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Les registres d’association

Les registres d’association

Les registres d’association sont des registres spéciaux où sont consignés les événements qui interviennent au cours de la vie de l’association.

Certains registres sont obligatoires. D’autre registres sont facultatifs, mais ils demeurent favorables à la prospérité de l’association.

Qu’est-ce qu’un registre d’association ?

Une fois la publication effectuée au Journal officiel, une association dispose de droits et d’obligations. Parmi celles-ci, on retrouve l’obligation de communiquer les modifications administratives et statutaires de l’association, mais aussi l’état de la comptabilité de l’association. Ces informations peuvent être rendues publiques par le greffe des associations.

Par ailleurs, ces informations sont conservées au sein de registres. Il s’agit de documents retraçant de manière chronologique les décisions prises ou les opérations réalisées au sein de l’organisme associatif.

Bon à savoir : Les données sont conservées au siège de l’association. Les registres apparaissent donc comme un outil de sécurité juridique et de transparence.

Une association est-elle dans l’obligation de tenir un registre spécial ?

Si le registre spécial est désormais facultatif, il existe d’autres types de registres obligatoires pour certaines associations.

Le registre spécial : un cas particulier

Auparavant, l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association imposait aux associations de disposer d’un registre spécial mis à jour. Ce dernier devait récapituler de façon méticuleuse tous les changements ou les modifications ayant eu lieu depuis la création de l’association.

Cependant, l’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015, a supprimé l’obligation de tenir à jour un registre spécial. Cette modification permet de simplifier le milieu associatif. Toujours, sa mise en place reste fortement conseillée de manière à maximiser la sécurité juridique de l’association.

En effet, le registre spécial permet de retracer le fonctionnement de l’association, et notamment les démarches effectuées en préfecture : transfert de siège social, changement de président, etc.

Les registres facultatifs, mais recommandés

Le registre des délibérations est un dossier qui permet de conserver l’historique des décisions prises lors des assemblées générales de l’association. Toute personne contestant une décision peut se référer à ce document qui constitue une preuve fondamentale en cas de litige. Sa transmission simplifie également l’intégration des nouveaux dirigeants, mais aussi les relations externes.

Le registre des adhérents regroupe la liste de tous les membres faisant partie de l’association. Informatisé, il permet de simplifier la gestion administrative et la communication par mail ou voie postale.

Les registres obligatoires sous certaines conditions

La mise en place du registre unique du personnel devient obligatoire dès lors que l’association décide de recruter des salariés. Il classifie tous les salariés de manière chronologique, depuis leur embauche.

Bon à savoir : Ce dernier doit être conservé au siège de l’association durant 5 ans à compter de la date de départ des salariés.

Une association a également l’obligation de tenir un registre comptable. Ce document permet d’établir l’ensemble des ressources et des dépenses de l’association. Une association doit donc tenir un livre-journal, répertoriant par date les recettes et dépenses de l’organisme, un grand livre et un livre d’inventaire, dans lequel sont centralisés les comptes annuels.

Que contiennent les registres d’association ?

Les registres regroupent des informations pertinentes depuis la naissance de l’association. Ils ne doivent pas nuire à ses membres et doivent être en mesure de les protéger juridiquement, en cas de litige.

Document juridique

Le registre spécial est un document dont les pages sont numérotées et reliées entre elles.

La première doit expressément indiquer le nom de l’association et l’adresse du siège social. Les changements apportés au dossier doivent obligatoirement être attestés par des pièces justificatives, datés et signés par le dirigeant.

Ce document regroupe tous les événements et les modifications qui surviennent au cours de la vie associative, tels que :

Retranscription verbale des décisions

Le registre des délibérations regroupe les décisions prises lors des assemblées générales, des conseils d’administration ou des réunions. Les feuilles des procès-verbaux ne doivent pas contenir de blancs, de ratures ni de surcharges. Ainsi, on y énonce :

  • Le nom de l’association ;
  • La date et le lieu du rassemblement ;
  • Le mode de convocation à l’assemblée générale d’une association ;
  • Les membres présents ;
  • Les absents ;
  • Les tiers qui y participent ;
  • Le nombre de présences minimales (quorum d’association) nécessaires à la délibération ;
  • Les documents mis à la disposition des membres ;
  • L’ordre du jour ;
  • Le rapport des délibérations ;
  • Le résultat des votes.

Répertoire des membres de l’association

Le registre unique du personnel classifie les salariés de l’association par ordre chronologique, depuis leur embauche. Les mentions suivantes doivent apparaître :

  • Nom et prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Sexe ;
  • Nationalité ;
  • Poste occupé ;
  • Qualifications ;
  • Date d’entrée, et le cas échéant date de sortie de l’association ;
  • Date d’autorisation d’embauche ou de licenciement.

Le registre des adhérents répertorie les données personnelles des membres de l’association.

Attention : les informations qu’il contient ne doivent pas porter atteinte à leur vie privée ni à leurs libertés. Par conséquent, aucun renseignement concernant leurs origines, leurs opinions politiques et philosophiques, leur religion, leur engagement syndical, leur état de santé, leur orientation sexuelle ou encore leur dossier judiciaire ne pourra être précisé.

Dossier comptable de l’association

Le registre comptable comprend :

  • Le livre journal, qui regroupe toutes les recettes et les dépenses répertoriées chronologiquement avec les montants, les libellés et les pièces justificatives ;
  • Le grand livre, qui reprend toutes les opérations du livre journal et de l’ensemble des comptes utilisés par l’association ;
  • Le livre d’inventaire, qui rassemble les comptes annuels de l’association (compte de résultat, bilan, inventaire…).

Qui est en droit de consulter les registres de l’association ?

Tout le monde n’est pas en mesure d’accéder aux données personnelles d’une association. Certaines informations ne doivent pas être communiquées aux personnes non autorisées.

En justice

Cela concerne principalement les documents obligatoires à la vie associative. Certains registres peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal, judiciaire ou bien administratif et l’association est tenue de les mettre à disposition.

De plus, les tiers doivent détenir la possibilité de consulter les informations liées à la modification des statuts afin de vérifier leur exactitude dès lors qu’ils entrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association.

Auprès du public

La loi du 1er juillet 1901 prévoit une publication officielle accessible aux tiers. Ce sont des documents obligatoires, déposés auprès du greffe des associations et qui peuvent être consultés :

  • Les statuts des membres ainsi que leurs modifications ;
  • La déclaration initiale de l’association ;
  • Les documents comptables des associations qui bénéficient de subventions publiques supérieures à 153 000 euros ;
  • Les modifications administratives ;
  • Le changement d’adresse du siège social.
À noter : Il est également possible de consulter les annonces officielles sur le site du Journal Officiel en vous munissant du n° RNA de l’association.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Philomène Bonzou
Philomène Bonzou
décembre 17, 2020 8:57

Bien fait