La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Dernière mise à jour le 03/06/2021
La DPAE, la déclaration préalable à l’embauche est la formalité principale à réaliser auprès de l’URSSAF lors de la signature d’un nouveau contrat de travail. Comment et quand remplir la déclaration ? Pour tout savoir sur cette obligation à l’embauche d’un nouveau salarié, suivez les informations pratiques de cet article.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La DPAE, la déclaration préalable à l’embauche, a été mise en place par l’URSSAF pour simplifier les formalités d’embauche pour les entreprises. En réalisant une seule formalité centralisée, l’employeur remplit toutes ses obligations légales liées à la signature obligatoire d’un contrat de travail, que ce soit un contrat à durée indéterminée (CDI) ou un contrat à durée déterminée (CDD). Les articles L 1221-10 et suivants du code du travail encadrent cette formalité. La DPAE a succédé à la DUE, la déclaration unique d’embauche mais elle est plus complète.
Une DPAE est requise pour chaque nouveau salarié puisqu’elle est nominative. Elle sert également de preuve de la date d’embauche au-delà de la simple signature d’un contrat de travail. Avec une seule déclaration, l’entreprise :
- est couverte en cas d’accident du travail en CDD ou CDI,
- bénéficie d’exonérations fiscales éventuelles liées à l’embauche,
- évite d’être accusée de travail dissimulé, en transmettant via l’URSSAF à tous les organismes publics les informations nécessaires,
- permet au nouveau salarié de bénéficier d’une protection sociale.
Quelles formalités pour embaucher un salarié ?
Grâce à la simplification administrative offerte par la DPAE, l’entreprise réalise en fait 6 formalités en une seule, de la visite médicale de prévention préalable à l’embauche d’un salarié à l’inscription à Pôle emploi en tant qu’employeur.
La DPAE est elle obligatoire ?
La déclaration préalable à l’embauche d’un salarié étranger ou d’un salarié français est une formalité obligatoire rappelée par l’article L 1221-10 du code du travail : «L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet ».
Le défaut de DPAE est sanctionné par une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, une régularisation des cotisations sociales non payées, des sanctions pénales éventuelles pour travail dissimulé puni de 3 ans d’emprisonnement et 45000 euros d’amende pour l’employeur personne physique et placement sous surveillance judiciaire et 225000 euros d’amende pour un employeur personne morale.
La déclaration d’embauche est requise pour l’arrivée de tout nouvel employé dans toute entreprise relevant du régime général de la sécurité sociale. La nature du contrat de travail n’intervient pas : une déclaration est nécessaire pour tous les contrats à durée indéterminée et tous les contrats à durée déterminée, quelle que soit la durée du CDD.
En revanche, aucune DPAE n’est requise pour les stagiaires même s’ils doivent figurer sur le registre unique du personnel, pour les bénévoles des associations loi 1901, pour les volontaires du service civique, ou pour les assistantes maternelles employées par un particulier employeur.
DPAE et MSA
En dehors du régime général de la sécurité sociale, une DPAE est obligatoire pour le régime agricole auprès de la MSA.
Quand faire une déclaration préalable à l’embauche ?
Comme son nom l’indique, la DPAE intervient nécessairement avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Elle doit être réalisée dans les 8 jours avant le début du contrat de travail.
Très souvent, le contrat de travail est signé entre l’employeur et l’employé quelques jours avant le 1er jour de travail. La déclaration préalable à l’embauche sera donc réalisée après la signature du contrat de travail puisqu’il faut être certain que le salarié intègre l’entreprise et avant le jour J de son entrée dans l’entreprise.
Qui doit remplir la DPAE ?
L’employeur remplit la DPAE à l’aide de certaines informations fournies par son salarié, comme son numéro de sécurité sociale.
Le statut juridique de l’entreprise est indifférent : SAS, SARL, SA… doivent effectuer cette formalité.
Certaines associations loi 1901 doivent également remplir une DPAE : les associations à but non lucratif, les associations intermédiaires (article L 5132-7 du code du travail) et les associations de service à la personne (article L 7232-6 du code du travail).
Même les particuliers employeurs dans certains secteurs d’activité ont l’obligation d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche, dès lors que le salarié réalise des travaux de construction ou de réparation ou de secrétariat personnel.
Comment et où faire sa DPAE ?
La DPAE doit être adressée à l’URSSAF qui gère l’établissement du nouveau salarié. Attention, si l’entreprise a adhéré au dispositif Versement en lieu unique (VLU) pour gérer les cotisations sociales de tous ses établissements dans un seul URSSAF, la DPAE doit malgré tout être effectuée auprès de l’URSSAF de l’établissement et non pas auprès de l’URSSAF du VLU.
Comment remplir une DPAE ?
L’entreprise doit compléter des éléments relatifs à sa société, à l’établissement concerné par l’embauche et au nouveau salarié :
- dénomination sociale de l’employeur (ou nom et prénom),
- code NAF ou APE,
- numéro SIRET de l’établissement concerné, reprenant le numéro SIREN de la société + 5 chiffres (tels que 00015) propres à chaque établissement,
- service de santé au travail (la liste est disponible auprès de l’URSSAF ou de la DIRECCTE),
- identité et numéro de sécurité sociale du nouveau salarié,
- date et heure du début du contrat de travail,
- informations relatives au contrat de travail (CDI, CDD, durée…)
Comment envoyer une DPAE ?
La DPAE peut être envoyée par courrier en recommandé avec accusé de réception mais elle peut plus facilement être complétée en ligne par différents moyens :
- sur le site de l’URSSAF en créant un compte employeur,
- par le dépôt en ligne d’un fichier automatisé généré par certains logiciels de ressources humaines et de paie,
- sur le site net-entreprises, après création d’un compte,
- en utilisant le titre emploi service entreprise (TESE) qui permet de gérer non seulement l’embauche mais la paie et le paiement des cotisations sociales de manière très simple pour les entreprises comptant moins de 20 salariés en CDI, CDD, apprentissage…
- en utilisant le titre emploi simplifié agricole (TESA) dédié aux entreprises relevant de la MSA et du secteur agricole.
- en utilisant le chèque emploi associatif, qui est un dispositif similaire pour les associations loi 1901
- en utilisant le titre firmes étrangères (TFE), qui est prévu pour les entreprises sans établissement en France mais employant des salariés dans le pays.
Pour les entreprises de moins de 20 salariés, l’usage des TESE ou TESA est un avantage certain tant il simplifie les formalités d’embauche, les déclarations et le paiement des cotisations sociales, l’établissement des bulletins de paie conformes à la réglementation, la gestion du prélèvement à la source, les déclarations sociales de fin d’année.
Modèle type de DPAE (URSSAF)
Le modèle de DPAE est disponible sur le site du ministère du Travail (formulaire cerfa 14738*01). Voici le modèle de CPAE avec tous les éléments nécessaires :
| ETABLISSEMENT EMPLOYEUR |
| Numéro SIRET |
| Code NAF |
| Dénomination sociale ou nom/prénom |
| Adresse de l’établissement |
| Numéro de téléphone / télécopie |
| Service de santé au travail de l’entreprise ou service de santé spécifique si le salarié est éloigné |
| FUTUR SALARIE |
| Nom de naissance |
| Nom d’usage si besoin |
| Prénoms |
| Numéro de sécurité sociale |
| Date de naissance |
| Lieu de naissance |
| Sexe |
| EMPLOI |
| Date prévisible d’embauche |
| Heure prévisible d’embauche |
| Durée de la période d’essai en jours (si le contrat a une durée supérieure à 6 mois ou une durée indéterminée) |
| Type de contrat : contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat de travail temporaire |
| Date de la fin de contrat pour les CDD |
Promesse d’embauche sur mesure
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 03/06/2021
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Bonjour
Un employeur peut faire une déclaration unique d’embauche pour une personne sans papiers (algérien) qui est en France depuis 2 ans, qui a travaillé mais sans contrat svp ?
Et comment s’il le peut ? Merci beaucoup cordialement
Bonjour,
En principe, un salarié étranger a besoin d’une autorisation de travail (visa ou titre de séjour) pour travailler en France. Le salarié doit donc déposer une demande de titre de séjour auprès de la préfecture. L’employeur peut lui fournir une promesse d’embauche afin d’appuyer la demande de titre de séjour.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
bonjour, j’ai un commerce de burger et pizza, je souhaite embauché un jeune pour faire des livraison et m’aidé quand il n’a pas de livraison , ce serait 2.5h par soir uniquement le week end donc 7.5h par semaine, comment procedé ? je souhaiterai avoir une bonne periode d’essai d’au moins 3 mois c’est possible ? aprés un cdd de 6/8 mois pour voir ci c’est viable ou non.. et aprés un CDI ci viable , merci a vous
Bonjour, En vertu de l’article L1242-2 du Code du travail, le recours au CDD est possible seulement dans les cas suivants : – Remplacement du salarié à domicile habituel : absence, passage provisoire à temps partiel, départ définitif précédant la suppression du poste de travail, dans l’attente de l’entrée en service effective du salarié recruté en CDI – Accroissement temporaire de l’activité – Emploi à caractère saisonnier – Remplacement d’un chef d’exploitation artisanale, industrielle ou commerciale, d’une personne exerçant une profession libérale – Recrutement d’ingénieurs et de cadres Ainsi, vous devez impérativement justifier d’un des motifs précités pour embaucher un… Lire la suite »
Bonjour,
J’ai fait la DPAE d’un salarié qui devait venir demain mais celui-ci ne veut plus venir. Comment rectifier la DPAE?
Merci pour votre aide.
Laurence BURETTE
Bonjour,
Vous pouvez contacter l’Urssaf pour corriger la DPAE. Toutefois il est important de savoir que la DPAE n’est qu’une déclaration d’intention d’embaucher. Ainsi, lorsqu’un salarié ne vient pas travailler, il n’y a aucune conséquence à déclarer une embauche qui n’a pas lieu.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace