Les obligations comptables

Les obligations comptables concernent tout entrepreneur, professionnel libéral ou artisan gérant une société ou une entreprise individuelle. Il est essentiel de les respecter non seulement parce qu’elles sont imposées par la loi, mais également parce qu’elles permettent d’anticiper d’éventuelles difficultés financières. Notons qu’elles varient surtout en fonction du régime d’imposition et de la forme sociale.

L’obligation comptable, qu’est-ce que c’est ?

Faisant état de la santé d’une entreprise, c’est une obligation légale que tous les entrepreneurs ont tout intérêt à respecter. En effet, ils sont soumis à un certain nombre de règles liées à la tenue de leurs comptes.

Il est tout aussi important de savoir qu’en règle générale, la comptabilité doit être à la fois :

• Sincère et régulière ;
• Représentative de la réalité de l’entreprise.

Pour diminuer considérablement le risque de commettre des erreurs, l’entrepreneur peut se servir d’un logiciel de comptabilité. Pour être certain de bien respecter ses obligations comptables, il a également le choix de consulter un spécialiste dans le domaine, qui se chargera notamment de vérifier ses comptes.

Tenir une comptabilité est-il obligatoire ?

Les obligations comptables varient suivant l’activité de l’entreprise. Elles dépendent également :

• Du régime d’imposition ;
• Du secteur d’activité ;
• De la catégorie dont relève l’entreprise (IS, BNC ou encore BIC).

Aussi, il peut être obligatoire de respecter certaines obligations comptables pour certaines entreprises, mais pas pour d’autres.

En quoi consiste la tenue d’une comptabilité ?

Elle consiste à lister les flux de trésorerie d’une activité dans des documents comptables. En tenant la comptabilité, l’entrepreneur doit :

• Établir des factures ;
• Enregistrer les mouvements (charges, ventes ou encore achats) ;
• Enregistrer les pièces comptables (par exemple les factures de vente) ;
• Archiver les documents comptables et les justificatifs pendant au moins 10 ans ;
• Réaliser un inventaire au moins tous les ans ;
• Établir les comptes annuels.

Les mouvements qui affectent le patrimoine professionnel doivent être enregistrés de manière chronologique. Au sujet de l’inventaire, il est réalisé pour pouvoir observer la valeur des éléments qui constituent le passif et l’actif de l’entreprise. Et concernant l’archivage des documents comptables, il permet surtout de prouver les chiffres en cas de contrôle fiscal.

Quant à l’établissement des comptes annuels, il s’effectue à la clôture de chaque exercice comptable. Il comprend :

• Le bilan de l’entreprise ;
• Le compte de résultat;
• L’annexe.

Dans le bilan de l’entreprise figure l’ensemble des éléments de passif et d’actif. Par ailleurs, le compte de résultat comprend l’ensemble des charges et produits qui font apparaître la perte ou le bénéfice de l’exercice.

Quant à l’annexe comptable (obligatoire) , elle indique surtout les méthodes utilisées. Les comptes annuels doivent toujours être réalisés de la même manière et tout changement devra être expliqué dans le document. Il complète aussi le bilan et le compte de résultat lorsqu’ils ne donnent pas suffisamment une image fidèle de l’entreprise.

Notons que l’enregistrement des biens de l’entreprise s’effectue en suivant une méthode spécifique. Selon leur nature, ils peuvent par exemple être enregistrés à leur :

• Valeur d’acquisition ou bien valeur vénale (pour les biens acquis) ;
• Coût de production (pour les biens produits).

Il convient de noter également que la tenue d’une comptabilité inexacte ou fictive est passible d’une :

• Peine de prison de 5 ans ;
• Amende de 500 000 euros.

Quelles sont les principales obligations comptables ?

Les entreprises doivent respecter 4 principales obligations comptables, à savoir :

• Les obligations relatives aux comptes annuels ;
• Les obligations selon le régime d’imposition ;
• Les obligations en fonction de l’organisation ;
• La tenue de livres comptables.

Notons que par principe, celles des sociétés commerciales sont unifiées. En effet, les obligations comptables d’une SASU ou d’une SAS sont les mêmes que celles d’une EURL ou d’une SARL. Il en est de même pour certaines formes d’entreprise, telles que :

• L’entreprise individuelle ;
• La SCI (à l’exception des sociétés imposées à l’IR).

Livres comptables obligatoires

Dans la liste des livres comptables obligatoires, on retrouve le :

• Livre journal ;
• Livre d’inventaire ;
• Grand livre.

Ils doivent tous être tenus à jour. Le livre journal est un registre où l’on doit inscrire chronologiquement et quotidiennement toute opération transformant l’actif de l’entreprise. Au cours de chaque inscription, il faut préciser les références et la source qui permettent de retrouver les documents justificatifs.

Les artisans, les sociétés commerciales et les professionnels libéraux sont concernés par l’obligation de tenir le livre journal. Il en est de même pour les commerçants qui relèvent du régime réel d’imposition.

À propos du grand livre, il s’agit d’un registre contenant les mêmes opérations que l’on retrouve dans le livre journal, qui sont saisies suivant le plan comptable. Sa tenue est également obligatoire pour les commerçants et artisans soumis au régime réel d’imposition.

Quant au livre d’inventaire, il comprend la valeur et le nombre de tous les éléments du bilan de l’entreprise, à la date d’inventaire. Il était uniquement obligatoire pour les entreprises soumises au régime réel normal d’imposition. Mais il ne l’est plus pour les exercices ouverts depuis début 2016. Dans tous les cas, il doit toujours être conservé durant une dizaine d’années. Il est bon de noter que des journaux auxiliaires peuvent s’ajouter au livre journal et au grand livre lorsque l’on souhaite apporter des précisions.

Selon le statut fiscal et juridique de l’entreprise, il se peut qu’elle doive également tenir un :

• Journal de recettes ;
• Registre des achats ;
• Registre des immobilisations et des amortissements.

Le journal des recettes contient le détail des ventes réalisées au quotidien :

• Date ;
• Montant ;
• Mode de paiement.

De même, le registre des achats comprend le détail de chaque achat réalisé quotidiennement :

• Date de l’achat ;
• Prix ;
• Mode de paiement ;
• Nom du fournisseur.

Par ailleurs, dans le registre des immobilisations et des amortissements sont listés en détail les biens nécessaires à l’activité de l’entreprise :

• Date d’achat ;
• Amortissement effectué ;
• Obligations relatives aux comptes annuels.

Selon l’Article L123-14 du Code de commerce, ce document comptable doit transmettre une image fidèle :

• Au patrimoine professionnel ;
• Au résultat et à la situation financière de l’entreprise.

Toute entreprise doit l’établir et en fournir un exemplaire destiné à être enregistré par le greffe du tribunal de commerce. À travers les divers documents qu’il contient, il permet de s’informer sur :

• L’état des stocks ;
• Les immobilisations ;
• Les créances ;
• Les dettes financières ;
• Les rémunérations ;
• Les produits et les charges d’un exercice ;
• Le chiffre d’affaires ;
• Les achats.

Mais un certain nombre de simplifications sont prévues dans le cadre de l’établissement des comptes annuels, notamment pour les :

• Petites entreprises (comptabilité des petites entreprises);
• Entreprises ne dépassant pas des plafonds de chiffre d’affaires fixés par décret (commerçant et personne morale ou physique).

Sur le livre journal, il est par exemple possible de centraliser de manière trimestrielle les écritures comptables. D’autre part, il n’y a pas besoin de justifier les frais généraux (pourboires, parking, etc.) lorsqu’ils sont réglés en espèces dans la limite d’un pour mille du CA, avec au moins 150 euros.

Parmi les simplifications en question, on distingue également la possibilité de calculer la déduction des frais de carburant par référence aux barèmes établis par le fisc. Dans la liste, on retrouve aussi le fait que les factures à cheval sur deux exercices (loyer, assurance, etc.) n’ont pas à être régularisées dans le cas où le décalage serait constant d’une année sur l’autre.

Il n’est pas non plus nécessaire d’évaluer les travaux en cours. On les considère comme correspondant aux acomptes perçus. Les entreprises qui peuvent adopter une présentation simplifiée des comptes annuels ne sont également pas obligées d’établir un compte de résultat et un bilan si leurs chiffres d’affaires HT sont inférieurs à :

• 158 000 euros (activités de vente et de fourniture de logement) ;
• 55 000 euros (prestations de service).

Par ailleurs, un calcul précis des coûts d’achat et de produit n’est pas obligatoire pour la valorisation des stocks de marchandises et de produits finis. Seul un abattement qui correspond au taux de marge habituel sera appliqué.

Toujours dans le cadre des simplifications liées à l’établissement des comptes annuels, les entreprises concernées peuvent établir un :

• Bilan simplifié n’indiquant que les principaux passifs et actifs de l’entreprise ;
• Annexe simplifiée permettant d’être dispensé de certaines mentions obligatoires ;
• Compte de résultat simplifié indiquant uniquement les principaux produits et charges.

Il convient de noter que les moyennes entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels, selon la loi Pacte du 22 mai 2019. Cette mesure est applicable aux comptes clos à partir du 23 mai 2019.

Obligations selon le régime d’imposition

L’étendue des obligations comptables peut également être différente suivant le régime d’imposition de l’entreprise :

• Micro-entreprise ;
• Régime de la déclaration contrôlée ;
• Régime réel normal ou simplifié.

Régime réel simplifié d’imposition

Les entreprises bénéficiant de ce régime réalisent un chiffre d’affaires inférieur à :

• 840 000 euros pour les activités de négoce ;
• 254 000 euros pour les prestations de service.

Elles ont l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement simplifiée. Durant l’exercice comptable, elles ont toutefois la possibilité d’opter pour une comptabilité de trésorerie. Notons que les TPE ne se trouvent pas dans l’obligation d’établir une annexe.

Dans tous les cas, les entreprises au régime réel simplifié d’imposition doivent tenir :

• Une comptabilité complète simplifiée ;
• Un inventaire annuel simplifié ;
• Les livres comptables obligatoires.

Régime réel normal d’imposition

Les entreprises soumises à ce régime réalisent par ailleurs un chiffre d’affaires supérieur à :

• 840 000 euros pour les activités de négoce ;
• 254 000 euros pour les prestations de service.

Tout au long de l’exercice comptable, elles ont l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement.

D’autre part, elles doivent tenir une comptabilité complète. Seules les PE, ME et TPE peuvent établir une présentation simplifiée. La tenue d’un inventaire annuel et des livres comptables obligatoires fait également partie des obligations comptables à respecter par les entreprises au régime réel normal d’imposition.

Régime de la déclaration contrôlée

Les entreprises relevant de ce régime, quant à elles, font un chiffre d’affaires supérieur à 77 700 euros. Elles doivent normalement tenir une comptabilité de trésorerie, mais peuvent opter pour la comptabilité d’engagement.

Pour elles, seul l’établissement du compte de résultat est obligatoire. Il s’effectue à travers la déclaration n° 2035. La tenue d’un inventaire annuel est facultative. Concernant les livres comptables obligatoires, les entreprises au régime de la déclaration contrôlée doivent tenir un :

• Registre des amortissements et des immobilisations ;
• Livre des dépenses et recettes.

Obligations en fonction de l’organisation

À la différence des obligations comptables relatives aux comptes annuels et au régime d’imposition, celles-ci concernent notamment le commerçant et l’association. La liste est moins longue pour cette dernière.

Obligations de l’association

En règle générale, l’association doit établir des comptes annuels et tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif. Ces obligations concernent surtout les associations :

• Agréées ou reconnues d’utilité publique ;
• Soumises aux impôts commerciaux ;
• Bénéficiant d’une aide publique, dont le montant s’élève à 50 % du budget.

Obligations du commerçant

Parmi les obligations comptables du commerçant figurent :

• La tenue d’une comptabilité en tant qu’entreprise inscrite au RCS ;
• Le respect des règles du plan comptable ;
• L’établissement d’une facturation dans certaines conditions ;
• La tenue d’un inventaire au moins tous les ans ;
• L’établissement des comptes annuels à la fin de chaque exercice ;
• L’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
• La conservation des documents comptables pour une durée de 10 ans, après clôture de l’exercice.

A lire : audit comptable

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Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 13/02/2024

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