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Ce qu’il faut savoir sur le bureau virtuel
Dernière mise à jour le 13/07/2023
Le bureau virtuel intéresse aussi bien les chefs d’entreprise que les particuliers. Connaissant un essor depuis maintenant quelques années, l’outil séduit particulièrement les travailleurs nomades. En effet, il leur permet de travailler de n’importe où, et ce, dans les meilleures conditions.
Cette solution innovante présente de nombreux avantages considérables que les entreprises de petite taille et les start-ups apprécient particulièrement. Elle permet de réduire leurs frais généraux au maximum. Notons que la création de logiciels contribue à la croissance des bureaux virtuels. Il en est de même pour le développement d’outils, tels que les services de messagerie et la vidéoconférence.
Le bureau virtuel ou e-bureau : quel est son concept ?
En optant pour un bureau virtuel, un particulier, un travailleur indépendant, un dirigeant d’entreprise ou tout autre utilisateur ne bénéficie pas d’infrastructure physique. Mais celui-ci lui donne la possibilité de travailler en ligne à l’aide d’un tableau de bord.
Définition
Autrement appelé Desktop as a service ou Virtual desktop infrastructure, cet outil utilise une technique pour héberger le bureau de l’utilisateur dans un centre de données ou un serveur externe sur le Cloud.
Fonctionnement
En plus de permettre d’héberger le bureau d’un professionnel, il donne la possibilité d’accéder à plusieurs services, dont :
- Un système de messagerie interne ;
- Une solution Cloud ;
- Une liste des tâches ;
- Un agenda ;
- Un carnet d’adresses.
Quelle est la liste des services qu’il propose ?
Le bureau virtuel propose une longue liste de services dématérialisés. La permanence téléphonique et l’adresse de siège social en font partie. Un secrétaire administratif et juridique peut même être mis à la disposition de l’utilisateur pour s’occuper de ses documents, tels que les devis et factures.
Gestion de courrier
Le courrier du client est envoyé à l’adresse de domiciliation mise à sa disposition. Le prestataire peut inclure sa gestion et sa réexpédition dans le contrat. C’est un service optionnel particulièrement pratique pour une personne qui habite loin du siège social.
Location de bureaux équipés
En plus du bureau virtuel, il est souvent permis de louer des bureaux équipés de manière ponctuelle pour rencontrer des clients par exemple. Le client peut choisir de les avoir à sa disposition pour quelques heures seulement. Il est tout aussi possible d’opter pour une location à la journée ou à la semaine.
Mise à disposition d’une salle de réunion
Les utilisateurs peuvent disposer d’un poste de travail équipé qui permet la visioconférence. Il est même possible de mettre une salle de réunion à leur disposition, ce qui leur donne la possibilité de réduire les coûts, la location permanente des locaux étant particulièrement coûteuse.
Comment souscrire un service du bureau virtuel ?
Pour une entreprise en cours de création, il est possible de souscrire une offre auprès d’une société de domiciliation, en prenant en compte les divers services proposés (stockage de données, gestion de courrier, etc.).
Pour une entreprise qui existe déjà, il faudra souscrire le service auprès d’une société spécialisée et effectuer un transfert de siège social. En effet, le changement d’adresse devra faire l’objet d’une déclaration. Une fois cette démarche effectuée, le déclarant pourra se servir de l’adresse du bureau virtuel.
Comment l’utiliser ?
Le bureau virtuel permet d’utiliser une plateforme digitale donnant accès à des solutions cloud. C’est cet espace entièrement digitalisé qui centralise les données, telles que le carnet d’adresses et la messagerie.
Il suffit d’avoir une connexion internet pour accéder au bureau virtuel. Il permet de gérer une entreprise 24/7 à distance et de proposer un espace de travail interconnecté pour ses collaborateurs pour leur faciliter la tâche et les motiver. Il leur donne la possibilité de travailler avec un système informatique à la fois fiable et flexible. Ce dernier peut être adapté à leurs besoins. En effet, les outils sont personnalisables. Par exemple, un administrateur a le choix de modifier les droits d’accès à des fichiers en fonction de chaque utilisateur.
Pourquoi dématérialiser ses bureaux ?
Cette solution s’avère surtout pratique en début d’activité. Elle est surtout motivée par des raisons économiques et pratiques. Elle permet d’accéder à un environnement de télétravail de manière sécurisée où que l’on soit géographiquement. C’est pourquoi elle intéresse en particulier les techniciens.
Interface de bureau virtuel accessible à tout moment
C’est l’un des principaux avantages du bureau virtuel. Prête à l’emploi, l’interface donne accès à tout moment à diverses applications (PowerPoint, SAGE ou encore Excel), ainsi qu’à différentes ressources, telles que des :
- Contenus multimédias ;
- Documents.
Grande mobilité
Le bureau virtuel optimise non seulement la mobilité des professionnels, mais également leur planning. Ils peuvent suivre à distance l’état d’avancement des tâches. De plus, l’outil permet de faciliter la communication et la coordination au sein d’une société. Il rend alors les travailleurs plus performants. Tous leurs fichiers étant stockés dans le Cloud, ils n’ont plus besoin de :
- Systèmes de stockage de fichier ;
- Clés USB ;
- Disques durs externes.
Notons que le bureau virtuel permet aussi d’identifier un problème informatique à distance et de le résoudre plus facilement sans avoir à se déplacer. Les techniciens n’ont plus besoin d’effectuer des mises à jour sur chaque poste de travail.
Compatibilité avec tous les supports
Il est possible d’accéder au bureau virtuel à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un Smartphone. En effet, les utilisateurs peuvent accéder à l’interface, accomplir des tâches et effectuer un suivi, depuis tous les supports informatiques.
Système de sécurité performant
En plus de rester privées, les données de l’utilisateur du bureau demeurent sécurisées, même en cas de vol, en raison du fait qu’elles ne sont pas réellement stockées sur la machine dont il se sert, mais sur un serveur virtuel.
Il en est de même si l’ordinateur de l’utilisateur est perdu ou tombe en panne. Les données de l’entreprise resteront sauvegardées dans le Cloud. La fiabilité et la sécurité du système informatique permettent de travailler en toute sérénité. Elles conditionnent également la productivité.
Coûts optimisés
Posséder un bureau virtuel dispense aussi une personne de charges locatives parce qu’elle n’a pas de loyer à payer. Cette solution permet aussi de réaliser des économies sur les coûts énergétiques et sur l’achat d’équipements puissants et chers. En effet, elle limite les frais de fonctionnement. De plus, l’accès aux services dématérialisés est plus économique par comparaison avec le recrutement d’un comptable ou d’un secrétaire personnel.
Quels sont les inconvénients du e-bureau ?
Toutefois, le e-bureau ne procure pas que des avantages. En effet, il présente aussi son lot d’inconvénients. L’isolement social en fait partie. Dans la liste, on peut citer également le contact virtuel et les licences non transférables.
Contact virtuel et isolement social
En utilisant un bureau virtuel, les collaborateurs se côtoient uniquement en ligne. Le contact humain n’existe presque plus, ce qui ne facilite pas leur encadrement. En effet, les cadres éprouvent plus de difficulté à les évaluer et à les accompagner.
D’autre part, certaines personnes accordent une importance particulière à l’expérience sociale du travail. Il faut savoir que pour elles, c’est avant tout un lieu d’échange, où l’on se retrouve entouré de collègues.
Licences non transférables
Parfois, il n’est pas possible d’effectuer le transfert des licences d’anciennes bases de données vers le bureau virtuel, ce qui constitue un inconvénient non négligeable. En effet, les applications peuvent réclamer l’accès à des pilotes.
À qui le bureau virtuel s’adresse-t-il surtout ?
L’utilisation d’un bureau virtuel est avantageuse aussi bien pour l’employeur que l’employé. La possibilité de travailler à distance donne à chacun la possibilité d’organiser son quotidien de différentes manières. Elle rend les salariés plus mobiles et autonomes. Ils gagnent en performance et en productivité.
La virtualisation des bureaux permet aussi de profiter d’une flexibilité accrue. En effet, elle donne le moyen de choisir son lieu de travail, ses pauses et horaires. En outre, grâce au système, les entreprises ont la possibilité de recruter des talents des quatre coins du monde.
FAQ
Un bureau virtuel, c’est quoi exactement ?
Le bureau virtuel ou virtual office désigne un outil informatique permettant d'effectuer son travail où que l’on soit, depuis un ordinateur, un Smartphone, voire une tablette. En effet, il donne à un groupe de personnes, éloignées les unes des autres, la possibilité de travailler ensemble en ligne, à distance.
Comment le bureau virtuel fonctionne-t-il ?
Le bureau virtuel comprend plusieurs applications permettant d’accéder à des solutions cloud, où que l’on se trouve. C’est aussi un outil personnalisable et paramétrable. En effet, il est par exemple possible de faire en sorte que les collaborateurs puissent accéder seulement aux informations qui leur sont indispensables pour accomplir leurs missions.
Quelles sont les spécificités d’un bureau virtuel ?
C’est un logiciel qui centralise sur un serveur des informations de communication, de collaboration et d’organisation. Il est possible d’accéder à un bureau virtuel à partir de n’importe quel support connecté à Internet pour stocker, consulter ou encore modifier des documents. Les données ne figurant plus sur le disque dur de l’ordinateur, elles sont préservées en cas de problème.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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