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Frais de débours auto-entrepreneur : définition, intérêt, mode de fonctionnement

Frais de débours auto-entrepreneur : définition, intérêt, mode de fonctionnement

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur constituent un moyen légal et efficace pour déduire les achats professionnels. Comme le statut d’auto-entrepreneur n’autorise pas, en principe, la déduction de frais sur le chiffre d’affaires, cette solution présente des avantages :

  • Réduction des cotisations de l’auto-entrepreneur;
  • Possibilité de déduire certains frais ;
  • Aucune imposition sur les débours ;
  • Facturation directe du vendeur au client.

Qu’est-ce que les frais de débours pour un auto-entrepreneur ?

La notion de frais de débours n’est pas très connue par les entrepreneurs. Or, cette pratique se doit d’être envisagée, tant elle présente de véritables bénéfices pour l’auto-entrepreneur. Les explications.

La notion de frais de débours pour auto-entrepreneur

Les frais de débours sont une opération qui consiste à réaliser les achats nécessaires à un service au nom du client et pour son compte. La facture est établie au nom du client final, ce qui accorde le droit à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser. Autrement dit, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation. Le remboursement ne peut comprendre un coefficient de marge.

Pour une meilleure compréhension, voici un exemple concret. Un auto-entrepreneur électricien a besoin d’acheter des fournitures afin de réaliser une installation. Celui-ci va avancer la somme nécessaire pour l’achat et demander une facture détaillée au nom du client final. Une fois le travail terminé, il demande un remboursement des frais de débours, en présentant la copie de la facture.

Les intérêts de frais de débours pour un auto-entrepreneur

Les frais de débours se montrent avantageux, autant pour la prestation de service réalisée par l’auto-entrepreneur que pour le client final.

Les frais de débours : les avantages pour l’auto-entrepreneur

Les frais de débours constituent un concept surtout avantageux pour l’auto-entrepreneur. En principe, la déduction des frais, dans le chiffre d’affaires, dans une micro-entreprise ou auto-entreprise n’est pas possible. Les débours se présentent donc comme une solution légale et efficace pour ce faire. Comme ils ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, les cotisations de l’auto-entrepreneur seront revues à la baisse. En effet, selon l’article 267 du Code général des impôts (modifié par Loi n°92-677 du 17 juillet 1992 – art. 20 JORF 19 juillet 1992, art. 121 : en vigueur le 1er janvier 1993), les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition. De plus, en effectuant les achats au nom du client, l’entrepreneur devient un simple intermédiaire entre client et fournisseur. Ainsi, il n’est pas responsable des matériels.

Les frais de débours : les avantages pour le client

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur s’avèrent également avantageux pour le client. Comme la facture est établie en son nom, celui-ci profite des services après-vente du magasin ainsi que les garanties. Cette opération permet également au client de s’assurer qu’il n’a pas payé le matériel au-delà de son prix en magasin. Il récupère également la TVA.

À noter : Quand on a le statut de l’auto-entrepreneur, on ne peut récupérer la TVA, étant donné que l’auto-entrepreneur profite de la franchise de base en TVA.

Comment facturer les frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur ?

Les frais de débours permettent d’alléger l’auto-entrepreneur sur l’impôt qu’il doit verser. Pour se faire rembourser, il faut savoir les facturer.

Facturer les frais de débours

L’auto-entrepreneur est tenu de mentionner le débours dans sa facture globale. Afin d’en facturer les frais concernés, il doit décrire dans chaque ligne la prestation réalisée et les débours engagés, et ce, pour chaque service. Pour se faire rembourser les débours, il doit joindre les justificatifs à la facture. En vue du paiement des cotisations sociales, il lui faut mentionner le montant de la prestation de service.

À noter :Il faut donner l’original de la facture au client et garder la copie.

Enregistrer les débours en comptabilité

En comptabilité pour l’auto-entrepreneur, l’enregistrement des débours se fait dans un compte de tiers de la classe 4. Il faut les enregistrer au débit du compte 467 afin de constater la créance.

À noter : Les débours ne sont pas des charges comme les frais qui s’enregistrent dans la classe 6.

Frais de débours auto-entrepreneur : quelles sont les règles à respecter ?

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur présentent, certes, des avantages considérables. Toutefois, il faut suivre quelques règles pour effectuer cette opération.

Règle n°1 : Disposer d’un accord écrit du client

Avant de réaliser un débours, l’auto-entrepreneur doit avoir un accord écrit du client. Ce document formalise la demande de réaliser un achat et informe sur le budget alloué. Il est essentiel pour se protéger en cas de contestation du client. Ce contrat a pour effet d’obliger le client à procéder au remboursement des frais concernés au montant exact.

Règle n°2 : Reporter le montant exact des frais engagés

Reporter le compte exact de la somme engagée pour les achats sur la facture fait partie des obligations de l’auto-entrepreneur, dans le cadre d’une opération de débours. Il faut établir ce document en bonne et due forme, au nom de l’organisme ou de la personne mandataire.

Règle n°3 : Conserver les justificatifs

Afin de justifier ce que le client doit au titre des débours, il est important de conserver tous les justificatifs : récépissé de paiement, ticket de caisse, facture… Puis, il faut les joindre à la facture finale, en vue du remboursement de ces frais avancés et le paiement du coût des prestations.

Règle n°4 : Garder les copies des justificatifs

Il est aussi recommandé de réaliser des copies des justificatifs, et de les garder pour la comptabilité. L’auto-entrepreneur doit également conserver la preuve du remboursement de débours. Ces pièces seront effectivement nécessaires en cas de contrôle, afin d’appuyer le livre des comptes. Elles permettent également de justifier les débours au fisc.

À noter : Il faut noter la mention « débours » près du montant correspondant.

Frais de débours auto-entrepreneur : liste de frais « déductibles »

Les débours ne concernent pas tous les frais de l’auto-entreprise. Il est important de bien distinguer les frais de débours et les frais de fonctionnement. Il est aussi essentiel de connaître les frais déductibles grâce aux frais de débours.

Différence entre débours et frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement de l’auto-entreprise ne peuvent être considérés comme débours. Par exemple, ni les matériels nécessaires pour l’activité de l’auto-entreprise ni les frais de déplacement de l’entrepreneur ne sont considérés comme des débours. Pour rappel, il s’agit de frais avancés au client lors de la réalisation d’une prestation.

Liste des frais « déductibles »

Les dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service pour un client peuvent permettre l’établissement d’une note de débours. De manière générale, les frais de débours d’un auto-entrepreneur concernent :

  • L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels… ;
  • L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service : tissu, nourriture à cuisiner… ;
  • Les frais de port engendrés dans la réalisation d’une prestation ;
  • Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client.
À noter : Les frais de kilométrages ne sont pas des débours.

Auto-entrepreneur : modèle de facture avec débours

Pour savoir comment facturer les frais de débours d’un auto-entrepreneur, il est conseillé de trouver un modèle de facture avec débours. Il est aussi possible de demander de l’aide à un expert, dans l’établissement de document juridique et de comptabilité, tel que LegalPlace.

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Vera Kechko
Vera Kechko
décembre 4, 2019 9:23

Bonjour, merci pour votre article très explicatif.
Concernant les frais de port et les frais de déplacements: si je me déplace pendant la mission pour mon client, par exemple, j’achète les billets de train, je paie pour l’hotel – cette factures seront à mon propre nom (c’est impossible de changer le nom sur le billet de SNCF). Comment je peux les déclarer comme les débours?
Merci.

Elisa
Éditeur
Elisa
mai 25, 2020 2:46
Reply to  Vera Kechko

Bonjour,
En tant que prestataire indépendant, ces dépenses seront en effet dans un premier temps à votre charge. Toutefois, si cela est convenu avec votre client, vous pourrez les lui notifier sous la forme d’un tableau excel au titre de notes de frais qu’il devra vous rembourser. Cela devra lui être adressé en même temps que votre facture.
En espérant que cette réponse vous sera utile.
L’équipe LegalPlace

DeKa
DeKa
mai 31, 2020 9:50

Bonjour,
Donc les frais d´achat de marchandise que je suis en train de vendre à mon client seront-ils deductible ? Il me faut savoir parce que je vends en tant que « dropshipper ».

Elisa
Éditeur
Elisa
juin 8, 2020 4:52
Reply to  DeKa

Bonjour, Dans le cadre de votre activité de drop shipping, vos frais d’achat de marchandises ne pourront pas vous être remboursés par le client. En effet, comme mentionné dans l’article, la facture doit être établie au nom du client final, ce qui accorde le droit à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser. Autrement dit, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation. Le remboursement ne peut comprendre… Lire la suite »

Bernie
juillet 2, 2020 7:39

Bonjour, Mais qu’en est-il des frais d’envoi sur les marketplace? je m’explique: j’ai une boutique sur une marketplace. Un client achète un article, plus les frais d’envoi « arrondis » car on ne sait jamais la somme exacte à l’avance. La marketplace verse sur mon compte un montant correspondant à l’article + frais de port – commissions. La facture générée par la marketplace pour le client est bien au nom de mon entreprise, article + frais de port. Puis-je, au lieu de cette facture, produire ma propre facture, introduisant les frais de port au centime près et réajustant le prix de l’article… Lire la suite »

Elisa
Éditeur
Elisa
juillet 14, 2020 12:36
Reply to  Bernie

Bonjour, Dans votre cas vous disposez de deux solutions. D’une part vous pouvez tout à fait émettre une facture à votre client final en y faisant figurer le prix de vente ainsi que les frais de port exacts en précisant que ce sont des frais de débours. En outre, vous devrez régler ultérieurement la facture de la plateforme marketplace au titre de sa commission. Néanmoins, certaines plateformes interdisent le contact direct entre le vendeur et le client. Alors, vous pouvez faire une facture faisant figurer le prix de vente de votre marchandise ainsi que les frais de port au cas… Lire la suite »

Bernadette Cazaux
Bernadette Cazaux
juillet 27, 2020 4:26
Reply to  Elisa

Bonjour Elisa, Merci et désolée de ma réponse tardive, je n’avais pas vu votre post. Le plus simple dans mon cas va être la première proposition. Je pense joindre à mon envoi de marchandise, MA facture, avec le montant exact des frais de transport mentionné en débours. La plateforme me versera sur mon compte bancaire le même montant moins sa commission et frais de mise en ligne qui peuvent être justifiés grâce aux fichiers mis à la disposition de chaque vendeur. Un bémol cependant: la commission perçue en amont par la plateforme est aussi appliquée au frais de port. Est-ce… Lire la suite »

Elisa
Éditeur
Elisa
août 7, 2020 10:32

Bonjour,
Si vous choisissez la première solution, vous facturez vous-même votre client puis dans un second temps verserez à la plateforme de marketplace sa commission portant seulement sur la marchandise sans y inclure les frais de port.
En espérant que cette réponse vous sera utile.
L’équipe LegalPlace

Rose
Rose
juillet 20, 2020 5:25

Bonjour, merci pour cet article !
Doit-on faire apparaitre la mention « frais de débours » à coté de « frais de port » sur la facture du client directement via SquareSpace Commerce ? Ou la simple mention « frais de port » suffit ? De plus est-il possible de pratiquer des frais d’expédition réduit (à notre charge) pour rester attractif aux yeux du client ou l’avantage des frais de débours doit correspondre exactement aux frais avancés ? Merci pour votre précision !

Elisa
Éditeur
Elisa
juillet 31, 2020 5:26
Reply to  Rose

Bonjour,
N’ayant pas de certitude sur le caractère obligatoire de la mention « frais de débours », nous vous conseillons de la faire apparaître sur votre facture. D’autre part, la facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur ou inférieur à celui de la somme avancée. En effet, vous devez transmettre une copie de toutes vos preuves d’achat à votre client.
En espérant que cette réponse vous sera utile.
L’équipe LegalPlace

Emeric
Emeric
juillet 29, 2020 12:11

bonjour, je souhaite faire de l’achat revente de pour un projet et utiliser le débours pour ne pas gonfler mon CA mais mon client qui est un pro veut récupérer la TVA sur es achats. Je vais faire des achats sur internet et plusieurs boutiques… Comment puis je faire ?

Elisa
Éditeur
Elisa
août 7, 2020 10:31
Reply to  Emeric

Bonjour, Dans le cadre de votre activité d’achat revente, vos frais d’achat de marchandises ne pourront pas vous être remboursés par le client. En effet, comme mentionné dans l’article, la facture doit être établie au nom du client final, ce qui accorde le droit à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser. Autrement dit, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation. Le remboursement ne peut comprendre un… Lire la suite »

Maes
Maes
juillet 31, 2020 12:04

Bonjour, je vends des objets sur internet en tant que micro entrepreneur. Les frais d’envois par la poste me coutent très cher. il n’est pas envisageable de demander un accord pour chaque clients (regle n1), mais si c’est pour une question de contestation , le risque n’est pas important. de plus la facture des timbres ne peut pas être au nom du client final, mon timbre en lignr (site de la poste) ne le permet pas. Dans le cas ou je garde une copie de la facture de la poste et que je mets sur la facture « frais de port… Lire la suite »

Elisa
Éditeur
Elisa
août 13, 2020 7:46
Reply to  Maes

Bonjour, Il peut être envisageable de faire paraître sur votre annonce en ligne que les frais d’envois sont à la charge du client et ainsi pouvoir les lui facturer en plus du prix de la marchandise. Si cela n’est pas possible, vous pouvez faire figurer sur votre facture la mention frais de débours en y reportant le montant exact des frais de port et y joindre le justificatif en précisant que la facture n’est pas émise au nom du client car cela est impossible mais que vous les avez achetés en son nom suite à son accord écrit. En conséquence,… Lire la suite »

Margaux
Margaux
août 17, 2020 11:31

Bonjour,
Merci pour cet article très instructif.

En ce qui concerne les prestations de service, peut-on faire des débours également ? Je m’explique, je suis architecte d’intérieur, j’ai demandé à une infographiste de réaliser la 3D pour vendre mon projet, que j’ai facturé au centime près à mon client.
Dois-je déclarer ce montant dans mon chiffre d’affaire ou cela fait-il l’objet d’un débours, sachant que je n’ai fais aucune marge dessus ?
Je peux justifier de ce montant grâce à la facture de l’infographiste (doit-elle la faire à mon nom ou celui de mon client ?)

Merci pour votre aide

Elisa
Éditeur
Elisa
août 28, 2020 3:14
Reply to  Margaux

Bonjour, Dans le cadre de votre activité d’architecte d’intérieur, vos frais dédiés à l’infographie pour vendre votre projet ne pourront pas vous être qualifiés de frais de débours ni être remboursés par le client. En effet, comme mentionné dans l’article, les frais de débours sont la somme avancée au nom du client. Son remboursement est assuré par ce dernier au montant exact, sur présentation de la facture. Or, cette dépense pour votre projet n’est pas une dépense avancée au nom du client mais bien un investissement pour mieux promouvoir votre projet. Cela n’est donc pas considéré comme un frais de… Lire la suite »

ASCHNER
ASCHNER
septembre 5, 2020 8:40

bonjour
merci pour vos explications. cependant, j’ai une question: je suis autoentrepreneur et je ne suis plus en franchise de tva.
je fais du convoyage de vehicules en provenance d’allemagne.
est ce que je peux passer les frais de convoyages en debours (j’ai vu qu’on ne peut pas en AE, auquel cas, je ferme mon entreprise). peut on faire des debours forfaitaires? merci

Elisa
Éditeur
Elisa
septembre 17, 2020 4:33
Reply to  ASCHNER

Bonjour, Au vu de votre activité de convoyeur de véhicule, il semble compromis de pouvoir passer les frais de convoyage en frais de débours. En effet, les frais de convoyage sont propres à votre activité, cela n’est donc pas considéré comme un frais de débours mais comme des frais nécessaires à votre activité achetés auprès d’un fournisseur. En outre, des débours forfaitaires ne sont pas envisageables puisqu’il ne s’agit pas d’une refacturation mais d’une déduction de certains frais dont le remboursement a au préalable été consenti par le client. En conséquence, la facture doit avoir été émise au nom du… Lire la suite »