La domiciliation d’entreprise en ligne
Dernière mise à jour le 23/05/2023
La domiciliation d’entreprise en ligne est une solution très prisée par les entrepreneurs. En effet, ils peuvent s’établir à une adresse prestigieuse à moindre coût avec des services propices à la gestion de leur entreprise.
De plus, en quelques clics seulement, les entreprises peuvent signer un contrat avec la société de domiciliation de leur choix disposant d’un agrément préfectoral.
Qu’est-ce que la domiciliation en ligne ?
Lors de la création de l’entreprise, le dirigeant doit obligatoirement renseigner une adresse fiscale et sociale. On parle ainsi de domiciliation commerciale et fiscale.
Il s’agit d’une obligation légale, sans considération de la taille, de l’effectif, de la nature des activités ou encore de la forme de l’entreprise.
En somme, il s’agit de l’adresse administrative de la société. En effet c’est elle qui figure sur tous ses documents officiels (statuts, contrats factures, documents fiscaux, etc.).
Cette adresse peut être établie dans un local loué ou appartenant à la société ou encore au domicile du dirigeant dans certains cas, mais peut également être fixée dans une société de domiciliation.
Dans cette dernière hypothèse les démarches de domiciliation s’effectuent en ligne. Généralement, plusieurs adresses sont proposées permettant aux entrepreneurs de choisir une adresse proche de chez eux ou proche du lieu d’exercice de l’activité.
Pourquoi recourir à la domiciliation en ligne ?
Au-delà de la dématérialisation du service, faire appel à une société de domiciliation en ligne procure de nombreux avantages à l’entrepreneur.
Un gain de temps et d’argent
Un des premiers avantages de la domiciliation en ligne est le gain de temps et d’argent.
Tout d’abord, vous gagnez considérablement du temps car les démarches sont à accomplir de manière totalement dématérialisées avec des signatures électroniques.
Ainsi, vous pouvez les réaliser à n’importe quel moment et donc obtenir un contrat de domiciliation au plus vite.
De plus, vous évitez également toutes les lenteurs administratives.
Concernant, les économies réalisées,celles-ci se traduisent par la mise à disposition de nombreux services permettant de déléguer certaines formalités administratives (courrier, standard téléphonique) et ainsi vous focaliser sur votre cœur de métier.
La confidentialité des informations
Ensuite, un autre avantage de la société de domiciliation en ligne est la garantie de la confidentialité des informations et ainsi une meilleure protection de la vie privée et des données personnelles.
En effet, généralement lors du lancement de l’entreprise bon nombre d’entrepreneurs optent pour la domiciliation d’entreprise chez soi, et ainsi mélangent leur vie personnelle et professionnelle.
Dans cette situation, l’adresse de la société est également celle du gérant et est visible et connue de tous car mentionnée sur tous les documents sociaux.
A plus long terme et dans l’heureuse hypothèse d’une multiplication des clients, la quiétude du domicile personnel risque d’être remise en cause (nombreux courriers, éventuels clients mécontents, etc.).
Ainsi, avec la domiciliation commerciale en ligne l’adresse personnelle du dirigeant n’est plus accessible en ligne et sa vie privée garantie tout en évitant de louer ou d’acheter un local commercial.
Le bénéfice d’une adresse haut de gamme
De plus, domicilier sa société en ligne dans une société de domiciliation, est un bon moyen de bénéficier d’une adresse prestigieuse afin de gagner en notoriété.
En effet, les sociétés proposent bien souvent des adresses de domiciliation renommées, permettant ainsi de renvoyer aux fournisseurs un image de crédibilité et de fiabilité.
Ainsi, vous pourrez bénéficier d’une bonne visibilité.
A noter : par exemple, il est possible de choisir une adresse de domiciliation d’entreprise à Paris, dans un quartier renommé. Une adresse dans un quartier prestigieux de la capitale permettra de véhiculer une image positive.
En revanche, il est important de bien choisir son adresse car même s’il est possible de la modifier, une telle modification engendre de longues procédures et un certain coût.
Une éventuelle économie d’impôt
Enfin, un avantage majeur de la domiciliation en ligne est la possibilité de bénéficier d’une économie d’impôt.
En pratique, l’adresse du siège social détermine le montant de la cotisation foncière des entreprises (CFE). Ainsi, ce montant est susceptible de varier selon les différentes villes où est fixé le siège social.
Par exemple, la ville où la CFE est la moins chère est Paris.
Voici un schéma récapitulatif des principaux avantages de la domiciliation en ligne.
Où se domicilier ?
Domicilier sa société en ligne dans une société de domiciliation, ouvre le champ des possibles.
En effet, vous pouvez domicilier votre entreprise à une des adresses proposées par la société choisie, sans considération de votre lieu de résidence ou celui d’exercice de l’activité.
Ainsi, vous pouvez tout à fait faire le choix de la proximité ou celui d’une adresse prestigieuse en plein cœur de Paris par exemple, ou dans d’autres métropoles si celles-ci sont proposées.
Quelles sont les alternatives à la domiciliation en ligne ?
Malgré les nombreux avantages de la domiciliation en ligne, ce procédé n’est pas le seul ouvert à l’entrepreneur. En effet, il peut :
- Domicilier l’entreprise chez lui ;
- Domicilier l’entreprise dans un local commercial ;
- Opter pour une domiciliation collective
La domiciliation au domicile du chef d’entreprise
L’entrepreneur peut tout à fait domicilier l’entreprise à son domicile sans pour autant que les activités y soient exercées.
Dans cette situation, l’adresse personnelle du dirigeant est également celle de son entreprise.
Cette domiciliation est généralement provisoire car dans la plupart des cas elle ne peut pas excéder 5 ans.
La domiciliation dans un local commercial
Ensuite, l’entrepreneur peut également choisir de fixer le siège social de l’entreprise dans un local commercial où sera également accomplie l’activité de l’entreprise.
A cette fin, l’entreprise doit posséder un local commercial ou en acheter un.
Si elle ne dispose pas des ressources financières suffisantes ou ne souhaite pas acquérir un tel local, elle peut également en louer un grâce à la conclusion d’un bail commercial ou professionnel.
La domiciliation collective
Enfin, une entreprise peut également opter pour la domiciliation collective.
En d’autres termes, la société est domiciliée dans un espace partagé avec d’autres entreprises pour une durée limitée. Il peut alors s’agir :
- D’incubateurs d’entreprises ;
- D’espaces de coworking ;
- De pépinières d’entreprises, etc.
En pratique, les locaux sont partagés et des bureaux, des salles de réunions voire même un réseau d’affaires sont mis à disposition pour les sociétés.
Quelles sont les démarches à effectuer ?
Pour domicilier sa société en ligne, les démarches à respecter sont les suivantes :
- Choisir sa société de domiciliation : un top des domiciliataire en ligne peut vous aider à faire ce choix ;
- Choisir une adresse parmi les adresses proposées par ladite société ;
- Renseigner vos coordonnées ainsi que celles de la société ;
- Joindre les différents documents demandés : pièce d’identité en cours de validité, justificatif de domicile de l’entrepreneur de moins de 3 mois, l’extrait Kbis ou le statut envisagé si la société est en cours de création ;
- Choisir les différents services proposés ainsi que des prestation supplémentaires, si besoin ;
- Choisir la fréquence de réexpédition du courrier selon les fréquences proposées ;
- Vérifier la durée de l’engagement et l’agrément de la société ;
- Signer électroniquement le contrat.
A l’issue des étapes précitées, vous obtenez un contrat écrit de domiciliation en double exemplaire établi pour une durée minimale de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction.
Le domicilié bénéficie à ce titre d’une attestation de domiciliation.
Ce contrat de domiciliation doit également mentionner les modalités de résiliation ainsi que les obligations réciproques des parties.
Quels services sont proposés par une société de domiciliation ?
Les sociétés de domiciliation en ligne proposent à leurs clients domiciliés différents types de service afin de faciliter la gestion de leur entreprise.
Des prestations supplémentaires peuvent également être souscrites lors de la conclusion du contrat de domiciliation.
Les prestations proposées peuvent varier selon les différentes société de domiciliation mais en règle générale les prestations les plus fréquentes sont les suivantes :
- La gestion du courrier : est inclus l’envoi du courrier à l’adresse de la société de domiciliation et la réexpédition ou la numérisation et le renvoi par email à la société cliente ;
- La mise à disposition d’une ligne téléphonique professionnelle virtuelle : cela inclus une messagerie vocale intelligente, un transfert d’appel et une permanence téléphonique ;
- La mise à disposition ponctuelle des bureaux et/ou de salles de réunion ;
- Une assistance ou un service juridique, comptable et d’aide à la création d’entreprise.
