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État des lieux pour logement meublé ou non meublé

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L’état des lieux est un document essentiel annexé au contrat de bail lors de la location d’un logement nu ou meublé. Il est établi contradictoirement par le locataire et le bailleur qui recensent conjointement l’état des locaux mis à la disposition suite à la signature du bail. Effectué à l’entrée et à la sortie des lieux, il permet ainsi de constater les dégradations éventuelles imputables au locataire pendant la période de jouissance du bien.

La rédaction d’un état des lieux n’est pas obligatoire, mais demeure fortement recommandée du fait de sa grande utilité tant pour le bailleur que pour le locataire, qui pourra alors se prémunir contre tout recours du propriétaire quant aux dégradations du logement liées à une utilisation normale de son occupant. Une procédure rigoureuse doit être observée afin de garantir la sincérité des remarques notées conjointement par les deux signataires ainsi que son caractère probant, et des recours sont disponibles en cas de désaccord ou de litige entre le propriétaire et le locataire.

Annexes aux états des lieux pour logement meublé ou non meublé

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Bail professionnel

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Bail précaire

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FAQ

Qu'est-ce que l'état des lieux ?

Définition de l'état des lieux

L'Etat des lieux constitue un document joint au contrat de location permettant d'attester de la condition du logement et de ses différents équipements. Du fait de son caractère contradictoire, il doit être établi conjointement par le bailleur et le locataire, car il présente des avantages certains pour chacune des parties au contrat :

  • Pour le propriétaire : en effectuant un état des lieux à la prise en possession des locaux et au départ du locataire, le propriétaire peut constater l'évolution de l'état de son logement au cours de la période d'occupation du locataire et éventuellement prétendre à des indemnités, notamment en conservant tout ou partie du dépôt de garantie, au titre des dégradations non liées à un usage normal des locaux commises par le locataire.
  • Pour le locataire : l'état des lieux permet au locataire de vérifier que le logement que le propriétaire met à sa disposition est en bon état d'usage et de réparation. Lors de la restitution qui intervient à la fin du bail, la réalisation d'un état des lieux de sortie lui permet d'apporter la preuve que les éventuelles dégradations subies par les locaux ne résultent que de la vétusté du bien et d'un usage normal.

Caractère facultatif de l'état des lieux

Il n'est pas obligatoire d'établir un état des lieux lors de la mise en location d'un immeuble. Il est cependant fortement recommandé d'effectuer cette formalité, car l'absence d'état des lieux peut se révéler particulièrement défavorable au locataire qui ne le réclame pas. En effet, l'article 1731 du Code civil institue une présomption de bon état d'usage du logement qui bénéficie de fait au propriétaire. L'article dispose ainsi que : "S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire.

Il résulte donc de cette disposition légale qu'en l'absence d'état des lieux, le locataire est tenu de restituer des locaux en bon état, même si cette qualification ne correspond pas à la réalité du logement dont il a pris possession au début du bail.

Quand effectuer un état des lieux ?

Lorsque le propriétaire et le locataire consentent à effectuer un état des lieux du logement mis en location, cette formalité doit intervenir lors de l’arrivée du locataire et de la restitution du logement au terme du contrat de bail.

Etat des lieux d’entrée

L’état des lieux est établi conjointement par le propriétaire et le locataire, ou par des mandataires dûment nommés par eux, à l’occasion de la remise des clés.

Le choix du mandataire chargé d’effectuer l’état des lieux au nom et pour le compte d’une des parties est important et doit être soumis à un certain formalisme : il est ainsi nécessaire de mandater par écrit la personne désignée, à l’occasion d’un contrat avec une agence immobilière par exemple. Un simple lien de subordination entre le propriétaire et une tierce personne ne suffit pas à caractériser l’existence d’un mandat : la jurisprudence a en effet établi que le gardien d’immeuble salarié du propriétaire du logement n’est pas qualifié pour effectuer l’état des lieux conjointement avec le locataire, car cette relation de travail n’est pas assimilable à un mandat.

Etat des lieux de sortie

Il ne peut être dressé d’état des lieux de sortie que lorsque le propriétaire et le locataire ont effectué au préalable l’état des lieux d’entrée lors de la remise des clés. En effet, l’intérêt principal de l’état des lieux réside dans la comparaison que ce document permet d’établir entre l’état du logement lors de sa mise en location et son état à la restitution. Il permet de constater les différences entre l’état du logement à l’arrivée et au départ du locataire et d’évaluer les éventuelles dégradations subies par les locaux. Il sera ainsi déterminé si ces dégradations sont liées à l’usage normal du bien pendant toute la période d’occupation du logement par le locataire, ou si leur caractère anormal permet au propriétaire de prétendre à des indemnités, notamment par la retenue du dépôt de garantie.

L’état des lieux de sortie est effectué au moment de la remise des clés au propriétaire qui correspond à la restitution effective des lieux par le locataire. Lorsque le départ du premier locataire coïncide avec l’arrivée d’un nouveau preneur, il est admis que l’état des lieux d’entrée tient lieu d’état des lieux de sortie pour le locataire partant.

Il est indispensable que l’état des lieux intervienne rapidement après la restitution des lieux, afin de garantir que l’état du logement constaté au moment de l’évaluation corresponde bien à son état lors du départ du locataire. Ainsi, l’état des lieux ne sera pas admis lorsque le bailleur l’effectue plus de 2 mois après la restitution des locaux par le locataire, et ce au bénéfice de ce dernier.

Comment effectuer un état des lieux ?

La rédaction de l’état des lieux doit être contradictoire, ce qui implique l’existence d’un accord entre le propriétaire et le locataire sur l’état des locaux et des différents équipements. Une procédure particulière doit être suivie et certaines mentions obligatoires sont requises afin de garantir la fiabilité du document.

Les modalités de réalisation d’un état des lieux

Au moment de l’état des lieux, le propriétaire et le locataire (ou leurs mandataires) inspectent l’ensemble du logement. Il est alors nécessaire d’apposer une qualification sur chaque élément d’équipement mis à la disposition du locataire en utilisant des termes tels que :

  • Neuf
  • Bon état
  • Etat d’usage
  • Mauvais état

Ces qualificatifs ne sont cependant pas suffisants, et il est préférable d’y assortir des commentaires ou des réserves afin de décrire précisément l’état de l’objet en question. Un état des lieux qui n’apporterait pas suffisamment de précisions et dont les indications se révéleraient trop succinctes est en effet susceptible d’être écarté et de ne pas être pris en compte en cas de contestation. Il est donc essentiel de prendre un soin tout particulier dans la rédaction de l’état des lieux.

L’état des lieux doit être dressé en deux exemplaires destinés au propriétaire et au locataire, signés par chacune des parties ou leurs mandataires. Certaines exigences légales tiennent à la forme de l’état des lieux :

  • Conformité entre les équipements mentionnés dans le contrat de location et ceux figurant dans le logement
  • Forme du document indifférente : il est simplement nécessaire que les documents choisis permettent la comparaison entre les états des lieux d’entrée et de sortie. Il peut donc s’agir d’un document unique ou de deux documents dont la présentation est similaire, sous format papier ou dématérialisé.
  • Remise d’un exemplaire à chacune des parties au contrat de location au moment de la signature de l’état des lieux

Les mentions obligatoires

L’état des lieux doit impérativement comporter certaines mentions obligatoires. Les états des lieux d’entrée et de sortie sont fortement similaires, mais il existe cependant des variations tenant au départ du locataire du logement :

Etat des lieux d’entrée Etat des lieux de sortie
  • Type d’état des lieux (entrée ou sortie)
  • Date d’établissement
  • Localisation du logement
  • Nom / dénomination des parties et adresse du domicile / siège social du bailleur
  • Nom / dénomination et adresse du domicile / siège social des éventuels mandataires des parties
  • Relevé des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie
  • Détail et destination des clés et de tout moyen d’accès aux parties privatives et communes
  • Description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, et des équipements et éléments du logement pour chaque pièce et partie des locaux (incluant commentaires ou réserves, et photographies)
  • Signature des parties ou de leurs mandataires
  • Adresse du nouveau domicile / lieu d’hébergement du locataire
  • Date de réalisation de l’état des lieux d’entrée
  • Evolutions de l’état de chaque élément du logement depuis l’état des lieux d’entrée

Modifier l’état des lieux

Après son arrivée dans le logement, il est fréquent que le locataire constate des éléments nouveaux et des différences entre la réalité et les remarques figurant sur l’état des lieux établi avec le propriétaire. Il est alors en mesure de demander la modification du document à condition de respecter 2 délais en fonction des éléments sur lesquels portent les éventuels changements à apporter :

  • Tout élément concernant le logement : délai de 10 jours à compter de la réalisation de l’état des lieux.
  • Toute remarque concernant l’état des éléments de chauffage : au cours du 1er mois de la période de chauffe.

Le locataire adresse sa demande de modification au propriétaire, qui peut accepter ou refuser. En cas de refus du propriétaire de procéder à la modification de l’état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation dont dépend le logement.

Le désaccord du bailleur et du locataire sur l’état des lieux

Au moment de l’établissement de l’état des lieux, il n’est pas impossible que le propriétaire et le locataire ne parviennent pas à s’accorder sur la condition des différents éléments du logement ou sur les termes à employer dans leur description. Il est alors nécessaire de recourir aux services d’un huissier de justice qui substituera son constat locatif à la rédaction conjointe de l’état des lieux par les deux parties : on parle alors d’état des lieux litigieux.

La procédure d’établissement de l’ état des lieux par un huissier suit alors un certain nombre d’étapes :

Etape 1 : sollicitation de l’huissier par la partie la plus diligente.

La présence d’un huissier est admissible uniquement en cas de litige entre le propriétaire et le locataire, qui doivent en rapporter la preuve. Lorsqu’il n’existe pas de réel litige, la demande en justice de recours à un huissier est rejetée et les parties doivent effectuer l’état des lieux eux-mêmes.

Etape 2 : notification des parties

L’huissier doit informer le propriétaire et le locataire de sa venue par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours avant le rendez-vous. Les deux parties doivent alors être présentes lors de la réalisation de l’état des lieux litigieux.

Etape 3 : réalisation de l’état des lieux

Le constat locatif est réalisé par l’huissier en présence des deux parties, qui ne peuvent s’opposer à ses remarques. En cas de refus de se présenter à l’état des lieux de sortie litigieux, 2 recours existent en fonction de la qualité de la personne faisant preuve de réticence :

  • Refus du locataire : le propriétaire saisit le tribunal d’instance du ressort du logement afin d’obtenir le constat du refus du locataire. Le juge désigne alors un huissier de justice en charge de récupérer les clés en vue de les remettre au propriétaire.
  • Refus du propriétaire : le locataire adresse les clés au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. En l’absence d’état des lieux de sortie, il est présumé avoir restitué le logement en bon état.

Etape 4 : répartition des frais d’huissier

Les frais associés à la réalisation d’un état des lieux litigieux sont partagés entre le propriétaire et le locataire :

Nature des frais Taille du logement Coût (TTC)

Frais liés à l’envoi des lettres de convocation

18.02€

Indemnité pour frais de déplacement

9.20€

Taxe fiscale forfaitaire

14.89€

Frais d’huissier TVA incluse

Moins de 50m²

110.47€

De 50m² à 150m²

128.70€

Plus de 150m²

193.05€

Total

Moins de 50m²

174.68€

De 50m² à 150m²

196.56€

Plus de 150m²

273.78€

Bon à savoir : ces frais sont majorés dans les DOM (Guadeloupe, Martinique, Guyane, Mayotte, St-Pierre-et-Miquelon), jusqu’à 30% pour les frais d’huissier.

L’absence d’état des lieux

L’établissement de l’état des lieux n’étant pas une obligation, il est possible qu’il ne soit pas joint au contrat de location. De manière générale, en l’absence d’état des lieux, le logement délivré au locataire est présumé être en bon état de réparations locatives, et doit être restitué comme tel au terme du bail. Cette présomption n’est pas absolue, et il est possible d’en apporter la preuve contraire par tous moyens (grâce à des photographies réalisées par un huissier par exemple).

La présomption de délivrance en bon état du logement en absence d’état des lieux ne peut cependant être invoquée par :

  • La partie qui fait obstacle à l’établissement du document
  • La partie qui fait obstacle à la délivrance du document à l’autre signataire

L’absence d’état des lieux peut résulter de différents comportements :

  • Absence d’état des lieux du fait du refus du propriétaire : en dépit des mises en demeure du locataire (qui doivent être adressées de manière formelle afin de conserver leur caractère probant), il peut arriver que le propriétaire s’oppose à l’établissement de l’état des lieux. En cas de dégradation du logement au terme du bail, c’est à lui qu’incombe la tâche de démontrer que les locaux étaient effectivement en bon état au moment de leur délivrance au locataire.
  • Absence d’état des lieux du fait du refus du locataire : l’absence d’état des lieux étant, dans cette situation, favorable au propriétaire, celui-ci n’est pas tenue d’apporter la preuve d’éventuelles mises en demeure adressées au locataire. Le logement est alors présumé délivré en bon état de réparations locatives, et doit le restituer comme tel à moins de démontrer par tous moyens qu’il l’a initialement reçu en mauvais état.
  • Absence d’état des lieux du fait d’une négligence commune : cette situation s’assimile à une absence d’état des lieux imputable au refus du locataire. Le régime est alors identique, et le locataire est donc tenu de restituer le logement en bon état du fait de la présomption de délivrance en bon état des locaux lors de l’entrée dans les lieux. Il peut cependant apporter la preuve contraire par tous moyens.

Litige sur l’état des lieux : quels recours ?

En cas de litige concernant les états des lieux d’entrée ou de sortie, le propriétaire et le locataire disposent de 2 types de recours, qui peuvent être utilisés de manière graduée ou alternative :

  • Conciliation : le propriétaire et le locataire peuvent tous deux saisir la commission départementale de conciliation par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette instance paritaire composée de représentants des bailleurs et des locataires tentera de trouver une solution amiable susceptible de satisfaire les deux parties. Outre la commission départementale de conciliation, les parties ont également la possibilité de s’adresser à un conciliateur de justice. Ces deux méthodes de conciliation présentent l’avantage d’être gratuites.
  • Saisine du tribunal d’instance : les parties peuvent saisir le tribunal d’instance du ressort du logement après l’échec de la conciliation ou sans recourir à cette méthode. Avant d’entamer une procédure devant le juge, il est nécessaire d’en comprendre les implications, et notamment d’anticiper les nombreux coûts associés aux démarches devant le tribunal (frais d’huissier, frais d’avocat…).

Bilan : comment bien réussir son état des lieux ?

Afin d’effectuer correctement l’état des lieux et, de manière plus générale, la mise en location d’un logement, le propriétaire comme le locataire doivent suivre certaines recommandations particulièrement importantes :

  • Exiger l’établissement de l’état des lieux même en cas de refus de la partie adverse
  • Effectuer l’état des lieux d’entrée à la remise des clés, et l’état des lieux de sortie lors de la restitution du logement
  • Rédiger l’état des lieux de manière précise et détaillée
  • Signer l’état des lieux et remettre un exemplaire à chaque partie
  • Demander la modification de l’état des lieux dans les délais : 10 jours pour les éléments du logement et 1er mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffe.
  • Recourir à un huissier de justice en cas de désaccord sérieux entre les parties
  • Saisir de préférence la commission départementale de conciliation pour tout conflit (procédure gratuite)