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La fonction du logiciel de comptabilité

Dernière mise à jour le 18/07/2022

Afin de mieux gérer la comptabilité d’une entreprise, il est primordial de s’équiper d’un logiciel comptable. Ce dernier permet de retranscrire toutes les transactions entre entreprise et ses partenaires (clients, salariés, associés, etc.).

Il existe une multitude de logiciels de comptabilité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité désigne un programme informatique prenant en charge la tenue de la comptabilité.

La définition

Le logiciel de comptabilité est un programme informatique qui établit les états financiers d’une entreprise ou d’une société. Il effectue notamment les tâches suivantes :

    • La gestion des documents comptables ;
    • La réalisation des statistiques ;
    • La gestion de la TVA ;
    • La gestion du personnel ;
    • L’enregistrement comptable.

Pourquoi avoir un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité permet essentiellement aux documents comptables d’être diffusés plus rapidement.

Il vise également à assurer l’unicité et la mise à jour permanente des informations.

Quelles sont les fonctions du logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité présente de nombreuses fonctions dont la principale consiste à gérer tous les aspects financiers d’une entreprise.

La tenue de la comptabilité

La tenue comptable désigne le processus d’enregistrement des pièces comptables (reçus, quittances, notes de frais, etc.) de l’entreprise conformément au plan comptable.

Cette saisie comptable a un but double :

  • Respecter les obligations légales de l’administration fiscale ;
  • Justifier de l’utilisation des fonds de l’entreprise.

Le logiciel comptable facilite également la tenue des comptes annuels d’une entreprise. Ils interviennent à la clôture de chaque exercice et se composent du bilan, du compte de résultat ainsi que de l’annexe à ces documents.

A noter : L’administration fiscale comprend deux entités : la Direction générale des Finances Publiques (DGFIP) et la Direction générale des douanes et droits indirects.

La gestion des devis et des factures

La gestion des devis et factures représente une tâche compliquée pour les entreprises qui ne disposent pas d’outils de comptabilité pour optimiser leur temps de travail et ainsi gagner en efficacité.

Un logiciel comptable pour factures et devis est censé offrir à l’entreprise une vision complète de ses échéances en cours. L’entreprise aura donc à portée de main l’ensemble de ses opérations comptables (factures clients, factures pro forma, encaissements, décaissements, etc.).

A noter : Les logiciels de facturation simplifient la gestion comptable d’une entreprise grâce à leur praticité à produire des factures.

Le suivi des dépenses

Le suivi des dépenses est une formalité nécessaire en entreprise. Les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour enregistrer intégralement toutes les transactions comptables liées aux comptes créditeurs. En outre, ce logiciel permet à l’entreprise en question de disposer d’une visibilité nette sur les sources des dépenses (notamment dans le cadre d’un contrôle fiscal).

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Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Il existe une multitude de logiciels comptables adaptés à des publics différents : la comptabilité personnelle, la comptabilité des petites et moyennes entreprises et la comptabilité des grandes entreprises.

Comptabilité personnelle

Les logiciels de comptabilité personnelle se trouvent le plus souvent dans la grande distribution ou dans les magasins spécialisés. Ils permettent de faire le lien entre les comptes bancaires et les dépenses de consommation des ménages.

Afin de vérifier la nature de ses dépenses avec plus d’efficacité, il est préférable de faire son suivi chaque semaine et non chaque mois de façon à gagner plus de temps et retrouver plus aisément l’origine de chaque dépense.

Il est également possible de recevoir ses relevés bancaires sous un format compatible avec les logiciels de comptabilité personnelle afin qu’elles soient directement importées dans le système.

Comptabilité des petites et moyennes entreprises

Les petites et moyennes entreprises sont souvent assistées, pour leur comptabilité :

  • D’un logiciel de gestion commerciale (facture, bon de commande, bon de livraison et bon de réception) ;
  • D’un logiciel de paie (qui gère l’ensemble du processus de paie des employés, de leur arrivée à leur départ).

Ces logiciels assurent le paiement des clients et salariés et le suivi des bons de commande.

Les pièces comptables sont quant à elles générées automatiquement.

Comptabilité des grandes entreprises

La comptabilité des grandes entreprises est assurée par des logiciels complexes et onéreux connus sous le nom de progiciels de gestion intégrés (Enterprise resource planning). On y retrouve la comptabilité analytique, les techniques de gestion des stocks ainsi que la stratégie.

Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique qui gère l’ensemble du processus de gestion d’une entreprise (gestion comptable, vente, distribution, approvisionnement, etc.).

Le PGI s’appuie sur une base de données commune afin d’élaborer des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks, etc.) avec des modules indépendants.

Puisque les données sont désormais standardisées, cela évite les saisies en double et donc l’ambiguïté qu’engendrent plusieurs données du même type.

Bon à savoir : L’utilisation d’Excel est une pratique très courante pour les micro-entreprises afin d’effectuer leur comptabilité.

Quel est le coût d’un logiciel de comptabilité ?

Les prix d’un logiciel de comptabilité varient. En outre, ils peuvent considérablement osciller en fonction des capacités du logiciel. Le coût moyen est aux alentours de 70 euros.

Il faut être prudent vis-à-vis des logiciels de comptabilité “bon marché”. En effet, il faut en premier lieu sélectionner un logiciel comptable avec une période d’essai. Par la suite, il faudra s’assurer que les informations de facturation enregistrées peuvent être extraites ultérieurement.

Il existe également des logiciels de comptabilité gratuits.

FAQ

Quelles sont les autres tâches d'un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel comptable permet de : relancer ses clients, gérer ses échéances, faciliter les échanges avec l'expert-comptable, suivre quotidiennement sa trésorerie, etc.

Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?

Il existe des logiciels de comptabilité généralistes, des logiciels pour des activités comme la restauration, des logiciels pour les micro-entrepreneurs et leur comptabilité simplifiée et des logiciels sur-mesure pour des activités avec des règles comptables très spécifiques.

Est-ce que le logiciel comptable est obligatoire ?

Les logiciels de comptabilité ne sont pas obligatoires, mais ils sont fortement conseillés pour les entreprises afin de gagner du temps, éviter les erreurs et faciliter le dialogue avec l'administration.

Quels sont les différents logiciels comptables qui existent sur le marché ?

Plusieurs logiciels de comptabilité existent sur le marché, dont : Wave, Deltek, Intacct, FreshBooks, etc.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 18/07/2022

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regnier
regnier
octobre 10, 2020 9:00

Bonne étude de base pour des besoins

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris