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Faire sa comptabilité en ligne
Dernière mise à jour le 18/10/2024
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La comptabilité en ligne gagne du terrain et convainc de plus en plus de dirigeants. La transformation numérique de la profession permet de réduire le prix d’un expert-comptable et d’offrir des solutions toujours plus innovantes aux entreprises de toute taille. Une multitude de logiciels plus ou moins complets existe. Découvrez comment tenir sa comptabilité avec ces outils.
Le principe de la comptabilité en ligne
Le principe de la comptabilité en ligne désigne le recours à un outil de gestion comptable en mode SaaS, pour Service as a Software. Ce logiciel ne s’installe pas sur un ordinateur de l’entreprise, il est hébergé directement sur les serveurs de l’éditeur de l’application. L’accès à cette solution s’effectue depuis n’importe quel support (PC, Mac, tablette, smartphone), une simple connexion internet suffit.
Ce type de logiciel intègre généralement les fonctionnalités suivantes :
- Paramétrage du Plan Comptable Général ;
- Création des journaux comptables ;
- Saisie des écritures comptables ;
- Suivi de la trésorerie ;
- Centralisation des enregistrements comptables ;
- Automatisation du rapprochement bancaire ;
- Gestion de la facturation.
Quels sont les avantages ?
En plus d’offrir à ses utilisateurs la garantie de mises à jour régulières et le respect de la loi anti-fraude, les solutions de comptabilité en ligne présentent de nombreux avantages sur différents aspects de la gestion quotidienne de l’entreprise.
Gagner du temps
La tenue de la comptabilité reste une tâche administrative chronophage, surtout si elle est exécutée sous Excel. L’émission d’une nouvelle facture nécessite un enregistrement comptable en parallèle, et donc un risque de commettre une erreur en effectuant la saisie.
Souscrire à un outil de comptabilité en ligne permet de s’affranchir de ces opérations multiples et de gagner du temps pour se consacrer à son cœur de métier. De plus, certaines écritures peuvent être automatisées pour améliorer son efficacité, comme l’ouverture d’un exercice comptable.
Faire des économies
Opter pour une solution de comptabilité en ligne permet à l’entreprise de réaliser des économies, car les outils SaaS représentent un investissement moins élevé qu’une licence pour un logiciel de comptabilité. De plus, l’automatisation de la saisie permet de s’affranchir du coût d’un comptable.
Réduire les risques d’erreur
L’utilisation d’un outil de comptabilité en ligne supprime la multiple saisie d’opérations au sein d’un fichier Excel ou d’un logiciel classique. L’interaction entre les différents programmes de gestion (comptabilité, facturation, note de frais, etc.) et les comptes bancaires de l’entreprise rendent possible un export des données de l’un vers l’autre.
Les montants sont repris directement au sein du journal comptable sans aucune intervention humaine, ce qui limite les risques d’erreur ou les oublis.
Accéder à sa comptabilité en permanence
Une simple connexion internet suffit pour accéder à son tableau de bord comptable ou au suivi de sa trésorerie. Très pratique pour les dirigeants qui se déplacent beaucoup dans le cadre de leur activité professionnelle.
À l’inverse d’un cabinet comptable qu’il faut solliciter pour obtenir une situation comptable à un instant T, un outil de comptabilité en ligne permet de générer des rapports à la demande.
Sécuriser ses données
La gestion des données de l’entreprise nécessite d’avoir recours à du personnel spécifique et engendre un coût important pour la société. Opter pour une solution SaaS pour sa comptabilité en ligne libère le dirigeant de cette contrainte, le prestataire assure leur sécurité et leur sauvegarde.
Les informations sensibles sont stockées sur les serveurs du fournisseur et non plus sur le disque dur d’un ordinateur ou un hébergement local. En cas de panne, c’est l’éditeur de l’outil numérique qui pilote l’assistance et la restauration des données comptables.
Quels sont les inconvénients ?
Bien que la comptabilité en ligne présente de nombreux avantages, elle nécessite une certaine aisance avec les outils numériques et des notions de gestion et de comptabilité. De plus, les solutions SaaS ne conviennent pas à toutes les entreprises.
Maîtriser les notions comptables
La comptabilité possède son propre langage, avec des termes spécifiques en fonction des opérations réalisées par l’entreprise. Par conséquent, un chef d’entreprise qui ne maîtrise pas les notions comptables de base doit se tourner vers une comptabilité en ligne simplifiée.
Trouver une solution adaptée à son activité
La tenue de la comptabilité en ligne ne convient pas toujours à l’activité de l’entreprise. La majorité des solutions proposées s’adressent aux entreprises individuelles ou aux petites structures qui ont un nombre d’enregistrements comptables limité et pratiquent une comptabilité de trésorerie.
De plus, la plupart des forfaits fonctionnent sous forme de package et ne bénéficient pas d’une grande souplesse. Par conséquent, il demeure difficile pour des entreprises qui exercent une activité particulière de se tourner vers un outil en ligne qui répond totalement à leurs besoins.
Comment la tenir ?
Bien que les obligations légales restent identiques entre une comptabilité classique et une comptabilité en ligne, cette dernière exige une analyse spécifique de la part du dirigeant. Sélectionner un logiciel adapté et le configurer de façon optimale ne s’improvise pas.
Choisir son logiciel de comptabilité en ligne
Pour réussir son choix de solution de comptabilité en ligne, il faut évaluer les besoins de l’entreprise :
- Les fonctionnalités indispensables, comme la facturation ou la comptabilité de gestion ;
- Le volume d’écritures comptables ;
- Le nombre d’utilisateurs.
De plus, faire appel à un prestataire reconnu permet de s’assurer que le logiciel comptable sélectionné respecte la législation française et qu’il bénéficie de mises à jour régulières. Dans le cadre de la protection de ses données et de celles de ses clients, il est important de se renseigner sur la politique de l’éditeur en la matière.
Le paramétrer correctement
Après avoir sélectionné son logiciel de comptabilité en ligne, il convient de le paramétrer de façon adéquate. Pour ce faire, la mise en place des points suivants s’impose :
- Créer les profils d’utilisateurs et définir les droits d’accès de chaque intervenant ;
- Opter pour le plan comptable adapté à son activité, car les logiciels de comptabilité en ligne contiennent par défaut le Plan Comptable Général (PCG) ;
- Personnaliser la racine et les libellés des comptes généraux en fonction des besoins de l’entreprise ;
- Générer des comptes de tiers auxiliaires pour faciliter le suivi des mouvements ;
- Réaliser des guides de saisie automatique pour les écritures comptables répétitives afin de limiter les risques d’erreurs et gagner en efficacité ;
- Utiliser le lettrage automatique pour optimiser le suivi des décaissements et des encaissements ;
- Mettre en place un système de sauvegardes programmées ;
- Anticiper l’export de ses données comptables vers son cabinet d’expertise comptable.
Partager sa comptabilité avec son expert-comptable
La législation n’impose pas le recours à un professionnel pour tenir la comptabilité de son entreprise. Par conséquent, opter pour une solution de comptabilité en ligne permet de se passer totalement d’un cabinet comptable ou de limiter son intervention.
La société réduit ainsi le poids des frais de comptabilité et sollicite un expert-comptable uniquement pour :
- recevoir des conseils sur des questions fiscales, sociales ou stratégiques ;
- présenter ses comptes annuels.
Opter pour un expert-comptable en ligne
Recourir à un expert-comptable en ligne présente les mêmes avantages qu’un logiciel de comptabilité en ligne, à savoir :
- Un gain de temps important grâce à la saisie comptable automatique ;
- Un suivi de sa comptabilité en temps réel ;
- La garantie de toujours respecter les normes en vigueur ;
- Un coût attractif en comparaison avec les tarifs d’un expert-comptable de proximité.
Cette solution permet d’aller plus loin dans la digitalisation de sa comptabilité et de se libérer du choix de son logiciel comptable. En effet, chaque cabinet d’expertise comptable en ligne propose sa propre application de gestion qui intègre :
- La tenue de la comptabilité ;
- L’élaboration de devis ;
- L’édition des factures de ventes ;
- La gestion des notes de frais.
Il est primordial de faire appel à un professionnel inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables afin de vérifier qu’il est autorisé à réaliser les travaux comptables.
A lire aussi : Micro-ba obligation comptable, Transfert de charge comptabilité
FAQ
Quel comptable en ligne ?
Le choix d’un comptable en ligne dépend des besoins et des spécificités de l’entreprise. Il convient de le sélectionner sur base de son :
- Budget, car la comptabilité n’est jamais gratuite ;
- Type de comptabilité ;
- Besoin d’accompagnement, comme la paie ;
- Type de relation souhaitée, par exemple les moyens de communication.
Quels sont les comptes à lettrer en comptabilité ?
Les comptes à lettrer sont les comptes de tiers, à savoir les clients et les fournisseurs. Après l’exécution du lettrage, l’entreprise peut éditer un rapport qui affiche :
- Les factures fournisseurs à régler ;
- Les factures clients en attente d’encaissement.
Comment enregistrer un remboursement ?
Pour inscrire un remboursement obtenu de la part d’un prestataire, il faut comptabiliser un avoir de la façon suivante :
- Débiter le compte 401 « Fournisseurs » ;
- Créditer le compte de charges correspondant ;
- Créditer le compte de TVA déductible, le cas échéant.
Comment enregistrer une note de frais ?
L’enregistrement de la note de frais en comptabilité nécessite de :
- La saisir dans le journal comptable des achats ;
- Débiter les comptes de charges ;
- Débiter le compte de TVA déductible, le cas échéant ;
- Créditer le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.
Dernière mise à jour le 18/10/2024
Rédigé par
Mehdi Ouchallal
Co-fondateur LegalPlace, Mehdi est diplômé du magistère DJCE et avocat. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.