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La déduction des frais réels pour l’auto-entrepreneur

La déduction des frais réels pour l’auto-entrepreneur

Pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels n’obéit pas aux mêmes démarches pour les autres contribuables lors du paiement à la source. Ses coûts de service ne sont pas déductibles du calcul d’impôts et peuvent donc, dans certains cas, alourdir ses charges fiscales. Cela concerne :

  • Les frais de déplacement ;
  • Le loyer ;
  • L’achat de matériel ;
  • Les factures d’électricité ou encore de téléphone.

Il existe un moyen de s’en alléger, mais cela nécessite de suivre certaines démarches, après avoir obtenu l’aval du client.

Qu’est-ce que les frais réels ?

Appelés frais professionnels ou simplement coûts de services, les frais réels sont les dépenses réellement à la charge du contribuable pendant l’accomplissement de ses activités. En principe, et en raison de sa nature, ce type de frais est non déductible de l’impôt pour le cas d’un auto-entrepreneur.

Définition

Les frais réels correspondent aux dépenses indispensables engagées par une personne pour pouvoir délivrer un service ou afin de mener à bien son travail. En tenant compte du statut des contribuables et du régime fiscal auquel ces derniers sont assujettis, l’administration fiscale peut déduire ces frais forfaitairement à hauteur de 10 %.

En réalité, il s’agit d’une option fiscale qui peut être bénéfique pour certains entrepreneurs, mais pas pour tous. En effet, l’abattement forfaitaire n’est intéressant que quand le total des dépenses de services n’excède pas le plafond accordé. Dans le cas contraire, il vaut mieux déclarer ses frais réels à l’imposition sur le revenu.

Les frais de transport

Étant donné que les frais de déplacement ne sont pas déductibles d’impôts sur le revenu pour le cas d’un micro-entrepreneur, il doit trouver un moyen pour y remédier. Sans cela, les taxes risquent de peser sur sa trésorerie. Pour ce faire, il peut recourir à l’une des deux solutions suivantes :

  • Évaluer forfaitairement ses coûts de déplacement ;
  • Déclarer la totalité de ses frais réels de transport.

Pour le premier cas, il lui faudra se référer aux barèmes des frais kilométriques établis annuellement par les autorités fiscales. Ceux-ci intègrent divers éléments tels que :

  • La puissance du véhicule et le kilométrage parcouru ;
  • Tous les frais accessoires (coût du carburant, amortissement du véhicule).

Pour le second, l’auto-entrepreneur doit déclarer l’intégralité de ses coûts de service liés au déplacement. La déclaration doit inclure :

  • Les coûts d’entretien et de dépannage du véhicule ;
  • Les frais d’utilisation ;
  • La dépréciation annuelle ;
  • Les intérêts d’emprunt (le cas échéant).

Les frais de repas

Pour pouvoir les déduire, l’entrepreneur doit distinguer les repas pris au foyer de ceux pris hors de son domicile personnel. Seuls les frais liés aux repas pris dans le cadre d’une activité professionnelle et en dehors du domicile privé sont déductibles de son revenu brut imposable.

L’auto-entrepreneur peut-il déduire ces frais de ses impôts ?

Pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels s’apparente à une opération complexe en partant du principe de non-déductibilité des charges le concernant. En raison de son statut assez singulier, il est taxé sur la base de son chiffre d’affaires. D’une manière générale, la contribution ne déduit donc ses frais professionnels que forfaitairement.

La déduction de frais réels au forfait n’est avantageuse que dans la mesure où elle compense largement l’ensemble des frais professionnels de l’auto-entrepreneur :

  • Loyer, frais d’électricité, de gaz et de téléphone ;
  • Coûts de déplacement et frais de véhicule ;
  • Assurances et cotisations sociales.

Dans le cas contraire, cet abattement fiscal pourra engendrer des impacts plus ou moins pesants sur ses finances. Il s’avère pratique d’opter pour le régime réel lorsque les charges professionnelles sont assez importantes. Ce choix de régime implique pour l’entrepreneur qu’il abandonne son statut de salarié au profit d’un statut d’indépendant.

En effet, en choisissant cette option, il ne peut plus continuer à exercer en tant que salarié sans s’acquitter de ses frais professionnels. Ces frais réels déductibles doivent être réellement indispensables à l’accomplissement de ses activités d’auto-entrepreneuriat.

Du point de vue fiscal, l’acquittement doit s’opérer dans la même année que celle durant laquelle les impôts sur le revenu ont été déclarés avec ces frais. Toutefois, il existe une alternative encore plus avantageuse pour permettre à l’auto-entrepreneur de déduire ses frais réels avec beaucoup moins de difficulté.

Facturation des frais de débours : une alternative ?

Pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels s’avère plus avantageuse en recourant à une facturation de frais de débours. Cette solution aide surtout à éviter que les charges de frais professionnels pèsent sur la trésorerie.

Qu’est-ce que les frais de débours ?

L’auto-entrepreneur a la possibilité de facturer certaines de ses dépenses à ses clients. Dans ce cas, on parle plus de « débours » ou de « note de frais » que de « frais réels ou professionnels ». La facturation de frais de débours consiste à demander au client de régler sous forme d’une avance l’ensemble des frais nécessaires à l’accomplissement des prestations requises.

Cette méthode permet à l’auto-entrepreneur de s’alléger des cotisations et des impôts qu’il aurait dû régler dans le cas des frais réels. Dans le cadre d’une facturation de débours, cette charge revient directement aux clients.

L’avantage réside dans le fait que les frais de débours sont déductibles, même pour le cas d’un micro-entrepreneur. Ce type de frais n’étant pas inclus dans la comptabilité du chiffre d’affaires, il n’est pas pris en compte dans le calcul des cotisations.

Bon à savoir : certaines dépenses de frais réels ne peuvent pas être assimilées à des débours, même si elles sont indispensables à l’exercice des activités d’un entrepreneur. C’est notamment le cas des frais kilométriques. Seuls les frais de transport (billet d’avion ou de train) entrent en ligne de compte. Notons également que le montant d’un débours n’est soumis à aucun plafonnement.

Différences entre frais réels et frais de débours

Même si les deux types de dépenses sont nécessaires au fonctionnement des services délivrés par l’entrepreneur, elles sont à ne pas confondre. Les frais réels sont des frais professionnels dont l’acquittement est à la charge de l’entrepreneur. Quant aux débours, il s’agit d’un ensemble de frais facturables au client pour l’accomplissement d’un service ponctuel et bien défini.

Les conditions à respecter

Pour pouvoir déduire les frais de débours, l’auto-entrepreneur doit remplir certaines formalités en suivant trois étapes :

  1. Conclure un accord par écrit avec son client ;
  2. Facturer les frais au nom du client ;
  3. Conserver ces factures en tant que pièces justificatives.

Accord écrit du client

Pour pouvoir effectuer les dépenses au nom et pour le compte du client, l’entrepreneur doit obtenir l’aval de ce dernier. L’instauration d’un accord, intitulé « mandat de débours » empêchera le client de se détacher de ses obligations de rembourser ces frais. Cet acte sert à formaliser par écrit l’intention de l’entrepreneur à réaliser les achats nécessaires et d’en informer les frais qui y sont liés.

Facture au nom du client

La facturation au débours ou sous forme de note de service n’est possible qu’au nom et pour le compte du client. Elle permet à l’entrepreneur de se libérer des charges qui y sont liées. Il lui faut ainsi indiquer les frais de débours dans sa facture générale en décrivant chaque ligne de la manière la plus détaillée possible, le tout en prenant soin d’y apporter tous les justificatifs nécessaires.

Conservation des factures

Il est important de conserver les factures de débours à titre de preuve pour prévenir les risques d’un litige éventuel. De plus, cette pièce sert de justificatif en cas de contrôle par les autorités fiscales.

Pourquoi opter pour la facturation des frais de débours ?

La facturation de débours s’inscrit comme étant la solution la plus avantageuse pour le micro-entrepreneur qui souhaite déduire certains de ses frais professionnels. Cela implique de parvenir à bien identifier les types de coûts de services facturables à ses clients. Sont concernés :

  • L’achat de fournitures, de matériel et d’équipements ;
  • L’achat de matières premières ;
  • Les billets de transport ;
  • Les frais d’hébergement dans un hôtel ou dans un gîte.

La facturation de débours au plus juste coût s’avère aussi intéressante pour inviter le client à rembourser les sommes avancées à leur montant exact. De plus, cette solution constitue un excellent moyen pour l’entrepreneur de faire profiter à ses clients de sa gamme étendue de services après-vente.

À noter : pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels devient beaucoup plus simple sous forme de frais de débours. En effet, soustraire certains de ses frais professionnels conformément aux règles constitue une démarche efficace.

La déduction de débours confère trois principaux avantages :

  • Une facturation directe au nom et pour le compte du client ;
  • Une diminution significative d’impôts et de cotisations ;
  • Une exonération fiscale effective sur les frais de débours.

Débours et chiffre d’affaires

Rappelons que pour l’auto-entrepreneur, la déduction de frais réels est quasi impossible sur le plan fiscal. Au niveau de la comptabilité, les frais de débours n’entrent pas dans le chiffre d’affaires d’un auto-entrepreneur. De tels frais sont donc déductibles de ses cotisations et de son impôt sur le revenu.

Calcul des cotisations

Pour le cas des frais professionnels dont l’acquittement s’opère au nom et pour le compte de l’entrepreneur, les charges demeurent non déductibles.

Cela signifie que l’entrepreneur paie des impôts sur son chiffre d’affaires et ne peut y soustraire de charges ni amortir son matériel. Le décompte de cotisations sociales à verser, tout comme l’imposition sur les revenus, s’opère directement sur cette base.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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