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Tout savoir sur le numéro de facture
Dernière mise à jour le 13/02/2024
Le numéro de facture est un élément indispensable de ce document. Dès l’établissement de ses premières factures de prestation de services, une entreprise est tenue de respecter les règles de numérotation servant à limiter les risques de fraude. En les suivant à la lettre, non seulement elle évite des sanctions financières, mais s’organisera également mieux administrativement.
Réglementée par le Code général des impôts et le Code de commerce, la numérotation des factures doit bien être en conformité avec la loi en cas de contrôle fiscal. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles il est important de l’effectuer correctement.
Qu’est-ce que le numéro de facture ?
C’est un numéro d’enregistrement unique que chaque entrepreneur doit attribuer à chacune des factures qu’il émet. Notons qu’il est possible d’utiliser un logiciel de facturation pour simplifier cette tâche parce que l’outil le génèrera automatiquement.
Comment fonctionne la numérotation d’une facture ?
La numérotation d’une facture constitue une obligation légale pour tous les types d’entreprises. La loi dispose que le document doit comprendre un numéro unique qui appartient à une série de chiffres suivant un ordre chronologique et continue. De cette façon, il est impossible d’avoir des doublons ou d’ajouter de fausses factures.
Lors de l’établissement de la facture, il faudra alors veiller à l’unicité des numéros. Par ailleurs, le non-respect de la chronologie est toléré seulement dans le cas où la comptabilisation de la facturation resterait plausible.
En numérotant une facture, le compteur doit rester continu afin d’éviter tout litige lors d’une éventuelle perte du document. D’autre part, il est possible d’ajouter un préfixe à la numérotation, l’année suivie du mois par exemple. Certaines entreprises utilisent tout simplement leurs initiales comme identificateurs.
Il est tout aussi important de savoir que le système de facturation peut être changé à tout moment, mais il est déconseillé d’effectuer le changement en cours d’exercice. Il vaut mieux le faire en début d’année pour pouvoir le justifier.
Quelles sont les obligations relatives au numéro de devis ?
Contrairement aux factures, la numérotation des devis n’est pas obligatoire, mais reste vivement recommandée pour mieux s’organiser et rendre sa comptabilité plus claire. N’étant pas réglementée, elle peut alors être choisie librement et modifiée totalement à n’importe quel moment.
À quoi sert un numéro de facture ?
Aucune facture ne peut être éditée sans numéro. Il figure dans la liste des mentions obligatoires sur le document. La numérotation doit être en conformité avec les règles comptables et fiscales. Elle est importante aussi bien pour l’entreprise que pour ses clients.
Les clients de l’entreprise référenceront les numéros de factures dans leur système de comptabilité. Notons que la numérotation est utile non seulement à des fins comptables, mais également pour suivre les paiements de l’entreprise, surtout lorsqu’elle doit émettre un grand nombre de factures tous les mois.
Il convient de rappeler aussi que selon la loi, l’entreprise est tenue d’en conserver une trace durant 10 ans au minimum. Elle s’y retrouvera alors également plus facilement à l’aide d’une numérotation correcte.
Comme cité précédemment, la numérotation des factures compte parmi les nombreuses obligations à respecter en termes de facturation. Elle facilite le travail du fisc en cas de contrôle fiscal. En effet, elle permet d’identifier plus facilement les éventuelles fraudes. Dans le cadre de la démarche, un manquement à la réglementation entraînera de sévères sanctions.
Pour toute mention obligatoire, l’entrepreneur s’expose à une amende de 15 euros, en cas d’oubli ou d’erreur. Toutefois, le montant ne peut pas être supérieur au quart du montant de la facture. Mais si cette dernière n’est pas numérotée, il risque d’aller jusqu’à 50 % du montant.
En cas d’oubli ou d’erreur de numérotation, mieux vaut l’assumer au lieu d’y apporter une modification. L’utilisation d’un logiciel de facturation peut éviter d’en commettre. En règle générale, même si la transaction est annulée, il est interdit de supprimer des factures déjà éditées parce que cela entraînera un manque dans la numérotation.
Il en est de même pour un achat remboursé, retourné ou encore non réglé. Pour annuler la transaction, l’entrepreneur devra éditer une autre facture de prestation de services avec un montant négatif que l’on appelle avoir. Ce dernier devra être remis au client.
La numérotation d’une facture d’avoir fonctionne de la même manière que celle d’une facture standard. Le numéro peut être intégré dans la série numérique des factures classiques. Il est également possible de modifier le préfixe pour le distinguer des autres.
FAQ
Comment numéroter une facture ?
Une entreprise peut choisir un numéro simple. Mais la numérotation peut commencer par un autre chiffre, par exemple le N° 100, tant qu’elle est ensuite établie de manière chronologique et ininterrompue. En numérotant une facture, l’entrepreneur peut opter également pour un numéro de type « année + mois + numéro », « année + numéro » ou encore « initiale de l’entreprise + numéro ».
Comment l’auto-entrepreneur doit-il numéroter ses factures ?
En établissant ses factures, l’auto-entrepreneur doit effectuer une numérotation ininterrompue, de la même manière que pour tous les entrepreneurs. Il faudra également qu’elle soit faite de manière chronologique. En outre, il convient de savoir qu’il suffit de se servir d’un préfixe différent pour distinguer les factures des clients de celles des fournisseurs.
Comment faire un avoir ?
L’établissement d’un avoir ne suit généralement pas un formalisme particulier, mais comme pour toute facture, elle comporte un certain nombre de mentions obligatoires parmi lesquelles on peut citer le numéro de facture ainsi que la date d’émission du document. Dans la liste, on retrouve également le nom et l’adresse de l’acheteur et du vendeur.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 13/02/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour. J’ai créé une entreprise individuelle et émis ma première facture. Seulement qu’en raison d’une erreur dans la configuration de la facture dans l’application de ma banque, elle est ressortie avec le numéro FAC-2023-002 comme première facture. Autrement dit, la facture FAC-2023-001 n’a pas été produite! Y a-t-il un problème ou puis-je laisser comme ça? La facture a déjà été envoyée au client pour paiement. Je comprends que je peux commencer avec n’importe quel numéro, donc je pense que commencer avec une facture 002 au lieu de 001 ne devrait pas poser de problème. Merci!
Bonjour,
La numérotation d’une facture peut commencer par un autre chiffre que le 1, tant qu’elle est ensuite établie de manière chronologique et ininterrompue. Il convient par conséquent, de veiller à l’unicité des numéros lors de l’établissement de celle-ci.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace.
Bonjour, pourriez-vous préciser si on utilise en préfixe l’année et le mois s’il faut reprendre à 1 le mois suivant ou continuer. Par exemple : si j’ai 20231003 et 20231004, la suivante devra être 20231101 ou 20231105 ? Merci !
Up sur cette question sans réponse 🙂