DPAE (déclaration préalable à l'embauche) : le guide

La DPAE, la déclaration préalable à l'embauche est la formalité principale à réaliser auprès de l'URSSAF lors de la signature d'un nouveau contrat de travail. Comment et quand remplir la déclaration ? Pour tout savoir sur cette obligation à l'embauche d'un nouveau salarié, suivez les informations pratiques de cet article. Modèle de contrats de travail Qu’est-ce que la DPAE ? La DPAE, la déclaration préalable à l'embauche, a été mise en place par l'URSSAF pour simplifier les formalités d'embauche pour les entreprises. En réalisant une seule formalité centralisée, l'employeur remplit toutes ses obligations légales liées à la signature obligatoire d'un contrat de travail, que ce soit un contrat à durée indéterminée (CDI) ou un contrat à durée déterminée (CDD). Les articles L 1221-10 et suivants du code du travail encadrent cette formalité. La DPAE a succédé à la DUE, la déclaration unique d'embauche mais elle est plus complète. Une DPAE est requise pour chaque nouveau salarié puisqu'elle est nominative. Elle sert également de preuve de la date d'embauche au-delà de la simple signature d'un contrat de travail. Avec une seule déclaration, l'entreprise : est couverte en cas d'accident du travail en CDD ou CDI, bénéficie d'exonérations fiscales éventuelles liées à l'embauche, évite d'être accusée de travail dissimulé, en transmettant via l'URSSAF à tous les organismes publics les informations nécessaires, permet au nouveau salarié de bénéficier d'une protection sociale. Quelles formalités pour embaucher un salarié ? Grâce à la simplification administrative offerte par la DPAE, l'entreprise réalise en fait 6 formalités en une seule, de la visite médicale de prévention préalable à l'embauche d'un salarié à l'inscription à Pôle emploi en tant qu'employeur. La DPAE est elle obligatoire ? La déclaration préalable à l'embauche d'un salarié étranger ou d'un salarié français est une formalité obligatoire rappelée par l'article L 1221-10 du code du travail : «L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet ». Le défaut de DPAE est sanctionné par une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, une régularisation des cotisations sociales non payées, des sanctions pénales éventuelles pour travail dissimulé puni de 3 ans d'emprisonnement et 45000 euros d'amende pour l'employeur personne physique et placement sous surveillance judiciaire et 225000 euros d'amende pour un employeur personne morale. La déclaration d'embauche est requise pour l'arrivée de tout nouvel employé dans toute entreprise relevant du régime général de la sécurité sociale. La nature du contrat de travail n'intervient pas : une déclaration est nécessaire pour tous les contrats à durée indéterminée et tous les contrats à durée déterminée, quelle que soit la durée du CDD. En revanche, aucune DPAE n'est requise pour les stagiaires même s'ils doivent figurer sur le registre unique du personnel, pour les bénévoles des associations loi 1901, pour les volontaires du service civique, ou pour les assistantes maternelles employées par un particulier employeur. DPAE et MSA En dehors du régime général de la sécurité sociale, une DPAE est obligatoire pour le régime agricole auprès de la MSA. Quand faire une déclaration préalable à l’embauche ? Comme son nom l'indique, la DPAE intervient nécessairement avant l'arrivée du salarié dans l'entreprise. Elle doit être réalisée dans les 8 jours avant le début du contrat de travail. Très souvent, le contrat de travail est signé entre l'employeur et l'employé quelques jours avant le 1er jour de travail. La déclaration préalable à l'embauche sera donc réalisée après la signature du contrat de travail puisqu'il faut être certain que le salarié intègre l'entreprise et avant le jour J de son entrée dans l'entreprise. Qui doit remplir la DPAE ? L'employeur remplit la DPAE à l'aide de certaines informations fournies par son salarié, comme son numéro de sécurité sociale. Le statut juridique de l'entreprise est indifférent : SAS, SARL, SA... doivent effectuer cette formalité. Certaines associations loi 1901 doivent également remplir une DPAE : les associations à but non lucratif, les associations intermédiaires (article L 5132-7 du code du travail) et les associations de service à la personne (article L 7232-6 du code du travail). Même les particuliers employeurs dans certains secteurs d'activité ont l'obligation d'effectuer une déclaration préalable à l'embauche, dès lors que le salarié réalise des travaux de construction ou de réparation ou de secrétariat personnel. Comment et où faire sa DPAE ? La DPAE doit être adressée à l'URSSAF qui gère l'établissement du nouveau salarié. Attention, si l'entreprise a adhéré au dispositif Versement en lieu unique (VLU) pour gérer les cotisations sociales de tous ses établissements dans un seul URSSAF, la DPAE doit malgré tout être effectuée auprès de l'URSSAF de l'établissement et non pas auprès de l'URSSAF du VLU. Comment remplir une DPAE ? L'entreprise doit compléter des éléments relatifs à sa société, à l'établissement concerné par l'embauche et au nouveau salarié : dénomination sociale de l'employeur (ou nom et prénom), code NAF ou APE, numéro SIRET de l'établissement concerné, reprenant le numéro SIREN de la société + 5 chiffres (tels que 00015) propres à chaque établissement, service de santé au travail (la liste est disponible auprès de l'URSSAF ou de la DIRECCTE), identité et numéro de sécurité sociale du nouveau salarié, date et heure du début du contrat de travail, informations relatives au contrat de travail (CDI, CDD, durée...) Comment envoyer une DPAE ? La DPAE peut être envoyée par courrier en recommandé avec accusé de réception mais elle peut plus facilement être complétée en ligne par différents moyens : sur le site de l'URSSAF en créant un compte employeur, par le dépôt en ligne d'un fichier automatisé généré par certains logiciels de ressources humaines et de paie, sur le site net-entreprises, après création d'un compte, en utilisant le titre emploi service entreprise (TESE) qui permet de gérer non seulement l'embauche mais la paie et le paiement des cotisations sociales de manière très simple pour les entreprises comptant moins de 20 salariés en CDI, CDD, apprentissage... en utilisant le titre emploi simplifié agricole (TESA) dédié aux entreprises relevant de la MSA et du secteur agricole. en utilisant le chèque emploi associatif, qui est un dispositif similaire pour les associations loi 1901 en utilisant le titre firmes étrangères (TFE), qui est prévu pour les entreprises sans établissement en France mais employant des salariés dans le pays. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, l'usage des TESE ou TESA est un avantage certain tant il simplifie les formalités d'embauche, les déclarations et le paiement des cotisations sociales, l'établissement des bulletins de paie conformes à la réglementation, la gestion du prélèvement à la source, les déclarations sociales de fin d'année. 🔎 Zoom : Dans une démarche d'aide et d'accompagnement aux particuliers et entreprises, LegalPlace met à votre disposition un modèle type de promesse d'embauche (CDD ou CDI) directement accessible en ligne sur notre plateforme. Modèle type de DPAE (URSSAF) Le modèle de DPAE est disponible sur le site du ministère du Travail (formulaire cerfa 14738*01). Voici le modèle de CPAE avec tous les éléments nécessaires : ETABLISSEMENT EMPLOYEUR Numéro SIRET Code NAF Dénomination sociale ou nom/prénom Adresse de l'établissement Numéro de téléphone / télécopie Service de santé au travail de l'entreprise ou service de santé spécifique si le salarié est éloigné FUTUR SALARIE Nom de naissance Nom d'usage si besoin Prénoms Numéro de sécurité sociale Date de naissance Lieu de naissance Sexe EMPLOI Date prévisible d'embauche Heure prévisible d'embauche Durée de la période d'essai en jours (si le contrat a une durée supérieure à 6 mois ou une durée indéterminée) Type de contrat : contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat de travail temporaire Date de la fin de contrat pour les CDD