Bulletin d'adhésion association : mentions indispensables

Le bulletin d'adhésion à une association loi 1901 permet de formaliser l'adhésion d'un membre à un organisme associatif. Ce formulaire permet de définir les conditions d’adhésion et de les encadrer. Ainsi, le bulletin d'adhésion doit comporter certaines informations sur l'adhérent ainsi que sa signature et celle du président. Créer mon association en ligneModèle de statuts d'associationTélécharger le guide gratuit sur l’association Qu'est-ce qu'un bulletin d'adhésion à une association ? Un bulletin d'adhésion est un document ou une fiche d'adhésion permettant à une personne physique ou une personne morale de devenir membre d'une association. De plus, cela permet d'officialiser et de formaliser l'arrivée de nouveaux adhérents dans l'association. A l'instar, de la lettre de motivation pour intégrer une association, un tel bulletin permet de recueillir des informations sur les futurs adhérents. En effet, ce document se compose en 2 parties : Une partie à remplir par l'adhérent et conservée par l'association : y figure son nom, son prénom, l'adresse, etc. ; Une partie à remplir par l'association et à remettre à l'adhérent : elle est à conserver à titre de preuve du paiement de la cotisation et de sa qualité de membre. Bon à savoir : le bulletin d'adhésion peut être rempli au format papier mais peut également être rempli de manière dématérialisée, directement en ligne. De nombreux modèles de bulletins d'adhésion sont disponibles sur internet. Il est primordial de vérifier et d'adapter le contenu afin qu'il soit totalement adapté à votre association. Pourquoi établir un tel bulletin d'adhésion ? Etablir tel bulletin d'adhésion n'est pas une obligation légale et il n'est pas obligatoirement un écrit (même si cela est vivement conseillé). Cependant, il a un double rôle lorsqu'il est établi. En effet, il permet à l'association de recueillir des informations sur les membres, et marque la volonté de l'adhérent d'intégrer l'association. A défaut de dispositions statutaires contraires, l'adhésion vaut pour toute la durée de l'association. De manière générale, un tel document implique : Le respect des termes et des conditions par les adhérents ; Un gain de temps dans la collecte des données sur les adhérents ; La tenue d'une liste des membres d'une association ; La mise à jour des informations concernant les nouveaux membres. Attention : lorsqu'un adhérent signe un bulletin d’adhésion, il s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur de l’association. En revanche, un tel bulletin n'a pas de valeur fiscale. En effet, afin de bénéficier des avantages fiscaux définis par l'article 200 du code général des impôts, l'association doit fournir au donateur un reçu fiscal (Cerfa n°11580*03). Les statuts de l'association peuvent prévoir des conditions d'adhésion (diplômes, compétences, etc.). Dans ce cas, le processus d'adhésion doit y être renseigné de manière claire et précise. Quelles informations doivent figurer sur ce bulletin ? Pour être complet le bulletin d'association à une association doit comporter diverses informations : Les informations relatives à l'association ; Les informations relatives à l'adhérent ; Les signatures. Les informations relatives à l'association Tout d'abord, le bulletin doit mentionner plusieurs informations relatives à l'associations telles que : Sa dénomination ; L'adresse de son siège social ; Le montant de la cotisation ou du droit d'entrée à régler ainsi que le mode de paiement ; Les justificatifs à fournir de la part de l'adhérent : photo d'identité, etc. A ce stade, le bulletin doit également faire mention de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Les informations relatives à l'adhérent Ensuite, côté adhérent personne physique, les mentions obligatoires que doit comporter le bulletin sont les suivantes : Son identité : nom et prénoms ; Son adresse ; Sa date de naissance ; Un contact : un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. Selon, la nature de l'association des documents complémentaires peuvent être demandés, tels que des diplômes ou un certificat médical. Face à un mineur, une autorisation parentale peut être demandée. L'adhérent peut également être une personne morale et dans ce cas, les mentions obligatoires varient. Voici un tableau récapitulatif des différentes informations à fournir selon que l'adhérent soit une personne physique ou une personne morale. Adhérent personne physique Adhérent personne morale Informations demandées - Nom et prénom ; - Adresse ; - Date de naissance ; - Contact. - La raison sociale ; - Le numéro SIREN ; - La forme juridique ; - Le contact et le site web le cas échéant. 🔎 Zoom : la liberté contractuelle laissée aux membres dans la rédaction des statuts implique cependant une rédaction claire et minutieuse de ceux-ci. Pour vous aider dans la création de votre association, LegalPlace se charge de l'ensemble des démarches administratives en ligne. L'obligation de signature du formulaire Enfin, le bulletin d'adhésion doit être signé et daté par les 2 parties : l'adhérent et le représentant de l'association. Les signatures permettent de formaliser l'intégration de l'association par l'adhérent et le respect des règles de fonctionnement. Ainsi, l'adhérent doit conserver sa partie du bulletin et l'association la sienne. Comment le bulletin d'adhésion traite-t-il les données personnelles ? Le bulletin d'adhésion, en ligne ou sur papier, doit faire mention de l'utilisation des données collectées, afin d'être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles). Ainsi, l'adhérent dispose d'un droit de regard et de rectification sur les infos le concernant et peut demander l'effacement de ces données une fois qu'il quitte la structure. De plus, l'association ne doit pas vendre les données auxquelles elle a accès. Pour être conforme au RGPD et à la loi du 6 janvier 1978, le bulletin d'adhésion doit comporter une mention relative aux droits concernant les données personnelles. Par exemple, la mention peut être la suivante : "Au regard de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, l'association s'engage à ne pas utiliser les données à des fins commerciales. Quant à l'adhérent, il peut exercer son droit de regard et de rectification concernant ses données personnelles conformément au RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018. Attention : dans les cas où l'association commercialise la liste des adhérents, il est recommandé de prévoir un opt-in. La loi LEN, suivant les recommandations de la CNIL, indique qu'un individu doit donner son consentement pour faire partie d'une prospection directe. Le non-respect des dispositions est passible d'une amende de 750€ par message publicitaire. Comment remplir ce bulletin en ligne ? L'association a le choix du support pour le bulletin d'adhésion, ainsi il peut être établi sur support papier mais également en ligne. Dans ce cas, le futur adhérent le remplit directement en ligne. Ainsi, cette solution apporte de nombreux avantages tels que : Un gain de temps pour les membres qui n'auront pas besoin de se déplacer ; L'ajout facile d'informations pratiques ou de champs facultatifs ; Le paiement de la cotisation directement en ligne une fois le formulaire rempli. A l'instar du bulletin d'adhésion sur support papier, le formulaire en ligne doit recueillir les mêmes informations sur le futur adhérent et mentionner la loi informatique et liberté sur le traitement des donnés personnelles de l'adhérent. Qui peut adhérer à une association ? Pour adhérer à une association, les membres doivent donner leur consentement de manière explicite. De plus, un mineur peut adhérer à une association, hormis si les statuts prévoient le contraire. Ainsi, les membres peuvent être de différentes catégories mentionnées dans les statuts, mais il n'est toutefois pas obligatoire de les différencier. On peut ainsi retrouver : Les membres fondateurs : les membres qui ont créé l'association ; Les membres du bureau de l'association ; Les membres adhérents ; Les membres bienfaiteurs : des membres qui aident l'association en versant de cotisations supplémentaires ; Les membres d'honneur ou honoraires : des membres qui ont généralement rendu des services à l'association. A noter : au cours d'existence, il est possible de procéder au changement du bureau de l'association. La cotisation est-elle obligatoire pour adhérer à une association ? La cotisation est une somme d’argent versée par les membres, lorsque les statuts le prévoient, afin d’assurer le fonctionnement d’une association. Elle n’est pas obligatoire, et dépend de chaque association. La périodicité de versement des cotisations est laissée au libre choix de l’association. Cependant, elle doit obligatoirement être mentionnée dans les statuts. Bon à savoir : les modalités d'adhésion à une association varie selon les dispositions statutaires de chacune. Il n'existe pas qu'un seul moyen. FAQ