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Embaucher un salarié

Embaucher un salarié

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur est dans l’obligation de respecter les formalités prévues par la loi. Outre la conclusion d’un contrat de travail, il faut également procéder à la déclaration préalable à l’embauche, à l’inscription du travailleur au registre unique du personnel ou encore à l’affiliation de l’entreprise auprès d’un organisme de retraite complémentaire. Par ailleurs, d’autres formalités spécifiques sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés. Tour d‘horizon.

 

Formalités d’embauche d’un salarié

Outre les formalités communes au recrutement d’un travailleur, il convient de distinguer en fonction du statut de ce dernier.

Le cas général

Le processus de recrutement passe par différentes étapes essentielles.

La préparation du recrutement

Que ce soit pour l’embauche d’un salarié par une société ou par une association, il est nécessaire de :

  • Rédiger une offre d’emploi ;
  • Publier l’offre ;
  • Préparer et conduire les entretiens d’embauche.

Le contenu d’une offre d’emploi n’est pas encadré par la législation française, à l’exception :

  • Des mentions discriminatoires ;
  • De la langue dans laquelle l’annonce est rédigée.

L’article L5331-4 du Code du travail dispose en effet que :

« Il est interdit de faire publier dans un journal, revue ou écrit périodique ou de diffuser par tout autre moyen de communication accessible au public une insertion d’offres d’emploi ou d’offres de travaux à domicile comportant un texte rédigé en langue étrangère.

Lorsque l’emploi ou le travail offert ne peut être désigné que par un terme étranger sans correspondant en français, le texte français en comporte une description suffisamment détaillée pour ne pas induire en erreur au sens de l’article L. 5331-3.

Ces prescriptions s’appliquent aux services à exécuter sur le territoire français, quelle que soit la nationalité de l’auteur de l’offre ou de l’employeur, et aux services à exécuter hors du territoire français lorsque l’auteur de l’offre ou l’employeur est français, alors même que la parfaite connaissance d’une langue étrangère serait une des conditions requises pour tenir l’emploi proposé.

Toutefois, les directeurs de publications et les personnes responsables de moyens de communication utilisant, en tout ou partie, une langue étrangère peuvent, en France, recevoir des offres d’emploi rédigées dans cette langue. »

Néanmoins, une annonce pertinente doit mentionner :

  • La présentation de l’employeur : le type d’entreprise (artisan, groupe national ou international, PME, etc.) et éventuellement son site Internet.
  • L’intitulé et la description du poste à pourvoir : indiquer les missions principales attendues pour le poste proposé, le rattachement hiérarchique, les horaires de travail (horaires décalés, travail de nuit ou en équipe…), les déplacements professionnels (fréquence et étendue géographique ou encore les contraintes spécifiques (travail sur chantier, manipulation de produits dangereux, etc.).
  • Le profil recherché : présenter la formation initiale requise, la qualification attendue ou le diplôme nécessaire. Il faut également préciser l’expérience exigée ou souhaitée (secteur d’activité, nombre d’années), le niveau de maîtrise des logiciels informatiques et des langues étrangères (utiliser les formules « notions », « courant », « technique » ou « bilingue »), les qualités personnelles recherchées ainsi que les perspectives d’évolution. Les critères recherchés doivent toujours être en lien direct avec l’emploi à pourvoir. À titre d’exemple, évitez d’inscrire la mention « titulaire d’un permis B » si le poste n’implique pas des déplacements.
  • Les conditions de travail : mentionner la localisation du poste, le type de contrat, la durée de travail (emploi à temps partiel ou à temps plein), la rémunération (fourchette ou montant exact, fixation en fonction du profil ou de l’expérience), les avantages sociaux (tickets restaurant, mutuelle d’entreprise obligatoire, etc.) ainsi que les moyens mis à la disposition du futur salarié (ordinateur, téléphone, ou encore véhicule de fonction).
  • L’envoi de la candidature : la plupart des entreprises réclament un curriculum vitae (CV) et une lettre de motivation à envoyer par e-mail ou par courrier. Il est possible de demander des références dans l’offre ou plus généralement lors de l’entretien. En revanche, il est déconseillé de requérir une photo du candidat, car l’employeur s’expose à des risques de sanctions pour discrimination à l’embauche.

Différentes mentions sont considérées comme discriminatoires et donc interdites :

  • L’origine géographique ;
  • L’appartenance ou non (supposée ou vraie) à une race, à une nation ou à une ethnie : il est impossible d’exiger la présentation de la carte d’électeur. De même, évitez de préciser dans l’offre d’emploi que vous recherchez un candidat « corse » ou « français » par exemple ;
  • Le sexe : il faut préciser clairement que l’offre d’emploi s’adresse indifféremment aux femmes et aux hommes en mentionnant l’intitulé du poste suivi de la formule « H/F », à l’exception des mannequins ou encore des artistes jouant un rôle ;
  • Les mœurs ;
  • L’orientation sexuelle ou l’identité de genre ;
  • Les conditions d’âge : la formule « recherche étudiant » ou encore « contrat étudiant » est discriminatoire. En outre, il est fortement déconseillé d’ajouter les mentions comme « sénior » ou « junior ». Il existe toutefois des exceptions. Ainsi, il est possible d’indiquer une limite d’âge minimale pour les emplois légalement interdits aux salariés en dessous d’un certain âge comme les travaux dangereux ou les débits de boissons. Il faut également rappeler qu’en principe, l’âge minimum d’admission à l’emploi est de 16 ans. L’article L4153-1 du Code du travail prévoit néanmoins quelques exceptions à cette règle.
  • Le patronyme : nom de famille ;
  • La situation de famille : L’offre ne doit pas mentionner « célibataire », « marié », « sans enfants » ou encore « libéré de toute obligation familiale » ;
  • L’état de grossesse ;
  • Le handicap ou l’état de santé : les mentions « emploi réservé à une personne handicapée », « valide » ou « en bon état de santé » sont à proscrire ;
  • Les caractéristiques génétiques ;
  • L’apparence physique ;
  • Les convictions religieuses ;
  • Les opinions politiques : l’expression « être membre de tel parti serait un plus » est à proscrire ;
  • Les activités syndicales ou mutualistes ;
  • Le lieu de résidence.

Le choix du support de diffusion de l’annonce de recrutement est libre :

  • Journal ;
  • Revue ;
  • Écrit périodique ;
  • Support en ligne : site web de l’entreprise, blogs ou sites Internet de recrutement, réseaux sociaux professionnels.

Avant de procéder aux entretiens d’embauche, il convient :

  • D’analyser les CV et les lettres de motivations ;
  • De lister les points à vérifier et les thèmes à approfondir pour chacun des candidats ;
  • D’élaborer une trame générale à respecter pendant les entretiens pour conserver un processus équitable entre les candidats.

L’entretien d’embauche peut être collectif ou individuel, avec un ou plusieurs interviewers. Il comprend généralement deux phases : interviewer le candidat sur son CV (expériences, formation, etc.), puis présenter le poste à pourvoir. Il est conseillé de laisser au postulant l’occasion de parler, de poser des questions et d’émettre ses doutes.

Les motifs de discrimination relatifs à l’offre d’emploi s’appliquent également lors des entretiens. En cas d’utilisation d’outils spécifiques (tests d’aptitude ou de personnalité), l’employeur est tenu d’en informer le candidat. Par ailleurs, les informations collectées sont strictement confidentielles et doivent uniquement servir au recrutement.

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE

Cette formalité obligatoire est réalisée auprès de l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date effective d’embauche. L’inobservation de cette démarche administrative est passible d’une pénalité correspondant à 1 086 € par salarié concerné. L’URSSAF envoie un récépissé dans les 5 jours de la réception de la DPAE.

Il faut savoir que la convention de stage n’est pas soumise à la DPAE. En effet, le stagiaire n’est pas considéré comme salarié. Par ailleurs, la DPAE est à adresser par voie électronique (sur le site net-entreprise) lorsque l’entreprise a effectué « plus de 50 déclarations préalables (…) au cours de l’année civile précédente » (article D1221-18 du Code du travail).

Le ministère du Travail met à la disposition des employeurs un modèle de DPAE, également appelé formulaire cerfa 14738*01. Ce document contient les informations suivantes :

  • Nom et prénoms ou dénomination sociale de l’employeur ;
  • Code NAF de l’entreprise ;
  • Adresse et numéro SIRET de l’établissement ;
  • Code, nom et adresse du service de santé au travail ;
  • Identité et numéro de sécurité sociale du salarié à embaucher ;
  • Date et heure prévues pour l’embauche ;
  • Type de contrat : CDD, contrat de travail temporaire, contrat d’apprentissage ou CDI ;
  • Durée du contrat (CDD uniquement) et de la période d’essai pour un CDD ou un CDI supérieur à 6 mois.

Outre la DPAE, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration préalable auprès de l’inspection du travail via une lettre recommandée dans les cas suivants :

« 1° Lorsqu’un établissement, ayant cessé d’employer du personnel pendant six mois au moins, se propose d’en employer à nouveau ;

2° Lorsqu’un établissement employant du personnel change d’exploitant ;

3° Lorsqu’un établissement employant du personnel est transféré dans un autre emplacement ou s’il fait l’objet d’extension ou de transformation entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales. » (Article L1221-17 du Code du travail).

L’inscription du salarié embauché sur le registre unique du personnel

Dès la première embauche, tout employeur (hormis le particulier employeur) détient obligatoirement un registre unique du personnel. Il est tenu d’y inscrire le salarié nouvellement recruté. Ce registre unique contient des mentions obligatoires telles que :

  • L’identification du salarié ;
  • Ses qualifications ;
  • La date d’entrée et de sortie ;
  • Le type de contrat.

L’affiliation du salarié auprès d’une institution de retraite complémentaire

Cette formalité concerne tous les salariés du secteur privé, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. L’affiliation s’effectue auprès d’une institution relevant de :

  • L’Arrco pour les cadres et les non-cadres ;
  • L’Agirc uniquement pour les cadres.

La déclaration des mouvements de main-d’œuvre ou DMMO

Chaque mois, toute entreprise de 50 salariés et plus effectue obligatoirement une DMMO. Cette dernière indique la liste des contrats de travail conclus ou rompus durant le mois précédent, à l’exclusion des CDD inférieurs à un mois non renouvelable.

La visite d’information et de prévention ou VIP

Sanctionnée par une attestation de suivi, la visite médicale d’information et de prévention concerne l’ensemble des salariés. Cette formalité vise à :

  • Interroger le salarié nouvellement embauché sur son état de santé ;
  • L’avertir des risques liés à son poste.

En principe, la VIP a lieu après l’affectation au poste :

  • Dans les 2 mois pour les apprentis;
  • Dans les 3 mois pour les autres salariés.

Néanmoins, la visite s’effectue préalablement à la date d’embauche dans les cas suivants :

  • Employés âgés de moins 18 ans ;
  • Travailleurs de nuit ;
  • Salariés exposés à des risques particuliers.

Le non-respect de cette obligation est passible d’une amende de 1 500 € et de sanctions pénales plus sévères en cas de récidive.

Remarque concernant le salarié étranger européen

Il faut préciser que l’embauche d’un salarié étranger européen est soumise aux formalités classiques. Sont concernés les travailleurs en provenance des pays tels que :

  • L’Allemagne ;
  • L’Espagne ;
  • Les Pays-Bas ;
  • La Suède ;
  • L’Italie.

Une liste complète des États membres de l’Union européenne est disponible sur le site du gouvernement.

Le salarié étranger non européen

Outre les formalités exigées lors de tout recrutement, l’embauche d’un salarié étranger non européen répond à des obligations en fonction de la résidence du candidat.

Étranger installé hors de France

Pour recruter dans un autre pays, l’employeur doit :

  • Déposer l’offre d’emploi auprès d’un organisme de placement comme Pôle Emploi ;
  • Effectuer une demande d’autorisation de travail ou procédure d’introduction auprès de la Direccte.

Le dossier de demande comprend :

  • Le formulaire cerfa n° 15187*02 ;
  • Le projet de contrat de travail ;
  • Le curriculum vitae du futur salarié ;
  • La copie de ses diplômes ;
  • Éventuellement les attestations d’emploi ;
  • Un imprimé relatif aux conditions de logement de l’intéressé ;
  • L’engagement de paiement des taxes dues à l’OFII.

L’absence de réponse de l’administration pendant 2 mois vaut refus. En revanche, si l’autorisation est accordée, le dossier est transmis à l’OFII. La visite médicale obligatoire a lieu au plus tard 3 mois après l’arrivée du salarié en France. Ce dernier est convoqué par l’OFII à cet effet.

Les démarches d’embauche sont simplifiées pour certains ressortissants étrangers, notamment dans le cadre du dispositif « jeune professionnel ». Celui-ci s’applique aux ressortissants des pays ci-dessous :

  • Algérie ;
  • Argentine ;
  • Bénin ;
  • Canada ;
  • Cap-Vert ;
  • Congo Brazzaville ;
  • États-Unis ;
  • Gabon ;
  • Maroc ;
  • Maurice ;
  • Monténégro ;
  • Nouvelle-Zélande ;
  • Russie ;
  • Sénégal ;
  • Serbie ;

Étranger résidant en France

Avant de procéder aux formalités de recrutement classiques, l’employeur doit vérifier si le candidat retenu est titulaire de l’un des documents suivants :

  • Titre de séjour valant autorisation de travail tel que l’autorisation provisoire de séjour, la carte de séjour temporaire « vie privée et familiale » (un an de validité) ou encore la carte de séjour « compétences et talents » (3 ans de validité) ;
  • Autorisation expresse de travail.

À cet effet, il doit adresser à la préfecture du département du lieu d’embauche une demande d’authentification du titre ou de l’autorisation soit :

  • Par courrier électronique ;
  • LRAR datée et signée.

Cette demande est obligatoirement accompagnée du document à authentifier et s’effectue au moins 2 jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche. La préfecture dispose de 2 jours après la réception pour répondre. À défaut, l’obligation de vérifier l’existence du document requis pour l’embauche est considérée comme accomplie.

Si le titre de séjour du futur salarié ne vaut pas autorisation de travail, il appartient à l’employeur d’en faire la demande. La procédure à suivre est la même que pour le travailleur étranger installé hors de France, à l’exception du formulaire à remplir (Cerfa n° 15186*03). En cas de réponse positive de l’administration, le travailleur doit passer une visite médicale sur convocation de l’OFII si son contrat de travail excède 3 mois.

Concernant le salarié mineur

En principe, l’embauche d’un salarié mineur non émancipé est soumise aux formalités habituelles. Néanmoins, il ne peut en aucun cas conclure un contrat de travail sans l’autorisation écrite portant la signature de son représentant légal (père, mère ou encore tuteur).

Préalablement à l’embauche, il est nécessaire de demander l’autorisation de l’inspecteur du travail si le salarié est âgé de moins de 16 ans.

Le contrat d’apprentissage

Le contrat d’apprentissage est à rédiger en 3 exemplaires originaux. Il appartient à l’employeur de les envoyer auprès du CFA (centre de formation des apprentis) pour visa. Enfin, le contrat de travail accompagné du visa est transmis à l’un des services d’enregistrement suivant :

  • Chambre de commerce et d’industrie pour les entreprises inscrites au RCS, les professions libérales et les associations ;
  • Unité territoriale de la Direccte pour les associations et les associations non immatriculées au RCS
  • Chambre d’agriculture si le salarié dirige une exploitation agricole (à l’exception de l’artisan rural) ;
  • Chambre des métiers et de l’artisanat s’il est artisan ;
  • Registre des entreprises pour les établissements situés en Alsace-Moselle.

L’organisme consulaire dispose de 15 jours pour rendre sa décision, sachant que le silence vaut acceptation de l’enregistrement. Celui-ci peut demander les pièces justificatives suivantes :

  • Le diplôme ou le titre détenu par le maître d’apprentissage ;
  • Les documents attestant son expérience professionnelle.

Après enregistrement du contrat d’apprentissage, il convient de procéder à la déclaration d’embauche dans les 8 jours précédant la date effective du recrutement. Il est à noter que l’enregistrement est gratuit.

 

Documents à remettre au salarié embauché

Sont à communiquer au travailleur :

  • La copie du contrat de travail ;
  • La liste des conventions collectives applicables à l’entreprise ainsi que les modalités de leur consultation ;
  • Le livret d’épargne salariale de l’entreprise.

Sous peine d’une amende de 750 € au plus, l’employeur est également tenu de remettre au salarié soit :

  • Une copie de la déclaration préalable à l’embauche ;
  • L’accusé de réception remis par l’URSSAF.

Cette obligation est considérée comme satisfaite si le travailleur dispose d’un contrat de travail écrit précisant l’organisme destinataire.

Enfin, le BIAF (bordereau individuel d’accès à la formation) constitue un document à remettre au salarié lors de l’embauche, si son contrat de travail est à durée déterminée. Cette obligation concerne les entreprises évoluant dans le secteur des services, de l’industrie, du commerce et l’artisanat. Dans les autres cas, le BIAF est remis au travailleur à la fin du contrat.

 

Documents à fournir par le salarié embauché

Quel que soit le type de contrat, l’employeur peut exiger des pièces justificatives uniquement si elles sont en lien avec le poste à occuper. Voici les documents généralement exigés :

  • Une copie de la pièce d’identité du salarié ou de son titre de séjour ;
  • L’autorisation de travail pour le travailleur étranger ;
  • Une copie certifiée des diplômes ;
  • Une photocopie de la carte vitale ou de l’attestation d’affiliation à la Sécurité sociale ;
  • Un bulletin de vaccination pour l’emploi de garde d’enfant par exemple ;
  • Une photocopie du permis de conduire.

 

Embauche d’un salarié : comment établir un contrat de travail ?

Le contrat de travail est obligatoirement écrit. La seule dérogation à cette règle concerne le CDI à temps plein. Néanmoins, l’établissement d’un écrit est nécessaire si une convention collective l’exige.

L’inobservation de cette formalité est passible de :

  • 1 500 € d’amende : contrat de travail intermittent ou à temps partiel ;
  • 3 150 € d’amende : contrat temporaire ou CDD. Ce montant est porté à 7 500 € en cas de récidive.
À noter que le contrat de travail contient des mentions obligatoires et facultatives.

Les mentions obligatoires pour tout contrat

Un contrat de travail de travail contient nécessairement :

  • Le type de contrat ;
  • Les coordonnées de l’employeur : nom ou dénomination sociale et adresse ;
  • Les coordonnées du salarié embauché : nom, prénoms et adresse ;
  • La date d’embauche ;
  • L’intitulé et la nature du poste occupé ;
  • Le lieu d’exécution du contrat : numéro SIRET de l’entreprise et adresse de l’établissement concerné ;
  • Les modalités de la rémunération (fixe, variable, calcul, commissions, etc.) ;
  • Les modalités des congés payés (durée et méthode de calcul) ;
  • Le volume horaire effectué par semaine : pour déduire s’il s’agit d’un contrat de travail à temps plein ou à temps partiel lorsque cette information a été omise ;
  • Les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire et celles de l’organisme de sécurité sociale ;
  • L’éventuelle convention collective applicable.

Les mentions obligatoires spécifiques au CDD

Si l’employeur et le salarié ont recours à un contrat de travail à durée déterminée, la loi exige l’insertion des clauses suivantes :

  • Le terme précis du contrat ou la durée minimale prévue ;
  • La durée de la période d’essai si les parties ont convenu de mettre ce dispositif en place ;
  • Les conditions de renouvellement si ce dernier figure dans le contrat ;
  • Le nom, les prénoms et la qualification du salarié remplacé en cas de CDD de remplacement.

Les clauses spécifiques au CDI

Un CDI écrit contient d’autres clauses obligatoires telles que :

Les mentions facultatives

Les clauses facultatives ont vocation à s’appliquer en cours d’exécution ou après la rupture du contrat de travail.

Clause d’exclusivité

La clause d’exclusivité interdit au travailleur d’exercer une fonction pour le compte d’un autre employeur pendant la durée du contrat. On distingue :

  • La clause interdisant toute activité annexe (pour une autre entreprise ou activité personnelle) ;
  • Celle qui interdit la conclusion d’un contrat de travail avec une entreprise concurrente susceptible de préjudicier l’intérêt de l’employeur.

