La fonction du logiciel de comptabilité
Dernière mise à jour le 22/05/2023
Le logiciel de comptabilité est un outil indispensable pour faire face à la comptabilité de son entreprise. Il en existe une multitude adaptés aux différents besoins des entreprises.
En effet, les dirigeants doivent s’assurer de répondre aux obligations comptables imposées par la législation. En tout état de cause, la comptabilité permet de suivre la santé financière de la structure. Ainsi, l’utilisation de logiciels vient faciliter la gestion, tout en réduisant les coûts.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est un programme informatique qui prend en charge la gestion de la comptabilité d’une entreprise. Cet outil permet d’automatiser les tâches liées à la comptabilité d’une entreprise et de conserver les données.
La comptabilité est un élément très important pour toutes les entreprises, qu’elles soient publiques ou privées, ainsi que pour les associations. En effet, elle permet de suivre l’ensemble des opérations liées à l’activité sur une période donnée.
Par ailleurs, le Code de commerce oblige les entreprises à procéder à l’enregistrement comptable de tous les mouvements affectant leur patrimoine de façon chronologique. De manière générale, cela revient à reporter les achats et ventes réalisés dans différents documents comptables qui serviront à établir le bilan comptable de l’entreprise.
Toutefois, tous les entrepreneurs ne sont pas soumis aux mêmes obligations comptables.
Par exemple : les micro-entrepreneurs bénéficient d’un allègement de leurs obligations comptables. Ils doivent simplement tenir un livre des recettes. Or, de leur côté, les sociétés ont l’obligation de procéder à la clôture de l’exercice comptable, de tenir des livres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) et d’effectuer les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, annexe).
Quels sont les services proposés par ces logiciels ?
Les logiciels comptables proposent une diversité de services. Si les entrepreneurs peuvent personnaliser leur offre, les logiciels disposent avant tout de services de base.
Comptabilité générale et comptabilité de gestion
La comptabilité générale consiste à enregistrer toutes les opérations réalisées par l’entreprise. Elle tient donc compte des entrées et des sorties. Quant à la comptabilité de gestion, elle sert à calculer et évaluer les coûts liés à l’activité.
La personne en charge de la gestion de la comptabilité peut ainsi enregistrer toutes les pièces nécessaires (factures, reçus, notes de frais, etc…). Il peut aussi suivre l’état prévisionnel de trésorerie.
Facturation et devis
Les logiciels sont également pratiques pour gérer la facturation et l’établissement des devis. En effet, ils permettent d’avoir une vision globale des échéances en cours.
Suivi des dépenses
Le suivi des dépenses est une formalité indispensable pour l’entreprise. En proposant ce service, le logiciel comptable permet d’enregistrer intégralement toutes les transactions comptables liées aux comptes créditeurs. Il permet également la mise à jour en temps réel de l’état des dépenses de l’entreprise.
Quels sont les avantages à utiliser ces outils ?
Le principal avantage de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels comptables est de faciliter la gestion de la comptabilité de l’entreprise. Par la même occasion, cela permet de réduire les coûts.
Grâce à ces outils, les entrepreneurs peuvent répondre à leurs obligations plus rapidement. En effet, les logiciels permettent notamment d’avoir des documents et formules préenregistrés.
De plus, la plupart de ces logiciels sont assez simples d’utilisation et accessibles en ligne. Par ailleurs, ils limitent le risque d’erreurs dans les comptes.
Ces outils visent également à assurer l’unicité et la mise à jour permanente des informations.
Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?
Les logiciels comptables sont nombreux et proposent la plupart du temps un même tronc commun auquel s’ajoutent des options. Le choix du logiciel doit alors reposer sur plusieurs critères.
Taille et secteur d’activité de l’entreprise
La taille et le secteur d’activité de l’entreprise jouent un rôle important dans le choix d’un logiciel comptable. Il s’agit d’un indicateur de difficultés auxquelles le logiciel devra répondre.
Les entrepreneurs individuels (y compris les miro-entrepreneurs), les TPE et les PME ont tendance à favoriser les logiciels qui peuvent s’intégrer à un logiciel de gestion commerciale.
Quant aux grandes entreprises, elles privilégient les logiciels de gestion intégrée.
Besoins de l’entreprise
Le statut juridique de l’entreprise a un impact direct sur ses obligations comptables et joue donc un rôle déterminant dans la définition de ses besoins en matière de comptabilité.
Notamment, ce choix peut prendre en compte une forte personnalisation face à des besoins spécifiques (traitement de différentes devises, gestion des immobilisations corporelles et des stocks, etc…).
Stockage et sécurité des données
À l’ère du numérique, la question du stockage et de la sécurité des données est essentielle. Cela vaut aussi bien pour les données de l’entreprise que pour celles de ses partenaires commerciaux.
Le logiciel choisi doit alors respecter les normes en vigueur en matière de :
- protection des données ;
- confidentialité ;
- sécurité des données.
Type de logiciel de comptabilité
Les entrepreneurs ont le choix entre des logiciels en ligne (online) ou des logiciels à télécharger sur ordinateur (on-premise).
En tout état de cause, les logiciels en ligne sont plus simples à gérer et à utiliser. Par ailleurs, ils bénéficient de mises à jour régulières.
Enfin, les logiciels en ligne peuvent être utilisés sur tout type de support numérique.
En outre, il est important de tenir compte du nombre d’utilisateurs ayant la possibilité d’accéder aux services.
Quel est le prix d’un logiciel de comptabilité ?
Le prix d’un logiciel de comptabilité est très variable. En effet, il dépend du niveau de prestation auquel l’entrepreneur souscrit. Plus il y a de prestations fournies, plus le tarif est élevé.
En général, les offres se présentent sous forme d’abonnements aux tarifs mensuels.
Pour la plupart des logiciels, il faudra compter entre 5 € et 50 € par mois. Néanmoins, certaines offres excèdent ce montant.
Avant de souscrire à une offre, l’entrepreneur peut généralement profiter d’un essai gratuit. Il peut également essayer un logiciel de comptabilité gratuit (open source).
Dans certains cas, l’offre est personnalisable et nécessite de faire un devis.
Top 5 des logiciels de comptabilité
Il existe un nombre considérable de logiciels de comptabilité. Certains présentent des fonctionnalités gratuites quand d’autres sont payantes. Toutefois, il est généralement nécessaire d’opter pour les versions payantes afin de bénéficier des fonctionnalités les plus intéressantes.
Parmi ces logiciels, voici une liste non exhaustive d’outils regroupant un maximum de fonctionnalités :
- LegalPlace Pro ;
- Quickbooks ;
- Sage ;
- EBP ;
- Itool.
N°1 : LegalPlace Pro
LegalPlace a développé un logiciel de comptabilité qui rassemble l’intégralité des fonctionnalités proposées sur les différents logiciels préexistants. Notamment, cet outil permet de gérer automatiquement les tâches suivantes :
- génération de facture ;
- synchronisation bancaire ;
- calendrier comptable ;
- déclarations de TVA ;
- gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques ;
- etc…
Adapté à toutes les formes juridiques, cet outil réunit toutes les fonctionnalités utiles en un seul logiciel.
N°2 : Quickbooks
Quickbooks est l’une des références en termes de comptabilité et de facturation pour les travailleurs indépendants, les TPE et les PME.
Ce logiciel vise à faciliter la comptabilité générale de ce type d’entreprises. L’entrepreneur peut donc y réaliser des tâches telles que :
- la création de devis, de factures, de bons de commande, d’avoirs, etc… ;
- le suivi des paiements ;
- la catégorisation automatique des dépenses ;
- le rapprochement et la traduction en écritures comptables des opérations réalisées ;
- l’accès au prévisionnel de trésorerie ;
- etc…
N°3 : Sage
Sage propose un ensemble de solutions en comptabilité avec pour objectif de simplifier l’écriture et la gestion des finances. On distingue alors :
- Sage Business Cloud Compta et Facturation ;
- Sage 50 cloud Ciel Compta ;
- Sage 100 cloud Comptabilité.
Ces différentes offres permettent aux entrepreneurs d’accéder, entre autres, à des services de :
- traitement comptable : la saisie des écritures est simplifiée et guidée, ajout de pièces jointes en images (factures, devis…), importation automatique des relevés bancaires, etc… ;
- trésorerie : vue sur les prévisions et le budget ;
- réalisation d’analyses poussées : tableaux, bilans, comptes de résultat préparatoires.
N°4 : EBP
EBP est un logiciel français qui vise à simplifier la gestion des finances. Contrairement à Quickbooks qui est assez ciblé, EBP s’adresse à tout type d’entreprise, quels que soient la forme juridique et l’effectif, mais également aux associations et aux établissements publics. Le public visé par cet outil est donc très large.
En outre, EBP compte parmi les logiciels les plus anciens dans les secteurs de la comptabilité et de la gestion.
De la même manière, ses fonctionnalités sont très diversifiées. Par exemple, on peut y faire du traitement comptable, de la trésorerie, de l’édition, des fiches de paie, la facturation, ou encore de la gestion de la relation client ou de la fiscalité.
Comme LegalPlace Pro, EBP est un véritable logiciel tout-en-un pour les entreprises.
N°5 : Itool
Itool est une filiale d’EBP. Il s’agit d’un logiciel de gestion comptable et commerciale. Comme Quickbooks, le logiciel Itool s’adresse essentiellement aux travailleurs indépendants et aux TPE et PME.
Le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles :
- la gestion des comptes ;
- les balances ;
- la saisie d’écriture ;
- la gestion des connexions ;
- l’exportation ;
- la gestion commerciale.
FAQ
Quels sont les logiciels de comptabilité gratuits ?
Il existe de nombreux logiciels gratuits permettant de tenir sa comptabilité. Pour les entrepreneurs ayant des notions en comptabilité et dont l'activité ne nécessite pas d'avoir un logiciel sophistiqué dans le domaine, Excel est une bonne alternative gratuite. Par ailleurs, il existe aussi des logiciels tels que Dolibarr, Wave, Prextra, Grisbi, etc...
Est-ce qu'un logiciel comptable est obligatoire ?
Les logiciels de comptabilité ne sont pas obligatoires. En revanche, ils sont fortement conseillés aux entreprises afin de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de faciliter le dialogue avec l'administration.
Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?
Il existe des logiciels de comptabilité généralistes, des logiciels pensés pour des activités spécifiques comme la restauration, des logiciels adaptés aux micro-entrepreneurs et à leur comptabilité simplifiée, ou encore des logiciels sur-mesure pour des activités avec des règles comptables très spécifiques.
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 22/05/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Bonne étude de base pour des besoins