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Siège social d’une association

Siège social d’une association

Le fonctionnement d’une association est régi par la loi 1901 relative aux associations. Ce texte prévoit non seulement l’obligation de l’association de mentionner son siège social, mais prévoit aussi la possibilité pour celle-ci de changer de siège social. En effet, peu importe l’activité de l’association, elle peut effectuer un transfert de siège social à tout moment, qu’il s’agisse d’une association sportive, d’une association culturelle, d’une association familiale ou encore d’une association caritative.

Siège social

Le siège social est un composant important d’une association. En effet, la loi 1901 qui régit les associations impose au président de mentionner dans les statuts de l’association son siège social lors de la création d’une association. D’ailleurs, cette même loi explique les démarches à entamer pour changer le siège social de l’association en cas de besoin.

Qu’est-ce qu’un siège social ?

Le siège social peut être défini comme étant l’adresse de l’association, ou l’adresse de l’établissement principal de l’association. Le siège social est le lieu où l’organe administratif décide de tout ce qui a trait à la vie de l’association.

Le choix du lieu d’établissement du siège social est important pour l’association. En effet, la juridiction compétente pour trancher en cas de litige ou encore les subventions qui peuvent être octroyées dépendent de l’adresse du siège social. Ainsi, tous les documents administratifs et le courrier officiel sont envoyés à l’adresse du siège social de l’association.
Lors de la création de l’association, le président dispose de plusieurs choix au niveau de la domiciliation. Ainsi, pour la domiciliation de l’association il peut opter entre :

  • Son domicile ;
  • Le domicile d’un autre membre de l’association ;
  • Un local qui lui appartient ;
  • Un local loué par celle-ci ;
  • Un local proposé par une collectivité publique ;
  • Une maison d’association ou d’un centre social.

La domiciliation de l’association au domicile du président

La loi prévoit la possibilité de domicilier l’association au domicile du président ou de l’un des membres, qu’il soit propriétaire ou locataire des lieux. Dans ce dernier cas, aucune autorisation du propriétaire n’est requise pour que le logement serve de siège social à l’association.

Cependant, le logement du président ou de l’un des membres de l’association servant de siège social ne doit pas servir de lieu où l’association exerce ses activités. En effet, le logement ne doit servir que de lieu d’habitation, de lieu de réception de réunions et d’adresse permettant la réception du courrier et d’autres lettres officielles de l’association.

La domiciliation au sein d’un local loué par l’association

Quand l’association souhaite opter pour la location d’un local, elle est évidemment tenue de respecter toutes les clauses relatives au contrat de bail. Dans cette optique, l’association doit payer le loyer, réellement exercer ses activités en tant qu’association ou encore s’acquitter de certaines charges prévues dans le contrat de bail.

De plus, la location d’un local n’exonère pas l’association du paiement d’impôts, contrairement à la domiciliation au sein d’un bâtiment public.

L’association a le choix entre plusieurs types de contrats de bail, la loi ne limitant pas forcément un type de bail spécifique à l’association. Ainsi, l’association peut opter pour :

  • Un bail commercial à condition qu’elle soit un établissement d’enseignement ayant la forme d’une association ou qu’elle soit immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Ce type de contrat de bail offre à l’association un droit au renouvellement de son bail, d’une durée de 9 ans au moins, et la possibilité de percevoir une indemnisation si le propriétaire des locaux rompt le contrat de bail.
  • Un bail professionnel à condition que l’association ait une activité syndicale ou professionnelle. Ce type de contrat de bail offre de nombreux avantages. En effet, le bail professionnel d’un local a une durée de 6 ans au moins, avec une reconduction tacite au terme du contrat ou un préavis de 6 mois en cas de rupture du contrat de bail.
  • Un bail emphytéotique de droit commun ou un bail emphytéotique administratif ne pouvant excéder 99 ans. Ce type de bail ne peut pas être reconduit une fois le contrat arrivé à terme et peut prévoir que l’association entreprenne des travaux d’amélioration. Dans ce dernier cas, le loyer que l’association paie au propriétaire est nettement revu à la baisse. À noter que l’emphytéose nécessite d’être notifié par un notaire en plus d’une publication au sein du service de publicité foncière.

La domiciliation dans un local mis à disposition gratuitement

Il existe des cas où l’association occupe, gratuitement ou avec contrepartie financière, un local mis à sa disposition par une personne morale de droit public ou par une personne privée.

Dans le premier cas, il s’agit d’une convention d’occupation du domaine public. L’association doit faire parvenir une demande pour pouvoir occuper le bâtiment public. Dans cette optique, la demande en question doit être adressée :

  • Au maire si le bâtiment public appartient à la commune où l’association sera domiciliée.
  • Au président du conseil général si le bâtiment public appartient au département où l’association sera domiciliée.
  • Au président du conseil régional si le bâtiment public appartient à la région où l’association sera domiciliée.
  • Au préfet si le bâtiment public appartient à l’État.

À noter que les autorités peuvent s’opposer ou mettre fin à l’occupation du bâtiment public par l’association si les activités de celle-ci portent atteinte à l’ordre public ou si le local devient un bâtiment d’utilité publique.

De plus, la collectivité est en droit de procéder à la suppression d’une autorisation en cours de validation si l’association ne respecte pas les termes de la convention d’occupation. Enfin, une fois le contrat arrivé à terme, l’association est dans l’obligation de quitter le bâtiment mis à sa disposition.

Dans le cas d’une domiciliation dans un local mis à disposition gratuitement par une personne privée, l’association peut occuper un terrain ou des locaux moyennant une caution. Dans ce type de contrat, l’association est dans l’obligation de mentionner l’affectation précise du local et ne doit pas exercer d’autres activités. Ce choix de domiciliation comporte certains inconvénients pour l’association, car :

  • Le propriétaire est en droit de réclamer la restitution des locaux à tout moment, bien avant que le contrat n’arrive à son terme.
  • L’association peut verser des dommages et intérêts au propriétaire en cas de non-respect de la condition d’affectation du local prêté.

La domiciliation au sein d’une mairie ou d’une maison des associations

Ce choix de domiciliation permet à l’association d’occuper les locaux de la mairie ou un bâtiment communal. En revanche, c’est au maire de décider s’il autorise l’association à occuper les lieux et si cette domiciliation se fait gratuitement ou non.

La domiciliation auprès d’une société de domiciliation

Aujourd’hui, de nombreuses entités proposent leurs services pour faciliter la domiciliation d’une association. Cette procédure se fait totalement en ligne et de nombreux sites ont en fait leur spécialité. En plus d’être situées dans des quartiers stratégiques, les sociétés de domiciliation proposent aux associations divers services comme :

  • la mise en place d’un service de secrétariat spécialement dédié à l’association ;
  • la mise en place d’un service de réception et de suivi des courriers de l’association ;
  • la mise en place d’une ligne permanente dédiée à l’association ;
  • la mise à disposition de bureaux et de salles de réunion en contrepartie d’un loyer.

À noter que la sollicitation de ce type de service est payante pour l’association. Le tarif varie néanmoins selon la notoriété de la société de domiciliation ainsi que les services auxquels l’association a souscrit.

Possibilité de changement de siège social

La loi 1901 relative aux associations précise que même si le siège social est obligatoire lors de la création de l’association, celui-ci ne demeure cependant pas définitif. En effet, il est possible de changer le siège social de l’association à tout moment. Pour rendre effectif le changement de siège social de l’association, il est obligatoire de passer par la modification des statuts de l’association en question.

 

Pourquoi changer de siège social et quand le faire ?

Un changement de siège social d’une association peut se faire pour de nombreuses raisons. D’ailleurs, la loi ne prévoit pas de période précise pour effectuer cette démarche. En effet, l’association peut décider à tout moment de changer de siège social et de s’établir dans une autre région de son pays d’origine ou dans un autre pays.

Le changement de siège social pour des raisons de contrainte spatiale

Il n’est pas rare que, lors de la création de l’association, le président ait choisi des locaux étroits pour lancer ses activités.

Or, au fil du temps, l’association peut prendre plus d’envergure en diversifiant ses activités et en recrutant plus de salariés. Dans cette optique et pour des raisons liées à la contrainte spatiale, l’association doit emménager dans des locaux plus spacieux, situés dans la même région d’établissement ou dans une autre région.

Le changement de siège social pour expiration de contrat

Si l’association n’est pas propriétaire de ses locaux, elle procède à la location. Dans la majorité des cas, il s’agit d’un bail commercial de 9 ans minimum, d’un bail professionnel de 6 ans minimum ou d’un bail emphytéotique de 99 ans tout au plus.

Dans certains cas, le propriétaire donne la possibilité à l’association de reconduire le bail. Cependant, il arrive que ce soit l’association elle-même qui refuse de renouveler le contrat de bail. Dans ce dernier cas, l’association quitte les locaux pour emménager dans d’autres.

Le changement de siège social pour des raisons financières

Dans ce cas, plusieurs paramètres comme le prix du loyer ou les subventions sont pris en compte par l’association. En effet, le montant du loyer d’un local varie d’une région à une autre. Dans la majorité des cas, les prix sont plus élevés dans la capitale ou dans les grandes villes.

Ainsi, il est plus judicieux pour l’association de s’établir dans une autre région ou du moins, en périphérie. Le constat est le même en matière de subventions. Ces dernières varient d’une région à une autre, poussant alors l’association à transférer son siège social vers une région plus avantageuse.

Comment transférer le siège social d’une association ?

Le transfert de siège social ou changement de siège social est une procédure qui peut être enclenchée par n’importe qui, à condition que cette personne soit mentionnée dans les statuts.

Dans la majorité des cas, il s’agit du président de l’association. Celui-ci doit effectuer les démarches relatives au transfert de siège social auprès de la préfecture. Cependant, l’association peut aussi faire appel à un mandataire pour effectuer le transfert de siège social.

