Transfert de siège social : quelles formalités effectuer ?

Le transfert de siège social est une opération couramment entreprise par les associés lors du développement de l’entreprise. Elle peut intervenir lors de diverses occasions, et à ce titre, tout entrepreneur doit s’informer sur les conditions de sa mise en œuvre. Elle implique en effet une modification des statuts de la société, afin qu’ils soient continuellement à jour de la nouvelle adresse du siège. Transférer mon siège social en ligneDomicilier ma société en ligne Quand effectuer un transfert de siège social ? Le siège social est l’adresse administrative, fiscale, et juridique d’une entreprise. Ce lieu est déterminé par les associés lors de la création de la société, et doit être choisi avec soin. Les associés ont plusieurs possibilités pour implanter leur siège social. Il peut notamment être : Déclaré au domicile personnel du dirigeant ; Installé dans un local commercial acheté ou loué par l’entreprise ; Implanté dans une pépinière ou un incubateur d’entreprise ; Basé dans une société de domiciliation. Aussi, en cours d’exercice, plusieurs évènements peuvent entrainer la nécessité de transférer le siège social d’une entreprise, tels que : Le besoin d’agrandir les locaux pour donner suite à un développement de l’entreprise (augmentation de l’activité ou des effectifs par exemple) ; Le refus du renouvellement du bail commercial le cas échéant ; L’obligation de déplacer le siège social après 5 ans pour les SARL ou SAS qui auraient privilégié le domicile du dirigeant comme siège social ; L’expiration du contrat de domiciliation ; L’expiration de délai accordé par la pépinière d’entreprise, etc. Quelle que soit la raison pour laquelle les associés décident de procéder à un transfert de siège social, les statuts doivent être mis à jour. En effet, l’article 1835 du Code civil impose que l’adresse du siège social soit indiquée dans les statuts. Toute modification de l’adresse doit ainsi être mise à jour via une modification statutaire, et pour se faire, il y a une procédure à respecter. Quelle est la procédure à respecter ? Le transfert de siège social, comme la plupart des formalités d’entreprise, requiert le respect d’un formalisme précis. Il est possible de décomposer l’opération en 4 étapes : Prise de décision par l’assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés ; Modification des statuts de l’entreprise ; Publication d’une annonce légale de transfert de siège ; Déclaration du transfert sur le Guichet unique INPI. Bon à savoir : aucune procédure particulière n’est requise en cas de changement d’adresse pour un entrepreneur individuel ou pour un auto-entrepreneur. Ces formes juridiques ne sont pas assimilables à des sociétés et sont à ce titre dispensées de suivre le lourd formalisme qui incombe aux sociétés en cas de transfert de siège. Etape 1 : Voter la décision de transfert en AGE La première étape consiste à s’assurer que le transfert de siège social est bel et bien voulu par les associés. Pour se faire, il faut soumettre la proposition de transfert au vote, lors d’une AGE. Convocation de l’AGE des associés Le dirigeant de l’entreprise doit en premier lieu convoquer les associés à une AGE, au minimum 21 jours avant la date prévue pour l’assemblée générale. Le courrier de convocation doit être remis en main propres ou envoyé par lettre recommandée et doit contenir les obligations suivantes : Précision sur le type d’AG prévue (AGO ou AGE) ; Lieu, date et heure à laquelle l’AG est prévue ; Le détail de l’ordre du jour pour cette AGE ; Les modalités du vote. Bon à savoir : selon la forme juridique de l’entreprise, les modalités de convocations peuvent différer. Dans le cadre d’une SAS par exemple, il faut se référer aux statuts afin de respecter les modalités prévues par les associés. Vote du transfert de siège par les associés Après avoir reçu leur convocation, les associés se réunissent en AGE afin de discuter du transfert et de soumettre cette discussion au vote. Voici donc un tableau récapitulant les modalités de prise de décision en fonction de la forme juridique de l’entreprise concernée : Forme juridique Modalités de prise de décision SARL – Société à responsabilité limitée Si transfert en France : décision prise par le gérant puis ratifiée par la majorité des associés Si transfert à l’étranger : vote à l’unanimité des associé réunis en AGE SAS – Société par actions simplifiée Librement déterminée par les statuts A défaut de clause statutaire, le vote se fait à l’unanimité des actionnaires réunis en AGE EURL – Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée Prise de décision par l’associé unique SASU – Société par actions simplifiée unipersonnelle Prise de décision par l’actionnaire unique SA – Société anonyme Si transfert en France : décision prise par le conseil d’administration ou de surveillance puis ratification par AGO Si transfert à l’étranger : vote à l’unanimité des actionnaires réunis en AGE Sociétés civiles Vote à l’unanimité des associés réunis en AGE Rédaction du procès-verbal de décision Si les associés votent pour le transfert, il faudra procéder à la rédaction du procès-verbal de décision, élément indispensable pour effectuer les formalités de transfert de siège en ligne. Ce document doit contenir les informations suivantes : Modalités de convocation de l’AGE ; Date, heure et lieu de tenue de l’assemblée ; Identité des associés présents ; Résumé des débats tenus pendant l’assemblée ; Liste des documents soumis pendant l’AGE ; Le résultat des votes. Il devra être joint au dossier de demande d’inscription modificative de l’adresse du siège social, en tant que justificatif. Etape 2 : Modification des statuts de l’entreprise La modification des statuts intervient pour remplacer l’ancienne adresse du siège social par la nouvelle. Les associés doivent alors procéder à la réécriture de la clause statutaire mentionnant l’adresse du siège, afin de mettre à jour les statuts. Pour ce faire, ils peuvent recourir à l’aide d’un avocat, d’un expert-comptable ou encore d’un prestataire spécialisé dans les formalités d’entreprise, tel que LegalPlace. 🔎 Zoom : Afin de faciliter la procédure de transfert de siège social de votre société, vous pouvez confier le traitement de votre démarche à LegalPlace. Il vous suffit de remplir un court formulaire en ligne et de nous envoyer les pièces justificatives requises. Notre équipe de formalistes traite votre dossier dans les plus brefs délais et vous accompagne durant toute la procédure. Etape 3 : Publication de l’annonce légale de transfert Le transfert de siège social est une formalité qui doit faire l’objet d’une publicité auprès des tiers à l’entreprise. A ce titre, une annonce légale de transfert doit être publiée dans un journal d’annonces légales (JAL). Le processus varie selon que siège social soit transféré dans le même département ou dans un département différent de celui d’origine. Transfert opéré dans le même département Si vous comptez déplacer votre siège social au sein du même département, alors la procédure est plus légère. Il suffit en effet de publier, dans le délai d’un mois suivant signature du procès-verbal de décision, une annonce légale de modification dans un seul journal d’annonces légales, situé dans le département du siège. Transfert opéré dans un autre département Si le transfert de siège social s’effectue dans un département différent, alors il faudra publier deux annonces légales à destination des tiers : L’une dans un JAL du département où était initialement situé le siège social ; L’autre dans un JAL du département d’accueil du nouveau siège. Contenu de l’annonce légale Cette annonce de transfert de siège social doit contenir les éléments suivants : La mention « transfert de siège social » ; La dénomination sociale de l’entreprise, ainsi que son sigle le cas échéant ; L’identité du responsable légal de l’entreprise ; La forme juridique de l’entreprise ; Le montant de son capital social ; Le numéro SIREN de l’entreprise ; L’adresse de l’ancien et du nouveau siège social ; La mention « RCS » accompagnée du nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation de la société ; La mention du nouveau greffe dont dépendra la société à la suite de son déménagement. Une fois les annonces publiées, le représentant légal de l’entreprise reçoit une attestation de parution, qu’il devra conserver afin de les transmettre pour justificatif, lors de ses démarches sur le site de l’INPI. Etape 4 : Déclaration de la modification statutaire en ligne La modification des statuts d’une société doit être déclaré à l’administration. Pour se faire, il faut initier la procédure de déclaration du nouveau siège social, en ligne sur le portail INPI. Les documents à fournir Lors de la déclaration du transfert de siège social sur l’INPI, vous devrez vous munir des documents suivants : Exemplaire du procès-verbal d’AG de transfert de siège social; Exemplaire des statuts mis à jour ; Attestation(s) de parution de/des annonce(s) légale(s) de transfert de siège social ; Justificatif de jouissance des nouveaux locaux (contrat de bail, de domiciliation, titre de propriété, factures, etc.) ; Liste exhaustive des anciens sièges sociaux occupés par l’entreprise depuis l’immatriculation. A noter : si le dirigeant n’effectue pas la démarche lui-même, il faut ajouter un mandat à cette liste pour justifier l’accomplissement de la formalité par le mandataire choisi. La démarche en ligne Pour procéder à la modification des statuts sur l’INPI, il faut respecter des étapes : Connectez-vous à la plateforme à l’aide de vos identifiants INPI ou FranceConnect ; Dans la section « Formalités d’entreprise» sélectionnez la rubrique « Modifications » ; Répondez au questionnaire intuitif ; Transmettez vos justificatifs au format numérique ; Signez électroniquement votre formalité ; Acquittez-vous des frais administratifs légaux en ligne, via un paiement sécurisé. Le dossier, s’il est complet et ne comporte pas d’erreurs, est par la suite remis aux administrations, afin qu’elles annotent le changement d’adresse du siège sur l’extrait Kbis et modifient le Répertoire national des entreprises (RNE). Une fois votre dossier complet et validé donc, vous recevrez un extrait Kbis à jour des modifications. Combien coûte cette formalité ? Les frais administratifs pour le transfert de siège social sont les suivants : 46,82€ pour l’inscription modificative au RCS ; 5,90€ reversés pour l’INPI ; 116€ pour la publication de l’annonce légale au BODACC ; 13,93€ facturés pour le dépôt d’actes. ; Il faudra également ajouter à ce montant le pourcentage de TVA applicable. Ainsi, le montant total des frais légaux pour un transfert de siège social est d’environ 192,01€. Il faut également prévoir les frais de modification des statuts. En passant par un avocat ou un expert-comptable, le montant des honoraires est généralement élevé. Pour réduire les coûts, vous pouvez recourir à l’expertise d’un prestataire en ligne comme LegalPlace. Attention : en cas de transfert du siège dans un autre département, les frais de JAL sont dus pour l’annonce légale publiée dans l’ancien et le nouveau département. Il est donc nécessaire de payer les frais deux fois. Quelle est la différence entre un transfert de siège et un transfert d’établissement ? Dans un premier temps, il faut bien distinguer la différence entre un établissement et le siège social d’une entreprise : Le siège social est unique, il constitue l’adresse administrative de l’entreprise permettant de déterminer la loi applicable et la juridiction compétente en cas de litige ; Une entreprise peut disposer d’un ou plusieurs établissements, dans lesquels son activité est exercée. Ainsi, le transfert de siège social aura nécessairement plus d’impact qu’un simple transfert d’établissement. Bon à savoir : L’établissement principal peut être situé au même endroit que le siège et la société et elle peut également avoir des établissements secondaires. Aussi, les procédures de transfert sont différentes. Le transfert d’un établissement secondaire doit être déclaré auprès du guichet unique dans un délai d’un mois. Selon les cas de transfert d’établissement, le dossier doit comporter : Extrait Kbis de moins de 3 mois de l’établissement transféré ; Acte de cession de fonds de commerce, copie du bail commercial et attestation de parution dans un JAL en cas de rachat de fonds de commerce ; Contrat de location gérance, copie du bail commercial et attestation de publication dans un JAL en cas de location gérance. Transfert de siège social : quelle incidence sur les salariés ? Le transfert d'un siège social peut impliquer une transformation d'entreprise et par conséquent une modification de son fonctionnement. C'est pourquoi lors d’un transfert de siège social, il est important de penser à prévenir les salariés de l’entreprise. En effet, ce changement d’adresse peut avoir une incidence sur leur lieu de travail. Selon la situation géographique du nouveau siège, l’impact du transfert peut également se ressentir au niveau du contrat de travail. Si le transfert s’effectue dans le même secteur géographique, alors il ne constitue pas une modification du contrat de travail. En revanche, si le secteur géographique du siège social n’est pas le même après le transfert, alors l’incidence sur le salarié dépend de la présence ou non d’une clause de mobilité dans le contrat de travail : Contrat de travail assorti d’une clause de mobilité : aucune incidence, l’employeur peut valablement procéder au transfert du siège social sans demander l’accord de son salarié, car l’éventualité d’un changement de lieu était prévue au contrat ; Contrat de travail dépourvu de clause de mobilité : il s’agit dans ce cas d’une modification du contrat de travail, qui nécessite l’accord du salarié. A noter : le salarié qui refuserait de se présenter sur son nouveau lieu de travail alors même qu’une clause de mobilité l’engageait pourra se voir licencié pour faute lourde. Quelles sont les spécificités en cas de transfert de siège social à l'étranger ? Le transfert de siège social à l’étranger suit une procédure plus complexe. En effet, le siège social détermine, parmi d’autres éléments, la nationalité de l’entreprise et ainsi, la loi applicable. La transférer à l’étranger implique donc de modifier la nationalité mais également le droit auquel elle sera soumise. Deux étapes sont alors à accomplir : La dissolution de la société en France ; Sa constitution à l’étranger. Etape n°1 : dissoudre la société en France Transférer son siège social à l’étranger implique pour la société d’abandonner la nationalité française, et de procéder à une formalité conséquente : la dissolution de l’entreprise. En raison de son impact, cette décision doit être prise à la majorité des associés réunis en AGE. Le transfert sera par la suite déclaré sur l’INPI. Vous devrez compléter cette déclaration par une requête auprès du juge du Tribunal de commerce chargé de la surveillance du RCS afin qu’il mette en œuvre le maintien de votre entreprise en attendant le transfert. Etape n°2 : constituer la nouvelle société à l'étranger Enfin, vous devez réaliser les formalités de création d’entreprise dans le pays d’accueil choisi, afin d’immatriculer votre société. Il vous faudra dans certains cas reprendre totalement les statuts afin de les faire correspondre au droit local. Une fois l’entreprise immatriculée dans son pays d’accueil, vous devrez communiquer une preuve de cette immatriculation, que vous remettrez aux autorités administratives françaises afin qu’elles puisse radier la structure française du répertoire national des entreprises (RNE). A noter : de telles formalités sont souvent complexes et nécessitent une connaissance du droit étranger en vigueur, c’est pourquoi il est recommandé de solliciter l’aide d’un professionnel du droit. FAQ [sc_fs_multi_faq headline-0"h3" question-0"A quoi sert le siège social pour une entreprise ? " answer-0"Le siège social d'une entreprise est l'adresse de son domicile. En d'autres termes, il s'agit de l'adresse administrative et juridique de l'entreprise permettant de déterminer la loi applicable et la juridiction en cas de litige." image-0"" headline-1"h3" question-1"Comment faire un changement d'adresse sur l'extrait Kbis ? " answer-1"Afin de modifier l'adresse de votre entreprise figurant sur l'extrait Kbis, vous devez modifier les statuts en AG, publier un annonce dans un JAL et ensuite déclarer la modification auprès du guichet unique. Ensuite, il vous sera envoyé un nouvel extrait Kbis avec la bonne adresse." image-1"" headline-2"h3" question-2"Quels sont les différents moyens pour domicilier une entreprise ? " answer-2"Pour domicilier son entreprise, le dirigeant a plusieurs choix. Il peut le faire : A son domicile ; Dans un local commercial ; Dans une société de domiciliation ; Dans un espace de coworking ou une pépinière d'entreprise." image-2"" count"3" html"true" css_class""].