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La comptabilité : définition et utilité

Dernière mise à jour le 15/08/2022

La comptabilité peut se définir comme étant un système qui permet d’organiser un ensemble d’informations financières d’une entité déterminée. Celui-ci facilite la saisie, le classement et l’enregistrement des données chiffrées et présente la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat de l’entreprise à la date de clôture d’un exercice.

Il permet aussi d’avoir un aperçu fidèle de toutes les opérations qu’une entreprise réalise pendant un certain laps de temps. En dévoilant ces éléments, la comptabilité contribue à améliorer aussi bien la compréhension de sa santé financière que sa gestion globale.

La comptabilité, qu’est-ce que c’est ?

En termes simples, la comptabilité est un système utilisé pour faciliter la gestion d’une entreprise. Elle comprend notamment l’enregistrement de toutes les opérations que toute entité cible effectue dans divers outils physiques (livres comptables) ou numériques. Elle se base essentiellement sur des pièces de nature commerciale pour justifier les données.

Les opérations qu’elle recense concernent aussi bien les dépenses que les recettes. Il s’agit des :

  • Achats ou ventes de marchandises ;
  • Créances clients et les dettes fournisseurs ;
  • Emprunts auprès des banques ;
  • Divers paiements.

Comptabilité de gestion ou analytique

Même s’il n’est pas obligatoire, le recours à la comptabilité de gestion peut s’avérer fort utile. Celle-ci se caractérise par une analyse approfondie des dépenses et la détermination de la rentabilité des activités. Cette démarche vise à permettre aux dirigeants et aux collaborateurs de l’entreprise d’orienter leurs décisions, les planifications et les organisations dans le bon sens.

Comptabilité nationale

Comme son nom l’indique, cette comptabilité est utilisée dans l’objectif de comprendre l’économie nationale, de dresser un schéma précis des activités économiques se déroulant sur le territoire à un moment donné.

Disposer de ces données, dont l’indicateur principal est le PIB, permet aux dirigeants étatiques de comprendre la situation financière nationale. Cette information leur donne la possibilité d’agir en conséquence.

Comptabilité publique

C’est une forme de comptabilité qui fait usage d’un ensemble de procédures macroéconomiques. Elle sert à dresser un état des recettes et des dépenses d’une entité publique, que ce soit l’État ou l’une des collectivités publiques.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

La tenue d’une comptabilité permet d’obtenir une image fidèle d’une entreprise. Compilées dans des documents de synthèse, les données comptables pourront être communiquées aux associés et aux autres parties prenantes, afin de les rassurer sur la situation financière de l’entreprise.

Les calculs effectués sur les données brutes permettent d’obtenir le taux de rentabilité. Chacun pourra voir les branches d’activités les plus rentables et celles qui le sont moins. À partir de ces documents, les responsables de l’entreprise auront la possibilité de commencer à préparer les budgets pour leurs futures actions.

Tenir une comptabilité permet de disposer d’un outil d’information financière. En effet, celle-ci contribue à clarifier les comptes d’une société en rassemblant toutes les données. Et c’est au comptable de s’assurer que les informations consignées sont fiables.

La comptabilité est également un outil pour faciliter les prises de décision. En mettant à la disposition des dirigeants de l’entreprise des informations financières authentiques, elle leur donne les armes pour élaborer des stratégies et effectuer les choix qui s’imposent.

Toutes les entreprises doivent-elles tenir une comptabilité ?

La législation apporte un éclaircissement sur la comptabilité des entreprises. Comme expliqué dans le Code de commerce, en son Article L123-12, tous les commerçants, qu’ils soient une personne physique ou morale, ont l’obligation d’enregistrer les informations comptables les concernant. Toutefois, quelques-unes bénéficient d’une certaine mesure d’allègement. Nous vous invitions aussi à consulter faire sa comptabilité en freelance.

Comptabilité d’une entreprise individuelle

Au sein d’une entreprise individuelle (EI), la tenue d’une comptabilité est obligatoire. Concrètement, cette dernière peut prendre deux formes différentes. D’un côté, on retrouve la comptabilité d’engagement qui se traduit par un enregistrement systématique de toutes les opérations, dont le paiement a été effectué ou non.

De l’autre, la comptabilité de trésorerie, quant à elle, ne s’intéresse qu’aux recettes effectivement encaissées et aux dépenses qui ont été payées. Soulignons que les EI, en accomplissant leurs obligations comptables, doivent impérativement tenir des livres comptables.

Bon à savoir : leur détermination dépend du régime fiscal que l’entreprise individuelle aura choisi.

Comptabilité des sociétés

Toutes les sociétés immatriculées dans le Registre de commerce et des sociétés sont dans l’obligation de mettre en place une comptabilité régulière, de bonne foi et conforme à la réalité de l’entreprise. Toutefois, elles sont libres de choisir entre :

  • Faire appel à un expert-comptable inscrit à l’Ordre des experts-comptables ;
  • Confier la tâche à un membre du personnel.

Quels sont les principaux outils ?

Parmi les nombreux outils servant à tenir la comptabilité de l’entreprise, deux d’entre eux se démarquent. Il s’agit du bilan comptable, qui est l’un des éléments des tableaux formant les comptes annuels, et du compte de résultat qui permet de voir les bénéfices ou les pertes pendant un exercice comptable donné.

Bilan comptable

Le bilan est un outil comptable qui met en relief les deux composantes du patrimoine de la société, à savoir l’actif et le passif. Autrement dit, il donne une image précise de la situation patrimoniale de l’entreprise à un moment donné et permet aux tiers intéressés de découvrir sa valeur et sa solvabilité.

Compte de résultat

Le compte de résultat désigne un document contenant la totalité des produits et des charges de l’entreprise le temps d’un exercice comptable. Il permet de mettre à la connaissance des intéressés le résultat net de l’entreprise, d’apprécier ses performances et de s’assurer de sa rentabilité.

Qui sont les acteurs de la comptabilité ?

La comptabilité regroupe un certain nombre d’acteurs, dont les plus connus sont :

  • L’expert-comptable ;
  • Le commissaire aux comptes ;
  • Le gestionnaire de paie.

Leur appellation est bien connue du public, mais leurs rôles et leurs missions restent encore assez flous.

Expert-comptable

La profession d’expert-comptable implique d’abord de suivre une formation de quelques années pour acquérir et développer des connaissances en comptabilité, en finances, en droit et en fiscalité, puis d’obtenir une première expérience professionnelle de 3 ans au minimum. Il est libre de choisir entre intégrer une société ou se mettre à son compte. Son expertise peut s’adapter suivant les besoins de l’entreprise.

Gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est, quant à lui, un professionnel dont la fonction tourne autour de 3 points essentiels :

  • L’élaboration de la fiche de paie ;
  • La gestion administrative du personnel, comme les formalités d’embauche et de départ des salariés ;
  • La participation aux missions des ressources humaines, notamment les tableaux de bord ou la masse salariale.

Commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes est la personne qui a toute compétence pour attester que le montant déclaré des comptes est conforme à la situation financière réelle de l’entreprise. Il offre une garantie supplémentaire pour s’assurer que les données comptables reflètent la réalité.

Comment la mettre en place dans votre entreprise ?

Pour mettre en place la comptabilité au sein d’une entreprise et la rendre opérationnelle, les dirigeants de l’entreprise doivent :

  • Adopter le logiciel de comptabilité le mieux adapté (et qui respecte les normes en vigueur) ;
  • Choisir entre recourir au service d’un expert-comptable et gérer toute la comptabilité en interne ;
  • Utiliser le logiciel pour mettre en place le plan comptable, ainsi que le classement des pièces justificatives.

FAQ

Quels sont les critères pour choisir le comptable ?

Le comptable est la personne chargée de tenir la comptabilité de l’entreprise. Aucune restriction n’existe pour la désignation du comptable au sein de l’entreprise. Et, en principe, chacun des membres du personnel peut endosser ce rôle. Toutefois, la plupart du temps, c’est le dirigeant ou l’assistant administratif qui le tient.

Quels sont les rôles d’un centre de gestion agréé ?

Les centres de gestion agréés sont avant tout chargés d’apporter leur aide en gestion auprès de leurs clients. En outre, ils s’occupent de : former les dirigeants d’entreprise, élaborer un dossier de gestion annuel avec une analyse financière et une comparaison sectorielle, contrôler les déclarations fiscales.

En quoi consiste la comptabilité pour les micro-entreprises ?

Elles sont tenues d’avoir une comptabilité. Mais leurs obligations comptables ont été simplifiées considérablement. En effet, les micro-entreprises doivent disposer tout simplement d’un livre de recettes, retraçant toutes leurs rentrées d’argent et un registre des achats. Il est bon de noter que ce dernier est un document contenant tous les détails sur les dépenses payées.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris