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Assemblée Générale Association

Assemblée Générale Association

L’Assemblée Générale d’une association loi 1901 permet aux dirigeants d’échanger avec les membres de l’association autour des activités de l’année passée et de l’avenir. La loi de 1901, qui régit les associations françaises, laisse une très grande liberté aux statuts pour organiser les Assemblées Générales. La rédaction de statuts précis évite donc par la suite des difficultés dans la convocation et le déroulement des Assemblées Générales.

Obligation de tenir l’Assemblée Générale d’une association

Si la loi de 1901 n’oblige pas les dirigeants d’associations à tenir régulièrement des Assemblées Générales, l’usage et le bon sens conduisent généralement à prévoir dans les statuts la convocation une fois par an des membres de l’association après la création de l’association. Une telle réunion annuelle permet ainsi de rendre compte des activités réalisées au cours de l’année écoulée, de discuter des projets de l’année suivante et de valider la partie financière.

L’Assemblée Générale est l’occasion de :

  • Valider les comptes, donner quitus aux dirigeants de leur gestion ;
  • Voter le renouvellement éventuel des instances dirigeantes ;
  • Fixer les cotisations en fonction d’un budget prévisionnel
  • Faire évoluer l’association dans ses grandes orientations.

Ce sont à la fois un moment de rencontre entre les membres et une action de communication pour les dirigeants, qui peuvent devenir un événement convivial et constructif s’il est bien préparé.

A noter : Pour déclarer les membres chargés de l’administration de votre association, il vous faut remplir le formulaire CERFA n°13971*03. Une fois celui-ci rempli, faites-le parvenir par courrier au greffe des associations dont vous dépendez.

Cette liberté associative laisse une place importante aux statuts, dont la rédaction est essentielle. Seules les associations reconnues d’utilité publique, bénéficiant de subventions publiques, agréées par des ministères, membres de fédérations sportives ou les associations de culte ont l’obligation de tenir une Assemblée Générale annuelle. C’est aussi l’assemblée genérale de l’association qui élit le bureau de l’association.

Lire aussi : L’assemblée générale d’une association sportive

Différences entre Assemblée Générale ordinaire et Assemblée Générale extraordinaire dans les associations

Les associations suivent les règles des sociétés françaises sur ce point : l’Assemblée Générale ordinaire s’intéresse à la gestion courante alors que l’Assemblée Générale extraordinaire est réservée aux moments forts de la vie de l’association.

Ainsi, lors de l’Assemblée Générale ordinaire, les membres de l’association :

  • Écoutent le rapport d’activité des dirigeants ;
  • Votent l’approbation des comptes de l’année passée ;
  • Donnent quitus aux dirigeants de leur gestion ;

Nomment les dirigeants quel que soit le mode de direction choisi (conseil d’administration, bureau…).

L’Assemblée Générale extraordinaire s’impose lors d’une modification des statuts, notamment un changement de dénomination, d’objet, d’administration, des modalités d’adhésion. Cette instance est aussi compétente pour les actes importants de l’association, particulièrement sur le plan financier comme la signature d’un prêt ou l’achat d’un bien immobilier. Enfin, elle décide également de toute fusion ou dissolution de l’association.

Sur le plan pratique, les statuts peuvent prévoir des règles de convocation, de quorum et de vote différentes pour chaque type d’Assemblées Générales.

Règles de convocation d’une Assemblée Générale

Les règles de convocation d’une Assemblée Générale sont idéalement prévues dans les statuts juridiques de l’association. Ici encore la liberté statutaire est immense. Classiquement, la convocation est écrite, adressée par courrier ou par email ou par voie d’affichage dans un journal. Un modèle de convocation d’Assemblée Générale d’association comprend :

  • La date ;
  • Le lieu ;
  • L’horaire de la réunion ;
  • L’ordre du jour, à savoir la liste des points à discuter et/ou à voter.

Qui convoque l’Assemblée Générale ? Les statuts prévoient cela. Souvent réalisée à l’initiative du bureau ou du conseil d’administration de l’association, le président signera formellement la convocation. Les statuts doivent prévoir utilement une possibilité de convocation par une partie des membres. A défaut, un référé devant le tribunal peut permettre de forcer la convocation d’une Assemblée face à des dirigeants récalcitrants.

Une convocation réellement utile aux membres de l’association comprend aussi les documents financiers ou tout autre document nécessitant un temps de lecture important. Elle sera adressée le plus souvent 8 à 15 jours avant la date de la réunion. Les membres de l’association arrivent ainsi à l’Assemblée avec une parfaite connaissance des éléments déterminants. C’est la clé pour assurer la réussite de la réunion et sa tenue dans des temps adéquats.

Conditions de quorum

Des statuts d’association bien rédigés prévoient quelles personnes sont autorisées à se rendre à l’Assemblée Générale, quelles personnes détiennent le droit de vote et combien de personnes sont nécessaires pour valider les décisions : c’est le quorum.

Il est tout à fait possible, dans les statuts, d’exclure du vote les personnes qui ne sont pas à jour de leur cotisation par exemple ou les membres d’honneur de l’association.

Le quorum sera réuni en comptabilisant les membres présents et représentés, c’est-à-dire ceux qui ont envoyé une procuration. De plus en plus souvent, les statuts prévoient des possibilités de vote par correspondance ou de vote par internet sur un site sécurisé.

La rédaction d’une feuille de présence permet d’assurer une preuve du respect du quorum statutaire. Elle est vérifiée généralement par le secrétaire de séance, qui est souvent le secrétaire du bureau de l’association.

Attention à ne pas prévoir un quorum trop élevé sous peine de ne jamais le réunir !

Déroulement de l’Assemblée Générale

Il est important que les modalités de déroulement de l’Assemblée Générale soient précisées le plus clairement possible dans les statuts de l’association. Celles-ci peuvent ainsi être adaptées à son fonctionnement spécifique et au souhait de ses membres fondateurs.

L’Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit :

  1. Émargement de la feuille de présence par l’ensemble des membres présents
  2. Désignation d’un président et d’un secrétaire de séance
  3. Lecture des différents points figurant à l’ordre du jour
  4. Vote des membres sur chacun des points de l’ordre du jour dans le respect des règles de quorum figurant dans les statuts
  5. Rédaction et signature du procès-verbal d’assemblée générale
  6. Clôture de la séance
Bon à savoir : il est possible que le procès-verbal d’assemblée générale soit établi postérieurement à la tenue de l’Assemblée Générale de l’association. Il incombe au secrétaire de transmettre le document à chacun des membres dans un délai prompt imparti par les statuts.

Tenue de l’Assemblée Générale

Le déroulement de l’Assemblée Générale d’une association répond à plusieurs impératifs :

  • Être suffisamment formel pour que les décisions ne soient pas contestables ;
  • Être convivial et constructif pour permettre aux dirigeants de gérer l’association pendant une année supplémentaire.

Traditionnellement, pendant une phase d’accueil, la feuille de présence est signée par chacun et le quorum est vérifié. Puis sont nommés le président et le secrétaire de séance, qui sont souvent ceux du bureau de l’association.

Le président transmet oralement ensuite son rapport d’activité comprenant le rapport moral et le rapport financier. Ce dernier peut être expliqué par le trésorier de l’association, généralement plus au fait du détail des chiffres. Les instances dirigeantes de l’association doivent ici raconter la vie de l’association, ses perspectives, ses problèmes de fonctionnement éventuel.

Les votes se font à main levée ou à bulletin secret, selon les prévisions des statuts. Chaque question à l’ordre du jour fait l’objet d’un vote distinct. L’approbation des comptes et d’un budget prévisionnel permet de fixer la cotisation de l’année suivante.

Rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale

Ce procès verbal de l’Assemblée Générale est essentiel à titre de preuve. Ce document écrit est rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier ainsi que par le président. Il est bon de prévoir dans les statuts qui sont les signataires en cas d’absence du président.

Simple et précis, le procès-verbal de l’Assemblée Générale reprend les éléments de la convocation, le quorum, l’ordre du jour et les décisions votées pour chaque point. Il est conservé et classé dans les archives de l’association par le secrétaire.

Il peut être transmis à tous les membres de l’association si les statuts le prévoient ou mis à disposition sur le site web ou encore disponible au siège de l’association.

Le procès-verbal, complet ou seulement un extrait certifié conforme par un représentant de l’association, doit être adressé à la préfecture dans les 3 mois en cas de modification des statuts concernant la dénomination, le siège ou les changements de direction. Une publication au Journal Officiel des associations est également obligatoire. Les changements ne sont imposables aux tiers qu’à partir de ce moment-là. N’oubliez pas de prévenir également la banque en cas de changement de trésorier ou de président.

Ces formalités sont désormais accessibles en ligne en créant un compte sur le site des services publics. Un dirigeant malveillant ou évincé pourrait profiter de ce délai de 3 mois pour mettre en péril l’association. Soyez donc vigilant et réactif en cas de changement de dirigeants dans votre association.

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Philippe
Philippe
avril 6, 2020 3:42

Si nous sommes d’en l’impossibilité de reunion pour le renouvellement d’un CA (qui aurait du avoir lieu en Mars) qu’elles sont les modailtés sachant que notre fonctionnement est en année civil à cause de bilan financier a année civil.
est ce qu’il y a possiblilté de continuité d’un CA dans l’état antecedent ?
Merci

Roger Calland
Roger Calland
juin 5, 2020 7:39

Bonjour!
Pouvez vous me dire si le lieu de l’assemblée générale est considéré comme un lieu privé?

Cordialement

PIETU
PIETU
septembre 1, 2020 6:53

Suite au covid-19, a-t-on le droit de limiter le nombre de membres présents à l’assemblée générale parce que le gestionnaire de la salle limite l’accès ?

Solenne
Éditeur
septembre 3, 2020 8:57
Reply to  PIETU

Bonjour,

En raison des circonstances actuelles liées au Covid-19, l’Assemblée générale doit se dérouler dans un lieu privé. Le nombre de participants n’est pas limité dans les lieux privés mais il est fortement recommandé de limiter la présence de plus de 10 personnes.

Le gestionnaire de la salle est donc autorisé à limiter l’accès aux membres.

En espérant que cette réponse vous a été utile,

L’équipe LegalPlace

Darco
Darco
septembre 12, 2020 5:45

bonjour, quelle est la procédure pour invalider une élection des membres du CA suite à plusieurs irrégularités ? Annonce de l’AG qui ne respecte pas le délais légal, les comptes n’ont pas été adressé en amont de l’assemblée, la liste des postulants a été séparée en deux d’un côté les personnes soutenant l’équipe actuelle de l’autre des personnes voulant amener des changements dans l’association (c’est discriminatoire ?) et enfin des pouvoirs ont été récupérés par téléphone et non par écrit afin de récupérer des votes et donc des voix

Lina Dinari
Administrateur
Lina Dinari
septembre 15, 2020 10:09
Reply to  Darco

Bonjour,
Il convient de saisir le Tribunal de grande instance de l’irrégularité de l’élection : le juge est en effet seul compétent pour prononcer son invalidation.
Nous espérons avoir su répondre à vos interrogations et vous souhaitons bon courage dans vos démarches.
L’équipe LegalPlace

Olivier
Olivier
octobre 1, 2020 7:40

Bonjour, quiconque souhaitant faire parti du CA doit-il être physiquement présent lors de l’AG? Merci.

vandoolaeghe josé
vandoolaeghe josé
octobre 4, 2020 9:48

association loi 1901 (petite association de quartier)
sommes nous tenue de faire notre A.G ? (env. 100pers) vue les mesures sanitaires en cours

F.C.
F.C.
octobre 7, 2020 8:52

Les convocations à l’AG de 02/19 n’ont pas été faites dans les délais. Les membres dirigeant ont été renouvelés. Ce renouvellement de la commission (CA) n’a pas été déclaré en Préfecture (depuis 2013). Que signifie opposables aux tiers ? Dans ce cas, les décisions prises en AG sont-elles encore annulables ? Les décisions d’une commission non déclarée sont-elles valables à l’encontre des membres (ex.exclusion d’un membre) ? vis à vis des tiers (ex. prestation à fournir ?) La présidente a t’elle le pouvoir d’empêcher le vote de l’assemblée pour un recours en AG (10/10/20) ? Quelles conséquences ? L’AG et… Lire la suite »

Catherine
Catherine
octobre 7, 2020 8:58

la crise du covid et le ralentissement qu’elle a généré, peut-elle être invoquée pour le retard à saisir le juge d’une demande d’annulation d’AG (7 mois ?)
Merci

Catherine
Catherine
octobre 7, 2020 9:02

le fait d’avoir été supprimé de la liste de diffusion et ainsi d’être tenu à l’écart des décisions et manifestations est-il discriminatoire ? Que faut-il faire dans ce cas ? Merci.

Catherine
Catherine
octobre 7, 2020 9:14

Cette clause des statuts est-elle légale ?
« Seuls auront droit de vote les membres présents. Le vote par procuration ou par
correspondance n’est pas autorisé. »

Catherine
Catherine
octobre 7, 2020 9:18

Quid de l’impartialité d’une commission qui se manifeste notamment dans les décisions et la rédaction des PV et CR. Comment peut se prouver la non-impartialité d’une commission ?

Gisèle VAN HONACKER
Gisèle VAN HONACKER
octobre 8, 2020 7:17

Bonjour à tous, Je désire quitter l’association dans laquelle je suis présidente bénévole. Mais avant cela, je souhaite faire des changements d’organisation, diminuer les avantages du personnel salarié,… J’envisage donc de faire une AG extraordinaire. Puis-je le faire malgré le fait que je donne ma démission ? Le but est de protéger les bénévoles actifs et de supprimer certains passes droit de la direction salariée que j’estime abusifs. Merci de vos bons conseils.

Pierrette PETIT
Pierrette PETIT
octobre 8, 2020 7:20

Bonjour,
Pour Clôturer l’exercice 2019, et pouvoir voter
lors de l’ Assemblée Générale qui se tient l’année suivante (2020)
De quelle cotisation dois-je être à jour ?
Ou faut-il encaisser les cotisations 2020 en début d’assemblée générale,
pour valider l’exercice de l’année précédente ?
Merci de me répondre sur mon mail

Charlet
Charlet
octobre 13, 2020 1:07

Bonjour

Nous sommes une amicale de retraités (96 adhérents) notre AG annuelle devait se tenir fin mars 2020 vu les circonstances nous avons annulé pensant reporter à une date ultérieure , mais vu la conjoncture actuelle , nous avons l’intention de proposer une AG par correspondance ou carrément reporter à l’année prochaine l’AG
question ; est ce faisable ?
Merci pour votre réponse