Les registres d’association
Dernière mise à jour le 07/03/2023
Les registres d’association sont des registres spéciaux où sont consignés les événements qui interviennent au cours de la vie de l’association.
Certains registres sont obligatoires. D’autres registres sont facultatifs, mais il est conseillé d’en tenir quelques uns pour assurer le bon fonctionnement de l’association.
Une fois l’association déclarée et la publication de constitution au journal officiel des associations effectuée, l’association a des droits et des obligations.
A ce titre, elle doit déclarer les modifications de l’association (notamment les modifications statutaires) et sa comptabilité.
De telles informations peuvent être rendues publiques par le greffe des associations.
De plus, ces informations ont vocation à être conservées dans les registres de l’association. Les registres associatifs permettent ainsi de retracer chronologiquement tous les documents et les décisions prises par l’association.
L’association doit-elle tenir un registre spécial ?
Auparavant, l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association imposait aux associations de disposer d’un registre spécial mis à jour. Ce dernier devait faire état de toutes les modifications et de tous les changements ayant eu lieu depuis la création de l’association.
Cependant, l’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015, a supprimé l’obligation de tenir à jour un registre spécial, afin de simplifier le régime des associations et des fondations.
Malgré, l’absence d’obligation légale en matière, sa mise en place reste fortement conseillée de manière à maximiser la sécurité juridique de l’association.
En effet, le registre spécial permet de retracer le fonctionnement de l’association, et notamment les démarches effectuées en préfecture : transfert de siège social, changement de président, etc.
Il se présente sous la forme d’un document où les pages sont numérotées et reliées entre elles.
La première doit expressément indiquer le nom de l’association et l’adresse de son siège social.
Ensuite, les changements apportés au dossier doivent obligatoirement être attestés par des pièces justificatives, datés et signés par le dirigeant.
Les différent changements répertoriés peuvent être de différente nature :
- Les modifications des statuts juridiques de l’association;
- Le changement du bureau de l’association ;
- Les remplacements de dirigeants ;
- La création de nouveaux établissements ;
- Le transfert du siège social ;
- Les démarches juridiques ;
- Les acquisitions, les donations, les ventes , etc.
Quels sont les autres registres pour une association ?
Au-delà du registre spécial, dans des situations données, l’association devra établir certains registres, tels que :
- Le registre des délibérations ;
- Le registre unique du personnel ;
- Le registre des adhérents.
Le registre des délibérations
Au-delà de la loi, les statuts ou le règlement intérieur de l’association peuvent imposer la tenue d’un registre des délibérations.
C’est régulièrement le cas lorsque l’association est reconnue d’utilité publique.
A l’inverse, tenir un tel registre n’est pas obligatoire malgré le fait qu’il soit conseillé en pratique.
Ainsi, un tel registre permet de recenser toutes les décisions prises par l’assemblée générale de l’association, le bureau et le conseil d’administration. En effet, il peut constituer une preuve en cas de litige ou de contestation.
Les principales utilités du registre des délibération sont les suivantes :
- Etablir un historique pour l’association ;
- Faciliter la transmission de l’association entre les anciens et les nouveaux dirigeants.
En pratique, ce registre doit contenir tous les procès-verbaux ainsi que les informations suivantes :
- Le nom de l’association ;
- La date et le lieu du rassemblement ;
- Le mode de convocation à l’assemblée générale d’une association ;
- Les membres présents et absents ;
- Les tiers présents ;
- Le nombre de présences minimales (quorum d’association) nécessaires à la délibération ;
- Les documents mis à la disposition des membres ;
- L’ordre du jour ;
- Le rapport des délibérations ;
- Le résultat des votes.
Le registre unique du personnel
Ce registre est obligatoire dès que l’association emploie des salariés.
Ainsi, un tel registre répertorie tous les salariés en fonction de la date de leur embauche par l’association.
Pour chaque salarié, les informations suivantes doivent être indiquées dans le registre :
- Nom, prénom, date de naissance ;
- Nationalité ;
- Sexe ;
- Type d’emploi ;
- Qualification ;
- Date d’entrée et de sortie le cas échéant ;
- Date d’autorisation d’embauche ou de licenciement, le cas échéant.
Le registre des adhérents
De manière facultaire, l’association peut également choisir de tenir un registre des adhérents.
Il s’agit d’une liste de tous les membres de l’association.
Pour des petites associations, un carnet peut suffire. En revanche, pour des associations de plus grande envergure, un registre informatisé permet de simplifier la gestion administrative et la communication par mail ou voie postale.
Sauf demande contraire de la part de l’adhérent, ses données personnelles peuvent être conservées après son départ.
L’association doit-elle tenir un registre comptable ?
Une association a également l‘obligation de tenir un registre comptable.
Ce document permet d’établir la comptabilité de l’association avec l’ensemble des ressources et des dépenses de l’association.
Ainsi, ce registre comprend les documents comptables suivants :
- Le livre journal : regroupe toutes les recettes et les dépenses répertoriées chronologiquement avec les montants, les libellés et les pièces justificatives ;
- Le grand livre : comprend toutes les opérations du livre journal et de l’ensemble des comptes utilisés par l’association ;
- Le livre d’inventaire : rassemble les comptes annuels de l’association (compte de résultat, bilan, inventaire).
Qui peut consulter ces registres ?
Selon les informations visées, tout le monde n’est pas en mesure d’y avoir accès. En effet, certains sont accessibles par les tiers et d’autres par la justice.
Le public
La loi du 1er juillet 1901 prévoit une publication officielle accessible aux tiers.
Ce sont des documents obligatoires, déposés auprès du greffe des associations et qui peuvent être consultés :
- Les statuts des membres ainsi que leurs modifications ;
- La déclaration initiale de l’association ;
- Les documents comptables des associations qui bénéficient de subventions publiques supérieures à 153 000 euros ;
- Les modifications administratives ;
- Le changement d’adresse du siège social.
La justice
Certains registres peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal, judiciaire ou administratif et l’association est tenue de les mettre à disposition.
De plus, les tiers doivent détenir la possibilité de consulter les informations liées à la modification des statuts de l’association afin de vérifier leur exactitude dès lors qu’ils entrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association.
Comment obtenir des informations sur une association ?
Enfin, toute personne peut obtenir des informations sur une association déclarée par plusieurs moyens :
- Sur internet : sur le site journal-officiel.gouv.fr ou sur le site data.gouv.fr avec le numéro RNA de l’association ;
- Sur place ou par courrier : auprès du greffe des associations à la préfecture, des ministères, des collectivités territoriales ou auprès du Miviludes.
FAQ
Qui doit signer le procès-verbal de l'assemblée générale d'une association ?
Sauf disposition contraire dans les statuts, c'est l'organe qui préside l'assemblée générale, généralement le président de l'association, qui signe les différents procès-verbaux.
Comment savoir si une association est enregistrée ?
Vous pouvez vérifier si une association est enregistrée sur le site data.gouv.fr et en consultant le répertoire national des associations qui mentionne toutes les associations loi 1901 déclarées.
Est-il obligatoire de déclarer une association ?
En règle générale, il faut déclarer une association loi 1901 auprès de la préfecture. En revanche, l'association de fait est légale, elle se constitue sans autorisation ni déclaration .
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 07/03/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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