La fonction du logiciel de comptabilité
Le logiciel de comptabilité est un outil indispensable pour tout type d’entreprises (SA, SAS, EURL, etc.), quel que soit le secteur d’activité. Il permet de faciliter la gestion comptable et la déclaration de la TVA. En outre, il permet de sécuriser les écritures comptables en réduisant les risques d’erreurs d’enregistrement. C’est également une solution pour suivre les dépenses de l’entreprise et produire des documents comptables. Il existe une multitude de logiciels comptables, ce qui offre une grande possibilité de choix aux entreprises, suivant leurs besoins.
Logiciel de comptabilité : pour quelles entreprises ?
Lorsque vous décidez de gérer votre propre comptabilité en interne, il convient de faire le choix d’un logiciel de comptabilité adapté. Ce choix doit prendre en compte un certain nombre d’éléments afin que le logiciel soit en adéquation avec vos besoins.
L’importance de cibler les besoins de l’entreprise
La fonction comptable d’une entreprise est cruciale. Le choix du logiciel doit satisfaire aux besoins de chaque type d’entreprise. Il faut donc se poser les bonnes questions, comme :
- Quels sont la taille et le secteur d’activité de l’entreprise ?
- Faut-il choisir un logiciel standard ou un logiciel sur mesure ?
- Quel est le budget ?
- Y a-t-il un expert-comptable dans l’entreprise ?
- Le logiciel doit-il permettre de déclarer la TVA ?
- Combien de personnes doivent avoir accès au logiciel ?
En plus des aspects comptables que le logiciel doit permettre de gérer, il se peut que vous ayez besoin qu’il serve à gérer également d’autres volets de l’entreprise, tels que les ressources humaines, le suivi de la croissance de l’entreprise et la gestion des immobilisations. Il existe en effet des logiciels qui proposent des fonctionnalités intégrées dédiées, par exemple à :
- La gestion de la paie et des charges sociales ;
- La gestion des parcs informatiques et des équipements ;
- Le calcul des amortissements et des dotations ;
- La configuration d’un tableau de bord pour le suivi des activités de l’entreprise.
Facteurs déterminants pour le choix du logiciel
Parmi les logiciels de comptabilité existants, il y en a qui sont conçus pour les grandes entreprises et d’autres pour les petites entreprises. Vous trouverez également des logiciels qui s’adaptent mieux aux activités de commerce plutôt qu’aux activités de production. De ce fait, le secteur d’activité de l’entreprise est aussi un point important à ne pas négliger.
Secteur d’activité
Il faut noter qu’en fonction de l’activité de l’entreprise, le besoin de logiciel comptable n’est pas le même. On peut distinguer différentes typologies de logiciels.
Les logiciels comptables spécifiques à un métier : c’est le cas des logiciels adaptés aux artisans, commerçants, métiers du bâtiment et construction, restauration et hôteliers, etc. En effet, chaque métier pratique des systèmes de gestion différents et la tenue de comptabilité avec un logiciel requiert des fonctionnalités adaptées.
Les logiciels de comptabilité adaptés aux secteurs de la production : ces logiciels intègrent des fonctions permettant de gérer l’approvisionnement, le stockage, la gestion du fonctionnement des équipes de travail, la consommation des matières premières, etc. En général, lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise, il convient que le logiciel soit conçu sur mesure.
Les logiciels comptables pour la gestion commerciale : c’est généralement une fonctionnalité qu’on retrouve sur tous les logiciels comptables. Elle permet de gérer la facturation, l’élaboration des devis, le recouvrement, le suivi des impayés, et bien sûr la tenue des comptes de l’entreprise.
Taille de l’entreprise
Suivant la taille de l’entreprise, voici quelques conseils pour le choix du logiciel de comptabilité.
Pour les très petites entreprises (TPE) : ces entreprises ne gèrent en général qu’un simple suivi des dépenses et des flux. Elles ont souvent recours à un expert-comptable afin d’établir leur état financier en fin d’année. Ainsi, pour le choix du logiciel de tenue de la comptabilité, elles pourraient s’orienter vers les logiciels standards. Ils sont très répandus et proposent simplement l’élaboration des factures et des devis, ainsi que l’enregistrement comptable des opérations courantes.
Pour les petites et moyennes entreprises (PME) : ces entreprises ont une comptabilité un peu plus complexe. En plus de la facturation, elles doivent pouvoir calculer et déclarer la TVA, et effectuer l’envoi de la liasse fiscale. Les logiciels standards offrent assez de fonctionnalités pour répondre aux besoins de PME. En revanche, il est recommandé de vérifier qu’il existe la possibilité d’établir les comptes annuels et de gérer tout le processus comptable avant de faire son choix.
Pour les grandes entreprises : il est recommandé, dans le cas des entreprises de grande taille, de solliciter un prestataire pour concevoir le logiciel de comptabilité sur-mesure. Les entreprises de grande taille sont, en effet, très diversifiées dans leur fonctionnement et il est très rare de trouver un logiciel standard pouvant s’adapter au processus comptable de l’entreprise.
En ce qui concerne les auto-entrepreneurs ou micro-entreprises, ils ne sont pas obligés d’avoir un logiciel de comptabilité. Néanmoins, ils peuvent acquérir un logiciel de facturation ou un logiciel de caisse pour les aider à piloter certaines opérations.
Quelle fonction et utilisation ?
En pratique, il faut avoir un expert-comptable dans l’entreprise pour gérer la comptabilité. L’outil peut aussi être utilisé par plusieurs services. Par exemple, le commercial peut l’utiliser pour la facturation ; le trésorier ou le caissier peut l’utiliser pour le suivi des dépenses et le secrétaire peut l’utiliser pour stocker des documents comptables. Il revient donc à l’expert-comptable de faire la synthèse des données.
Compétences requises pour l’utilisation
Il faut noter que pour chacun des utilisateurs, la première compétence à avoir, c’est la maîtrise de l’outil informatique et du logiciel. Il est donc recommandé de recenser tous les utilisateurs, les former à l’usage du logiciel et leur donner des accès au logiciel avec des comptes différents.
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités de base que vous devriez retrouver dans votre logiciel comptable sont :
- Le suivi des dépenses ;
- La tenue des documents comptables ;
- L’établissement et la gestion des factures et devis.
Ce sont des aspects généraux et communs à toutes les formes de comptabilités, quels que soient la taille et le secteur d’activité de l’entreprise.
Suivi des dépenses
Le suivi des dépenses est aussi une fonctionnalité principale d’un logiciel de comptabilité. C’est l’une des fonctions incontournables du processus comptable. Tous les logiciels standards proposent cette fonction. Elle permet d’enregistrer au fur et à mesure les sorties d’argent, et de référencer les factures des clients. Ce sont des pièces comptables importantes pour l’élaboration des états financiers, notamment le bilan de l’entreprise. Cette fonction permet aussi de connaître à tout moment l’état de la caisse et le solde en banque.
Tenue des documents comptables
Les documents comptables d’une entreprise permettent de connaître la santé générale de l’entreprise à travers un certain nombre d’agrégats. Il s’agit des éléments suivants :
- Grand livre des comptes ;
- Bilan ;
- Compte de résultat ;
- Livre d’inventaire ;
- Document annexe au bilan.
Ce sont des documents obligatoires que l’entreprise doit établir chaque année. La plupart des logiciels de gestion comptable permettent de traiter l’ensemble des opérations comptables et de les synthétiser dans les différents documents comptables. Ils peuvent ensuite être imprimés et conservés.
Gestion des devis et factures
Cette fonctionnalité se retrouve dans la plupart des logiciels. Elle permet d’établir les devis et les factures. Cela facilite la déclaration de la TVA en fin d’exercice. La présence d’un expert-comptable dans l’entreprise facilite la prise en main du logiciel et simplifie la tâche. Les logiciels comptables standards ont une interface ergonomique et adaptée aux nouveaux utilisateurs. Par ailleurs, vous pouvez trouver des solutions qui proposent des modules intégrés de gestion commerciale. Ainsi, au-delà de la facturation et des devis, vous pourrez suivre les impayés, gérer les clients et les fournisseurs, et suivre les commandes.
Combien coûte ce type de logiciel ?
Pour acquérir un logiciel comptable, il faut compter entre 1000 euros et 10 000 euros hors taxe. Bien entendu, ce prix varie en fonction des fonctionnalités proposées par le logiciel. Le prix le plus bas concerne les logiciels standards. Les logiciels conçus sur mesure coûtent généralement plus cher (le prix varie d’un concepteur à un autre.). À noter aussi qu’il existe la possibilité d’avoir des solutions gratuites, mais avec des fonctionnalités limitées.
Logiciels gratuits : une bonne solution ?
Les fonctionnalités sont souvent très basiques, et la mise en forme des documents comptables n’est pas des plus fiables. Sur le long terme, opter pour une solution gratuite n’est pas recommandé. Les logiciels offrant des fonctionnalités avancées sont payants.
Comparatif des prix
Il existe plusieurs logiciels sur le marché. Voici un récapitulatif des logiciels reconnus et leur prix.
| Description | Prix | |
| QUICKBOOKS | Adapté aux entreprises de 10 salariés, logiciel SaaS | ● 30 jours d’essai gratuit
● 35 euros/mois |
| SAGE 100 COMPTABILITÉ | Très utilisé en France par les PME, logiciel mobile | ● À partir de 1500 euros (en fonction du nombre de licences) |
| ITOOL COMPTABILITÉ BY EBP | Adaptable à tout type de métier ou secteur d’activité | ● 30 jours d’essai gratuit
● 12 euros par mois |
| DEBITOOR | Adapté au TPE, auto-entrepreneurs et les micro-entreprises | ● 4 euros par mois |
| ZEFYR | Orienté vers la comptabilité générale | ● 10 euros à 20 euros (en fonction du chiffre d’affaires de l’entreprise) |
Tous ces logiciels peuvent être téléchargés directement sur Internet, tandis que d’autres sont utilisables en ligne. Vous pouvez aussi vous rendre chez un vendeur de bureautique pour acheter le CD d’installation.
Rappel : qu’est-ce qu’un logiciel comptable ?
Juridiquement, toutes les entreprises ont l’obligation de tenir une comptabilité. D’ailleurs, au-delà de cette obligation, il est primordial de mettre en place un processus comptable. Cela permet de mieux piloter l’entreprise et d’établir des plans de gestion. C’est pourquoi il est nécessaire d’embaucher un expert-comptable pour la gestion de la comptabilité. Afin de l’aider dans cette tâche et pour d’autres raisons pratiques, il est aussi indispensable d’acquérir un logiciel de comptabilité.
Définition
Le logiciel de comptabilité est un programme informatique qui permet d’automatiser le processus comptable d’une entreprise. De nombreuses opérations comptables peuvent être automatisées grâce à un logiciel comptable, comme :
- La facturation ;
- L’établissement des devis ;
- Le suivi des dépenses ;
- La gestion des documents comptables ; des commandes ; des stocks ;
- La gestion du personnel.
Utilité du logiciel
L’utilisation du logiciel permet entre autres de sécuriser le processus comptable. En effet, les enregistrements des écritures comptables dans le logiciel se font automatiquement et lorsqu’il y a des erreurs d’écriture, elles sont signalées. Par exemple, lorsque le total du bilan n’est pas équilibré, le logiciel le signale et peut même indiquer l’origine de l’erreur. Les reports dans les livres comptables se font aussi automatiquement, réduisant ainsi les risques d’erreur.
L’usage du logiciel offre aussi un gain de temps et reste accessible aux différents services de l’entreprise. Cela permet à l’expert-comptable de ne pas avoir à faire tous les enregistrements. Par exemple, les factures et les chèques peuvent être enregistrés par le service commercial. La caisse peut, quant à elle, s’occuper de l’enregistrement des dépenses. De plus, la synthèse des enregistrements se fait de façon automatique par l’outil. En fin d’exercice, il ne sera question que d’imprimer les documents comptables.
Par ailleurs, il s’agit d’un outil transversal, c’est-à-dire qu’il peut être accessible à tous dans l’entreprise. Par conséquent, le dirigeant peut ainsi avoir une vue d’ensemble en temps réel sur le fonctionnement de l’entreprise et avoir accès, dans certains cas, à un tableau de bord pour piloter les opérations.
Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?
La loi des finances pour l’année 2016 avait instauré l’obligation d’utiliser un logiciel comptable. Cette décision avait pour but de lutter contre la fraude lors de la déclaration de la TVA. Cette mesure devait entrer en vigueur à partir de janvier 2018. Elle concernait toutes les entreprises, quelle que soit la forme juridique ou la taille, pourvu qu’elles soient assujetties à la TVA.
Cependant, plusieurs inquiétudes avaient été soulevées quant à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour toutes les entreprises, notamment pour les très petites entreprises, les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises. Ces inquiétudes ont été finalement considérées, ce qui a conduit à l’annulation de cette obligation. L’obligation a été réduite à l’utilisation d’un simple logiciel de caisse, toujours dans le but de lutter contre la fraude lors de la déclaration de la TVA.
Toutefois, il faut souligner que toutes les entreprises ont toujours l’obligation de tenir une comptabilité et de produire des documents comptables.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris