne l’empêche pas ou encore si les dispositions du Code civil et du Code de commerce le permettent. Dans le cas contraire, le dirigeant pourra malgré tout installer le siège social à son domicile, mais à titre provisoire, pour une durée maximum de 5 ans. Il devra par ailleurs en informer son propriétaire et/ou le syndic de copropriété.

Cependant, installer le siège social de la société au domicile du dirigeant ne permet pas de changer la destination du logement. Ainsi, s’il s’agit d’un logement à destination d’habitation, le contrat de bail sera toujours considéré comme un bail d’habitation, il ne sera pas requalifié de bail commercial. Il ne s’agira alors que de l’adresse administrative de la société.

Locaux commerciaux ou professionnels : une solution chère mais confortable

Le siège social de la société pourra bien entendu être établi dans des locaux commerciaux ou professionnels dont la société est propriétaire ou locataire au titre d’un bail commercial ou d’un bail professionnel.

Les avantages des locaux commerciaux ou professionnels

Disposer d’un local commercial propre permet à une entreprise de se développer de façon stable et confortable dans des locaux qu’elle peut aménager à sa guise et adapter en fonction de ses besoins.

En outre, le bail commercial a vocation à protéger le locataire afin de garantir la pérennité de son activité économique. Dès lors, les baux commerciaux doivent être conclus pour une durée minimale de 9 ans et le bailleur n’a que très peu de moyens pour refuser le renouvellement du bail. En effet, pour éviter la reconduction du bail, le bailleur doit invoquer une inexécution grave du locataire ou payer une indemnité d’éviction à la hauteur du préjudice subi.

Un autre avantage non négligeable du bail commercial réside dans la possibilité de céder le bail à l’occasion de la cession du fonds de commerce. Ainsi, le bail commercial a une valeur intrinsèque qui peut être la source d’un gain de cession.

L’inconvénient principal d’un local commercial ou professionnel : le coût

Cette solution permet à la société d’installer son siège directement dans des locaux où elle pourra exercer son activité opérationnelle. Elle est toutefois la plus onéreuse pour de jeunes sociétés qui se lancent car cela suppose d’acheter ou de louer des locaux avec engagement sur plusieurs années et les bailleurs réclament, en outre, de plus des dépôts de garantie.

Société de domiciliation : un compromis efficace

Il existe des sociétés de domiciliation spécialisées permettant de bénéficier d’une adresse pour son siège social moyennant un prix en général raisonnable.

Les avantages de la société de domiciliation : des services multiples pour un coût modéré

Il s’agit le plus souvent d’une domiciliation purement administrative (avec boite aux lettres) intégrant quelques services supplémentaires en option tels que le réacheminement du courrier, la mise à disposition de services numériques, de salles de réunion sur réservation, etc. Ces options doivent faire l’objet d’une attention particulière pour l’entrepreneur qui voudrait souscrire à un tel contrat dans la mesure où certaines ont un coût qui peut être plus ou moins caché.

Les limites de la société de domiciliation

Les entreprises de domiciliation doivent impérativement avoir un agrément préfectoral. La société qui souhaite y installer son siège devra bien prendre soin de demander l’arrêté d’agrément à l’entreprise de domiciliation, pour le transmettre au greffe du tribunal de commerce dans le cadre du dossier d’immatriculation de la société ou de transfert du siège social comme dans le cas du transfert du siège social d’une SASU ou le transfert du siège social d’une SARL.

En outre, il faudra bien étudier votre contrat dans la mesure où ce dernier peut comporter des coûts cachés. L’entrepreneur doit également être vigilant car la durée  n’est que de 3 mois.

Centre d’affaires : une adresse prestigieuse

Cette solution ressemble beaucoup à la précédente mais s’avère être d’une gamme plus élevée.

Les avantages du centre d’affaires

Le centre d’affaires est une entreprise de domiciliation qui propose en général des adresses prestigieuses (ce qui peut avoir un intérêt pour les sociétés qui souhaitent afficher un siège social distingué pour leur clientèle) et des services haut de gamme (standard, réception de clients pour des rendez-vous, etc).

Les limites du centre d’affaires

Ici aussi, il conviendra de demander la copie de l’arrêté d’agrément préfectoral pour le transmettre au greffe du tribunal de commerce. Généralement le prix de ce type de domiciliation augmente avec la qualité.

Pépinière ou dans un incubateur : le cluster des jeunes sociétés

Les pépinières ou les incubateurs d’entreprises ou de startups sont de plus en plus nombreux.

Les avantages des pépinières d’entreprise

Au delà de la simple domiciliation du siège social, ces organismes ou entreprises proposent, gratuitement ou à bas coût, un package de services d’accompagnement pour les startups : services comptables, assistance financières, juridique, accès à des réseaux d’affaires, etc.

Par ailleurs, le regroupement de sociétés garantit le maillage de son réseau, permet de profiter d’opportunités professionnelles, de créer des partenariats ou bien simplement de créer une émulation intellectuelle autour de sa branche et de ses produits.

Les inconvénients de la pépinière d’entreprise

C’est ainsi la solution idéale pour les startups et les entreprises innovantes. La sélection pour entrer dans une pépinière ou un incubateur est toutefois élevée et peu sont les candidats qui y obtiennent une place. Par ailleurs, la présence des entreprises peut être un peu plus encadrée que dans des locaux simplement loués où l’entreprise jouit d’une grande liberté .

L’utilisation des locaux de la société mère

La possibilité d’utiliser les locaux de la société mère

Seules les sociétés de domiciliation (bénéficiant d’un agrément préfectoral) peuvent domicilier des sociétés.

L’article R. 123-170 du Code de commerce prévoit toutefois une exception tenant au fait que “les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l’une a la jouissance ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation”.

Ainsi, une société peut domicilier ses filiales sans entrer dans la réglementation applicable aux domiciliations d’entreprises. Il est donc possible dans ce cas de domicilier une filiale dans ses locaux.

Les restrictions à l’utilisation de ce type de locaux

Il conviendra toutefois que la société mère soit bien qualifiée comme telle, c’est à dire qu’elle détienne au moins la moitié du capital social de sa filiale conformément aux dispositions de l’article L. 233-1 du Code de commerce.

Cette disposition vise à faciliter la création de filiales par des groupes de sociétés..

Bon à savoir : sous certaines conditions il est possible de domicilier une filiale dans les locaux de la société mère.

Comparatif des avantages et des inconvénients pour chaque type de domiciliation

Voici un tableau récapitulatif des avantages et des inconvénients pour chaque type de domiciliation :

Transfert ou changement de siège social : des formalités possibles en ligne

Une société peut transférer son siège social à n’importe quel moment à un autre endroit, sous réserve de respecter un certain formalisme.

Changement de siège social dans le ressort du même tribunal de commerce

Le transfert =vers une adresse du ressort du même tribunal de commerce entraîne des formalités assez légères. Voici les étapes du transfert :

• Prendre la décision de transfert : décision collective des associés constatée dans un procès-verbal (ou, en général selon la rédaction des statuts de SAS ou statuts de SARL, simple décision du président ou du gérant) ;
• Effectuer une annonce dans un journal d’annonces légales ;
• Déposer le dossier (incluant la copie du titre de jouissance des nouveaux locaux) au centre de formalités des entreprises (CFE).

Le greffier procède ensuite à l’insertion au BODACC et le nouveau K-bis est en principe délivré dans de brefs délais.

Transfert du siège social dans le ressort d’un autre tribunal de commerce

Cette opération est plus longue que la précédente car les greffes des deux tribunaux de commerces doivent correspondre entre eux.

Les formalités seront les mêmes que précédemment, à ceci près que l’annonce légale devra comporter des mentions supplémentaires et qu’il faudra communiquer au CFE la liste des anciens sièges sociaux certifiée par le représentant légal de la société.

La société devra en plus être radiée du greffe du précédent tribunal de commerce.

Déplacement du siège social à l’étranger

Le transfert de siège social à l’étranger est une opération plus complexe. Elle revient à changer la nationalité de la société (ce qui nécessite souvent l’accord unanime des associés). Il conviendra de communiquer au CFE un extrait du registre d’immatriculation dans le registre du lieu d’accueil, dans le pays étranger.

Afin d’aider les entrepreneurs dans leur transfert de siège social, LegalPlace, notre société experte en formalités juridiques se propose d’effectuer ces démarches. Nos formalistes, habitués aux actes juridiques complexes, réalisent rapidement la modification après l’envoi de vos documents. Tout entrepreneur peut demander un devis gratuit sur notre site internet.