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La fonction du logiciel de comptabilité

Dernière mise à jour le 03/08/2021

Le logiciel de comptabilité constitue un outil indispensable pour le pilotage d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Son utilisation présente de nombreux avantages, tels que faciliter la tenue d’une comptabilité de gestion. Néanmoins, opter pour la solution la plus appropriée pour sa société s’avère compliqué face à la multitude de logiciels. Découvrez son rôle et comment le choisir.

Qu’est-ce qu’un logiciel comptable ?

La législation oblige toutes les entreprises à tenir une comptabilité plus ou moins complexe selon leur régime d’imposition. L’acquisition d’un logiciel comptable apparaît indispensable pour se conformer à cette exigence.

Définition

Le logiciel de comptabilité est un programme informatique qui permet d’automatiser le processus comptable d’une entreprise. De nombreuses opérations comptables peuvent être automatisées grâce à un logiciel comptable, comme :

  • La facturation ;
  • L’établissement des devis ;
  • Le suivi des dépenses ;
  • La gestion des documents comptables, des commandes ou des stocks ;
  • La gestion du personnel.

Utilité du logiciel

L’utilisation du logiciel permet notamment de sécuriser le processus comptable. En effet, certaines écritures comptables s’effectuent automatiquement au sein du logiciel et ce dernier signale les potentiels écarts. De même, les reports dans les livres comptables se réalisent aussi mécaniquement, ce qui réduit les risques d’erreur.

Le recours à un logiciel offre aussi un gain de temps pour l’expert-comptable, car il se trouve déchargé de la saisie de l’intégralité des pièces comptables. Il se concentre sur les écritures liées aux travaux de clôture de l’exercice comptable. Cette rationalisation de son temps de travail constitue un argument de poids lors de la négociation de ses tarifs.

Par ailleurs, il s’agit d’un outil transversal, c’est-à-dire qu’il peut être accessible à tous dans l’entreprise. Ainsi le dirigeant peut bénéficier d’une vue d’ensemble en temps réel sur le fonctionnement de l’entreprise et avoir accès, dans certains cas, à un tableau de bord pour faciliter la prise de décisions.

Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Quelle que soit la forme juridique ou la taille de la société, la réglementation n’impose pas le recours à un logiciel de comptabilité. Par conséquent, le chef d’entreprise peut consigner ses écritures comptables dans des livres physiques s’il le souhaite.

À quoi sert-il ?

L’usage d’un logiciel de comptabilité ne se limite pas au service comptable. En effet, il concentre de nombreuses informations financières de l’entreprise et offre des fonctionnalités utiles à différents services : administratif, commercial ou financier.

Suivre les dépenses

Le suivi des dépenses apparaît comme l’un des éléments incontournables du processus comptable. Par conséquent, choisir un logiciel de comptabilité qui intègre cette fonctionnalité s’avère indispensable.

L’enregistrement des pièces comptables au fur et à mesure, notamment les factures et les flux financiers, permet de générer des états financiers en temps réel et ainsi d’analyser les charges et les produits de l’entreprise. De plus, le dirigeant obtient un accès rapide à son solde bancaire et à l’état de la caisse.

Tenir la comptabilité

Les documents comptables d’une entreprise permettent de connaître sa santé générale à travers un certain nombre d’agrégats tels que :

En fonction du régime fiscal dont dépend l’entreprise, elle a l’obligation d’établir ces documents pour chaque exercice et de déposer ses comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Par conséquent, choisir un logiciel de gestion capable de les générer sur base des écritures enregistrées au cours de l’année permet un gain de temps pour le comptable, mais également pour l’expert-comptable.

En effet, la mission du cabinet comptable peut consister à réviser uniquement la saisie comptable effectuée au cours de l’année et de valider les comptes annuels préparés de façon automatique. Ainsi, la société peut réaliser des économies sur ses honoraires.

Gérer les devis et factures

La majorité des logiciels de comptabilité intègre un module de facturation qui permet d’établir des devis et d’émettre les factures. Ainsi l’entreprise s’assure de la présence des mentions obligatoires sur ces documents et réduit le risque d’erreurs de saisie.

En effet, l’émission d’une nouvelle facture ne requiert aucune écriture comptable supplémentaire, car le logiciel procède automatiquement à son enregistrement au sein de la comptabilité.

De plus, ce type de solution facilite le suivi des créances commerciales et la procédure de relance pour les factures impayées.

Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Lorsque vous décidez de gérer votre propre comptabilité en interne, il convient de faire le choix d’un logiciel de comptabilité adapté. Ce choix doit prendre en compte un certain nombre d’éléments afin que le logiciel soit en adéquation avec vos besoins.

Définir les paramètres importants

Les données financières issues de la comptabilité représentent des informations cruciales pour le pilotage de l’activité. C’est pourquoi, choisir un logiciel adapté à son type d’entreprise constitue un réel enjeu.

Pour ce faire, il faut commencer par se poser les bonnes questions, telles que :

  • L’activité requiert-elle un logiciel sur mesure ou un programme standard suffit-il ?
  • Quel budget souhaite allouer l’entreprise à sa solution comptable ?
  • La comptabilité doit-elle pouvoir s’exporter vers l’expert-comptable de la société ?
  • De quelles obligations fiscales relève l’entreprise ? Par exemple, l’outil doit-il servir à la préparation des déclarations de TVA ?
  • Combien d’utilisateurs manipuleront le logiciel ?

Les réponses obtenues restreignent le nombre de logiciels comptables en adéquation avec ce que recherche le dirigeant. Néanmoins, cette étape ne représente que le premier aspect à prendre en compte avant d’effectuer son choix.

Bon à savoir : Le système d’exploitation installé sur les ordinateurs des salariés constitue un autre critère à considérer. En effet, le programme sélectionné doit obligatoirement être compatible.

Prendre en considération les spécificités de son secteur d’activité

Le choix d’un logiciel de comptabilité doit également prendre en compte les particularités et les besoins spécifiques de certaines activités. Pour ce faire, certains éditeurs développent des typologies de solutions adaptées.

Le recours à un logiciel de comptabilité orienté « métier » convient aux artisans et aux commerçants, car il propose des fonctionnalités adaptées au corps de métier. Par exemple, tenir la comptabilité d’un restaurant nécessite la prise en compte de différents taux de TVA et l’ajout de sous-comptes dans le Plan Comptable Général (PCG).

Opter pour un logiciel qui regroupe la comptabilité et la gestion de la production représente un réel atout lorsque l’activité principale de l’entreprise requiert la transformation de matières premières ou la fabrication de biens.

En effet, il intègre des fonctions essentielles pour le suivi de l’outil de production telles que :

  • La gestion des approvisionnements ;
  • Le suivi des stocks ;
  • L’organisation du travail entre les différentes équipes ;
  • La consommation des matières premières.

Par ailleurs, sélectionner un logiciel qui inclut la gestion commerciale répond aux besoins des entreprises de négoce, mais également des sociétés dont le processus commercial revêt de l’importance. Cette solution permet la tenue de la comptabilité, ainsi que :

  • L’établissement des factures ;
  • Le suivi des créances commerciales ;
  • Les relances automatiques et la mise en recouvrement des impayés.
Bon à savoir : Lorsque le logiciel assure une fonction qui va au-delà de la comptabilité, comme la gestion de la production, il doit s’intégrer parfaitement aux autres solutions informatiques mises en place au sein de la société.

Tenir compte de la taille de l’entreprise

La taille de la société et le volume de transactions qu’elle réalise chaque année représentent des éléments importants pour le choix de son logiciel de comptabilité.

Ainsi, un logiciel standard convient pour tenir la comptabilité des très petites entreprises (TPE). En effet, la majorité de leurs enregistrements comptables correspondent à des opérations courantes. De plus, un expert-comptable les accompagne la plupart du temps pour l’élaboration de leurs états financiers.

Dans le cas des petites et moyennes entreprises (PME), il faut prendre en compte des problématiques supplémentaires, telles que les déclarations de TVA ou l’envoi de la liasse fiscale. Néanmoins, un logiciel de comptabilité standard suffit dès lors qu’il intègre les fonctions voulues.

En revanche, les grandes entreprises s’articulent autour d’un processus comptable généralement plus complexe et requièrent de bénéficier de situations intermédiaires fréquentes. Peu de logiciels de comptabilité basiques conviennent à ces organisations. Par conséquent, le recours à une solution sur-mesure s’avère souvent indispensable.

À noter : Compte-tenu de la comptabilité allégée que doivent tenir les auto-entrepreneurs, acquérir un logiciel de comptabilité semble inutile. En revanche, un logiciel de facturation apparaît tout indiqué pour optimiser le temps qu’ils allouent à cette tâche administrative.

Cibler avec précision les besoins de l’entreprise

En plus des aspects comptables que le logiciel doit permettre de gérer, il se peut que l’activité de la société nécessite des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, les ressources humaines, le suivi de la croissance de l’entreprise et la gestion des immobilisations.

Pour répondre à ces besoins, certains logiciels fonctionnent sur le principe de modules. Une simple souscription en ligne permet de les intégrer automatiquement. Ils correspondent principalement aux travaux de :

  • Gestion de la paie et des charges sociales ;
  • Gestion des parcs informatiques et des équipements ;
  • Calcul des amortissements et des dotations ;
  • Suivi des activités de l’entreprise à l’aide de tableaux de bord.

Ce type de solution informatique présente l’avantage d’offrir à la société un programme adapté à sa situation actuelle, mais qui peut évoluer dans le temps en parallèle du développement de l’activité.

À noter : Mieux vaut se tourner vers un outil évolutif qu’un logiciel surdimensionné comparé aux besoins de l’entreprise. Non seulement cela facilite l’adaptation de l’équipe comptable, mais cela évite des dépenses inutiles.

Évaluer l’ergonomie et l’interface

Choisir un logiciel de comptabilité en adéquation avec les besoins de l’entreprise s’avère indispensable, mais il doit également être facile à prendre en main pour ses futurs utilisateurs. Par conséquent, l’interface proposée par l’éditeur doit correspondre à la maîtrise de l’outil informatique des salariés.