Prérequis

Quelques étapes préliminaires sont obligatoires avant de constituer le dossier de transfert de siège social de l’association.

En règle générale, toute décision de transfert de siège social doit être prise en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Dans cette optique, la prise de décision officielle de transfert de siège social doit être mentionnée dans le procès-verbal établi après l’assemblée générale.

Le procès-verbal en question doit être signé par les membres du bureau de l’association. À noter que le transfert de siège social doit être soumis à un vote lors de l’assemblée générale si des dispositions spécifiques ne sont pas prévues par les statuts de l’association.

Constitution du dossier

Pour rendre le transfert de siège social effectif, le dossier relatif doit comprendre plusieurs justificatifs à déposer auprès du greffe compétent. Ainsi, le dossier en question doit comprendre :

  • Une déclaration signée et datée par les membres du bureau de l’association mentionnant la décision prise en assemblée générale de changer de siège social.
  • Le procès-verbal de la réunion en assemblée générale mentionnant que les statuts de l’association ont été modifiés et que l’association change de siège social.
  • Un formulaire CERFA n° 13972*02 mentionnant la déclaration de transfert de siège social et de modification de l’adresse du siège social.
  • Un extrait des nouveaux statuts de l’association suite à la modification de l’adresse du siège social de celle-ci.
  • Un exemplaire photocopié du récépissé acquis après la déclaration du transfert de siège social auprès de la préfecture.
  • Un justificatif attestant que l’association existe.
  • Un justificatif mentionnant la nouvelle adresse du siège social de l’association.

Formalités lors du transfert

Le président de l’association ou le mandataire doit procéder à certaines formalités pour rendre effectif le transfert de siège social de l’association.

La déclaration à la préfecture du transfert de siège social

Après la modification des statuts de l’association, le président ou le mandataire est dans l’obligation d’en faire la déclaration auprès de la préfecture. Pour cela, il dispose d’un délai de 3 mois sous peine d’être sanctionné d’une amende pouvant aller jusqu’à 3000 € en cas de retard ou d’omission de déclaration.

La publication au journal d’annonces légales

La publication du transfert du siège social de l’association au sein du journal d’annonces légales est une étape importante. Dans cette optique, il est obligatoire de mentionner l’ancienne adresse ainsi que la nouvelle adresse du siège social de l’association.

Cependant, en cas de transfert de siège social dans un autre département ou dans une autre région, l’association est tenue de procéder à une publication dans le journal d’annonces légales de la zone géographique de départ ainsi qu’une publication dans le journal d’annonces légales dans la zone géographique d’arrivée.

Changement du code SIRET de l’association

Le transfert de siège social de l’association oblige celle-ci à modifier son code SIRET. De ce fait, les démarches relatives à la modification du code SIRET auprès du centre de formalités des entreprises doivent être faites par le président de l’association ou par le mandataire.

Ces démarches sont à entreprendre soit auprès du centre de formalité des entreprises de l’URSSAF, soit auprès du centre de formalité des entreprises des impôts soit auprès de la direction régionale de l’INSEE. Une fois la demande effectuée, cette dernière sera transmise à l’INSEE qui délivrera par la suite le nouveau code SIRET de l’association.

Dépôt de dossier

Le dossier de transfert de siège social de l’association est à déposer auprès du greffe des associations. Dans le cas où le nouveau siège social de l’association se situe dans une autre région, le dossier doit également être déposé auprès du greffe des associations compétent de la région en question.

Suivi de la demande

Il est important de se renseigner auprès de la préfecture sur la demande de transfert de siège social. En effet, le mandataire ou le président de l’association doivent en assurer le suivi régulier pour éviter toute erreur. Néanmoins, dans le cas où le nouveau siège social se trouve dans une autre région, la préfecture a l’obligation de suivre minutieusement la demande de transfert de siège social.

La mise à jour du statut

Après la prise de décision officielle de transfert de siège social et sa notification dans le procès-verbal, il est obligatoire de procéder à la modification des statuts de l’association.

Cette procédure est également prise en assemblée générale. Lors de cette étape, il est recommandé de solliciter un avocat pour éviter que le transfert de siège social ne soit opposable par un membre de l’association en question. Ainsi, les nouveaux statuts doivent mentionner l’adresse exacte du nouveau siège social de l’association.

 

Combien ça coûte ?

Le transfert de siège social n’étant pas gratuit, il est nécessaire de prévoir une certaine somme. Ce budget peut varier selon la spécificité des procédures entreprises par le président de l’association ou par le mandataire.

Les frais de publication au journal d’annonces légales

En général, les coûts de publication au journal d’annonces légales varient de 31 € à 150 €. Dans le premier cas, il s’agit du coût pour une annonce de 1 000 caractères ou moins. Dans le deuxième cas, il s’agit d’une annonce de plus de 1 000 caractères.

Les honoraires d’avocats

Si l’association a décidé de solliciter les services d’un avocat pour la modification de ses statuts, elle devra alors payer ses honoraires.

A lire : Le coût de création d’une association.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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