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Bureau de l’association : composition et fonctionnement

Bureau de l’association : composition et fonctionnement

Le bureau est un organe essentiel au fonctionnement de l’association loi 1901 ; c’est l’exécutif de celle-ci. Il est composé de quelques membres, ayant tous des rôles très particuliers. Ensemble ils veillent à la bonne gestion de l’association, au respect des règles ainsi qu’aux mécanismes statutaires après la création de l’association. Sa présence n’est pas obligatoire à l’existence de l’association, il est cependant fortement conseillé pour le bon développement d’une association.

Les postes composant le bureau de l’association

Dans la pratique le bureau de l’association est composé le plus souvent : d’un président, d’un secrétaire général et d’un trésorier. Néanmoins, selon la taille et le fonctionnement de l’association un bureau pourra avoir des membres en plus à son actif. Il est important que les statuts de l’association soient les plus précis possible dans la définition des rôles de chaque membre du bureau. En cas de silence des statuts la jurisprudence a énoncé plusieurs rappels sur les statuts de chaque membre. La loi ne régissant pas ceux-ci.

Le président

Le président de l’association aura ses pouvoirs attribués par les statuts de l’association, on lui attribue généralement le rôle de représentant légal de l’association. Il aura donc la lourde tâche de signer les contrats au nom de l’association. Un certain contrôle sur celui-ci existe cependant, en effet il ne peut agir seul dans la prise d’actes importants. Une habilité préalable à agir doit lui être consacré par le conseil d’administration pour agir. Il pourra être responsable de la vie de l’association, des salariés engagés dans l’activité de celle-ci, et de la plupart des obligations légales (de sécurité, d’autorisation d’exploiter/utiliser des lieux, de fiscalité…).
Ce que dit la jurisprudence : Le président peut avoir le pouvoir d’agir en justice au nom de l’association si les statuts le prévoient, en cas de silence de ceux-ci, le président ne pourra pas, au contraire, agir en justice au nom de l’association. (1ère chambre civile du 19 novembre 2000, bulletin n°00-18.947)

A lire : Comment procéder au changement de président dans une association ?

Le secrétaire général

Le secrétaire général d’une association a pour tâche principale la gestion administrative ainsi que la cohésion de l’association. En invitant ses membres à se réunir en assemblée générale, ou en conseil d’administration, dès lors il devra rédiger des procès-verbaux, qu’il doit mettre en forme et certifier pour assurer leurs validités. Il possède donc un rôle d’administrateur et de formaliste au sein de l’association.

Ce que dit la jurisprudence : Un mineur peut devenir secrétaire général et avoir des responsabilités administratives, pour cela un membre du bureau devra l’en informer par lettre recommandée. Une note devra aussi être communiquée à ses responsables légaux. Attention cependant un secrétaire général a de lourdes responsabilités juridiques, un mineur pourra voir sa responsabilité ainsi que celles de ses parents engagées en cas de faute.

Le trésorier

Le trésorier est responsable de la gestion financière et de la gestion fiscale de l’association. Il possède un droit, tout comme le président, de pouvoir signer les comptes bancaires de l’association. Il est chargé de l’entretien comptable de l’association. S’il ne répond pas correctement aux obligations comptables, l’association peut engager la responsabilité de son trésorier en cas de placement à risque.

Ce que dit la jurisprudence : Un trésorier décidant d’investir dans des placements financiers douteux, au nom de son association et avec les excédents de trésoreries, doit s’assurer que la loi et les statuts lui confèrent de telles prérogatives. En cas de faute de celui-ci (si celui-ci a outrepassé ses droits par exemple), la responsabilité sera partagée entre l’organisme bancaire et le trésorier, l’association ne sera pas tenue responsable (Chambre commerciale, 11 février 2014, bulletin N°13-10.067)

Les autres postes

Une association de taille importante, aura davantage de raisons d’agrandir son bureau. En effet pour organiser une gestion optimale de la structure, il sera parfois nécessaire que le président délègue, ou partage son activité. Il fera donc appel à un vice-président, pour le seconder et le suppléer dans ses tâches, et parfois même à un co-président. De même le trésorier si la comptabilité et les finances de l’association sont importantes aura recours à un vice-trésorier pour l’assister.

Important : si l’un des membres du bureau de l’association souhaite se retirer de ses fonctions, et que cela est prévu par les statuts, il devra présenter une lettre de démission.

 

Le renouvellement du bureau de l’association

La période charnière du changement de bureau dans une association, est encadrée par de nombreuses formalités à respecter, aussi bien légales que financières. Pour accompagner ce changement, les anciens et nouveaux membres auront chacun des responsabilités et des précautions à prendre. Cette période de renouvellement du bureau de l’association est aussi appelée passation.

Les contraintes légales

Les contraintes légales d’une passation du bureau d’association sont liées à des déclarations et obligations légales. Premièrement il faut que tout changement soit déclaré en préfecture. Cette déclaration doit être faite au travers du formulaire CERFA 13971, et il faut lui joindre une copie du procès-verbal de changement de bureau d’une association. Cette déclaration en préfecture peut aussi être faite sans formalisme particulier, cependant des mentions doivent apparaitre : nom, prénoms, nationalité, profession et domicile des nouveaux dirigeants, fonctions occupées.
Cette formalité doit être envoyée au greffe des associations, et doit être effectuée par lettre recommandée de préférence, dans les 3 mois à du début du changement de bureau (élection par exemple). Cette mention peut aussi être faite en ligne. Tant que celle-ci n’est pas effectuée, les pouvoirs des nouveaux dirigeants ne peuvent être effectifs vis-à-vis des tiers. À l’inverse, les anciens dirigeants seront toujours considérés comme titulaires de leur poste.

Dans un jugement de la Cour D’appel de Paris, celle-ci a exprimé que la formalité pesée et était la responsabilité des nouveaux dirigeants. Néanmoins, rien n’empêche légalement que le bureau sortant puisse effectuer les démarches, notamment en cas de négligence du bureau nouvellement créé.

Les contraintes financières

La loi n’oblige en rien d’attendre la confirmation légale de la préfecture pour s’entretenir avec le banquier de son association et faire modifier les procurations qui permettent aux dirigeants d’utiliser les moyens de paiement, le document interne de l’association (PV d’AG ou de CA) certifié conforme devant faire foi.

Mais la pratique est bien différente, les banques étant très prudentes, elles demandent souvent une copie de la déclaration en préfecture. Ce document leur permettra d’être sûr que les nouveaux dirigeants ont été déclarés.
Si les banques se montrent réticentes et prudentes, c’est parce qu’elles engagent leurs responsabilités, ainsi elles prendront toutes les précautions qu’elles peuvent pour s’assurer que le changement de bureau a bien eu lieu, et que les nouveaux dirigeants sont bien habilités. En effet comme expliqué avec le rôle du trésorier la responsabilité est partagée aussi bien du côté de la banque que de celui de l’association.
Idéalement, les anciens dirigeants accompagneront les nouveaux pour les présenter au banquier. La banque procèdera à l’effacement des pouvoirs sur les comptes de l’ancien bureau et mettra en place les nouvelles procurations pour la nouvelle équipe de dirigeants.
Bien sûr pas pure précaution, il faudra modifier tous les codes d’accès des services en ligne bancaires, ainsi que mettre à jour les adresses etc.

La responsabilité des membres

Dès lors de la prise de fin de leurs fonctions (en général le jour de l’assemblée procédant à la nomination des nouveaux dirigeants), l’ancien bureau a l’obligation de s’abstenir de toutes interférences dans l’organisation et le management de l’association et ne doit plus exercer aucun de leurs anciens pouvoirs. En refusant d’appliquer cette cessation de leur statut, ils pourront voir leur responsabilité engagée.
L’ancienne équipe doit également restituer le plus rapidement possible l’ensemble des documents associatifs dont elle est en possession. Il est possible pour le nouveau bureau, selon la jurisprudence, de forcer et d’astreindre l’ancien bureau à remettre les documents de l’association. Si l’ancienne équipe se montre incompétente et désinvolte, il faudra être réactif et réagir sans tarder, en les mettant en demeure.
Ainsi l’ancien bureau est légalement tenu de transmettre un registre obligatoire, ce cahier doit reporter de manière manuscrite tous les évènements de la vie associative ayant donné lieu à des formalités en préfecture, et doit être paraphé. De même ils devront transmettre les instruments bancaires et comptables ou encore communiquer la liste des adhérents, le carnet des adhésions et les registres juridiques.

Les précautions à prendre

Dès que les fichiers et mandats bancaires sont mis à jour, et après avoir pris en leur possession l’ensemble des papiers relatifs à l’association, les nouveaux dirigeants seront en pouvoir d’effectuer, de régir l’administration et la représentation de la personne morale.
Attention toutefois, avant de commencer à diriger l’association, les nouveaux dirigeants devront impérativement prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur de la personne morale. Pour rappel, la loi ne légifère aucunement les pouvoirs et prérogatives du bureau de l’association. Ce sont les statuts de l’association qui ont le pouvoir d’encadrer la façon dont les fonctions des dirigeants sont utilisées. L’irrespect de ces statuts engendrerait la responsabilité des personnes concernées.

Enfin si l’association possède une situation délicate (financière) à l’instant où les nouveaux dirigeants entrent en fonction, ou encore s’il y a un soupçon de fraude effectuée par l’ancien bureau, il peut être utile d’effectuer une audite interne à la date de prise de fonction, avec un état des lieux des comptes et de la comptabilité.

Dernière mise à jour le

Co-fondateur et DG de LegalPlace, Mehdi est ancien avocat au Barreau de Paris et diplômé du magistère DJCE. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.

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trésorière je change de bailleur car je déménage est ce que je peut garder mon mandat de trésorière dans mon amicale des locataires

GARCIA
Invité

bonjour est ce qu’un membre du sportif, indemnisé par de rbt kms mais non salarié peut être élu au bureau d’un club de football loi 1901 ?