Le portail INPI

Le portail de l’INPI est la réponse fournie par l’Exécutif face à la problématique des formalités administratives des entreprises. La loi PACTE, à savoir la LOI n° 2019-486 du 22 mai 2019, sert de cadre légal pour sa mise en place.

Ce n’est que récemment, à partir du 1^er janvier 2023, un an jour pour jour après son lancement que le Guichet unique INPI est devenu le site qui bénéficie du monopole de la gestion des démarches inhérentes à la vie des entreprises, remplaçant ainsi les 6 réseaux de CFE préexistants.

Quelles sont les démarches pouvant être accomplies sur le portail de l’INPI ?

Des démarches administratives parsèment la vie sociale de toutes sociétés légalement constituées. Initialement, les entrepreneurs devaient s’adresser à l’un des Centres de formalités des entreprises (CFE) ou aux greffes des tribunaux de commerce pour obtenir satisfaction. Mais le nombre de ces organismes présentait un inconvénient, l’entrepreneur pouvant se tromper d’interlocuteur, ce qui risquait d’engendrer un retard dans la réalisation de la procédure. Face à ce constat, l’Exécutif français a décidé de mettre en place un guichet unique pour accomplir l’ensemble des formalités à caractère économique et juridique. Il prendra en charge toutes les sociétés, peu importe leur forme.

Deux objectifs majeurs forment le socle qui explique la mise en place de cette plateforme. Grâce à elle, les entrepreneurs disposent d’un outil qui facilite la réalisation des démarches d’ordre administratif. D’un autre côté, il s’agit d’un bond en avant dans le processus de basculement vers le numérique. En effet, elle s’aligne dans la tendance mondiale de réduire le recours au papier. Compte tenu de l’envergure du site, il a besoin d’être géré de manière efficace par une entité qui a déjà fait ses preuves d’un point de vue organisationnel. C’est pourquoi le choix s’est porté sur l’Institut national de la propriété industrielle (INPI), une organisation ayant déjà les faveurs des utilisateurs potentiels.

Concrètement, le guichet unique, en supprimant le recours aux CFE, doit se charger des quelque 3 millions de formalités enregistrées annuellement. Pour poursuivre dans le processus de facilitation des procédures, il abolit également l’usage des 56 Cerfa. Dorénavant, les entrepreneurs n’auront à utiliser qu’un seul formulaire. Diverses catégories d’acteurs peuvent tirer directement avantage de cette centralisation. Il est notamment possible, en passant par l’INPI, de créer une micro-entreprise ou toutes autres formes de sociétés existantes, que ce soit :

• La SAS (ou sa forme unipersonnelle, la SASU) ;
• La SARL ou l’EURL ;
• La SCI ;
• La SNC ;
• La SEL;
• Les sociétés civiles.

Pour pouvoir jouir des avantages du guichet unique, les entreprises doivent répondre à certaines conditions, en rapport avec leur territorialité. Concrètement, les bénéficiaires sont celles :

• Ayant des sièges sociaux implantés en France ;
• Disposant, sur le territoire français, d’un établissement principal ou secondaire ;
• D’une adresse en France ;
• D’origine étrangère, mais exprimant le souhait d’étendre l’exercice de leur activité dans le pays.

Création d’entreprise

Le guichet unique de l’INPI peut être utilisé dès la création de l’entreprise, pour la demande d’immatriculation. En effet, depuis le 1^er janvier 2023, l’INPI est seul habilité pour les créations de sociétés. Par exemple, et désormais, pour procéder à la création d’une SAS il faudra passer par l’INPI.

Toutefois, l’entrepreneur à l’origine du projet doit préalablement se charger de toutes les démarches qui précèdent l’immatriculation. Il s’agit notamment de :

• L’adoption de la forme juridique de l’entreprise à créer ;
• La rédaction des statuts ;
• La collecte et du dépôt des apports du capital sur le compte bancaire ouvert à cet effet ;
• La diffusion de l’avis de constitution, grâce au service d’un support d’annonces légales (anciennement JAL).

La réalisation des formalités inhérentes à la création d’entreprise nécessite l’ouverture d’un compte utilisateur sur le portail de l’INPI. Ce n’est qu’ainsi que le déclarant pourra se connecter, accéder à un espace personnalisé et cliquer sur l’option « Créer une entreprise ».

À partir du formulaire proposé par le site, il aura la possibilité de fournir tous les renseignements utiles concernant les spécificités de l’entreprise à créer. Il devra prendre le temps de bien comprendre chaque point afin d’offrir les informations qui conviennent. Une fois cela fait, il faudra également qu’il rassemble toutes les pièces justificatives demandées pour former le dossier et valider la demande.

Au terme des démarches qu’il aura effectuées, le créateur d’entreprise devra bénéficier d’une immatriculation au RNE, ainsi qu’à l’un des autres registres spécifiques, à savoir le :

• Registre du commerce et des sociétés (RCS) pour les entrepreneurs exerçant une quelconque activité commerciale ;
• Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) pour les personnes exerçant la profession d’agent commercial.

Le créateur d’entreprise devra bénéficier également des identifiants émanant de l’Insee, à savoir le :

• Numéro Siren au profit de l’entreprise ;
• Siret pour chacun des établissements ;
• Code APE servant à identifier avec précision l’activité principale exercée.

De même, il obtiendra un numéro de TVA intracommunautaire qui émane du service des impôts des entreprises (SIE) et qui est essentiel à toute entreprise désireuse de réaliser des activités de nature commerciale, non seulement sur l’étendue du territoire français, mais également au sein de l’Union européenne.

Modification statutaire

En cours de vie sociale, l’entreprise peut faire face à des situations qui engendrent des modifications importantes, impactant les informations figurant dans les statuts (INPI changement de gérant par exemple). De ce fait, le dirigeant doit prendre des mesures pour réaliser une opération permettant de corriger la mention désuète dans le document. La loi en vigueur (Article R123-45 du Code de commerce) dispose que tous les changements opérés sur des données indiquées au moment de l’immatriculation doivent faire l’objet d’une déclaration, dans un délai d’un mois.

En effectuant cette opération de modification à partir du guichet unique, le dirigeant sera certain que la mise à jour s’effectuera également auprès de tous les autres organismes intéressés, comprenant :

• L’administration fiscale ;
• Les registres publics ;
• L’Urssaf ;
• L’Insee.

Le portail de l’INPI est en mesure d’orienter automatiquement le déclarant, suivant les formalités qu’il souhaite réaliser. Cette fois encore, il devra disposer d’un compte utilisateur et se connecter avec ses identifiants pour accéder à l’espace sécurisé proposé par le site. Concrètement, les modifications peuvent concerner les :

• Informations essentielles sur la personne morale (dénomination, sigle, statut juridique, capital social, durée d’exploitation, date de clôture de l’exercice social, dissolution ou encore radiation de l’entreprise) ;
• Renseignements sur les dirigeants ;
• Données sur un établissement (modification de l’activité, mise en sommeil, ouverture ou la fermeture d’un établissement secondaire, etc.).

Avant de pouvoir réaliser d’importantes modifications au sein de la société, il est obligatoire de se soumettre à certaines conditions. La première concerne la nécessité d’obtenir une décision favorable de l’Assemblée générale des associés. Le nombre des voix exigé dépend de la situation, allant parfois jusqu’à l’unanimité. Toutefois, certains cas n’exigent qu’un quorum à la majorité des 2/3 des parts sociales des actionnaires qui sont présents au moment du vote.

Le dirigeant doit veiller aussi à publier un avis concernant le changement dans un support d’annonces légales, actif dans le lieu où est implanté le siège social de la société. Il faudra que cette démarche soit effectuée au cours du mois durant laquelle la modification survient.

Il est impératif d’accomplir cette formalité lorsque la modification concerne l’une des mentions obligatoires, telles que :

• La dénomination sociale de l’entreprise ;
• L’objet ou le capital social.

Dans le cas où le dirigeant omettrait de se plier à cette formalité de publication lors de toute modification des informations figurant dans les statuts, il est possible, dans un délai de 3 ans, d’engager des actions en régularisation.

Cessation

Le guichet unique prend en charge également les démarches donnant la possibilité de mettre un terme à l’exploitation et de radier l’entreprise. Il s’occupe aussi du partage de la mise à jour auprès de divers organismes compétents comme l’Urssaf. Le déclarant doit entrer ses identifiants pour pouvoir accéder à l’espace sécurisé et cliquer sur l’option « cessation de l’entreprise ». Il pourra alors avoir accès au formulaire conçu pour lui permettre de livrer toutes les informations utiles pour finaliser la procédure. Une fois le document rempli, il n’aura plus qu’à valider la déclaration. La fermeture de la micro-entreprise sur l’INPI ou la dissolution de l’EURL INPI se font donc directement auprès du guichet unique.

Que peut-on faire d’autre sur le guichet unique de l’INPI ?

Le guichet unique est une plateforme numérique récente. Mais l’organisme qui est chargé de sa gestion, l’INPI, se spécialisait déjà depuis longtemps sur les propriétés industrielles. En effet, le site a intégré tout simplement ce domaine d’activité parmi les diverses autres options disponibles.

Dépôt de marque, brevet, modèle ou encore dessin

Initialement, l’INPI s’occupait exclusivement de gérer les demandes concernant aussi bien la propriété industrielle et que la propriété intellectuelle. Depuis qu’il s’est chargé de la gestion du guichet unique, les 4 rubriques ci-dessous sont disponibles sur sa page d’accueil.

• Marques (une rubrique facilitant la réalisation du dépôt, de l’enregistrement et de la gestion des marques. Voir notre article sur le Prix de dépôt de marque INPI) ;
• Brevets (permettant surtout de réaliser toutes les actions nécessaires pour protéger une invention des utilisations malhonnêtes) ;
• Dessins & modèles (la rubrique consacrée à la déposition, à la prorogation et à l’inscription des divers dessins et modèles) ;
• Autres.

La dernière rubrique permet de réaliser diverses autres démarches telles que :

• Le dépôt d’un dossier procédant à une indication géographique ;
• La gestion de l’enveloppe e-Soleau.

Gestion du dépôt

Le déclarant à l’obligation de créer un compte utilisateur personnalisé. Grâce à celui-ci, il peut non seulement effectuer le dépôt des demandes pour diverses formalités, mais également procéder à leur gestion.

Suivi des démarches

Les utilisateurs du guichet unique peuvent disposer d’un tableau de bord. Cet outil permet surtout de suivre l’état d’avancement des formalités qu’ils ont réalisées sur le portail de l’INPI. Pour faciliter ce suivi, il a mis en place divers statuts, comprenant celui de :

• Brouillon ;
• En attente de paiement, de signature ou de régularisation ;
• En cours de validation ;
• Validée ;
• Rejetée.

Comment accéder au portail internet sécurisé ?

Lors de la première connexion, il est nécessaire de créer un compte utilisateur. Muni des identifiants, il suffit ensuite de les entrer pour accéder à l’espace sécurisé. C’est à partir de celui-ci que l’utilisateur peut choisir entre les nombreuses options disponibles sur le portail de l’INPI.

Quels sont les avantages de passer par guichet unique de l’INPI pour réaliser des démarches administratives ?

Le guichet unique est une plateforme qui centralise toutes les démarches qui jalonnent la vie sociale d’une entreprise, de sa création à sa dissolution. De ce fait, il permet de faciliter la procédure, qui était avant complexe et chronophage. Un entrepreneur peut réaliser toutes les démarches sur le portail de l’INPI sans avoir à se déplacer. Il dispose également d’une option lui permettant de suivre l’évolution de son dossier.

Cette simplification dans les démarches se manifeste également par le formulaire dynamique, qui présente l’avantage de s’adapter aux réponses fournies par le déclarant. Le guichet unique étant une plateforme en ligne, elle permet de réduire de manière considérable le recours aux papiers dans les formalités administratives.

Voici une vidéo pour mieux comprendre les missions de l’INPI :

Quelles sont les alternatives au Guichet unique INPI ?

Depuis le début de l’année, le portail de l’INPI permet de réaliser toutes les formalités des entreprises. Toutefois, la plateforme a récemment rencontré quelques difficultés, entrainant le rejet par l’INPI de nombreux dossiers. Pour pallier à ces dysfonctionnements, un entrepreneur peut confier à des prestataires externes le soin de réaliser les procédures en son nom. Ces derniers, majoritairement des sites spécialisés, disposent de tout le savoir-faire nécessaire à la réalisation des démarches dans les plus brefs délais.

A lire aussi : Comment contacter l’INPI ?, INPI création association, INPI dissolution association.

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Xavier de Labarrière

Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.

Dernière mise à jour le 12/07/2024

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