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Bulletin d’adhésion à une association : à quoi servent-ils ?
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Le bulletin d’adhésion à une association loi 1901 permet de formaliser l’adhésion d’un membre à un organisme associatif.
Ce formulaire permet de définir les conditions d’adhésion et de les encadrer. Ainsi, le bulletin d’adhésion doit comporter certaines informations sur l’adhérent ainsi que sa signature et celle du président.
Qu’est-ce qu’un bulletin d’adhésion à une association ?
Un bulletin d’adhésion est un document ou une fiche d’adhésion permettant à une personne physique ou une personne morale de devenir membre d’une association.
De plus, cela permet d’officialiser et de formaliser l’arrivée de nouveaux adhérents dans l’association.
A l’instar, de la lettre de motivation pour intégrer une association, un tel bulletin permet de recueillir des informations sur les futurs adhérents.
En effet, ce document se compose en 2 parties :
- Une partie à remplir par l’adhérent et conservée par l’association : y figure son nom, son prénom, l’adresse, etc. ;
- Une partie à remplir par l’association et à remettre à l’adhérent : elle est à conserver à titre de preuve du paiement de la cotisation et de sa qualité de membre.
De nombreux modèles de bulletins d’adhésion sont disponibles sur internet. Il est primordial de vérifier et d’adapter le contenu afin qu’il soit totalement adapté à votre association.
Pourquoi établir un tel bulletin d’adhésion ?
Etablir tel bulletin d’adhésion n’est pas une obligation légale et il n’est pas obligatoirement un écrit (même si cela est vivement conseillé).
Cependant, il a un double rôle lorsqu’il est établi. En effet, il permet à l’association de recueillir des informations sur les membres, et marque la volonté de l’adhérent d’intégrer l’association.
A défaut de dispositions statutaires contraires, l’adhésion vaut pour toute la durée de l’association.
De manière générale, un tel document implique :
- Le respect des termes et des conditions par les adhérents ;
- Un gain de temps dans la collecte des données sur les adhérents ;
- La tenue d’une liste des membres d’une association ;
- La mise à jour des informations concernant les nouveaux membres.
En revanche, un tel bulletin n’a pas de valeur fiscale. En effet, afin de bénéficier des avantages fiscaux définis par l’article 200 du code général des impôts, l’association doit fournir au donateur un reçu fiscal (Cerfa n°11580*03).
Les statuts de l’association peuvent prévoir des conditions d’adhésion (diplômes, compétences, etc.). Dans ce cas, le processus d’adhésion doit y être renseigné de manière claire et précise.
Quelles informations doivent figurer sur ce bulletin ?
Pour être complet le bulletin d’association à une association doit comporter diverses informations :
- Les informations relatives à l’association ;
- Les informations relatives à l’adhérent ;
- Les signatures.
Les informations relatives à l’association
Tout d’abord, le bulletin doit mentionner plusieurs informations relatives à l’associations telles que :
- Sa dénomination ;
- L’adresse de son siège social ;
- Le montant de la cotisation ou du droit d’entrée à régler ainsi que le mode de paiement ;
- Les justificatifs à fournir de la part de l’adhérent : photo d’identité, etc.
A ce stade, le bulletin doit également faire mention de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Les informations relatives à l’adhérent
Ensuite, côté adhérent personne physique, les mentions obligatoires que doit comporter le bulletin sont les suivantes :
- Son identité : nom et prénoms ;
- Son adresse ;
- Sa date de naissance ;
- Un contact : un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
Selon, la nature de l’association des documents complémentaires peuvent être demandés, tels que des diplômes ou un certificat médical.
Face à un mineur, une autorisation parentale peut être demandée.
L’adhérent peut également être une personne morale et dans ce cas, les mentions obligatoires varient.
Voici un tableau récapitulatif des différentes informations à fournir selon que l’adhérent soit une personne physique ou une personne morale.
| Adhérent personne physique | Adhérent personne morale | |
| Informations demandées | – Nom et prénom ;
– Adresse ; – Date de naissance ; – Contact. |
– La raison sociale ;
– Le numéro SIREN ; – La forme juridique ; – Le contact et le site web le cas échéant. |
L’obligation de signature du formulaire
Enfin, le bulletin d’adhésion doit être signé et daté par les 2 parties : l’adhérent et le représentant de l’association.
Les signatures permettent de formaliser l’intégration de l’association par l’adhérent et le respect des règles de fonctionnement.
Ainsi, l’adhérent doit conserver sa partie du bulletin et l’association la sienne.
Comment le bulletin d’adhésion traite-t-il les données personnelles ?
Le bulletin d’adhésion, en ligne ou sur papier, doit faire mention de l’utilisation des données collectées, afin d’être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles).
Ainsi, l’adhérent dispose d’un droit de regard et de rectification sur les infos le concernant et peut demander l’effacement de ces données une fois qu’il quitte la structure.
De plus, l’association ne doit pas vendre les données auxquelles elle a accès.
Pour être conforme au RGPD et à la loi du 6 janvier 1978, le bulletin d’adhésion doit comporter une mention relative aux droits concernant les données personnelles.
Par exemple, la mention peut être la suivante : “Au regard de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’association s’engage à ne pas utiliser les données à des fins commerciales. Quant à l’adhérent, il peut exercer son droit de regard et de rectification concernant ses données personnelles conformément au RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018.
Comment remplir ce bulletin en ligne ?
L’association a le choix du support pour le bulletin d’adhésion, ainsi il peut être établi sur support papier mais également en ligne.
Dans ce cas, le futur adhérent le remplit directement en ligne.
Ainsi, cette solution apporte de nombreux avantages tels que :
- Un gain de temps pour les membres qui n’auront pas besoin de se déplacer ;
- L’ajout facile d’informations pratiques ou de champs facultatifs ;
- Le paiement de la cotisation directement en ligne une fois le formulaire rempli.
A l’instar du bulletin d’adhésion sur support papier, le formulaire en ligne doit recueillir les mêmes informations sur le futur adhérent et mentionner la loi informatique et liberté sur le traitement des donnés personnelles de l’adhérent.
Qui peut adhérer à une association ?
Pour adhérer à une association, les membres doivent donner leur consentement de manière explicite.
De plus, un mineur peut adhérer à une association, hormis si les statuts prévoient le contraire.
Ainsi, les membres peuvent être de différentes catégories mentionnées dans les statuts, mais il n’est toutefois pas obligatoire de les différencier.
On peut ainsi retrouver :
- Les membres fondateurs : les membres qui ont créé l’association ;
- Les membres du bureau de l’association ;
- Les membres adhérents ;
- Les membres bienfaiteurs : des membres qui aident l’association en versant de cotisations supplémentaires ;
- Les membres d’honneur ou honoraires : des membres qui ont généralement rendu des services à l’association.
La cotisation est-elle obligatoire pour adhérer à une association ?
La cotisation est une somme d’argent versée par les membres, lorsque les statuts le prévoient, afin d’assurer le fonctionnement d’une association.
Elle n’est pas obligatoire, et dépend de chaque association.
La périodicité de versement des cotisations est laissée au libre choix de l’association. Cependant, elle doit obligatoirement être mentionnée dans les statuts.
FAQ
Quelles sont les règles d'adhésion à une association ?
Les conditions d'adhésion à une association varient selon les associations. En pratique, une condition revient régulièrement : le paiement d'une cotisation. Toutefois, d'autres conditions comme des compétences ou un diplôme peuvent être exigées.
Quelle est la différence entre le droit d'entrée et la cotisation ?
Le droit d'entrée dans une association se règle lors de l'adhésion à la structure, alors que la cotisation se verse selon une certaine périodicité déterminée par les statuts. En règle générale, elle est souvent annuelle.
Est-il obligatoire d'adhérer à une association ?
La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association pose comme principe directeur celui de la liberté. Ainsi, quiconque est libre d'adhérer ou non à une association.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 24/01/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour, pouvez vous confirmer les informations liées à l’identité de l’adhérent qui doivent être récoltées au minimum. En particulier, la date de naissance doit elle être collectée quelle que soit l’activité de l’association
Bonjour,
Voici les mentions obligatoires qui doit contenir à un bulletin d’adhésion à une association sont les suivantes :
l’identité de l’adhérent, l’adresse de l’adhérent, son numéro de téléphone, le nom de l’association, l’adresse de l’association, le montant de la cotisation versée ainsi que les modalités de règlement (chèque, virement ou espèces).
En espérant avoir répondu à vos interrogations,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Est-ce que les cotisations des membres adhérents peuvent transités par une autre association ? Si l’association fait partie d’une autre association en chapotant plusieurs ?
Et est-ce que des revenus issus de conventions de partenariats avec des professionnels (entreprises ou indépendants) sont considérés comme des revenus d’activités lucratives ?
Merci
Bonjour,
Le fonctionnement de l’association et les modalités de paiement des cotisations sociales sont prévus par les statuts de l’association. Nous vous invitons à les consulter sur ce point.
Si besoin n’hésitez pas à consulter un professionnel en la matière afin d’obtenir des informations personnalisées.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Combien de temps doit-on garder les bulletins d’adhésions ?
Bonjour,
En France, la durée de conservation des bulletins d’adhésion d’une association n’est pas clairement spécifiée par la loi. Cependant, il est recommandé de les conserver pendant une certaine période pour des raisons administratives, fiscales ou juridiques. Il peut notamment être judicieux de les conserver pendant la durée de l’adhésion de la personne concernée, voire un peu plus longtemps afin qu’ils servent de preuve en cas de litige par exemple.
En espérant que notre réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace
Dans le cadre d’une association qui proposer des abonnements à des cours (sport ou loisirs) le schéma suivant est il correct :
Les intervenants assurant les cours peuvent-ils payer une adhésion ou cotisation d’un autre montant pour participer aux frais de structures ?
Merci
Bonjour,
Les modalités de fonctionnement d’une association sont prévues par les statuts de l’association.
Des frais d’adhésion ou de cotisations peuvent varier selon la qualité de membre et l’accès aux différentes prestations proposées par l’association. Ces derniers peuvent être votés lots de l’AG.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Dans le cas d’un bulletin en ligne, la signature est-elle obligatoire aussi ? Si oui, comment la formaliser ?
Bonjour,
Il est possible de procéder à une signature électronique en ligne.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace