Le procès-verbal d’Assemblée Générale d’association

Le procès-verbal d’Assemblée Générale d’association

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une association est un document important. En effet, rédigé au cours d’une assemblée générale, il constitue :

  • Une preuve en cas de litige ;
  • Un moyen pour l’association de mieux orienter ses actions et d’anticiper sur ses besoins.

Par ailleurs, le PV informe fidèlement les associés absents à l’assemblée. Mais pour qu’il remplisse ces fonctions, il doit être bien rédigé, sans rature, sans faute, clair, précis et compréhensible. Et il doit contenir certaines mentions obligatoires.

Quand faut-il établir un PV d’assemblée générale d’une association ?

Le PV de l’assemblée générale d’une association est élaboré au cours de cette assemblée. À ce propos, l’assemblée générale est une réunion au cours de laquelle sont prises des décisions importantes liées à l’avenir de l’association. On en distingue deux formes ayant chacune leurs spécificités.

L’assemblée générale ordinaire (AGO)

La première est convoquée pour la prise de décisions relatives au fonctionnement propre de l’organisation. Généralement, elle a lieu entre les mois de mars et de décembre, selon le type d’association et ses besoins. Elle est sanctionnée par un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire.

L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

La seconde, comme la première, s’achève par un PV d’assemblée générale d’une association. Cependant, contrairement à l’AGO, l’AGE a lieu de façon exceptionnelle pour décider de sujets graves. Dissolution de l’association, élection d’un nouveau président, changement de bureau sont autant de décisions importantes qui peuvent être prises en AGE.

Que l’association convoque une AGO ou une AGE, elle a l’obligation de prendre en compte l’avis de ses membres. En effet, conformément à la loi 1901, aucun associé ne doit être laissé pour compte lors des assemblées générales.

Le PV d’assemblée générale, est-il obligatoire ?

Aucune disposition définie dans la loi 1901 des associations n’impose l’établissement d’un PV d’assemblée générale. Cependant, pour certaines formes d’associations, il est obligatoire.

C’est le cas de celles qui sont :

  • Reconnues d’utilité publique ;
  • Soumises à l’impôt sur les sociétés ;
  • Bénéficiaires d’emprunt.

Quoique ce ne soit pas obligatoire, il est vivement recommandé aux associations loi 1901 d’établir un procès-verbal de leur assemblée générale. En effet, il sert à enregistrer les décisions.

Enregistrement des décisions

Qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE, le procès-verbal donne une force exécutoire aux décisions prises par l’association. Celles-ci incluent :

  • Le bilan de l’année ;
  • Le renouvellement des pouvoirs des responsables ;
  • Les nouveaux projets de l’association ;
  • Le vote de budget.

Toutefois, pour qu’il ait une valeur probante, le PV d’assemblée générale d’une association doit contenir certaines mentions.

 

Le contenu d’un PV d’assemblée générale d’une association

On doit prêter attention au fond, c’est-à-dire aux mentions, et à la forme.

Les mentions

Les mentions obligatoires sur le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association sont clairement définies par le législateur. Ce sont :

  • L’identification de l’association : sa dénomination, son sigle (tel que défini dans les statuts de l’association) et son siège ;
  • L’organe qui doit délibérer : le bureau de l’association, le conseil d’administration, etc. ;
  • Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
  • L’ordre du jour : les sujets débattus pendant la réunion ;
  • Le nom et la qualité des membres présents : une feuille d’émargement peut être produite à cet effet et annexée au PV ;
  • Le nom des personnes absentes, mais représentées par un mandataire et le nom de ce dernier ;
  • Le nom du président de l’association et du secrétaire de l’assemblée générale ;
  • Le résumé des points abordés, les positions des associés et les incidents survenus ;
  • Les résolutions soumises au vote ;
  • Le résultat des votes ;
  • L’heure de clôture de l’assemblée générale ;
  • Le nom et la qualité des personnes signataires du procès-verbal.

Par ailleurs, la loi permet à l’association d’annexer au PV d’assemblée générale :

  • Une copie des documents soumis à l’avis des participants ;
  • Un document compilant les avis, interventions et discussions secondaires.

À ce propos, le procès-verbal d’une association pour le changement de son bureau, par exemple, peut présenter le rapport complet des propositions faites à la séance.

A noter : Chaque année, les dirigeants réunissent les membres de l’association pour leur présenter non seulement le rapport d’activité mais également le rapport financier.

L’importance de bien rédiger un PV d’Assemblée Générale

Un procès-verbal d’assemblée générale mal rédigé donne généralement lieu à l’annulation des décisions prises. C’est un désavantage pour l’association lorsque, par exemple, la délibération de l’assemblée est relative à la réception de subventions ou d’agréments. Par ailleurs, la mauvaise rédaction du PV d’assemblée générale d’une association peut donner lieu à des contestations.

D’un autre côté, même bien rédigé, un procès-verbal peut ne pas avoir une force probante. C’est ainsi le cas s’il n’est pas signé.

 

PV d’assemblée générale d’une association : qui doit signer ?

Avant qu’il soit authentifié, un procès-verbal doit être rédigé.

Qui rédige un PV ?

Qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE, les participants doivent désigner un rapporteur, si ce n’est pas prévu dans les statuts. C’est ce dernier qui a la responsabilité de rédiger le PV d’assemblée générale de l’association. Le plus souvent, il s’agit du secrétaire de l’association. Dans tous les cas, le nom et la qualité du rédacteur doivent figurer sur le procès-verbal.

Qui signe le PV ?

Les statuts juridiques de l’association désignent les signataires du procès-verbal. Cependant, dans le cas des associations reconnues d’utilité publique, les signataires sont obligatoirement le président et le secrétaire de l’association. En cas d’absence de ces derniers, les tribunaux admettent que des membres de rang équivalent signent le PV d’assemblée générale de l’association à leur place. À ce titre :

  • La signature du ou des vice-président(s) remplace celle du président ;
  • La signature du trésorier de l’association se substitue à celle du secrétaire.

Une fois rédigé, complété et signé, le procès-verbal doit être classé et archivé. Aussi, il faut qu’il soit mis en libre accès, afin que les membres de l’association le consultent en temps voulu. Pour ce faire, il peut être conservé dans un registre des procès-verbaux de l’association.

Le document peut être photocopié par les associés. Mais cette opération est subordonnée à l’autorisation expresse de la personne compétente, le président par exemple. Il signe en original la photocopie faite du PV d’assemblée générale de l’association par l’associé.

Le procès-verbal étant un document de grande importance, il est capital d’en prendre soin. On recommande généralement :

  • D’éviter de le rédiger sur une feuille isolée ou de transcrire les décisions prises sur ce genre de feuille ;
  • De l’insérer dans un registre, puis de faire parapher le registre par le président de l’association ;
  • De tenir le registre au siège de l’association ;
  • De sauvegarder les feuilles de présence, les procurations et les bulletins de vote dans un registre autre que celui des procès-verbaux.

Toutes ces précautions garantissent la sûreté d’un PV d’assemblée générale d’une association, parce qu’il a une valeur juridique, surtout en cas de litige.

 

La valeur juridique des PV d’assemblée générale d’une association en cas de litige

L’utilité d’un procès-verbal, c’est de prévenir les litiges.

L’importance du PV

Ce document, rédigé lors des assemblées générales d’une association, permet de :

  • Suivre facilement l’évolution des sujets abordés lors d’une séance ;
  • Informer fidèlement les membres absents des décisions prises ;
  • Planifier et coordonner les débats futurs ;
  • Attester du bon fonctionnement de l’association ;
  • Définir les besoins et prochaines actions de l’organisation.

La portée juridique du PV

À bien des égards, un procès-verbal d’assemblée générale d’une association présente des points communs avec le compte-rendu. Cependant, ce dernier n’a qu’une valeur informative et ne peut être invoqué devant la loi. En revanche, le procès-verbal, lui, sert de preuve en cas de litige. C’est en cela que réside sa valeur juridique. Mais pour ce faire, il doit remplir certaines conditions :

  • Sa rédaction rigoureuse, compréhensible, précise et claire, doit contenir toutes les informations utiles ;
  • Ses feuillets doivent être numérotés : 1/7, 2/7… pour justifier qu’aucune page n’est manquante ;
  • Les mentions obligatoires doivent y apparaître ;
  • La signature des personnes habilitées doit être visible.

Un PV d’assemblée générale d’une association remplissant ces conditions est opposable à un tiers. D’où l’importance de bien le rédiger. Deux solutions sont possibles à cet effet.

Les solutions pour la rédaction du PV

Deux options restent possibles. Vient d’abord la recherche de modèle sur Internet. On peut retrouver facilement des exemples de procès-verbaux d’association. On s’en servira alors pour concevoir le sien. Cependant, il ne s’agit pas de calquer le modèle de procès-verbal d’assemblée générale constitutive d’une association, par exemple. Il est préférable d’en faire une mise à jour afin d’y présenter les informations de son association.

Il y a ensuite le recours à des professionnels tels les avocats qui aident dans la rédaction d’un PV d’assemblée générale d’une association. Spécialistes de la loi, ils conseillent et orientent afin que le procès-verbal soit conforme aux exigences légales. Dès lors, il peut revêtir sa valeur juridique.

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