Dans le cas contraire, prévoir des formations du personnel sur le nouveau logiciel et créer des accès spécifiques pour chaque employé apparaissent comme les meilleures options pour simplifier son déploiement.

Réaliser un essai pour lever les doutes

Effectuer un test du logiciel comptable avant de sauter le pas représente l’ultime étape. Il occupe une place importante au sein de l’entreprise. Par conséquent, il faut s’assurer qu’il convient parfaitement avant de finaliser son acquisition.

Certaines solutions comptables proposent spontanément le téléchargement d’une version d’essai, mais elle ne colle pas systématiquement avec les besoins exacts de l’entreprise. Par conséquent, le dirigeant doit demander l’accès temporaire à une version complète auprès des éditeurs des différents logiciels qu’il a présélectionnés.

Bon à savoir : Solliciter l’expert-comptable s’avère également indispensable avant de choisir son logiciel de comptabilité, car il sera à même de porter un avis objectif sur la solution sélectionnée. De plus, il confirmera la compatibilité avec son propre logiciel pour faciliter l’échange automatique des données.

Combien coûte ce type de logiciel ?

Pour acquérir un logiciel comptable, il faut compter entre 1 000 euros et 10 000 euros hors taxe. Le prix final varie en fonction du nombre de fonctionnalités intégrées au sein du logiciel. En outre, certaines solutions gratuites existent.

Logiciels gratuits : une bonne solution ?

Opter pour un logiciel de comptabilité gratuit représente une alternative intéressante pour les entreprises qui ne recherchent que des fonctionnalités de base. Néanmoins, il convient de choisir une solution qui propose des documents fiables et s’assurer que l’éditeur effectue des mises à jour régulières pour rester en conformité avec la législation.

Comparatif des prix

Il existe plusieurs logiciels sur le marché. Voici un récapitulatif des meilleurs logiciels reconnus et leur prix.

Logiciel Description Prix
QUICKBOOKS Adapté aux entreprises de 10 salariés, logiciel SaaS
  • 30 jours d’essai gratuit
  • 35 €/mois
ITOOL COMPTABILITÉ BY EBP Convient à tout type de métier ou secteur d’activité
  • 30 jours d’essai gratuit
  • 12 €/mois
XERO Idéal pour les petites sociétés par sa simplicité d’usage
  • 30 jours d’essai gratuit
  • 15 à 35 €/mois
QUADRATUS Parfait pour les PME et plus spécifiquement pour les entreprises de nettoyage ou de transport
  • 30 jours d’essai gratuit
  • 15 à 35 €/mois
YOUR CEGID 2 ON DEMAND Adapté pour les entreprises de plus de 50 salariés
  • Sur devis
  • 100 à 300 €/mois
SAGE 100 COMPTABILITÉ Très utilisé en France par les PME, logiciel mobile
  • À partir de 1500 € (en fonction du nombre de licences)
EBP Adapté pour les petites entreprises et plus particulièrement celles du secteur artisanal
  • 30 jours d’essai gratuit
  • 25 €/mois
DEBITOOR Spécifique aux TPE, auto-entrepreneurs et micro-entreprises
  • 4 €/mois
ZEFYR Orienté vers la comptabilité générale
  • 10 à 20 € (en fonction du CA de l’entreprise)

Certains logiciels nécessitent l’installation du logiciel comptable sur le serveur de l’entreprise, tandis que d’autres sont accessibles directement en ligne. Ces derniers ne requièrent aucune installation locale, ce qui facilite l’accès aux données comptables où que l’on se trouve.

FAQ

Quel est le rôle d’un comptable dans l’entreprise ?

Au sein d’une société, le comptable accomplit les tâches suivantes :

  • Choix du plan comptable applicable à l’entreprise ;
  • Réception, saisie et classement des pièces comptables ;
  • Préparation des déclarations fiscales ;
  • Réalisation de l’inventaire des stocks ;
  • Clôture des comptes ;
  • Édition des états financiers ;
  • Établissement et dépôt des comptes annuels.

Quelles sont les missions de l’expert-comptable ?

Les principales missions d’un expert-comptable sont :

  • Démarches de création d’entreprise ;
  • Réalisation d’un prévisionnel financier ;
  • Tenue de la comptabilité ;
  • Établissement des comptes annuels ;
  • Déclarations fiscales et sociales ;
  • Gestion des ressources humaines ;
  • Création de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ;
  • Conseils pour le développement et le pilotage de la société.

Comment bien comprendre la comptabilité ?

La comptabilité d’une entreprise répond à des normes spécifiques accessibles à tous. Sa compréhension nécessite :

  • D’appréhender les principes comptables fondamentaux ;
  • D’assimiler la gestion de la facturation ;
  • De connaître les différents travaux comptables ;
  • De maîtriser les documents comptables.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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regnier
regnier
octobre 10, 2020 9:00

Bonne étude de base pour des besoins

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris