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La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Dernière mise à jour le 16/02/2024
La DPAE, déclaration préalable à l’embauche, est une étape obligatoire en France avant d’embaucher un salarié. Elle permet à l’employeur d’informer les organismes sociaux de l’arrivée du nouvel employé et facilite la gestion administrative de l’emploi.
Ainsi, c’est une démarche importante pour garantir les droits sociaux du salarié.
Qu’est-ce qu’une DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire en France pour tout employeur souhaitant embaucher un salarié.
La déclaration préalable à l’embauche d’un salarié étranger ou d’un salarié français est une formalité obligatoire rappelée à l’article L1221-10 du code du travail.
Elle consiste à informer les organismes sociaux de l’embauche d’un nouveau collaborateur avant le début effectif du contrat de travail.
La DPAE contient des informations essentielles telles que :
- L’identité du salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- Les informations sur l’employeur : raison sociale ou nom de l’employeur, code APE, adresse, numéro SIRET, numéro de téléphone, etc. ;
- La nature du contrat : CDD, CDI, etc. ;
- La date de début d’activité, etc.
A quoi sert la DPAE ?
La DPAE a son importance dans le processus d’embauche en France.
Son objectif principal est de simplifier la gestion administrative des nouveaux salariés en transmettant rapidement des informations essentielles aux organismes sociaux dès le début du contrat de travail.
Les informations présentes dans la DPAE permettent d’assurer une gestion administrative efficace de l’emploi, facilitant le suivi des droits sociaux du salarié.
En ce qui concerne les droits sociaux, la DPAE facilite l’affiliation du salarié aux différentes caisses de sécurité sociale, garantissant ainsi la mise en place immédiate des couvertures sociales obligatoires, comme par exemple :
- L’assurance maladie (en cas d’accident du travail en CDD) ;
- L’assurance chômage ;
- La retraite.
De plus, la DPAE donne des informations importantes aux organismes qui font des statistiques sur l’emploi.
Cela aide à savoir comment le marché du travail évolue, et ces données peuvent influencer les décisions pour les règles publiques.
Enfin, la DPAE joue un rôle de contrôle en permettant aux autorités de vérifier la conformité des embauches avec la législation en vigueur.
Quels sont les cas d’embauche qui nécessitent une DPAE ?
La DPAE doit être réalisée avant l’embauche effective d’un salarié.
Elle concerne tous les types de contrats de travail, que ce soit :
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) ;
- Un contrat à durée déterminée (CDD), quelle que soit la durée du CDD ;
- Un contrat d’apprentissage ;
- Un contrat de professionnalisation, etc.
Quelles sont les dispenses de DPAE et les déclarations spécifiques ?
La DPAE est obligatoire dans la plupart des cas d’embauche, mais il existe des situations où certaines dispenses ou déclarations spécifiques s’appliquent.
Les cas de dispenses de DPAE
Il y a plusieurs situations où la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est dispensée, à savoir :
- Les stages, car les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés : il suffit d’inclure les informations sur les stagiaires dans le registre unique du personnel ;
- Le bénévolat n’est pas soumis à la déclaration préalable d’embauche : ne sont pas tenues de déclarer leurs bénévoles, à condition qu’aucune rémunération ni lien de subordination salariale ne soit impliqué ;
- L’emploi d’une personne en service civique :le contrat de collaboration dans le cadre du service civique n’est pas réglementé par le Code du travail.
Les déclarations spécifiques
Il existe deux cas de dispenses avec des déclarations spécifiques, à savoir ;
- Pour les contrats de travail d’assistantes maternelles, les démarches se font via le centre Pajemploi ;
- Pour les entreprises de travail temporaire (ETT) et les groupements d’employeurs : les ETT doivent faire une DPAE pour le personnel permanent et intérimaire. Mais, les entreprises utilisatrices n’ont pas à faire de DPAE pour le personnel intérimaire, mais doivent déclarer chaque mission.
Quelles sont les démarches automatiques liées à la DPAE ?
Dans la pratique, la DPAE simplifie les choses en combinant six démarches distinctes, allant de la visite médicale de prévention préalable à l’embauche d’un salarié à l’inscription en tant qu’employeur auprès de France travail (anciennement Pôle emploi).
Par le biais d’une unique formalité centralisée, l’employeur accomplit toutes les obligations légales liées à la signature obligatoire d’un contrat de travail, que ce soit un CDI ou un CDD.
En la réalisant, vous automatisez les étapes suivantes :
- La déclaration de la première embauche dans un établissement ;
- La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale (à la CPAM) ;
- La demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier salarié ;
- La demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
- La demande d’examen médical d’embauche du salarié en vue de la visite médicale obligatoire ;
- L’établissement d’une liste des salariés embauchés pour anticiper la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Qui fait la DPAE ?
Il revient à l’employeur d’effectuer la DPAE.
A qui dois-je déclarer mes salariés ?
Vous devez envoyer votre déclaration à l’Urssaf compétente pour l’établissement où l’embauche a lieu.
Vous devez effectuer la DPAE avant que le salarié commence à travailler pour vous. Cela veut dire que la démarche doit être initiée avant le premier jour d’activité du nouvel employé.
Il est nécessaire de respecter un délai de 8 jours avant la date prévue pour l’embauche.
Comment remplir ma DPAE ?
Effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) implique de compléter un formulaire spécifique qui requiert les informations obligatoires suivantes :
Les informations sur l’employeur à compléter sont les suivantes :
- La raison sociale ou le nom de l’employeur ;
- Le code APE ;
- L’adresse de l’établissement ;
- Le numéro SIRET ;
- Le numéro du service de santé au travail si l’employeur est affilié au régime général de la Sécurité sociale ;
- Le numéro de téléphone.
Ensuite, concernant les informations sur le salarié, doivent être renseignés :
- Le nom, prénom ;
- Le sexe ;
- La date et le lieu de naissance ;
- Le numéro de Sécurité sociale.
Enfin, concernant les informations sur le contrat, l’employeur doit être en mesure d’indiquer :
- La nature du contrat (CDD, CDI, contrat de travail temporaire).
- La date et heure d’embauche.
- La durée de la période d’essai pour un CDI ou la période d’essai pour un CDD.
- Le service de santé au travail.
Un modèle de DPAE est disponible sur le site du ministère du Travail (formulaire cerfa 14738*01).
Comment transmettre ma DPAE ?
En principe, la DPAE se fait en ligne sur net-entreprises.fr que ce soit par le remplissage du formulaire ou le dépôt d’un fichier issu de votre logiciel.
Les entreprises ayant effectué plus de 50 déclarations d’embauche l’année précédente doivent impérativement opter pour la dématérialisation de leurs DPAE.
Il est également possible d’utiliser le chèque emploi associatif qui est un dispositif similaire pour les associations loi 1901.
Une version papier (Cerfa 14738*01) peut être envoyée à l’URSSAF, et l’employeur doit fournir une copie au salarié.
Quelles sont les sanctions applicables en cas d’absence de DPAE ?
Le non-respect de l’obligation de DPAE peut entraîner diverses sanctions :
- Des sanctions civiles impliquant la régularisation de votre situation auprès de l’Urssaf, notamment le paiement des cotisations sociales dues ;
- Des sanctions administratives, sous forme d’une peine d’amende correspondant à 300 fois le taux horaire minimum garanti ;
- Des sanctions pénales pour travail dissimulé peuvent être appliquées, avec des amendes allant jusqu’à 45 000 € et des peines d’emprisonnement jusqu’à 3 ans pour les personnes physiques, et des amendes jusqu’à 225 000 € et un placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales.
Voici un tableau récapitulatif des différentes sanctions applicables.
| Types de sanction | Sanction applicable |
| Sanctions civiles | – Régularisation de la situation auprès de l’Urssaf ;
– Paiement des cotisations sociales dues. |
| Sanctions administratives | – Peine d’amende équivalant à 300 fois le taux horaire minimum garanti. |
| Sanctions pénales (travail dissimulé) | – Personne physique : amende jusqu’à 45 000 € et/ou peine d’emprisonnement jusqu’à 3 ans ;
– Personne morale : amende jusqu’à 225 000 € et placement sous surveillance judiciaire. |
FAQ
La DPAE remplace-t-elle d'autres formalités ?
La DPAE ne remplace pas d'autres formalités telles que la déclaration d'embauche Pôle Emploi. Elle est complémentaire et doit être effectuée en plus des autres démarches obligatoires.
Quelle est la durée de validité de la DPAE ?
La DPAE est valable pendant 3 ans pour un même salarié. Si le contrat de travail prend fin et qu'un nouvel embauche intervient ultérieurement, une nouvelle DPAE doit être effectuée.
Peut-on effectuer une DPAE pour un contrat court ou temporaire ?
Oui, la DPAE doit être réalisée même pour les contrats de travail de courte durée ou temporaires. Elle concerne tous les types de contrats, qu'ils soient à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI).
Promesse d’embauche sur mesure
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 16/02/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour
Un employeur peut faire une déclaration unique d’embauche pour une personne sans papiers (algérien) qui est en France depuis 2 ans, qui a travaillé mais sans contrat svp ?
Et comment s’il le peut ? Merci beaucoup cordialement
Bonjour,
En principe, un salarié étranger a besoin d’une autorisation de travail (visa ou titre de séjour) pour travailler en France. Le salarié doit donc déposer une demande de titre de séjour auprès de la préfecture. L’employeur peut lui fournir une promesse d’embauche afin d’appuyer la demande de titre de séjour.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
bonjour, j’ai un commerce de burger et pizza, je souhaite embauché un jeune pour faire des livraison et m’aidé quand il n’a pas de livraison , ce serait 2.5h par soir uniquement le week end donc 7.5h par semaine, comment procedé ? je souhaiterai avoir une bonne periode d’essai d’au moins 3 mois c’est possible ? aprés un cdd de 6/8 mois pour voir ci c’est viable ou non.. et aprés un CDI ci viable , merci a vous
Bonjour, En vertu de l’article L1242-2 du Code du travail, le recours au CDD est possible seulement dans les cas suivants : – Remplacement du salarié à domicile habituel : absence, passage provisoire à temps partiel, départ définitif précédant la suppression du poste de travail, dans l’attente de l’entrée en service effective du salarié recruté en CDI – Accroissement temporaire de l’activité – Emploi à caractère saisonnier – Remplacement d’un chef d’exploitation artisanale, industrielle ou commerciale, d’une personne exerçant une profession libérale – Recrutement d’ingénieurs et de cadres Ainsi, vous devez impérativement justifier d’un des motifs précités pour embaucher un… Lire la suite »
Bonjour,
J’ai fait la DPAE d’un salarié qui devait venir demain mais celui-ci ne veut plus venir. Comment rectifier la DPAE?
Merci pour votre aide.
Laurence BURETTE
Bonjour,
Vous pouvez contacter l’Urssaf pour corriger la DPAE. Toutefois il est important de savoir que la DPAE n’est qu’une déclaration d’intention d’embaucher. Ainsi, lorsqu’un salarié ne vient pas travailler, il n’y a aucune conséquence à déclarer une embauche qui n’a pas lieu.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour, est ce que la déclaration préalable à l’embauche est obligatoire pour le dossier de demande de changement de statut? l’employeur peut il la demande une fois le salarié a reçu son récépissé de changement de statut vers salarié.
Merci
Bonjour,
Dans le cadre d’une demande de changement de statut pour passer du statut d’auto-entrepreneur à celui de salarié, l’employeur doit effectuer la DPAE avant la prise de poste du salarié, même si celui-ci a déjà reçu son récépissé de changement de statut.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Pour un spectacle, j’ai dû embaucher un technicien en urgence. Je lui ai fait son contrat de travail, mais j’ai n’ai pas envoyé la dpae, ce que j’ai fait 1 semaine plus tard… Malheureusement l’inspection du travail l’a contrôlé et a lancé une procédure pour dpae tardive sur notre asso.
Nous n’avons pas de nouvelles et je n’ose pas les appeler. Au bout de combien de temps sans nouvelles peut-on considérer que le dossier est clos?
Merci de votre aide!
Bonjour,
En principe, il n’y a pas de délai spécifique, la durée de traitement dépend du dossier. Pour plus d’informations sur le traitement de votre dossier, nous vous invitons à contacter l’inspection du travail.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Vous pensez vraiment qu’au bout de 4 ou 5 ans on peut toujours avoir des retours?
Bonjour,
Un étranger réside en France de façon irrégulier s’il trouve un employeur (entreprise) qui veut l’embaucher une promesse d’embauche est il possible? Merci de répondre.
Bonjour,
En principe, pour travailler en France, un étranger doit avoir une autorisation de travail (visa ou titre de séjour).
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour, j’embauche des artistes intermittents du spectacles régulièrement, et je voulais savoir si on pouvait faire une seule DPAE sur une période d’un mois par exemple alors qu’on embauche l’artiste en question que 5 dates par exemple… pour éviter de devoir faire 5 DPAE pour chaque date?
exemple j’embauche l’artiste le 5, 12, 15 et 25 septembre, puis-je déclarer une période du 5 au 25 septembre directement?
Merci