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L’avis d’échéance loyer
Dernière mise à jour le 04/03/2024
L’avis d’échéance de loyer, également appelé appel de loyer, est un document envoyé au locataire afin de lui rappeler qu’il doit s’acquitter du loyer et des charges locatives. Il n’est pas obligatoire mais revêt un caractère pratique.
Par ailleurs, il se distingue de la quittance de loyer qui est envoyée après réception du paiement par le propriétaire. De plus, dès lors que le locataire effectue une demande de quittance de loyer, le propriétaire a l’obligation de lui transmettre ce document.
Qu’est-ce qu’un avis d’échéance de loyer ?
L’avis d’échéance de loyer est un document que le propriétaire envoie au locataire dans le but de lui rappeler de verser le loyer et les charges dus pour le mois, tels que définis dans le contrat de location. Ce dernier attend le paiement à la date également prévue dans le contrat.
L’avis d’échéance de loyer sert principalement à assurer une meilleure gestion et un meilleur suivi de la location, notamment en cas de retards de paiement. Il vise à tracer un historique de paiement du loyer par le locataire.
Les principales caractéristiques de l’avis d’échéance de loyer :
- Rappelle l’échéance à venir au locataire ;
- Document non obligatoire ;
- Aucune périodicité imposée ;
- Concerne le loyer et les charges ;
- Trace un historique de paiement.
Comment rédiger un avis d’échéance de loyer ?
L’avis d’échéance de loyer ne revêt aucune forme particulière. La loi n’impose pas l’établissement de ce document et il n’existe donc pas de mentions obligatoires.
Par conséquent, le propriétaire est libre de le présenter comme il le souhaite. Néanmoins, certaines informations semblent indispensables afin que le document soit réellement utile.
Identités du propriétaire et du locataire
Il est très important que tous les documents locatifs contiennent l’identité du propriétaire et celle du locataire.
En cas de changement de nom du locataire en cours de bail, notamment à la suite d’un mariage, le propriétaire peut indiquer le nouveau nom ou bien les deux.
Adresse du bien en location
Afin d’éviter toute confusion et de s’assurer du bien objet de l’obligation de paiement du loyer, il faudra également faire figurer l’adresse précise du bien.
S’il s’agit d’un appartement, il vaut mieux détailler les éléments du logement (numéro d’appartement, étage, escalier, etc…).
Montant dû par le locataire
Le paiement du loyer correspond à l’objet même de l’avis d’échéance. Par conséquent, il est essentiel d’indiquer le détail des sommes dues. Celles-ci prennent en compte :
- Loyer du mois concerné ;
- Eventuels loyers impayés précédents ;
- Charges locatives (avec indication de provisions pour charges ou charges au forfait) ;
- Eventuels travaux réalisés par le locataire à ses frais et faisant l’objet d’un remboursement de la part du propriétaire ;
- Eventuels travaux réalisés par le propriétaire et dus par le locataire dans le cadre d’une majoration.
Le document indique alors la totalité de la dette du locataire et non uniquement le loyer dû pour la période en cours.
Date du paiement à venir
Comme son nom l’indique, l’avis d’échéance vise à rappeler au locataire qu’il va devoir payer le loyer. Pour que l’objectif soit atteint, il vaut mieux rappeler la date à laquelle le paiement du loyer doit se faire. La date d’échéance est indispensable, à la fois pour le locataire et pour le propriétaire.
En outre, si le locataire paye son loyer par chèque, il faut préciser à quel moment le loyer sera considéré comme payé. À défaut d’indication, la règle est que la date d’envoi du chèque vaut date de paiement.
Il est aussi possible d’indiquer que si le chèque est retourné impayé après la date convenue, le loyer de la période échue sera considéré comme impayé. Dans ce cas, il faudra avoir recours à un plan d’apurement entre le propriétaire bailleur et son locataire pour établir un échéancier de paiement.
Période de location concernée
Il paraît également évident de préciser la période pour laquelle le propriétaire demande le paiement.
En cas de loyers impayés, il est aussi important de préciser les périodes pour lesquelles le locataire a du retard.
Pour finir, le propriétaire doit prendre le temps de dater et signer l’avis. Il est également préférable d’indiquer le lieu d’établissement du document.
Sa rédaction est-elle obligatoire ?
La rédaction d’un appel de loyer n’est absolument pas obligatoire. En effet, la loi n’impose pas au bailleur d’en produire.
Par conséquent, le propriétaire n’est pas tenu d’en envoyer un tous les mois. Il peut l’envoyer de manière occasionnelle ou dans des situations spécifiques telles que :
- Retard de paiement : le propriétaire peut adresser un avis d’échéance de loyer au locataire afin de lui signaler un loyer impayé une fois la date de paiement dépassée ;
- Evènements ponctuels : le propriétaire peut par exemple adresser un appel de loyer après la réalisation de travaux devant être remboursés par le locataire ou lorsque ce dernier a demandé un délai de paiement au propriétaire et qu’il a accepté.
Comment transmettre l’avis d’échéance de loyer à son locataire ?
L’avis d’échéance n’étant pas obligatoire, il n’existe aucun formalisme à respecter. Le propriétaire peut envoyer le document sous la forme qui l’arrange. Il peut par exemple opter pour les modes suivants :
- Courrier ;
- Dépôt directement dans la boîte aux lettres ;
- Mail.
De la même manière, il n’y a pas non plus de délai légal pour envoyer l’avis. Cependant, il paraît évident de l’envoyer avant la date du paiement du loyer et des charges.
En effet, dans la plupart des situations, le bail prévoit un loyer mensuel exigé à la même date précise.
Quelle différence entre l’appel et la quittance de loyer ?
L’avis d’échéance de loyer se distingue de la quittance de loyer. Il ne faut donc pas confondre ces 2 notions.
Si l’appel de loyer consiste simplement à rappeler la prochaine échéance au locataire, la quittance de loyer de son côté permet de certifier que le paiement a bien eu lieu. En effet, il s’agit d’une forme de reçu délivré par le propriétaire au locataire après réception du montant du loyer et des charges.
La quittance de loyer est obligatoire lorsque le locataire en fait la demande. Elle peut servir de justificatif de domicile dans le cadre de certaines démarches.
FAQ
Où trouver un avis d'échéance ?
Le propriétaire peut envoyer un avis d'échéance s'il le souhaite. Dans ce cas, il envoie ce document au locataire avant la date habituelle du paiement du loyer. Toutefois, il n'est pas obligé de respecter une périodicité fixe. Par ailleurs, si besoin, le propriétaire peut utiliser un modèle d'avis trouvé sur internet. Il devra simplement s'assurer que ce dernier contient les mentions essentielles pour préserver l'utilité du document.
Est-ce qu'un avis d'échéance est une facture ?
Non ! L'avis d'échéance ne s'apparente absolument pas à une facture. Bien qu'on puisse y retrouver des informations similaires (montant du loyer, date de paiement, etc...), ces documents n'ont pas la même portée. En effet, l'avis d'échéance est un rappel pour le locataire et intervient donc avant le paiement du loyer. Or, la facture est une preuve d'achat. Le montant dû a donc déjà été réglé. Le document qui se rapproche le plus d'une facture en matière de loyer est la quittance de loyer. Elle correspond à une preuve du paiement du loyer et des charges.
La quittance de loyer est-elle un justificatif de domicile ?
Oui ! La quittance de loyer peut tout à fait servir de justificatif de domicile. Toutefois, certaines administrations refusent les quittances établies entre particuliers car trop facilement copiées. Dans ce cas, elles privilégient les factures d'électricité ou de téléphone fixe principalement.
Modèle de quittance de loyer
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 04/03/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Un grand merci pour cet article bien complet qui en éclairera plus d’un novice comme moi.
Le plaisir est pour nous !
L’équipe Legalplace