Frais de débours auto-entrepreneur : définition, intérêt, mode de fonctionnement

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Les frais de débours d’un auto-entrepreneur constituent un moyen légal et efficace pour déduire les achats professionnels. Comme le statut d’auto-entrepreneur n’autorise pas, en principe, la déduction de frais sur le chiffre d’affaires, cette solution présente des avantages :

• Réduction des cotisations de l’auto-entrepreneur;
• Possibilité de déduire certains frais ;
• Aucune imposition sur les débours ;
• Facturation directe du vendeur au client.

Qu’est-ce que les frais de débours pour un auto-entrepreneur ?

La notion de frais de débours n’est pas très connue par les entrepreneurs. Or, cette pratique se doit d’être envisagée, tant elle présente de véritables bénéfices pour l’auto-entrepreneur. Les explications.

La notion de frais de débours pour auto-entrepreneur

Les frais de débours sont une opération qui consiste à réaliser les achats nécessaires à un service au nom du client et pour son compte. La facture est établie au nom du client final, ce qui accorde le droit à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser. Autrement dit, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation. Le remboursement ne peut comprendre un coefficient de marge.

Pour une meilleure compréhension, voici un exemple concret. Un auto-entrepreneur électricien a besoin d’acheter des fournitures afin de réaliser une installation. Celui-ci va avancer la somme nécessaire pour l’achat et demander une facture détaillée au nom du client final. Une fois le travail terminé, il demande un remboursement des frais de débours, en présentant la copie de la facture.

Les intérêts de frais de débours pour un auto-entrepreneur

Les frais de débours se montrent avantageux, autant pour la prestation de service réalisée par l’auto-entrepreneur que pour le client final.

Les frais de débours : les avantages pour l’auto-entrepreneur

Les frais de débours constituent un concept surtout avantageux pour l’auto-entrepreneur. En principe, la déduction des frais, dans le chiffre d’affaires, dans une micro-entreprise ou auto-entreprise n’est pas possible. Les débours se présentent donc comme une solution légale et efficace pour ce faire. Comme ils ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, les cotisations de l’auto-entrepreneur seront revues à la baisse. En effet, selon l’article 267 du Code général des impôts (modifié par Loi n°92-677 du 17 juillet 1992 – art. 20 JORF 19 juillet 1992, art. 121 : en vigueur le 1er janvier 1993), les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition. De plus, en effectuant les achats au nom du client, l’entrepreneur devient un simple intermédiaire entre client et fournisseur. Ainsi, il n’est pas responsable des matériels.

Les frais de débours : les avantages pour le client

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur s’avèrent également avantageux pour le client. Comme la facture est établie en son nom, celui-ci profite des services après-vente du magasin ainsi que les garanties. Cette opération permet également au client de s’assurer qu’il n’a pas payé le matériel au-delà de son prix en magasin. Il récupère également la TVA.

Comment facturer les frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur ?

Les frais de débours permettent d’alléger l’auto-entrepreneur sur l’impôt qu’il doit verser. Pour se faire rembourser, il faut savoir les facturer.

Facturer les frais de débours

L’auto-entrepreneur est tenu de mentionner le débours dans sa facture globale. Afin d’en facturer les frais concernés, il doit décrire dans chaque ligne la prestation réalisée et les débours engagés, et ce, pour chaque service. Pour se faire rembourser les débours, il doit joindre les justificatifs à la facture. En vue du paiement des cotisations sociales, il lui faut mentionner le montant de la prestation de service.

Enregistrer les débours en comptabilité

En comptabilité pour l’auto-entrepreneur, l’enregistrement des débours se fait dans un compte de tiers de la classe 4. Il faut les enregistrer au débit du compte 467 afin de constater la créance.

Frais de débours auto-entrepreneur : quelles sont les règles à respecter ?

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur présentent, certes, des avantages considérables. Toutefois, il faut suivre quelques règles pour effectuer cette opération.

Règle n°1 : Disposer d’un accord écrit du client

Avant de réaliser un débours, l’auto-entrepreneur doit avoir un accord écrit du client. Ce document formalise la demande de réaliser un achat et informe sur le budget alloué. Il est essentiel pour se protéger en cas de contestation du client. Ce contrat a pour effet d’obliger le client à procéder au remboursement des frais concernés au montant exact.

Règle n°2 : Reporter le montant exact des frais engagés

Reporter le compte exact de la somme engagée pour les achats sur la facture fait partie des obligations de l’auto-entrepreneur, dans le cadre d’une opération de débours. Il faut établir ce document en bonne et due forme, au nom de l’organisme ou de la personne mandataire.

Règle n°3 : Conserver les justificatifs

Afin de justifier ce que le client doit au titre des débours, il est important de conserver tous les justificatifs : récépissé de paiement, ticket de caisse, facture… Puis, il faut les joindre à la facture finale, en vue du remboursement de ces frais avancés et le paiement du coût des prestations.

Règle n°4 : Garder les copies des justificatifs

Il est aussi recommandé de réaliser des copies des justificatifs, et de les garder pour la comptabilité. L’auto-entrepreneur doit également conserver la preuve du remboursement de débours. Ces pièces seront effectivement nécessaires en cas de contrôle, afin d’appuyer le livre des comptes. Elles permettent également de justifier les débours au fisc.

Frais de débours auto-entrepreneur : liste de frais « déductibles »

Les débours ne concernent pas tous les frais de l’auto-entreprise. Il est important de bien distinguer les frais de débours et les frais de fonctionnement. Il est aussi essentiel de connaître les frais déductibles grâce aux frais de débours.

Différence entre débours et frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne peuvent être considérés comme débours. Par exemple, ni les matériels nécessaires pour l’activité de l’auto-entreprise ni les frais de déplacement de l’entrepreneur ne sont considérés comme des débours. Pour rappel, il s’agit de frais avancés au client lors de la réalisation d’une prestation.

Liste des frais « déductibles »

Les dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service pour un client peuvent permettre l’établissement d’une note de débours. De manière générale, les frais de débours d’un auto-entrepreneur concernent :

• L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels… ;
• L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service : tissu, nourriture à cuisiner… ;
• Les frais de port engendrés dans la réalisation d’une prestation ;
• Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client.

Auto-entrepreneur : modèle de facture avec débours

Pour savoir comment facturer les frais de débours d’un auto-entrepreneur, il est conseillé de trouver un modèle de facture avec débours. Il est aussi possible de demander de l’aide à un expert, dans l’établissement de document juridique et de comptabilité, tel que LegalPlace.

Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Invité

Vera Kechko

Bonjour, merci pour votre article très explicatif.
Concernant les frais de port et les frais de déplacements: si je me déplace pendant la mission pour mon client, par exemple, j’achète les billets de train, je paie pour l’hotel – cette factures seront à mon propre nom (c’est impossible de changer le nom sur le billet de SNCF). Comment je peux les déclarer comme les débours?
Merci.

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4 décembre 2019 21 h 23 min