Une association doit-elle encore tenir un registre ?

Une association doit-elle encore tenir un registre ?

Actuellement, on dénombre environ 1 500 000 associations de tous types en activité en France. Ce succès conséquent fait directement écho à l’un des principaux fondements de la démocratie : la liberté de se rassembler, promulguée par la loi de 1901. Elle permet à tout citoyen de créer une association ou d’en faire partie. D’un tel droit découle l’établissement de plusieurs registres. Certains constituent une obligation au regard de la justice quand d’autres, considérés comme facultatifs, s’avèrent favorables à la prospérité de l’organisation :

  • Le registre spécial ;
  • Le registre des délibérations ;
  • Le registre unique du personnel ;
  • Le registre des adhérents ;
  • Le registre comptable.

 

Qu’est-ce qu’un registre d’association ?

Après sa publication au journal officiel, une association devient une entité juridique. Cela signifie qu’elle existe légalement et qu’elle est en mesure d’établir des accords ou des contrats et qu’elle ne peut se soustraire à la loi. En effet, elle est tenue de communiquer certaines modifications administratifs de l’association, modifications statutaires et la comptabilité de l’association qui peuvent être rendus publics par le greffe des associations.

Ces registres, qui retranscrivent de manière chronologique les informations réglementaires, les décisions prises ou les opérations réalisées au sein de l’association, sont prescrits afin de protéger légalement la structure face à une quelconque accusation d’un tiers, en attestant de sa régularité.

Les données sont conservées au siège de l’association et constituent la mémoire ou l’historique de l’entreprise. En d’autres termes, les registres apparaissent comme un outil de sécurité juridique et de transparence, d’où l’importance de la traçabilité de ses renseignements.

 

Une association est-elle encore dans l’obligation de tenir un registre spécial ?

Si le registre spécial est désormais facultatif, il existe d’autres types de registres obligatoires pour certaines associations.

Le registre spécial : un cas particulier

Auparavant, la loi du 1er juillet 1901, article 5 alinéa 5, relative au contrat d’association imposait à ces entités de disposer d’un registre spécial à jour. Ce dernier doit récapituler de façon méticuleuse tous les changements ou les modifications ayant eu lieu depuis la création de l’entreprise.

Cependant, l’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015, entrée en vigueur en vue de simplifier le monde associatif, a désormais rendu sa possession facultative. Toujours est-il que sa mise en place reste fortement conseillée de manière à maximiser la sécurité juridique de l’association.

Les registres facultatifs, mais recommandés

Le registre des délibérations est un dossier, qui permet de conserver l’historique des décisions prises lors des assemblées générales de l’association. Toute personne contestant une décision peut se référer à ce document qui constitue une preuve fondamentale en cas de litige. Sa transmission simplifie également l’intégration des nouveaux dirigeants, mais aussi les relations externes, grâce à la diffusion sur demande des procès-verbaux.

Le registre des adhérents regroupe la liste de tous les membres faisant partie de l’association. Informatisé, il permet de simplifier la gestion administrative et la communication par mail ou voie postale. Ce dernier n’est plus soumis à une déclaration de la CNIL. Cependant, les données de l’adhérent ne peuvent être conservées après son départ.

Les registres obligatoires sous certaines conditions

La mise en place du registre unique du personnel devient obligatoire dès lors que l’association a décidé de recruter des salariés parmi elle. Il classifie tous les employés engagés de manière chronologique. Ce dernier doit être conservé au siège durant cinq ans après la date de départ des membres ayant été embauchés.

L’édition d’un registre comptable est obligatoire pour une association loi 1901 lorsque cette dernière perçoit des dons ou des subventions publiques, qu’elle devient lucrative ou qu’elle emploie des salariés. Ce document permet d’établir l’ensemble des ressources et des dépenses de l’entreprise et constitue une protection face aux contentieux judiciaires.

 

Que contiennent les registres d’association ?

Tous ces documents regroupent des informations pertinentes depuis la naissance de l’entité. Celles-ci ne doivent pas nuire à ses membres et, surtout, elles sont tenues d’être en mesure de les protéger juridiquement, de même que la structure, en cas de litige.

Document juridique

Le registre spécial est un document dont les pages sont numérotées et reliées entre elles. La première doit expressément stipuler le nom de l’association et l’adresse du siège social. Les changements apportés au dossier doivent obligatoirement d’être attestés par des pièces justificatives, datés et signés par le dirigeant ou une personne agréée. Ce document regroupe tous les événements et les modifications qui surviennent au cœur de la vie associative, tel que :

Retranscription verbale des décisions

Le registre des délibérations regroupe les décisions prises lors des assemblées générales, des conseils d’administration ou des réunions. Les feuilles des procès-verbaux ne doivent pas contenir de blancs, de ratures ni de surcharges. Ainsi, on y énonce :

  • Le nom de l’association ;
  • La date et le lieu du rassemblement ;
  • Le mode de convocation à l’assemblée générale d’une association et la personne à l’origine de cette invitation ;
  • Les membres présents ;
  • Les absents ;
  • Les tiers qui y participent ;
  • Le nombre de présences minimales (quorum d’association) nécessaires à la délibération ;
  • Les documents supports utilisés ;
  • Le sujet de l’assemblée ;
  • Le rapport des délibérations ;
  • Le résultat des votes.

Répertoire des membres de l’association

Le registre unique du personnel classifie les salariés de l’association par ordre chronologique d’embauche. Les mentions suivantes doivent apparaître :

  • Nom et prénom ;
  • Adresse ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Mail ;
  • Type de contrat de travail ;
  • Date d’arrivée.

Le registre des adhérents répertorie les données personnelles des membres de l’association. Attention, les informations qu’il contient ne doivent pas porter atteinte à leur vie privée ni à leur libertés. Par conséquent, aucun renseignement concernant leurs origines, leurs opinions politiques et philosophiques, leur religion, leur engagement syndical, leur état de santé, leur orientation sexuelle ou encore leur dossier judiciaire ne pourra être précisé. Uniquement les éléments ci-après doivent être déclarés :

  • Nom et prénom ;
  • Sexe ;
  • Date de naissance ;
  • Nationalité ;
  • Poste occupé ;
  • Qualifications ;
  • Date d’arrivée ;
  • Date de départ ;
  • Date d’engagement ;
  • Date de licenciement.

Dossier comptable de l’association

Le registre comptable comprend :

  • Le livre journal, qui regroupe toutes les recettes et les dépenses répertoriées chronologiquement avec les montants, les libellés, les pièces justificatives ;
  • Le grand livre, qui reprend toutes les opérations du livre journal et de l’ensemble des comptes utilisés par l’entreprise ;
  • Le livre d’inventaire, qui rassemble les comptes annuels de l’association (compte de résultat, bilan, inventaire…).

 

Qui est en droit de consulter les registres de l’association ?

Tout le monde n’est pas en mesure d’accéder aux données personnelles d’une association. Certaines informations ne doivent pas être communiquées aux personnes non autorisées. Il existe 3 cas de figure qui autorisent un degré d’accès plus ou moins complet à ces documents.

Au sein-même de l’association

Des conflits apparaissent régulièrement en raison du vide juridique concernant les libertés des adhérents. L’association est régie par ses dirigeants et les droits de ses membres sont définis selon leurs statuts ainsi que le règlement intérieur de l’association.

L’obligation la plus commune est celle de diffuser les documents comptables lors de l’Assemblée Générale annuelle. Mais en réalité, seulement une synthèse est transmise pour approbation, sans aucun détail ni pièce justificative.

Quant au registre spécial, s’il est établi, il peut être consulté par les membres afin de vérifier son actualisation, mais aussi de distinguer la conformité des statuts et donc des obligations de chacun.

En justice

Cela concerne principalement les documents obligatoires à la vie associative. Certains registres peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal, judiciaire ou bien administratif à tout moment et l’association est tenue de les mettre à disposition.

De plus, les tiers doivent détenir la possibilité de consulter les informations liées à la modification des statuts afin de vérifier leur exactitude dès lors qu’ils entrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association.

Auprès du public

La loi de 1901 prévoit une publication officielle accessible aux tiers, dont les copies des informations sont payantes. Ce sont des documents obligatoires, déposés auprès du greffe des associations et qui peuvent être examinés :

  • Les statuts des membres ainsi que leurs modifications ;
  • La déclaration initiale de l’association ;
  • Les documents comptables des associations qui bénéficient de plus de 153 000 euros de subventions ou de dons ;
  • Les modifications administratives ;
  • La liste des acquisitions d’établissements et des immeubles de l’association ;
  • Le changement d’adresse du siège social ;
  • Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, mais il peut y être annexé.

Il est également possible de consulter les annonces officielles sur le site du Journal Officiel en vous munissant du n° RNA de l’association. Y sont également publiés les documents comptables de celles disposant de plus de 153 000 euros de subvention comme de don.

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