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L’enregistrement comptable d’un abonnement
Dernière mise à jour le 03/01/2023
L’enregistrement comptable d’un abonnement permet de répartir une charge ou un produit récurrent tout au long de l’exercice comptable. Permis par le Plan Comptable Général, ce traitement comptable diffère de la comptabilisation habituelle des factures en comptabilité d’engagement. Découvrez comment l’effectuer.
Qu’est-ce qu’un abonnement en comptabilité ?
Certains produits et certaines charges, dont les montants sont connus d’avance, font l’objet d’une facturation semestrielle ou annuelle. Or, pour piloter sa société et analyser ses coûts et ses recettes, un chef d’entreprise a besoin de bénéficier de situations intermédiaires très précises. Généralement, leur périodicité est mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.
Pour ce faire, le dirigeant peut réaliser la répartition des charges et des produits de façon extra-comptable dans un tableau s’il le souhaite. Cependant, la réglementation comptable l’autorise, sur option, à recourir à la méthode de l’abonnement des charges et des produits.
La technique de l’abonnement en comptabilité sert à étaler les charges et les produits par fractions égales entre les différentes périodes comptables définies. En effet, l’enregistrement comptable d’un abonnement permet de :
- Obtenir un résultat fidèle à la réalité économique ;
- Contrôler, examiner et comparer l’évolution des charges et des produits d’une période à l’autre au cours de l’année comptable ;
- Respecter le principe d’indépendance des exercices comptables ;
- Faciliter le rapprochement entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
Quels sont les différents types d’abonnements ?
L’enregistrement comptable d’un abonnement s’applique principalement aux charges d’exploitation et de structure, à savoir les comptes :
- 611 « Sous-traitance générale » ;
- 612 « Redevances de crédit-bail » ;
- 613 « Locations » ;
- 614 « Charges locatives et de copropriété » ;
- 615 « Entretien et réparations » ;
- 616 « Primes d’assurances » ;
- 622 « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » ;
- 623 « Publicité, publications, relations publiques » ;
- 63 « Impôts, taxes et versements assimilés » ;
- 651 « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires » ;
- 653 « Jetons de présence » ;
- 661 « Charges d’intérêts » ;
- 68 « Dotations aux amortissements et aux provisions ».
Tandis que pour les produits, l’enregistrement comptable d’un abonnement s’applique principalement aux comptes :
- 751 « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels ; droits et valeurs similaires » ;
- 752 « Revenus des immeubles non affectés aux activités professionnelles » ;
- 753 « Jetons de présence et rémunérations d’administrateurs, gérants, etc. » ;
- 761 « Produits des participations » ;
- 762 « Produits des autres immobilisations financières » ;
- 764 « Revenus des valeurs mobilières de placement » ;
- 777 « Quote-part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice ».
– Ventes de biens et services ;
– Consommations de matières premières ;
– Pertes sur créances douteuses.
Comment procéder à l’enregistrement comptable d’un abonnement ?
L’enregistrement comptable d’un abonnement requiert le passage d’écritures comptables pour chaque période qui fait l’objet d’une situation intermédiaire, ainsi que lors des travaux de clôture de l’exercice comptable.
Au cours de l’année comptable
Dès qu’une charge ou un produit concerne une période supérieure à celle des situations intermédiaires, l’entreprise doit procéder à l’enregistrement comptable d’un abonnement. Pour ce faire, le Plan Comptable Général (PCG) a prévu deux comptes de régularisation :
- 4886 « Compte de répartition périodique des charges » ;
- 4887 « Compte de répartition périodique des produits ».
Le montant à comptabiliser au sein de ces comptes dépend de la période couverte par la facture et de la périodicité des situations intermédiaires. Par exemple, une facture annuelle de primes d’assurances entraîne la saisie comptable de :
- 1/12 ème en cas de situations mensuelles ;
- ¼ en cas de situations trimestrielles ;
- ½ en cas de situations semestrielles.
Si la facture d’achat est disponible dès le début de l’exercice comptable, le comptable matérialise l’enregistrement comptable de l’abonnement à l’aide de l’écriture suivante :
- Débit du compte de charges correspondant pour la première période ;
- Débit du compte 4886 pour le solde ;
- Crédit du compte 401 « Fournisseurs ».
Par ailleurs, dans l’hypothèse où l’entreprise réceptionne la facture d’achat en cours d’année, elle inscrit les charges en avance pour chaque période de la façon suivante :
- Débit du compte de charges correspondant ;
- Crédit du compte 4886.
Ensuite, la réception de la facture d’achat entraîne l’annulation du solde créditeur du compte 4886 et l’enregistrement des charges pour les périodes restantes. Concrètement, voici la saisie comptable :
- Débit du compte 4886 ;
- Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services », le cas échéant ;
- Crédit du compte 401 « Fournisseurs », ou 512 « Banque » pour une comptabilité de trésorerie.
Néanmoins, il arrive fréquemment que la facture finale ne corresponde pas exactement aux enregistrements comptables pour l’abonnement déjà comptabilisés. Dans ce cas, le cabinet comptable dispose de deux options pour procéder :
- Conserver le même montant pour les périodes restantes et l’ajuster à la clôture de l’exercice ;
- Modifier le montant de l’enregistrement comptable de l’abonnement pour le répartir équitablement sur les périodes futures.
À la clôture de l’exercice
La clôture de l’exercice comptable implique la réalisation des travaux d’inventaire comptables. Conformément au principe comptable de rattachement des charges et des produits à l’exercice qui les concernent, certains comptes doivent faire l’objet d’un ajustement.
C’est notamment le cas des comptes 4886 et 4887 qui sont des comptes de transfert. Par conséquent, ils doivent obligatoirement être soldés pour l’établissement du bilan comptable.
Par ailleurs, si les charges ou les produits concernent en partie l’exercice suivant, l’enregistrement comptable de l’abonnement donne lieu à la saisie de charges ou de produits constatés d’avance dans le journal comptable. Voici l’écriture comptable à passer pour la quote-part relative à l’année N+1 dans le cas d’une charge :
- Débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » ;
- Crédit du 4486 « Compte de répartition périodique des charges ».
Exemple de comptabilisation d’un abonnement
L’entreprise Durand S.A.S. démarre son exercice comptable le 1er janvier N et le clôt le 31 décembre N. Elle souhaite pratiquer l’enregistrement comptable de l’abonnement pour établir des situations intermédiaires mensuelles au cours de l’année N.
Pour ce faire, elle estime que son loyer pour l’année N s’élèvera à 48 000 euros sur base de son contrat de bail. Partant de ce fait, le montant de la charge abonnée sera donc de 4 000 euros par mois (48 000/12). Par conséquent, chaque clôture mensuelle nécessite de comptabiliser une charge de 4 000 euros de la façon suivante :
- Débit du compte 613 « Locations » ;
- Crédit du compte 4886 « Compte de répartition périodique des charges ».
De plus, Durand S.A.S. paie son loyer sur une base trimestrielle auprès de son bailleur commercial, ce qui entraîne la comptabilisation suivante à chaque règlement :
- Débit du compte 4886 « Compte de répartition périodique des charges » pour 12 000 euros ;
- Crédit du compte 512 « Banque » pour 12 000 euros.
D’autre part, au mois de septembre N, la société Durand S.A.S. reçoit un courrier de son propriétaire pour la révision du loyer commercial. En conséquence, à compter du 1er octobre, celui-ci s’établira à 51 000 euros par an. Le comptable décide de répercuter cette hausse dans les situations intermédiaires et passe les enregistrements suivants pour les trois derniers mois de l’année :
- Débit du compte 613 « Locations » pour 4 250 euros ;
- Crédit du compte 4886 « Compte de répartition périodique des charges ».
Finalement, à la clôture de l’exercice, le compte de résultat fait apparaître une charge de 48 750 euros pour les locations tandis que le compte 4886 est soldé.
FAQ
Comment comptabiliser une prestation de service ?
La comptabilisation d’une prestation de service implique de différencier deux catégories de services, les :
- Services, comme des prestations intellectuelles de conseils ou un service de livraison, qui s’inscrivent dans les comptes 604 ou 706 ;
- Travaux qui représentent des prestations matérielles et s’enregistrent dans les comptes 605 ou 704.
Quand comptabiliser une prestation de service ?
Bien que la majorité des entreprises enregistrent les prestations de services lors de l’émission ou la réception de la facture dans leur logiciel de comptabilité, les règles comptables préconisent de comptabiliser :
- Une charge au moment de sa consommation ;
- Un produit lors de la réalisation de la prestation.
Quelle TVA sur prestation de service ?
Le taux de TVA applicable dépend directement du type de service rendu. Conformément à la législation, on recense 4 taux de TVA différents. À savoir, le taux :
- Normal à 20 % ;
- Intermédiaire à 10 % ;
- Réduit à 5,5 % ;
- Particulier à 2,1 %.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 03/01/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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bonjour
Vos explications sont appréciables et détaillées; c’est excellent.
Cependant, il reste une question par rapport au management fees ; peut on les traiter en charges abonnées?
MERCI