Budget prévisionnel d’association : le guide

Budget prévisionnel d’association : le guide

La loi du 1er juillet 1901 permet aux associations loi 1901 de fixer librement leurs modalités d’organisation et de fonctionnement dès la création de l’association.

Quel que soit le niveau d’enjeu de l’activité à but non lucratif, certaines formalités comptables s’avèrent néanmoins nécessaires en pratique. Le budget prévisionnel d’association, dans ce contexte, se révèle être un document indispensable. Le point sur les intérêts de cet outil comptable et les modalités de son établissement.

Budget prévisionnel d’association : définition

Le budget prévisionnel d’association est une projection de ses dépenses et de ses recettes sur l’année à venir. Il est établi en début d’exercice pour l’année N+1. Concrètement, l’association dresse un état prévisionnel annuel des ressources dont elle espère bénéficier et des charges hypothétiques auxquelles elle va devoir faire face dans le cadre de la poursuite de ses objectifs, afin de visualiser le résultat comptable de l’exercice.

Lorsque l’ampleur de l’association le justifie, il est d’usage de réaliser deux types de budgets prévisionnels :

  • Un budget prévisionnel par projet associatif ;
  • Un budget prévisionnel global, qui résume les données chiffrées des différents budgets prévisionnels par projet associatif.

 

Budget prévisionnel d’association : un document obligatoire ou facultatif ?

Par définition, le budget prévisionnel est un document informel, destiné à servir de support en interne pour mener les différentes actions associatives conformément aux décisions prises en assemblée générale. En aucun cas la loi de 1901 n’impose d’établir un budget prévisionnel, pas plus qu’elle n’impose de tenir une comptabilité aux associations. Certaines situations obligent néanmoins de facto la réalisation de cette projection comptable.

Le budget prévisionnel d’association obligatoire

L’établissement d’un budget d’association est obligatoire dans les situations suivantes :

  • Les statuts de l’association prévoient cette obligation contraignante. Dans cette hypothèse, il est d’usage de mentionner la personne en charge de la préparation du prévisionnel – le trésorier – la périodicité de l’obligation comptable – annuelle – et les modalités de communication du plan de financement aux membres de l’association – en Assemblée Générale.
  • Certaines associations sont soumises à des obligations comptables légales – association reconnue d’utilité publique ou bénéficiant d’un financement public minimum, associations générant une activité économique importante… Pour être en mesure de présenter un plan comptable conforme, ces structures d’envergure doivent nécessairement préparer un budget prévisionnel annuel.
  • L’association demande une subvention. Les administrations, établissements et organismes publics exigent la production d’un budget prévisionnel de l’action associative à financer. Cet état prévisionnel présenté au dossier de demande de subvention doit être de nature à justifier l’opportunité du financement public requis. A noter : un modèle de budget prévisionnel d’association peut être fourni par l’administration sollicitée.

La présentation du budget prévisionnel d’association en assemblée générale

Obligatoire ou facultatif, le budget prévisionnel peut être présenté aux membres de l’association à l’occasion de l’assemblée générale annuelle. Il s’intègre en pratique aux différents rapports annuels – rapport moral, financier ou de gestion – rendus en cours d’AG par les dirigeants de l’association. Dans ce contexte, la projection financière portant mention des actions associatives envisagées pour l’année à venir fait l’objet d’un vote d’approbation.

A noter : dès lors que l’association établit un budget prévisionnel, il est absolument nécessaire de se conformer aux principes de sincérité et de transparence. A défaut, les instances dirigeantes s’exposent au risque de mise en jeu de leur responsabilité.

 

Le budget prévisionnel d’association : un outil précieux de gestion financière

Obligatoire ou non, le budget prévisionnel pour tout type d’association à l’instar de l’association syndicale libre s’avère indispensable. La preuve par 4.

Un préalable nécessaire à l’orientation des actions associatives

  • En mettant en balance les dépenses et les recettes prévisionnelles de l’association, ses membres sont en mesure d’affiner leur « business plan ». Exemple : telle action représente une charge démesurée eu égard aux ressources de l’association ? Ses membres peuvent judicieusement décider de reporter l’action à un exercice ultérieur, d’en réduire le coût – remplacer les prestataires par des bénévoles – ou au contraire chercher de nouvelles sources de financement de l’association de nature à équilibrer le budget – recruter de nouveaux adhérents, faire appel au don…
  • Reflet des objectifs à moyen terme, la projection en chiffres permet de mettre en exergue les forces et les faiblesses de la structure. Le résultat du budget prévisionnel d’association, excédentaire ou déficitaire, indique la ligne de conduite à tenir.
  • De manière globale, les données chiffrées permettent de rendre compte du réalisme et de la faisabilité des projets, ainsi que de la viabilité de l’association.

Une ligne directrice pour les dirigeants

Le budget prévisionnel d’association est un excellent outil de suivi au service des instances dirigeantes. En cours d’exercice social, le président ou le trésorier peut s’y référer régulièrement afin de contrôler la mise en œuvre conforme des actions associatives, en vue d’assurer la stabilité financière de la structure.

A noter : le budget prévisionnel, par définition, est une projection comptable. Les chiffres, aussi sincères soient-ils, sont mentionnés à titre indicatif. Dans ces conditions, les dirigeants ajustent la gestion de l’association au fil de l’exercice annuel eu égard aux écarts constatés entre les prévisions et la réalité.

Un support librement accessible aux membres de l’association.

Le budget prévisionnel d’association est en principe voté en AG annuelle pour l’exercice de l’année N+1. Les membres y ont accès librement. Ce document peut ainsi être consulté aussi souvent que nécessaire, dans le but de vérifier la bonne gestion comptable et financière de l’association par ses dirigeants. Présenté en Assemblée Générale, le budget permet en outre d’impliquer les membres en leur offrant une vision transparente de la gestion et en leur permettant de faire toute observation utile.

Un atout dans la recherche de partenaires financiers.

Banques, donateurs privés et collectivités : les partenaires potentiels ont besoin de connaître les chiffres de l’association pour se convaincre du potentiel du projet pour lequel le financement est sollicité. Le budget prévisionnel d’association est en outre un document comptable qui fait gage de la crédibilité de la structure. Lorsqu’il est excédentaire – ou du moins à l’équilibre – il atteste de la bonne gestion associative, un argument supplémentaire pour obtenir un partenariat en nature ou en argent.

A noter : en pratique, le budget prévisionnel s’avère obligatoire en cas de recherche de financements extérieurs.

 

Le budget prévisionnel d’association pas à pas

Voici comment établir le budget prévisionnel d’une association.

1ère étape : préparer un tableur

Si le format est libre, il est recommandé d’utiliser un tableur informatique.

  • Le format dématérialisé assure la bonne conservation du document comptable et sa communication facile et rapide par voie électronique.
  • Un tableur – Excel ou autre – permet d’insérer des formules de calcul automatique. Cette fonctionnalité offre un gain de temps important à la création et à la modification du budget prévisionnel d’association.
  • Le modèle de budget prévisionnel d’association créé peut être réutilisé chaque année.

Le tableur peut être préparé comme suit :

  • Une feuille par projet associatif et une feuille pour la projection financière annuelle globale.
  • Sur chaque feuille, prévoir 2 colonnes : une colonne « dépenses » qui correspond aux charges prévisionnelles comme les frais kilométriques de l’association, une colonne « recettes » qui mentionne les ressources projetées.
  • Au sein de chaque colonne, insérer une version pessimiste, une version réaliste et une version optimiste des chiffres prévisionnels. Insérer en outre une colonne correspondant aux chiffres réels, à remplir en cours d’exercice au fur et à mesure des dépenses et des recettes.
  • Pour chaque total et chaque sous-total, enregistrer la fonction SOMME pour additionner automatiquement les montants.

2ème étape : élaborer une stratégie

Deux approches sont possibles pour réaliser le budget prévisionnel d’une association :

  1. Déterminer les recettes à partir des dépenses. L’association connaît le montant total de ses charges et décide de l’affecter à des projets. Cette approche permet d’envisager les projets associatifs dans la limite d’un montant précis.
  2. Déterminer les dépenses à partir des recettes. La raison d’être de l’association réside dans l’accomplissement d’une action qui implique un coût connu. L’association décide de couvrir ce coût en envisageant diverses formes de financement. Cette approche permet de déterminer les besoins financiers de l’association et les moyens de les couvrir.

Exemples :

  • Une association caritative mène un projet de construction d’un orphelinat en Inde. Le projet est budgété à 30 000 €. Cette somme est inscrite, en sus des dépenses courantes de fonctionnement de l’association, dans la colonne des dépenses du budget prévisionnel. A partir de cette information précise et du caractère de cette charge absolument nécessaire à la poursuite de l’association, les membres envisagent diverses formes de financement.
  • Une association sportive est en mesure d’évaluer précisément ses ressources, qui consistent en un don de la part d’une entreprise privée et les cotisations des joueurs, pour un montant total de 10 000 €. Cette somme est affectée dans la colonne des recettes associatives. Sur cette base, les dirigeants peuvent prévoir un voyage ou tout autre projet associatif dans la limite des ressources.

3ème étape : chiffrer les postes budgétaires

Avant de remplir les colonnes, il est nécessaire de connaître le montant des sommes en jeu le plus précisément possible. Dans ce cadre :

  • Se baser sur le budget de l’année N-1 ajusté en cours d’exercice pour reporter les charges fixes et évaluer les frais variables.
  • Demander des devis en amont de la réalisation des projets associatifs. C’est l’occasion de comparer plusieurs offres pour tirer les prix au maximum.
  • Solliciter les adhésions le plus tôt possible, pour une meilleure visibilité sur le montant total des cotisations sur l’année à venir.
  • Sonder les sponsors pour appréhender le niveau de ressources en provenance des dons et subventions.

4ème étape : remplir la colonne des dépenses.

Il est important de n’oublier aucun poste de dépenses, au risque de se retrouver déficitaire en cours d’exercice. Exemples de dépenses d’une association :

  • Défraiement et rémunération des dirigeants, des salariés et des prestataires. Les rémunérations doivent être indiquées pour leur montant brut de manière à inclure les charges sociales.
  • Loyer des locaux de l’association, montant des factures d’eau et d’électricité et de l’assurance correspondantes, coût des abonnements téléphonique et FAI.
  • Frais variables : frais de transport – location de véhicule, billets d’avion ou de train, essence… – frais d’affranchissement, achat de consommables et de petit matériel de bureau, dépenses marketing – plaquettes et dossiers sponsoring…
  • Montant de l’impôt le cas échéant.
  • Coût total détaillé des projets associatifs envisagés.

Pour éviter toute mauvaise surprise, il est recommandé d’insérer un poste de dépenses imprévues, à hauteur de 5 % du montant total des charges prévisionnelles.

5ème étape : remplir la colonne des recettes.

Les recettes de l’association se composent habituellement des ressources suivantes :

  • Cotisations des membres adhérents au prix fixé dans les statuts ou lors de l’AG annuelle de l’association ;
  • Subventions publiques obtenues auprès de la municipalité, de la région ou du département ;
  • Dons de la part d’entreprises privées ou de particuliers – dans le cadre d’un mécénat ;
  • Revenus issus des activités commerciales de l’association : buvette, vente de gâteaux, tombola, vide-greniers…

Il est important de ne pas oublier d’insérer un poste dédié aux contributions volontaires en nature. Il s’agit notamment du bénévolat, de la mise à disposition gratuite de matériel ou de locaux, d’une prestation de service suite à un contrat de prestation de service pour l’association à titre gracieux… La mention des contributions en nature permet d’évaluer les économies réalisées par l’association grâce au sponsoring.

Dernière étape : apprécier le résultat.

Il est d’usage de construire le budget prévisionnel d’association à l’équilibre : le montant total des recettes est égal au montant total des dépenses. A défaut :

  • En cas de budget prévisionnel d’association excédentaire : les statuts peuvent prévoir les modalités d’affectation du résultat positif. Attention : dans le cadre d’une demande de subvention, un budget excédentaire peut minimiser les besoins de l’association au regard de l’organisme sollicité, et réduire les chances d’obtenir un financement.
  • En cas de budget prévisionnel d’association déficitaire : les dirigeants doivent prendre la mesure du risque à la charge de l’association, et envisager toute action – réduction des charges et mise en place de financements – de nature à rétablir l’équilibre budgétaire.

A noter : un budget équilibré assure la pérennité de l’association, tout en lui permettant de mener le maximum de projets. Dans ces conditions, il est vivement recommandé d’établir un budget équilibré.

Pour équilibrer le budget prévisionnel d’association, ses membres devront envisager plusieurs solutions, et notamment les solutions dédiées aux associations :

  • Pour le travail en association recourir au bénévolat plutôt qu’au salariat.
  • Solliciter toutes les aides éligibles – dons et subventions.
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