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La mise en place d’un accord de participation

La mise en place d’un accord de participation

L’accord de participation est un acte signé entre l’employeur et les salariés ou leurs représentants. Il encadre la participation, ce mécanisme permettant de rétribuer les salariés pour leur contribution au bénéfice figurant au bilan de l’entreprise. Tous les salariés sont concernés par ce dispositif, qu’ils soient sous contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI).

Comment mettre en place la participation dans une entreprise ?

Les conditions de mise en place de la participation dans l’entreprise varient sensiblement selon que l’entreprise est soumise au régime obligatoire de participation ou qu’il s’agit d’une démarche volontaire.

Le régime obligatoire de participation

La mise en place de la participation doit être entérinée par un accord entre l’employeur et les salariés ou l’instance représentative du personnel présente dans l’entreprise. L’accord peut être conclu suivant le droit commun issu de la négociation collective ou selon des modalités spécifiques.

D’après le droit commun issu de la négociation collective

L’accord peut être établi dans le cadre de la convention collective d’entreprise qui a été conclue au niveau de la profession ou au niveau de la branche d’activité de l’entreprise.

D’après des modalités spécifiques

Il peut s’agir d’un accord entre l’employeur et les représentants du personnel, notamment le comité social et économique (CSE) mis en place depuis le 1er janvier 2020. Cela peut aussi faire suite à la ratification par 2/3 des salariés.

Par ailleurs, si aucun accord n’est signé après un délai de 12 mois suivant la date fixée pour sa signature, l’inspection du travail prend l’initiative de mettre en place un régime d’autorité dans l’entreprise.

La participation volontaire

Les entreprises qui ne sont pas assujetties à la mise en place de la participation peuvent décider de l’instituer. Dans ce cas, un accord doit également être établi. Ses modalités sont les mêmes que pour les entreprises qui y sont soumises.

Dans ce cas de figure, l’employeur peut unilatéralement fixer les clauses de l’accord, conformément aux dispositions légales.

Rappel de définition

La participation est un dispositif prévu par la loi afin que les salariés puissent profiter d’une partie des bénéfices de l’entreprise. Ce mécanisme est déployé sous la forme d’une épargne salariale.

La participation aux bénéfices est obligatoire pour toute entreprise (quelle que soit sa forme juridique) ayant un effectif de 50 salariés et plus pendant 12 mois au cours des trois derniers exercices comptables.

Que doit contenir l’accord de participation ?

L’accord de participation doit respecter des conditions de fond pour être valide. En substance, il doit contenir des clauses obligatoires qui listent les modalités permettant aux salariés de profiter de la prime de participation. Il doit donc obligatoirement mentionner :

  • La date à laquelle l’accord a été conclu ;
  • La date de prise d’effet ;
  • La durée de validité de l’accord ;
  • La formule légale pour le calcul du montant de la réserve spéciale de participation ;
  • Une clause d’équivalence avec le droit commun si la formule de calcul est autre que la formule légale ;
  • Le temps d’indisponibilité du montant de la prime ainsi que les cas de retrait anticipés ;
  • Les modalités et délais de demande de disponibilité immédiate par les salariés d’une partie ou de la totalité de la prime ;
  • Les modalités et délais nécessaires d’affectation du montant de la prime (en précisant que lorsque les salariés ne s’expriment pas, la moitié de la prime sera automatiquement affectée dans un plan d’épargne pour la retraite collectif, s’il existe dans l’entreprise) ;
  • Les plafonds et conditions de la répartition du montant de la réserve spéciale entre les salariés ;
  • Le mode de gestion des droits des bénéficiaires.

Salariés concernés par la participation

En principe, tous les salariés de l’entreprise sont concernés par la participation. Néanmoins, la répartition entre les salariés du montant de la prime peut varier en fonction de certains critères. Le montant de la prime peut être :

  • Uniformément réparti entre les salariés ;
  • Proportionnel au salaire de chaque salarié ;
  • Proportionnel au temps de travail effectif du salarié ;
  • En fonction de toutes les conditions citées ci-dessus.

Calcul du montant de la prime

Le montant de la prime de participation à verser n’est pas fixe puisqu’elle constitue une rétribution liée aux bénéfices de l’entreprise. En conséquence, elle est calculée en fonction des bénéfices de chaque exercice. Cela veut donc dire qu’elle varie d’une année à une autre.

Cependant, elle est encadrée par une limite à ne pas dépasser. Cette limite est de 75 % du plafond de la Sécurité sociale, par salarié et par an. En 2020, cette limite représente 30 852 euros.

Le Code du travail a élaboré une formule pour calculer le montant de la prime de participation à verser aux salariés au titre de leur contribution aux bénéfices de l’entreprise. Dans le Code, cette prime porte le nom de « réserve spéciale de participation » (RSP).

D’après l’article L3324-1 du Code du travail, la formule est la suivante : RSP = ½ [B – 5 % C] x [S/VA].

B désigne le bénéfice net de la société : c’est le bénéfice de l’entreprise après déduction des charges (impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu).

C correspond aux capitaux propres de l’entreprise : les capitaux propres de l’entreprise incluent le montant du capital, les réserves ainsi que les primes relatives au capital social. Les 5 % interviennent dans le calcul de la rémunération des capitaux propres. Il s’agit d’un taux annuel qui dépend de la durée de l’exercice comptable.

S représente les salaires bruts de l’entreprise : ils correspondent aux salaires bruts déterminés selon les modalités de calcul des cotisations de Sécurité sociale. À cela peuvent être associés :

  • Les indemnités de congés payés et versés au nom de l’employeur par des caisses agréées ;
  • Les salaires perçus par les salariés d’un groupement d’employeurs travaillant dans l’entreprise ;
  • Les indemnités de congés maternité, d’accident du travail ou de maladie professionnelle, si l’employeur ne maintient pas la totalité des salaires.

VA est la valeur ajoutée de l’entreprise : la valeur ajoutée correspond au total des postes du compte de résultat, notamment :

  • Les charges liées aux salariés ;
  • Les charges fiscales et autres versements (excepté les taxes sur le chiffre d’affaires) ;
  • Les charges financières ;
  • Les dotations aux amortissements pour le compte de l’exercice ;
  • Les dotations aux provisions pour le compte de l’exercice (hormis les dotations qui sont déjà prises en compte dans les charges exceptionnelles) ;
  • Les résultats courants avant imposition.
Bon à savoir : la réserve spéciale de participation peut être calculée suivant une formule de calcul autre que celle fixée par le Code du travail, si certaines conditions sont remplies. Ainsi, il faut que le montant de la prime obtenu par cette formule soit au moins égal à celui obtenu en utilisant la formule fixée par le Code du travail. On appelle cela le principe d’équivalence.

Autre condition à respecter, le montant ne doit pas excéder l’un des plafonds suivants (au choix des signataires de l’accord) :

  • La moitié du montant du bénéfice net comptable ;
  • Le montant du bénéfice net comptable moins 5 % des capitaux propres ;
  • Le bénéfice net fiscal moins 5 % des capitaux propres ;
  • La moitié du montant du bénéfice net fiscal.

Par ailleurs, l’employeur peut décider d’accorder un supplément de participation aux salariés, s’il estime que le montant de la RSP ne reflète pas suffisamment la bonne performance de l’entreprise au titre de l’exercice comptable.

Modalités de versement et d’imposition

Lorsque le salarié en fait la demande, le versement de la prime se fait immédiatement. Pour cela, il faut que la demande ait été faite dans un délai de 15 jours à partir du moment où il a été informé du montant qui doit lui être octroyé.

Si le salarié ne fait pas la demande, le montant de la participation qui lui revient sera affecté au choix :

  • Dans l’un des plans d’épargne salariale (plan d’épargne entreprise, plan d’épargne interentreprises ou plan d’épargne pour la retraite collectif).
  • Dans un fonds d’investissement de l’entreprise, sous la forme d’un compte courant bloqué au nom du salarié, à condition qu’un plan d’épargne entreprise ait été mis en place.

Dans les deux cas, l’affectation des fonds se fait sur une durée d’au moins 5 ans. Notons toutefois que le Code du travail prévoit des cas de déblocage. À l’issue des 5 ans d’indisponibilité des fonds, le salarié peut en disposer librement en les plaçant sur son compte épargne-temps.

Pour ce qui est de l’imposition, la participation est exonérée de l’impôt sur le revenu (ou sur le résultat) durant la période d’indisponibilité des fonds. En revanche, si le salarié demande le versement immédiat, elle est imposable. Elle est également exonérée de cotisations sociales, à l’exception de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).

À savoir : le versement de la participation par l’employeur est fixé au dernier jour du 5e mois après la fin de l’exercice ou avant le début du mois de juin afin qu’il y ait une conformité de l’exercice avec l’année civile. C’est à cette date que le salarié doit être tenu informé par son employeur.

 

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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