Il faut préciser que le non-respect de la clause d’exclusivité constitue une faute grave justifiant le licenciement du salarié.

Enfin, la levée provisoire d’une telle clause est possible, notamment lorsque le salarié souhaite reprendre ou créer une entreprise. L’employeur est toutefois en droit de refuser cette alternative lorsque le travailleur est un VRP ou s’il envisage d’exploiter une activité concurrente.

Voici les solutions mises à disposition du salarié pour constituer ou reprendre une entreprise :

À l’issue de la levée, la clause d’exclusivité est de nouveau applicable. Le salarié concerné dispose de trois options :

Clause de mobilité

Par cette clause, le salarié s’engage à accepter à l’avance la possibilité pour l’employeur de modifier le lieu de travail. Dans ce cas, la mutation s’impose au travailleur. La clause de mobilité est proposée :

  • Lors de l’embauche ;
  • Après la signature du contrat de travail.

Les conditions de validité et d’application sont prévues par la jurisprudence récente. Ainsi, la clause de mobilité doit préciser clairement la zone géographique d’application. En général, l’étendue de la zone de mobilité varie en fonction des responsabilités confiées au salarié au sein de la société.

L’employeur a l’initiative de la mise en application de la clause. Néanmoins, la mutation est obligatoirement justifiée par un besoin objectif de la société. Le salarié est en droit de refuser dans les cas suivants :

  • Délai de prévention trop court ;
  • Mutation portant atteinte à la vie familiale et personnelle de l’employé ;
  • Mutation entraînant la modification d’un élément essentiel du contrat de travail : passage d’un horaire de jour à un horaire de nuit, réduction de la rémunération, etc.

Clause de non-concurrence

Cette clause limite la liberté d’un travailleur d’exercer des fonctions équivalentes après la rupture du contrat. L’employeur est tenu de respecter différents critères de validité soumis à l’appréciation du juge. Ainsi, la clause de non-concurrence doit être :

  • Nécessaire à la protection des intérêts légitimes de la société ;
  • Limitée dans le temps, dans l’espace et à une activité spécifique ;
  • Assortie d’une contrepartie financière raisonnable, également appelée indemnité compensatrice de non-concurrence (capital ou rente). Cette compensation est versée uniquement lors de la rupture du contrat.

Clause de dédit-formation

Par cette clause contractuelle, le salarié s’engage, en contrepartie d’une formation, à rembourser les frais y afférents en cas de démission avant un certain délai. Voici les conditions de validité à réunir :

  • Formation financée exclusivement par l’employeur ;
  • Frais supérieurs aux dépenses obligatoires exigées par la loi ;
  • Clause prévue dans le contrat de travail ou par un avenant ;
  • Montant de remboursement proportionnel aux frais payés par la société.

 

Obligations supplémentaires de l’employeur à l’égard du salarié embauché

L’employeur est tenu de communiquer au salarié les informations suivantes :

Obligatoirement par voie d’affichagePar tout moyen
  • Horaire de travail des salariés

 

  • Coordonnées de l’inspecteur compétent

 

  • Coordonnées du service de santé ou du médecin du travail

 

  • Coordonnées des services de secours d’urgence

 

  • Consignes en cas d’incendie
  • Règlement intérieur

 

  • Textes de loi concernant l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes

Par ailleurs, l’employeur doit procéder à la formation à la sécurité des salariés nouvellement embauchés. Celle-ci doit être pratique et susceptible de renforcer leurs compétences. La formation concerne les mesures de prévention et la conduite à respecter en cas d’accident.

 

Tableau récapitulatif des formalités d’embauche

Voici un tableau récapitulatif des formalités à effecteur pour recruter un salarié.

Tableau récapitulatif d’embauche d’un salarié – Modèle Word gratuit

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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yagoub jakoub

Bonjour,
je suis algérien, et je voudrais savoir, est ce que le contrat de travail est obligatoire dans la procédure d’introduction auprès de la Direccte? (mon future employeur m’a dit que la Direccte ne l’a pas demandé)