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La comptabilité d’une association

La comptabilité d’une association

La comptabilité des associations régies par la loi 1901 et des fondations obéit à certaines contraintes en fonction de leur importance. Dès la création de l’association et de la même façon que pour une société, il s’agit de tenir régulièrement les comptes avec une grande transparence. Cela peut être une comptabilité de trésorerie, plus simple, comptant les mouvements au moment où ceux-ci apparaissent sur les comptes, ou bien une comptabilité d’engagement, plus complexe, comptant les mouvements au moment de l’émission d’une facture. Certaines associations sont également soumises au plan comptable des associations et aux comptes annuels selon des critères de taille, financements et chiffre d’affaires.

Ce guide de la comptabilité des associations permet de bien se renseigner sur quelques points clefs :

  • Les diverses obligations comptables des associations ;
  • Les conseils et principes généraux d’organisation de la comptabilité ;
  • La rédaction d’un plan comptable d’association détaillé à partir d’un certain effectif et bilan ;
  • Les dernières évolutions de la législation en matière de comptabilité.

L’obligation comptable des associations

Tenir une comptabilité s’avère obligatoire pour tous les types d’associations selon la loi du 1er juillet 1901, qu’il s’agisse d’une association culturelle, d’une association sportive, d’une association familiale ou encore d’une autre forme d’association ou de fondation. Cependant, selon le règlement n°99-01, certaines doivent établir des documents plus détaillés que d’autres en fonction notamment de leurs statuts d’association, de leur activité (commerciale ou imposable) ou encore du bénéfice d’un agrément. Ces impératifs servent notamment à orienter la gestion de l’association ou de la fondation, à assurer une certaine transparence et à organiser les moyens de preuve des opérations effectuées.

Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?

Les renseignements comptables doivent refléter une image sincère et fidèle et être établis régulièrement. En outre, il vaut mieux être réaliste quant aux prévisions des évolutions financières afin d’anticiper les besoins et de préparer le budget prévisionnel de l’association.

La comptabilité comme outil de gestion

Cela peut paraître évident mais il est utile de le rappeler : il est nécessaire pour les associations et les fondations de tenir une comptabilité précise et à jour afin de s’assurer de leur état financier et économique. Cela sert à connaître les résultats en temps réel ou presque, mais également à pouvoir prévoir de futurs dépenses ou projets, ou encore à éviter d’éventuels problèmes financiers.

Cette comptabilité doit également obéir au principe de prudence comme le rappelle l’article 121-4 du Plan comptable général afin d’orienter l’association vers des projets réalistes par rapport aux ressources disponibles.

La comptabilité comme moyen de transparence

Une association ou une fondation a tout intérêt à tenir une comptabilité détaillée, non seulement pour ses adhérents, mais aussi pour ses partenaires, financeurs et autres acteurs économiques pouvant intervenir dans son fonctionnement. En effet, les adhérents ont légalement le droit d’avoir accès à la comptabilité de l’association de laquelle ils font partie. Aussi, une comptabilité rédigée consciencieusement est donc très largement appréciée.

En outre, afin d’assurer cette transparence, l’association est également tenue de ne pas modifier les méthodes comptables d’une année à l’autre. Cet impératif se retrouve à l’article L.123-17 du Code de commerce et aux articles 121-5 et 122-1 du Plan comptable général (PCG).

La comptabilité comme outil juridique

En plus des acteurs économiques et des adhérents, il est important qu’une association ou fondation soit en mesure de présenter des comptes clairs et à jour aux autorités concernées, pouvant en faire la demande à tout moment. Cela permet d’éviter d’éventuelles sanctions.

Quelques organismes publics peuvent en effet effectuer le contrôle des comptes de l’association. L’URSSAF vient vérifier la régularité des versements de cotisations sociales tandis que plusieurs autres autorités notamment l’administration fiscale, peuvent demander à consulter la comptabilité d’une association. Dès lors, tenir une comptabilité s’avère être le moyen de preuve le plus efficace pour justifier de l’activité de l’association.

En outre, grâce aux renseignements comptables et si cela s’avère nécessaire, l’association peut calculer le montant des impôts dont elle sera redevable.

Comment tenir la comptabilité d’une association

Parmi les diverses tâches relatives au fonctionnement d’une association, la comptabilité peut s’avérer la plus redoutable. Les petites associations et fondations peuvent simplement reporter dans un cahier les opérations de la caisse assorties des justificatifs nécessaires. Quelques chemises pour séparer les factures de l’association, les documents bancaires et ceux relatifs aux adhérents et usagers peuvent aussi être très utiles. À mesure que les activités de l’association prennent de l’ampleur, il peut être pertinent de numéroter les documents comptables de manière chronologique, par nature ou encore par ordre alphabétique. Aussi, il ne faudra pas égarer ou jeter les justificatifs mais les conserver précieusement afin de les ordonner dans différents classeurs. Ces derniers peuvent commencer par intégrer une synthèse établissant les différentes opérations avec leur montant, leur date et le numéro de la pièce correspondante.

On peut recommander d’organiser sa comptabilité en fonction des types d’opération effectuées, par exemple :

  • Un classeur pour les ventes : une facture doit être établie pour chaque client et insérée à l’intérieur ;
  • Un livre regroupant les achats et les frais : il faut veiller à distinguer les achats avec paiement comptant et les achats avec paiement différé ;
  • Un classeur pour la banque : le compte banque de la comptabilité doit correspondre au relevé du compte bancaire de l’association ;
  • Un classeur pour l’Etat : il doit regrouper les cotisations, impôts et taxes variées (TVA de l’association…) et les documents y afférent. Les déclarations qui sont établies dans le livre doivent comporter le numéro d’enregistrement.
  • Un classeur pour le juridique si besoin.

En outre, utiliser un logiciel pour tenir sa comptabilité s’avère être une solution sécurisante et efficace bien que payante. Dès que la comptabilité de l’association devient importante, l’utilisation de ce service numérique permet plus de clarté dans la présentation.

Bon à savoir : Les articles L.110-4 et L.123-22 du Code de commerce ainsi que l’article 2272 du Code civil disposent que les renseignements comptables doivent être conservés pendant 5 à 30 ans selon le type d’acte.

 

De quoi se composent les comptes annuels d’une association ?

La configuration des comptes annuels d’une association correspond à celles des sociétés et l’organisation de leur tenue est prévue à l’article 16 du règlement 99-01. Le bilan financier de l’association, le compte de résultat et l’annexe concernent les associations soumises au Plan comptable des associations.

Bon à savoir : nous mettons à votre disposition un modèle de bilan financier d’association qui vous permet de disposer d’une feuille préalablement remplie, avec les informations à intégrer.

Le bilan établi à la clôture de l’exercice doit faire état de tous les faits pertinents selon l’article 810-1 du PCG. Dans une optique de clarté, il est souvent présenté sous forme de de tableau mais il peut aussi être rédigé sous forme de liste. Selon l’article L.123-15 du Code de commerce, il doit comporter les références relatives à l’exercice comptable précédent pour permettre toutes les comparaisons nécessaires. En outre, le décret budgétaire du 22 octobre 2003 exige la rédaction d’un bilan d’établissement distinct dès lors que plusieurs établissements existent mais sur le même modèle que le bilan de l’entité juridique.

Le compte de résultat est le deuxième document comptable primordial. Il doit lister les charges et les produits (équivalents des bénéfices dans l’entreprise). Aussi, il intègre différentes opérations : les opérations normales et courantes liées à l’exploitation, les opérations financières et les opérations exceptionnelles qui sont pour la plupart sans lien direct avec l’activité. Il peut se présenter sous forme de tableau mais généralement, sa rédaction s’organise sous forme de liste. De façon plus précise, le règlement 99-01 prévoit quelques adaptations à la présentation de ce compte de résultat : les produits de l’association doivent être détaillés et classés en catégories (dons, legs, donations, subventions, cotisations, financements de l’association).

Quant à l’annexe aux comptes annuels, elle complète et commente l’information du bilan et du compte résultat. Il est nécessaire qu’elle soit à disposition de tous et qu’elle fournisse les informations significatives de façon claire et synthétique. Elle obéit également au principe de permanence des méthodes comptables. Aux articles 833-2 et suivants, le PCG liste dans le détail le contenu de l’annexe. Cette dernière comprend les principes et méthodes comptables utilisés, les informations relatives aux postes du bilan et du compte de résultat, différentes informations concernant l’actif immobilisé et circulant ainsi que le passif, un état des créances, des capitaux propres et des dettes, les informations relatives aux opérations et engagements hors bilan et celles concernant les effectifs de l’association.

Par ailleurs, le règlement n°99-01 et la loi du 23 mai 2006 prévoient l’incorporation de plusieurs informations, à savoir :

  • Une information sectorielle quand l’association établit des comptes distincts pour différentes activités ;
  • Les subventions de fonctionnement inscrites en fonds dédiés ;
  • Les ressources provenant de la générosité du public inscrites en fonds dédiés ;
  • Les legs et donations affectés inscrits en fonds dédiés ;
  • Les dons en nature restant à vendre ;
  • Les contributions volontaires en nature ;
  • Les engagements hors bilan ;
  • Un compte d’emploi ressources dès lors que l’association fait appel à la générosité du public ;
  • S’il y a lieu, les informations relatives à la rémunération du dirigeant de l’association ou d’autres dirigeants et les honoraires du commissaire aux comptes.
Attention ! En cas de refus d’établir les comptes annuels de l’association, cette dernière peut se voir interdire les aides publiques ou retirer l’agrément nécessaire pour exercer certaines activités. En outre, l’association risque de ne plus pouvoir bénéficier de la certification des comptes par le commissaire aux comptes tandis que les dirigeants peuvent voir leur responsabilité civile et pénale engagée.

 

Comptabilité de trésorerie

Toutes les associations sont soumises au minimum à la comptabilité de trésorerie, considérée comme la plus élémentaire.

Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer, sur un cahier ou un fichier, les dépenses et les recettes effectivement effectuées par l’association, le plus souvent en regardant les mouvements entrants et sortants présents sur un compte bancaire. Le compte se fait de manière chronologique et le plus souvent, un tableau composé des quelques colonnes suivantes suffit :

  • La date du mouvement (entrée ou sortie d’argent)
  • La nature (dépense ou recette)
  • Le montant débité ou crédité
  • Les pièces justificatives

Avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie

Les avantages de ce mode de comptabilité résident dans sa simplicité et sa rapidité. En effet, il suffit de trouver les mouvements du compte, et de tout recopier tel quel. La comptabilité de trésorerie est donc plus adaptée, car tout à fait suffisante, aux associations de taille modérée n’ayant pas une très grande activité.

En revanche, l’inconvénient majeur est qu’elle ne permet pas de prendre en compte les dépenses et les recettes prévues, c’est-à-dire les dettes contractées par l’association à des partenaires mais également les futures entrées d’argent, qu’il s’agisse de dettes d’autres acteurs envers l’associations ou de futurs financements.

Il est donc compliqué d’avoir une idée précise de l’état des comptes à un moment T, ainsi que d’anticiper le futur, de commencer des projets, car on ne peut pas savoir quelles seront les futures entrées et sorties d’argent. De plus, lorsque l’association a une taille conséquente ou une activité importante, si elle a des partenaires, ou encore lorsque les sources de ses dépenses et revenus sont variés et plus complexes, ce mode de comptabilité n’est pas suffisant.

Comptabilité d’engagement

Plus complexe, la comptabilité d’engagement peut être choisie par toute association et implique plus de responsabilités et de rendre des comptes à différents acteurs tels que les partenaires ou encore les financeurs.

Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

A l’inverse de la comptabilité de trésorerie, la comptabilité d’engagement ne prend pas seulement en compte les mouvements effectivement visibles sur le compte, mais également les recettes et les dépenses à venir. C’est-à-dire qu’au lieu de comptabiliser le mouvement au moment de son apparition sur le compte, ce dernier est comptabilisé au moment où il est officiellement contracté, donc au moment de l’émission de la facture.

Elle se présente également sous forme de tableaux, semblable à celui de la comptabilité de trésorerie, seulement la date ne sera pas toujours la même (elle est souvent plus avancée car correspond à l’émission de la facture et non au débit/créance sur le compte).

Avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement

Un des plus grands avantages de la comptabilité d’engagement correspond tout d’abord à la possibilité de prévoir les entrées et sorties d’argent et donc de mieux anticiper les futurs projets, en sachant plus précisément quels seront les fonds disponibles. Il est ainsi possible d’éviter plus facilement une situation de découvert bancaire. Cette comptabilité est donc surtout adaptée aux associations de taille plus imposante ayant des contacts fréquents avec des partenaires, financeurs, etc.

L’inconvénient de ce mode de comptabilité est sa complexité. En effet, elle n’est pas aussi simple que la comptabilité de trésorerie, un plus grand nombre de variables devant être prises en compte. Elle demande donc un travail plus précis. Recourir à un expert comptable devient parfois inévitable. Cependant, une étude comptable plus précise et développée est de toute manière nécessaire pour une association de taille importante.

Le plan comptable des associations

Certaines associations sont soumises au plan comptable des associations, adaptation du plan comptable général (PCG) adopté par les sociétés. Les autres associations, qui n’y sont pas soumises, peuvent également choisir de l’adopter si cela leur semble utile.

Plan comptable général, pour qui ?

En effet, selon plusieurs critères tels que la taille, l’activité ou la source des revenus de l’association, les obligations concernant sa comptabilité sont différentes, et il peut alors être jugé bon d’adopter le plan comptable. De plus, chaque association peut comporter dans ses statuts des devoirs de comptabilité spécifiques. Enfin, certaines associations et fondations sont obligatoirement soumises au plan comptable défini dans le règlement n° 99-01 du 16 février 1999.

Les associations concernées par le plan comptable sont les suivantes :

  • Les associations qui bénéficient d’aides publiques d’un montant d’au moins 153 000€
  • Les associations qui répondent à au moins deux de ces critères :
    • L’effectif salarial dépassant 50 salariés
    • Le montant bilan dépasse 1 550 000€
    • Le total du chiffre d’affaires dépasse 3 100 000€
  • Les associations ayant une activité économique ou commerciale

Obligations du plan comptable des associations

En plus des obligations communes vues précédemment, les associations et fondations susnommées sont donc obligées d’établir un plan comptable suivant le modèle de plan comptable associatif aussi appelé CRC 99-01 du 16 février 1999.

En plus de cela, les associations concernées doivent tenir un livre journal dans lequel elles inscrivent toutes les écritures, c’est-à-dire tous les mouvements et opérations, de manière chronologique et jour par jour. Elles ont également l’obligation d’élire un commissaire aux comptes d’association. Elles doivent publier leurs comptes certifiés ainsi qu’un rapport de ce Commissaire aux comptes au Journal Officiel. Pour être publiés, les documents comptables (bilan, compte de résultat, annexe) doivent ainsi être transmis à la Direction de l’Information Légale et Administrative (DLA) dans les 3 mois à compter de l’approbation des comptes.

Ces associations sont soumises aux comptes annuels, c’est-à-dire qu’elles doivent, chaque année, présenter :

  • Un bilan comptable, du même genre que celui produit par les sociétés commerciales
  • Un compte de résultat, également semblable à celui des sociétés mais avec quelques notions différentes, notamment des termes spécifiques aux associations tels que « déficit » ou « excédent ».
  • Une annexe du tout, comprenant les informations générales et importantes des associations.

Nomenclature du plan comptable des associations

Le plan comptable des associations se divise en 8 catégories, appelées classes. Chacune de ces classes se divisent en sous classe, et ainsi de suite. Le numéro formé par la classe, la sous-classe, etc. forme le numéro d’un compte spécifique. Par exemple, le compte appartenant à la classe 2, sous-classe 4 compte numéro 5 sera, pour le plan comptable, le compte numéro 245.

Les huit classes du plan comptables des associations sont les suivantes :

Classes du plan comptable des associations Explication et exemples
Classe 1 : comptes de capitaux Fonds propres, emprunts, dettes assimilées…
Classe 2 : immobilisations Installations, terrains, matériel basique…
Classe 3 : stocks Produits, matières et travaux de période non permanente
Classe 4 : tiers Acteurs externes : fournisseurs, clients, créanciers, débiteurs…
Classe 5 : comptes financiers Comptes bancaires, actions, obligations
Classe 6 : charges Dépenses faites par l’association
Classe 7 : produits Argent généré par l’association
Classe 8 : comptes spéciaux Contributions volontaires en nature (non monétisé)

 

Association : quelles sont les dernières évolutions en termes d’obligations comptable ?

Les obligations comptables des organismes qui collectent des dons et legs

Afin de s’adapter aux nouvelles formes de sollicitations utilisées par les associations et fondations notamment grâce au numérique, l’ordonnance du 23 juillet 2015 modifie le régime de l’appel à la générosité du public. Cette réforme agit également dans une optique de transparence quant à l’usage et à la provenance des fonds récoltés par les associations.

Quelques impératifs supplémentaires peuvent s’imposer sous certaines conditions :

  • Une déclaration préalable : elle est à déposer dès lors que la somme des dons collectés au cours de l’un des deux exercices précédents excède 153 000 €.
  • Un compte d’emploi des ressources : il est obligatoire lorsque la somme des dons collectés excède 153 000 € à la clôture d’un exercice. Ce compte d’emploi doit suivre un schéma particulier, il comporte obligatoirement cinq rubriques qui font état des ressources par origine, des emplois par destination, des ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés, des contributions volontaires en nature, des fonds dédiés liés à la générosité du public. Les informations inscrites doivent être identiques à celles du compte de résultat par origine et destination.
Bon à savoir : Les modèles de déclaration d’appel à la générosité publique et de compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public sont disponibles sur le site du service public.

Association : le nouveau plan comptable à compter du 1er janvier 2020

Le 5 décembre 2018 un nouveau plan comptable a été adopté et s’applique à toutes les personnes morales de droit privé à but non lucratif à partir de 2020. Ce nouveau plan obéit à trois impératifs majeurs : l’intelligibilité des comptes pour les partenaires et adhérents, la vision à moyen terme des perspectives économiques de l’association et la transparence envers les autorités publiques et les acteurs privés. Il abroge ainsi l’ancien règlement du Comité de la réglementation comptable en date du 16 février 1999.

Les associations concernées par le nouveau plan comptable s’avèrent nombreuses :

  • Les associations qui bénéficient d’une aide publique ou de dons dont la somme dépasse 153 000 €.
  • Les associations qui exploitent une activité économique et cumulent au moins deux des trois conditions qui suivent : un chiffre d’affaires supérieur à 3,1 millions d’euros, un bilan excédant 1,55 million d’euros et des effectifs de plus de 50 salariés.
  • Les associations financées par des collectivités territoriales à hauteur de plus de 50% de leur budget ou dont le montant des subventions atteint plus de 75 000 euros.
  • Les organismes paritaires agréés.
  • Les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique dont les conditions sont fixées par convention.
  • Les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté, celles qui gèrent des établissements du secteur sanitaire et social ainsi que les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais.
  • Les organismes faisant appel à la générosité publique ainsi que les groupements politiques et les associations de financement électoral.
  • Les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées et les associations qui émettent des valeurs mobilières.
  • Les associations sportives à statut particulier ainsi que les fédérations sportives.

Les associations citées ci-dessus doivent assurer la tenue de certains documents :

  • Le plan de comptes : il correspond au plan comptable général mais il est adapté au statut juridique de l’association.
  • Le livre journal : les écritures comptables y sont inscrites chronologiquement et quotidiennement. Il doit inventorier tous les éléments d’actifs et de passifs et doit comporter la transcription des comptes annuels.

En outre, il existe des obligations comptables supplémentaires pour les associations dont les effectifs sont supérieurs à 300 salariés ou dont le montant du CA ou des ressources est supérieur à 18 millions d’euros. En effet, ces dernières sont invitées à établir des documents prévisionnels afin de prévenir d’éventuelles difficultés financières : tableaux de financement, situation de l’actif réalisable, etc.

Bon à savoir : Lorsque l’association n’a pas pour obligation de veiller à la tenue des documents précités, elle peut tout de même décider volontairement de les établir à des fins de clarté et d’anticipation des dépenses et ressources futures.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Freixas
Freixas
avril 29, 2020 4:10

Bonjour,
Je vous remercie pour toutes ces informations. J’aurai cependant une question.
Si une association adoption la comptabilité d’engagement, son chiffre d’affaire correspondra au entrée réellement perçu sur le compte bancaire, ou il correspondra au facture émise?

Je reste à votre disposition et vous remercie.