Selon les sociétés de domiciliation, certaines prestations n’engendrent aucun frais supplémentaire alors que d’autres nécessitent un surcoût sur les tarifs initialement annoncés.
Comment choisir sa société de domiciliation en ligne ?
Plusieurs critères doivent être pris en compte par l’entrepreneur afin de bien choisir sa domiciliation en ligne, tels que principalement les adresses et les services proposés.
Les adresses proposées
Selon le lieu où l’entrepreneur souhaite domicilier son entreprise, il doit s’assurer que la société propose une adresse à cet endroit.
Comme évoqué précédemment, le choix peut être fait selon le prestige de la localisation ou selon la proximité avec le domicile de l’entrepreneur, les gares et l’accessibilité ou encore le lieu d’exercice, etc.
En tout état de cause, l’adresse du siège social en ce qu’elle figure sur tous les documents contribue largement à construire l’image de l’entreprise. Elle doit faire l’objet d’une réflexion stratégique.
Logiquement il convient de choisir une société de domiciliation renvoyant l’image que vous souhaitez donner à votre société.
Les services
Dans le processus de choix de la société domiciliataire, les services proposés sont un paramètre important à prendre en compte.
En effet, les sociétés proposent à leur clients des services de base mais peuvent également proposer des services plus complets presque sur mesure (secrétariat, ligne téléphonique, mise à disposition de bureau ou de salles, etc.).
Les avis des clients
Les avis laissés par les clients actuels ou des anciens clients peuvent également être un indicateur sur les services proposés, le prix, etc.
Au-delà des avis, il est important de comparer le rapport qualité/prix des différentes sociétés de domiciliation.
Les tarifs
Bien entendu, le prix de la prestation est un critère à prendre en compte avant de s’engager avec une société de domiciliation.
A cet instant vous pouvez comparer les prix et même demander des devis si besoin.
L’enjeu principal est de trouver un service adapté à vos besoins et à votre budget.
Le contenu du contrat
Enfin, vous devez porter une attention particulière au contrat avant de le signer et d’être engagé avec la société de domiciliation.
Ainsi, base légale de la relation contractuelle entre la société domiciliée et la domiciliataire, il doit être rédigé de manière claire et précise et doit mentionner :
- Les coordonnées des parties ;
- L’adresse exacte de domiciliation ;
- La durée du contrat ;
- Les services proposés.
Voici une courte vidéo vous expliquant rapidement et simplement tout ce que vous devez savoir sur la domiciliation d’une entreprise.
Quel est le coût d’une telle domiciliation ?
Le coût de la domiciliation en ligne dépend de plusieurs paramètres, tels que :
- La forme juridique de l’entreprise ;
- Le lieu de domiciliation ;
- Les prestations choisies, etc.
En règle générale, la domiciliation en ligne est relativement accessible, notamment en comparaison avec le prix de la location d’un local commercial.
Le coût varie généralement entre 20€ et 70€ par mois, mais varie selon les sociétés.
Toutefois, plus l’entrepreneur ajoute des prestations complémentaires, plus le prix global de la domiciliation augmente :
- Réexpédition du courrier : environ 20€ par mois ;
- Scan du courrier : environ 10€ par mois ;
- Permanence téléphonique : entre 30€ et 200€ par mois ;
- Secrétariat : entre 25 € et 50 € de l’heure ;
- Mise à disposition de locaux : varie en fonction des caractéristiques du local et de la durée de location.
FAQ
Quels sont les services proposés par une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation permet de bénéficier d’une adresse dans un quartier prestigieux, ainsi que divers services complémentaires : gestion du courrier, permanence téléphonique, location de salles de réunion, accompagnement juridique, etc.
Quelle société de domiciliation choisir ?
Pour choisir la société de domiciliation qui vous convient, il faut regarder attentivement les offres disponibles en ligne, les adresses proposées, ainsi que les services complémentaires. Veillez également à vérifier que la société de domiciliation bénéficie d’un agrément préfectoral pour exercer son activité.
Qu'est-ce que la domiciliation commerciale ?
La domiciliation commerciale est encadrée par la loi. Elle consiste, pour les sociétés de domiciliation agréées, à fournir des adresses de domiciliation à des entreprises.
Se domicilier en ligne
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 23/05/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris