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La tenue d’un journal en comptabilité
Dernière mise à jour le 03/01/2023
Le journal en comptabilité est un document indispensable à l’entreprise, peu importe la forme juridique de cette dernière. Sa tenue est une obligation utile. Il est essentiel :
- D’avoir un suivi de sa santé financière ;
- D’établir régulièrement ses déclarations fiscales.
La tenue de la comptabilité passe par la gestion des documents comptables : ces derniers aident à répertorier tous les mouvements entrants ou sortants de l’entreprise. Et parmi ces pièces écrites servant de preuves et d’informations, on distingue le journal comptable.
Qu’est-ce qu’un journal en comptabilité ?
Un journal en comptabilité est d’une importance capitale pour une entreprise, car elle permet non seulement d’avoir un suivi de toutes les opérations effectuées, mais aussi de répondre à une véritable obligation.
Définition
Le journal comptable est un document recensant l’ensemble des opérations financières d’une entreprise par ordre chronologique et au cours d’un même exercice donné.
En entreprise, il est même recommandé de tenir plusieurs journaux comptables appelés des journaux auxiliaires pour une gestion optimale. Ensuite, ces derniers sont réunis dans un journal centralisateur.
Fonctionnement
Un journal comptable a pour rôle de faire état de tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise. Toutes les opérations qui transforment l’actif de l’entreprise doivent donc y être clairement mentionnées quotidiennement et chronologiquement.
Les opérations comptabilisées dans les journaux comptables doivent s’accorder et suivre le principe de la partie double où le crédit et le débit sont identiques.
Bon à savoir : il est primordial de rappeler que la tenue d’un journal en comptabilité doit respecter un certain formalisme, afin d’avoir l’assurance d’évoluer en toute conformité. C’est pourquoi solliciter un cabinet comptable pour s’en charger est conseillé.
Principales caractéristiques
Un journal en comptabilité doit impérativement répondre à des formalités précises et fournir plusieurs informations nécessaires, dont :
- La date de la transaction ;
- Le libellé de l’écriture comptable (l’enregistrement d’un flux) ;
- Le compte bancaire par lequel l’opération a été effectuée ;
Le journal comptable se présente généralement sous forme d’un tableau à plusieurs colonnes où sont réparties les mentions précédemment citées. Il est important de bien classer les journaux comptables d’exercice en exercice. En effet, ces documents doivent être précieusement conservés pendant au moins 10 ans après la fin de l’exercice correspondant.
Comment le journal doit-il être présenté en comptabilité ?
Il n’y a pas de forme imposée pour un journal comptable. Il peut être aussi bien sous forme manuscrite (comme un registre relié) que numérique (enregistré en tant que fichier informatique).
Quoi qu’il en soit, l’objectif du document demeure le même : fournir un moyen de contrôle rapide des écritures comptables. Qu’il soit sous forme d’un registre ou d’un fichier informatique, il est essentiel qu’il ne subisse aucune altération et ne comporte aucun blanc ou rature.
Quels sont les principaux journaux comptables ?
En général, l’entreprise utilise plusieurs journaux comptables parmi lesquels on peut citer celui :
- Des opérations diverses ;
- De trésorerie ;
- Des ventes ;
- Des achats.
Journal d’opérations diverses
Aussi appelé journal des OD, le journal d’opérations diverses permet de comptabiliser tout ce qui n’est pas lié :
- Aux ventes ;
- Aux achats ;
- À la trésorerie.
Il sert non seulement à comptabiliser les écritures de bilan, mais également les écritures de :
- TVA ;
- Paie ;
- Provisions.
Les opérations diverses peuvent aussi être divisées en plusieurs journaux. Dans ce cas, l’entreprise peut encore tenir en plus un journal des :
- Salaires ;
- Dotations aux amortissements.
Journal de trésorerie
Le journal de trésorerie comptabilise toutes les opérations qui sont liées aux banques et aux caisses possédées par l’entreprise. Il utilise essentiellement des comptes de bilan tels que les règlements de dettes et l’encaissement des créances, avec en contrepartie le compte de trésorerie.
Journal des ventes
Le journal des ventes contient toutes les factures de ventes établies par l’entreprise. Dans ce document, trois types de comptes sont principalement utilisés le :
- Compte client ;
- Compte de produits ;
- Compte de TVA collectée.
Le montant de la créance TTC au débit s’écrit dans le compte client (de classe 411 du PCG). L’entreprise enregistre par ailleurs le montant hors taxe de la vente ou de la prestation de service au crédit dans le compte de produits (de classe 70 du PCG). Enfin, le compte de TVA collectée (comptes de classe 4457 du PCG) cite quant à lui le montant de la TVA collectée au crédit.
Journal des achats
Il regroupe l’ensemble des écritures d’achats de :
- Matières premières ;
- Marchandises ;
- Frais généraux de l’entreprise.
Il peut s’agir de :
- Frais de publicité ;
- Frais d’entretien ;
- Loyers ;
- Frais téléphoniques ;
- Honoraires.
Dans certains cas, les frais généraux peuvent même être comptabilisés dans un journal spécifique. Ci-dessous figure un modèle de tableau qui aide à mieux comprendre cela :
|
Journal des achats |
||||
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 401 | Fournisseurs | |||
| 60 | Charges | |||
| 61 | Services extérieurs | |||
| 62 | Autres charges externes | |||
| 4456 | TVA déductible | |||
En effet, la forme de l’écriture comptable dans un journal des achats s’effectue généralement comme suit :
- Le compte fournisseur (de classe 401 du PCG), avec inscription du montant de la dette TTC au crédit ;
- Le compte de charges (de classes 60, 61 et 62 du PCG), avec inscription du montant hors taxe de l’achat réalisé ou des frais généraux au débit ;
- Le compte de TVA déductible (de classe 4456 du PCG) contenant le montant de la TVA au débit.
Quels sont les enjeux du journal en comptabilité ?
Avec le code général des impôts, le décret comptable et le plan comptable, il devient obligatoire tenir un journal comptable respectant un formalisme strict, pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une:
Ce journal a pour objectif de fournir un moyen de contrôle rapide des écritures comptables, en cas de besoin.
Si le journal comptable est tenu sous forme de documents informatiques, alors ces derniers doivent être clairement identifiés, numérotés et datés dès le début de leur établissement, avec des moyens permettant d’offrir toute garantie de preuve.
FAQ
Qu’est-ce qu’un journal comptable ?
Tel que son nom l’indique, le journal en comptabilité est un document comptable établi par l’entreprise. Il est obligatoire et regroupe l’ensemble des opérations d’échanges spécialisées réalisées par l’entreprise avec son environnement.
Pour des raisons de praticité, les entreprises sont nombreuses à utiliser plusieurs journaux comptables appelés « journaux auxiliaires ». Il convient de savoir que ces derniers seront par la suite centralisés dans un journal dit « centralisateur ».
Sous quelle forme se présente un journal en comptabilité ?
Jusqu’à présent, aucune forme n’est imposée pour le journal comptable. Il peut donc être établi sous forme manuscrite ou numérique, à la convenance de l’entreprise. En revanche, peu importe sa forme, il faut qu’il contienne les mêmes mentions obligatoires, à savoir :
- La date de l’opération ;
- Le numéro de compte bancaire affecté par l’opération ;
- Le libellé de l’écriture comptable (avec le numéro de la pièce comptable associée).
Qui doit tenir un journal comptable ?
N’importe quelle société commerciale doit tenir un journal comptable. Cette tâche peut être soit confiée à un expert-comptable, soit réalisée soi-même, en s’aidant d’un logiciel de comptabilité. Il est bon de noter que seuls les micro-entrepreneurs peuvent s’abstenir de tenir un journal en comptabilité.
Quels sont les types de journaux comptables ?
L’entreprise peut tenir des journaux auxiliaires pour optimiser la gestion de leur comptabilité. Dans la majorité des cas, il s’agit du :
- Journal de trésorerie qui permet de comptabiliser l’intégralité des opérations ;
- Journal des achats qui contient l’ensemble des frais généraux ainsi que les écritures d’achats de marchandises ;
- Journal des ventes où les factures de ventes sont regroupées ;
- Journal des opérations diverses pour comptabiliser l’ensemble des opérations ne rentrant pas dans les trois types de journaux.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 03/01/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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