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L’essentiel à savoir sur les frais de repas
Dernière mise à jour le 06/11/2023
Les frais de repas considérés comme dépenses professionnelles peuvent être déduits du bénéfice imposable lors la déclaration de revenus. Il s’agit de ceux que le salarié ou le chef d’entreprise est contraint de prendre en dehors de son domicile, pendant les horaires de travail.
Sous certaines conditions, ces indemnités versées à l’employé sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales. Il est toujours conseillé de conserver les pièces justificatives pour bénéficier de l’exonération.
Les frais de repas, de quoi s’agit-il ?
Le coût de certains repas pris durant les horaires de travail compte parmi les frais professionnels comme ceux de :
- Transport ;
- Hébergement ;
- Déménagement ;
- Double résidence.
La note de frais pour le non-salarié est établie suivant des règles particulières propres à ce statut.
Ces dépenses professionnelles pouvant faire l’objet d’une déduction du revenu imposable concernent les :
- Salariés ayant choisi les frais réels au titre de la déclaration de revenus ;
- Travailleurs indépendants relevant du régime réel d’imposition (BA, BNC ou encore BIC).
Définition
Il s’agit des dépenses réalisées par les salariés ou les dirigeants d’entreprise pour s’alimenter lorsque leurs conditions de travail ne leur permettent pas de regagner leur domicile. En effet, à l’heure du déjeuner, ils peuvent se retrouver :
- Sur un chantier ;
- En route pour aller au travail.
Fonctionnement
Dans certaines limites, les frais de repas des professionnels et des salariés concernés peuvent être déduits de leurs revenus catégoriels. En effet, ils doivent se trouver dans l’impossibilité de rentrer chez eux pour prendre leur déjeuner, soit en raison :
- Des horaires de travail ;
- De l’éloignement du lieu de travail.
Les dépenses ne doivent alors pas résulter de leur convenance personnelle. Et il faut qu’elles soient justifiées par la distance entre le domicile et le lieu de travail de l’employé ou du professionnel. La preuve qu’elles ont bien été réalisées compte également parmi les conditions de déductibilité des frais du résultat imposable. Elle comportera :
- La date de la réalisation des dépenses ;
- Le lieu et le motif ;
- Les personnes invitées.
Une attestation du restaurateur peut servir de preuve. Mais parmi les documents utilisés plus couramment, on retrouve les :
- Factures ;
- Tickets de caisse ;
- Notes de frais.
Comment calcule-t-on les frais de repas en 2023 ?
Le coût des repas ne doit pas dépasser une limite fixée de manière forfaitaire de 10,40 euros par jour en 2023. Des règles spécifiques s’appliquent pour les personnes qui travaillent au sein d’un :
- Hôtel ;
- Restaurant ;
- Établissement scolaire (pour le personnel éducatif).
Il convient de savoir que l’évaluation de l’avantage nourriture au forfait est possible pour certains dirigeants. En voici la liste :
- Président de SAS ;
- Gérant égalitaire ou minoritaire de SELARL et de SARL ;
- Directeur général et directeur général délégué d’institution de prévoyance ;
- Président de conseil d’administration de SELAFA et de SA ;
- Directeur général et directeur général délégué de SELAFA et de SA.
Quel est le montant déductible des frais de repas ?
Pour l’obtenir, il faut faire la différence entre le montant forfaitaire qui représente la valeur du repas lorsqu’il est pris à domicile et la limite d’exonération des indemnités. Il convient de savoir qu’en pratique, les rémunérations du salarié sont soumises à l’IR, après déduction de frais estimés forfaitairement à 10 % du salaire déclarée, selon l’Article 83 du Code général des impôts.
Le fisc se charge d’appliquer la déduction de manière automatique. Aucun justificatif de dépenses professionnelles n’est à fournir. Pour un salarié, dont les frais seraient supérieurs à 10 % du salaire imposable, il est conseillé de renoncer à l’évaluation forfaitaire et de choisir la déduction des frais réels. Il faudra tout simplement cliquer sur « Options frais réels », en renseignant la déclaration en ligne et indiquer le :
- Montant déductible ;
- Détail des frais correspondants.
En l’occurrence, il faudra conserver les notes de frais jusqu’à ce que le délai de reprise du fisc expire (3 ans). Et pour rappel, les frais de repas pris sur le lieu de travail sont considérés comme des dépenses personnelles non déductibles du salaire. C’est par exemple le cas lorsque l’employé prépare lui-même son déjeuner et le consomme sur place.
Il est alors envisageable de déduire du salaire imposable la différence entre le prix repas pris :
- Sur le lieu de travail ;
- À domicile.
Quand le travailleur ne justifie pas de manière précise le montant du repas pris en dehors des locaux durant les horaires de travail, il est possible de déduire les dépenses à hauteur de 5,20 euros par repas. Il est bon de noter que ce forfait est utilisable si aucun restaurant d’entreprise n’est installé près de son lieu de travail et son domicile se trouve trop loin, ce qui l’empêche de rentrer chez lui durant la pause déjeuner.
