La comptabilité du CSE

La comptabilité CSE a vu son encadrement renforcé depuis 2015. En effet, chaque CSE ou Comité social et économique doit dresser annuellement des comptes et tenir une comptabilité. Avant d’être remplacé par ce dernier en 2020, le comité d’entreprise assurait déjà ce rôle depuis sa création. Cela vaut peu importe l’envergure de l’instance, qu’elle soit petite, moyenne ou grande.

À quoi sert la comptabilité du CSE ?

Comme une société, le CSE fonctionne avec des flux de capitaux, notamment des recettes et des dépenses. Autrement dit, sa survie et sa croissance dépendent de la bonne gestion des ressources financières dont elle dispose. D’où l’utilité de recourir à la comptabilité.

Définition du CSE

Le Comité social et économique désigne la structure de représentation des travailleurs d’une firme. Elle est constituée du chef d’entreprise ainsi que des délégués désignés du personnel. Le nombre de ces derniers est déterminé par l’effectif total de la société.

Pour un organisme de 50 à 74 salariés par exemple, le CSE doit compter 4 délégués. Dans un autre comptant entre 300 et 399 employés, le nombre d’élus sera de 11. Par ailleurs, la délégation du personnel est également composée paritairement de suppléants et de titulaires. En cas d’absence des derniers, leurs remplaçants participent aux réunions.

Selon l’envergure de l’entité, le CSE tient des missions et des rôles différents. Dans une entreprise de plus de 50 salariés, les délégués traitent les doléances des employés. En outre, ils mènent le suivi stratégique, financier et économique de la société.

Le CSE doit être obligatoirement instauré dès que le nombre de salariés est de 11 et ce, durant une année entière. Lorsque ces conditions sont réunies, c’est l’employeur qui décide d’organiser ou non les élections au comité. Le mandat des délégués dure 4 ans. Toutefois, cette durée peut être réduite à 3 ans, voire 2 par le biais d’une convention collective.

À l’échéance, le CSE est renouvelé seulement si les critères évoqués plus haut sont toujours satisfaits. Dans le cas contraire, le renouvellement n’est opéré que lorsque les exigences sont de nouveau remplies. Théoriquement, un délégué élu du personnel ne peut faire partie du CSE plus de trois fois.  Néanmoins, cette règle devient nulle dans le cas :

• D’un accord collectif contraire ;
• Des sociétés dénombrant 49 employés au plus.

Intérêt de la comptabilité

La comptabilité permet aux élus de gérer avec une grande efficacité le comité social et économique. Le bilan comptable fournit en effet à ces acteurs un aperçu sur l’état financier de l’instance. De même, il leur donne la possibilité de procéder à une comparaison entre le budget prévisionnel et les opérations concrétisées.

Plus précisément, le document permet de répertorier de façon journalière les actions mises en œuvre par l’organe de représentation du personnel. En outre, il permet de :

• Regrouper les dépenses et les recettes des réalisations ;
• Assurer une prise de décision plus facile ;
• Traduire les priorités fixées par les représentants élus du personnel ;
• Planifier efficacement les stratégies futures.

Ceci est conditionné par une tenue régulière du document, par le biais d’une actualisation périodique des données. De plus, en tenant une comptabilité, le CSE justifie plus facilement l’affectation des fonds octroyés par la firme. Ceci vaut à l’égard non seulement de cette dernière, mais aussi des employés. Ainsi, l’instance représentative se plie aux obligations auxquelles elle est soumise.

Quelles sont les obligations comptables du CSE ?

Dans l’optique d’une comptabilité transparente, il incombe à tout CSE de respecter un certain nombre de contraintes légales. Parmi ces impératifs, certains s’appliquent à toutes les organisations, indépendamment de leur taille. En revanche, d’autres prennent en considération ce critère.

Obligations communes

Ces obligations portent notamment sur l’émission d’un rapport relatif aux accords conclus entre le comité et l’un de ses membres. De surcroît, chaque structure est tenue de présenter un compte-rendu au nouveau bureau après chaque renouvellement du CSE.

Les dossiers liés à la gestion comptable et financière doivent être transmis aux nouveaux membres. De plus, l’instance est contrainte de dresser un rapport renseignant qualitativement sur sa gestion financière et ses activités. Ceci afin de garantir la compréhension dans l’étude des comptes.

En outre, le CSE est tenu de fournir les indications liées aux paiements conséquents. Il en est de même vis-à-vis de l’enregistrement chronologique et comptable des crédits et débits modifiant le patrimoine. De plus, un inventaire doit être mené annuellement pour évaluer la valeur et l’existence des passifs et actifs du patrimoine.

Enfin, en fin d’exercice, il faut dresser des comptes annuels en considérant l’inventaire et l’enregistrement comptable. Ces derniers comportent :

• Une annexe ;
• Un bilan ;
• Un compte de résultat.

Variations selon la taille du CSE

Les règles à prendre en compte diffèrent selon chaque comité social et économique. Les petites instances (ressources en dessous de 153 000 euros) bénéficient d’un cadre plus simple que les entités moyennes ou grandes.

Les petits CSE

Ces entités établissent une comptabilité CSE dite ultra-simplifiée. Ainsi, elles doivent disposer d’un livre classant par ordre chronologique le motif et les valeurs des recettes récoltées. La même disposition est à suivre pour les dépenses engagées.

Ensuite, elles doivent réaliser annuellement un état de synthèse simplifié. Celui-ci concerne les données complémentaires qui se rapportent aux engagements actuels de l’instance, mais aussi à son patrimoine.

Les CSE de taille moyenne

Les comptes peuvent être dressés de manière simplifiée. Il convient seulement de suivre les procédés définis par l’Autorité des normes comptables dans un règlement. S’agissant de l’enregistrement des dettes et des créances, cette opération se fait à la clôture de l’activité seulement.

Par ailleurs, les CSE de dimension moyenne sont contraints de soumettre leurs comptes annuels à l’appréciation d’un expert-comptable. Les organes supportent eux-mêmes cette opération sur le subside d’exploitation.

Ces obligations sont valables dans le cadre d’un CSE entreprise de moins de 50 salariés à temps plein. Celui-ci doit par ailleurs totaliser au maximum :

• 3,1 millions d’euros de ressources ;
• Un bilan de 155 millions d’euros.

Les grands CSE

S’il y a dépassement des 2 critères susmentionnés au minimum, l’on rentre dans le domaine des grands CSE. De ce fait, il incombe alors aux comités concernés de présenter une comptabilité sur les débits :

• Suivant les méthodes de l’Autorité des Normes Comptables ;
• Dénuée de toute simplification telle qu’énoncée à l’article L123-12 du Code de commerce.

Les grands CSE doivent tenir des comptes comptables complets contenant une annexe, un bilan ainsi qu’un compte de résultat. Ils désignent, avec un suppléant, un commissaire aux comptes, autres que ceux de la société. Pour la présentation des comptes annuels, les instances représentatives du personnel sont tenues de faire appel à un expert-comptable.

Enfin, il incombe à chaque structure de mettre en place une commission CSE des marchés. Celle-ci aura pour vocation de sélectionner les prestataires et fournisseurs de la CSE. Sa mission consiste également à déterminer l’intégralité des conditions d’achat :

• De travaux au-delà d’un coût défini ;
• De services et de fournitures.

Quels sont les budgets dont la comptabilité du CSE doit s’occuper ?

Pour le comité social et économique, le financement ressemble à celui du comité d’entreprise. Ainsi, la comptabilité de l’organe doit tenir compte de trois grandes catégories de budget CSE.

Budget de fonctionnement

Permettant au comité d’assurer indépendamment ses fonctions, le budget d’exploitation supporte ses dépenses journalières. Le document contient notamment la restitution des frais de déplacement des délégués du personnel, mais aussi :

• Le financement des experts sollicités en cas de différend ;
• La formation des membres de l’organe représentatif ;
• Les coûts des fournitures ;
• Le loyer du bureau.

Budget des œuvres sociales

Également appelé budget socioculturel, celui-ci sert à favoriser le bien-être des employés. L’allocation des prestations sociales doit être accomplie dans l’équité, et donc en faisant abstraction du quotient familial des travailleurs.

Le budget des œuvres sociales est établi par voie d’accord CSE. Calculé généralement sur la base de la masse salariale, il est versé par le chef d’entreprise. À titre d’exemple, le budget activités sociales et culturelles CSE peut porter sur :

• Une participation à des activités sportives ;
• Un chèque mariage ou vacances ;
• Des loisirs culturels ;
• Etc.

Budget prévisionnel

Dans la comptabilité CSE, le budget prévisionnel regroupe la totalité des produits et charges prévisionnels du comité. Présenté sur des tableaux financiers, il est édité pour un exercice, qui s’étale sur une année fiscale ou civile. En vue d’une anticipation de l’activité, les montants des recettes et dépenses sont ventilés mensuellement. Également dénommé tableau de trésorerie, ce type de budget peut être composé :

• D’un plan de trésorerie ;
• D’un compte de résultat prévisionnel rattaché au précédent.

Créer un budget prévisionnel aide à mesurer la viabilité du CSE à travers son activité et de jauger sa situation financière. Le budget prévisionnel sert à anticiper la rentabilité et la performance d’un projet au moyen de données prévisionnelles. Véritable instrument de facilitation des prises de décisions, il nécessite une mise à jour et un suivi régulier. Ainsi, le comité social et économique garde une vision fiable sur ses projections. Dès lors, il détient toutes les informations requises pour une prise de décisions avisées au temps opportun.

Est-il obligatoire d’ouvrir un compte bancaire pour la comptabilité du CSE ?

Pour la comptabilité CSE, aucune contrainte légale n’oblige à l’ouverture d’un compte bancaire. En revanche, ceci permet au CSE de tenir indépendamment des comptes de la société :

• Le budget des œuvres sociales ;
• Le budget d’exploitation.

Pour ouvrir un compte bancaire CSE, le comité doit fournir à l’organisme financier une délibération. Permettant la nomination du gestionnaire du compte, celle-ci est arrêtée à la majorité des membres en réunion CSE :

• Extraordinaire ;
• Périodique.

Lors du choix de l’établissement bancaire, un certain nombre de critères est à prendre en compte. Parmi ceux-ci peuvent être cités :

• La simplicité de l’ouverture de compte ;
• La qualité du service à la clientèle ;
• Les prestations proposées ;
• Le coût.

Faut-il conserver les archives des documents comptables ?

Durant 10 ans à partir de la date de clôture d’un exercice, les dossiers comptables afférents doivent être conservés. Il s’agit entre autres des balances et des grands livres comptables. De même pour les justificatifs (bons de commandes, factures, etc.) liés à ces documents. Cette règle vaut pour tous les exercices ouverts à partir de janvier 2015. Quant au bilan, il est vivement conseillé de l’archiver durant toute l’existence du CSE, de même que les annexes aux comptes et au bilan.

Quant aux registres juridiques obligatoires, la durée d’archivage s’élève à 6 ans au minimum. Pour les statuts, ils doivent être rangés au moins durant les 5 ans suivant la radiation du CSE au RCS. Cependant, il convient de les stocker à vie si possible.

Par ailleurs, talons de chèque ou relevés de compte bancaire sont à garder durant 5 ans au minimum. La période de détention des chèques à encaisser est de 1 an et 8 jours au maximum. Au-delà de cette durée, la banque n’est en principe pas obligée de les payer.

Du point de vue des documents concernant le personnel, les cas varient. Les bulletins de paie des éventuels salariés du CSE sont à conserver au moins pendant 5 ans. Idéalement, ils sont à conserver 10 ans ou plus. Ceci s’applique également pour les fiches individuelles de répartition de l’intéressement et de la participation. Pour les déclarations sociales et fiscales, la durée d’archivage s’étend sur 3 ans ajoutés de l’année en cours au moins. Toutefois, cette durée peut grimper jusqu’à 5 ans.

Quel est le rôle du trésorier au sein du CSE ?

Énuméré dans le règlement intérieur CSE, le rôle du trésorier réside notamment dans la présentation des pièces comptables de l’organe. Chaque année, il doit ainsi élaborer le rapport annuel de gestion, l’annexe, le compte de résultat et le bilan. De la même façon, il lui appartient de dresser le compte-rendu annuel de gestion à l’issue de chaque exercice. Au terme de son mandat, il doit présenter un document de synthèse spécifiquement prévu dans cette situation.

Par ailleurs, la plus grande mission du trésorier consiste à garantir la bonne gestion financière de l’organe représentative du personnel. Il assure l’équilibre des comptes du comité et contrôle la répartition des recettes et des dépenses des budgets de fonctionnement et d’œuvres sociales ;

Ensuite, ce professionnel veille au respect des principes comptables auxquels sont soumis les CSE. En parallèle, il s’assure que l’employeur alloue sa contribution financière, conformément aux textes en vigueur. Le tout en procédant en simultané :

• À la vérification et au paiement des factures ;
• Au rapprochement du comité social et économique avec la banque.

Le trésorier prépare aussi les budgets prévisionnels de cet organe. Dans le cas où ce dernier emploierait du personnel, il s’occupe du versement des dépenses s’y rapportant, dont les salaires. De même, il gère les frais que demande entre autres l’appel à des experts.

Enfin, le trésorier est responsable de l’archivage de l’ensemble des dossiers comptables du comité. En fonction de l’étendue de son rôle, il peut être assisté d’un ou de plusieurs adjoints. Néanmoins, il ne s’agit nullement d’une contrainte imposée par la loi.

Doit-on faire appel à un expert-comptable ?

En dehors des obligations susmentionnées, le recours à un expert-comptable est envisageable dans de nombreux cas. Le CSE peut ainsi se rapprocher de ce spécialiste s’il mène un grand programme affectant les conditions :

• De travail ;
• De sécurité et de santé.

Ceci est également conseillé dans les sociétés où les salariés sont au nombre de 300 au moins, si l’organe prépare la négociation sur l’égalité des employés. Le CSE peut aussi faire appel à un expert-comptable en cas d’identification de risque grave dans l’entreprise. S’agissant toujours des problématiques ponctuelles, la demande d’assistance s’avère concevable lorsque le CSE est consulté en vue d’une :

• Opération publique d’achat (OPA) ;
• Opération de concentration.

Cette option est fortement recommandée lorsque l’instance est consultée pour un projet de licenciements économiques collectifs. Cette décision doit alors s’appliquer sur 10 salariés au minimum, pour 30 jours pour l’ensemble des intéressés. De plus, la désignation d’un expert-comptable est envisageable lorsque le CSE exerce son droit d’alerte économique. En outre, la nomination de ce professionnel est avisée lors d’une consultation récurrente liée :

• À l’état financier et économique de l’établissement ;
• À l’emploi ;
• Aux conditions de travail ;
• À l’orientation sociale de la firme ;
• Aux ambitions stratégiques de la boîte.

Le financement de l’expertise est supporté intégralement par le CSE si le recours dépasse le cadre légal. Le plus souvent, il est réparti entre le comité et l’employeur dans le rapport 20/80 %. Dans d’autres cas, le financement est pris en charge intégralement par l’employeur.

FAQ

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Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 23/05/2023

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