De même, il est possible de bénéficier de la déduction forfaitaire dans l’éventualité où un restaurant d’entreprise serait installé non loin du lieu de travail, mais que les horaires de travail ne donnent pas la possibilité de venir déjeuner dans l’établissement. C’est par exemple le cas pour les travailleurs de nuit.
Mais si l’employé peut prendre tranquillement ses repas dans un restaurant d’entreprise qui se trouve près de son lieu de travail, il sera possible de déduire la différence entre le :
- Prix payé pour manger à la cantine ;
- Forfait de 5,20 euros.
Et quand il doit déjeuner en dehors des locaux de l’entreprise, la déduction correspondra à la différence entre le :
- Coût du repas ;
- Forfait de 5,20 euros.
Pour la déclaration de revenus, il est nécessaire d’additionner les notes de restaurant avant de déduire 5,20 euros par repas. Notons que si l’employé bénéficie de tickets restaurant, il faut soustraire le montant financé par l’entreprise de la somme obtenue.
Quelles en sont les conditions de déduction ?
Dans tous les cas, il n’est pas autorisé de déduire les frais de repas du bénéfice imposable si le salarié peut rentrer chez lui pour déjeuner, mais qu’il préfère tout simplement manger dehors. La distance entre son lieu de travail et son domicile doit lui empêcher de rejoindre ce dernier pendant la pause. Mais selon les situations, d’autres conditions de déduction peuvent s’appliquer.
Repas d’affaires
Sauf abus évident, l’entreprise rembourse généralement en totalité les dépenses engendrées par les repas d’affaires. Ils correspondent aux dîners ou aux déjeuners pris dans le cadre d’un voyage professionnel (séminaire, congrès, etc.).
À la différence des frais de repas, ils sont considérés comme des dépenses professionnelles tant qu’ils ont un caractère exceptionnel et qu’ils sont organisés dans l’intérêt de l’entreprise. Leur déduction est admise par le fisc dès qu’ils sont dûment justifiés.
Repas personnel du dirigeant
Pour le dirigeant, les conditions de remboursement des frais varient en fonction :
- Des circonstances ayant motivé le repas ;
- Du régime fiscal de l’entreprise.
Entreprise soumise à l’IR
Pour le dirigeant d’une entreprise soumise à l’IR, les frais sont déductibles du revenu imposable, que les repas personnels soient pris :
- À proximité du lieu de travail ;
- Dans les locaux de l’entreprise.
C’est par exemple le cas de l’entrepreneur individuel et du gérant d’EURL. Mais il faut toujours conserver les documents qui justifient les dépenses réalisées. De même, les conditions d’exercice de l’activité (horaires de travail, distance entre son domicile et son lieu de travail) doivent empêcher le dirigeant d’entreprise de rentrer chez lui pour prendre son déjeuner.
Il convient de souligner que l’entreprise ne rembourse pas en totalité les frais de repas personnels. Le remboursement est plafonné à 20,20 euros. Notons qu’une fraction des frais (5,20 euros) n’est pas remboursable. Pour chaque repas, la part fiscalement déductible s’élève alors à 15 euros en 2023 (20,20 euros – 5,20 euros).
Entreprise soumise à l’IS
Pour le dirigeant d’une entreprise soumise à l’IS, le remboursement des frais de repas personnel n’est envisageable que lorsqu’ils sont en déplacement professionnel. Par ailleurs, il se fait en totalité, en franchise de charges sociales et d’impôts.
FAQ
Quel est aujourd’hui le montant des frais de repas ?
Le prix du repas que l’on prend à domicile est estimé actuellement à 5,20 euros toutes taxes comprises. Pour la déduction fiscale, cette partie du coût du repas ne doit pas être prise en compte. En effet, il faudra considérer uniquement l’excédent des 5,20 euros en effectuant le calcul.
Quand l’entreprise verse-t-elle l’indemnité de repas ?
Souvent, l’employeur verse l’indemnité de repas chaque fin du mois. Le versement s’effectue généralement en même temps que celui du salaire. Il convient de noter que le montant peut varier considérablement d’un secteur d’activité à l’autre. En effet, il suffit de consulter la convention collective de l’entreprise pour le connaître.
L’employeur doit-il prendre en charge le repas des salariés ?
L’employeur ne se trouve pas dans l’obligation de payer les repas de ses salariés. Mais lors d’un événement d’entreprise, il peut prendre en charge leur restauration. En outre, ce qu’il est obligé d’assurer, c’est la sécurité des collaborateurs, en mettant en place des actions d’information et de prévention. De même, il est tenu de veiller à leur santé en respectant par exemple la durée du travail et le temps de pause.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 06/11/2023
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.
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