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Les registres d’association
Dernière mise à jour le 19/04/2024
Les registres d’association sont des registres spéciaux où sont consignés les événements qui interviennent au cours de la vie de l’association loi 190.
Certains registres sont obligatoires. D’autres registres sont facultatifs, mais il est conseillé d’en tenir quelques-uns pour assurer le bon fonctionnement de l’association et retracer chronologiquement tous les documents et les décisions prises par l’association.
A quoi sert un registre d’association ?
Avant toute chose, il est important de définir la notion de registre d’association et voir comment obtenir les informations de ce registre.
La définition
Un registre d’association est un document officiel utilisé par une association pour enregistrer et suivre les informations sur ses membres.
Une fois que l’association est officiellement enregistrée et que sa constitution est publiée dans le journal officiel des associations, elle acquiert des droits et des responsabilités.
En conséquence, l’association est tenue de signaler toute modification dans l’association, en particulier celles liées aux statuts et à sa comptabilité.
La tenue de ce registre est souvent une obligation légale dans de nombreux pays afin d’assurer la transparence et une gestion adéquate de l’association.
Certaines informations peuvent être divulguées au public par le greffe des associations.
De plus, il est prévu que ces informations soient consignées dans les registres de l’association.
Globalement, ces registres servent à retracer de manière chronologique tous les documents et décisions prises par l’association.
Obtenir les informations sur une association
Il existe différents moyens pour avoir des informations sur une association.
En effet, il est possible de se renseigner avec :
- Le site web de l’Association ;
- Le Registre National des Associations (RNA) ;
- Les réseaux sociaux ;
- Des articles de presse ;
- Demande directe en contactant l’association.
L’association doit-elle tenir un registre spécial ?
Auparavant, l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 portant sur le contrat d’association imposait aux associations de maintenir un registre spécial constamment mis à jour, répertoriant toutes les modifications survenues depuis la création de l’association.
Cependant, l’ordonnance n°2015-904 du 23 juillet 2015, a supprimé cette obligation dans le but de simplifier le régime des associations et des fondations.
Malgré l’absence d’une exigence légale à cet égard, il est fortement recommandé de mettre en place un tel registre afin de renforcer la sécurité juridique de l’association.
En effet, ce registre spécial permet de consigner le fonctionnement de l’association, notamment les démarches effectuées en préfecture telles que le transfert de siège social ou le changement de président.
Le registre se présente sous la forme d’un document avec des pages numérotées et reliées entre elles.
La première page doit clairement indiquer le nom de l’association et l’adresse de son siège social.
Les modifications apportées au dossier doivent obligatoirement être accompagnées de pièces justificatives, datées et signées par le dirigeant.
Les divers changements répertoriés peuvent concerner différents aspects tels que :
- Les modifications des statuts juridiques de l’association ;
- Le changement du bureau de l’association ;
- Les remplacements de dirigeants ;
- La création de nouveaux établissements ;
- Le transfert du siège social;
- Les démarches juridiques ;
- Les acquisitions, les donations, les ventes, etc.
Quels sont les autres registres pour une association ?
Au-delà du registre spécial, dans des situations données, l’association devra établir certains registres, tels que :
- Le registre des délibérations ;
- Le registre unique du personnel ;
- Le registre des adhérents.
Le registre des délibérations
Au-delà des dispositions légales, les statuts ou le règlement intérieur d’une association peuvent exiger la tenue d’un registre des délibérations, une pratique fréquemment observée notamment pour les associations reconnues d’utilité publique.
En revanche, bien que non obligatoire, la tenue d’un tel registre est généralement recommandée pour des raisons pratiques.
Ce registre joue un rôle crucial en répertoriant toutes les décisions prises par l’assemblée générale de l’association, le bureau et le conseil d’administration de l’association.
Il peut servir de preuve en cas de litige ou de contestation.
Les principales utilités du registre des délibérations sont l’établissement d’un historique pour l’association et la facilitation de la transmission entre les anciens et les nouveaux dirigeants.
En pratique, ce registre doit inclure l’ensemble des procès-verbaux, ainsi que les informations suivantes :
- Le nom de l’association ;
- La date et le lieu du rassemblement ;
- Le mode de convocation à l’assemblée générale d’une association ;
- Les membres présents et absents ;
- Les tiers présents ;
- Le nombre de présences minimales (quorum d’association) nécessaires à la délibération ;
- Les documents mis à la disposition des membres ;
- L’ordre du jour ;
- Le rapport des délibérations ;
- Le résultat des votes.
Le registre unique du personnel
Ce registre est obligatoire dès que l’association emploie des salariés.
De cette manière, ce registre répertorie tous les employés en fonction de la date à laquelle ils ont été recrutés par l’association.
Pour chaque salarié, les informations suivantes doivent être indiquées dans le registre :
- Nom, prénom, date de naissance ;
- Nationalité ;
- Sexe ;
- Type d’emploi ;
- Qualification ;
- Date d’entrée et de sortie le cas échéant ;
- Date d’autorisation d’embauche ou de licenciement, le cas échéant.
Le registre des adhérents
L’association peut faire le choix de tenir un registre des adhérents, de manière facultative.
Il s’agit d’une liste de tous les membres de l’association.
Les petites associations peuvent simplement utiliser un carnet.
En revanche, pour des associations plus importantes, le fait d’utiliser un registre informatisé, facilite la gestion administrative et les communications.
Sauf indication contraire de la part de l’adhérent, ses informations personnelles peuvent être maintenues enregistrées même après son départ.
- Le registre spécial ;
- Le registre des associations ;
- Le registre unique du personnel ;
- Le registre des adhérents.
Quelle est la différence entre le RNA et les autres registres des associations ?
Le Répertoire National des Associations (RNA) est un registre national géré au niveau national qui recense l’ensemble des associations déclarées en France.
Il attribue un numéro RNA, souvent requis dans les démarches administratives et pour bénéficier de certains avantages fiscaux.
De plus, les associations doivent également, dans certains cas, déposer leurs statuts et documents officiels auprès du greffe du tribunal de commerce.
Ce sont les associations qui tiennent en interne des registres mentionnant les décisions, les modifications statutaires et les comptes financiers.
Ainsi, cela assure une gestion transparente et conforme aux règlements internes.
Ces registres internes ne sont pas nécessairement publics, contrairement au RNA et aux registres au greffe, qui jouent un rôle crucial dans la déclaration, la publicité et la gestion des associations.
Comment consulter le registre d’association ?
Pour consulter un registre, il faut savoir où le trouver, et qui peut le consulter.
Le processus de parcours d’un registre d’association peut varier en fonction du type de registre et des informations que vous recherchez.
Il existe différentes possibilités en fonction de ce que vous recherchez comme informations en consultant le registre d’association.
Si vous recherchez une information :
- Pour le RNA il est possible de le consulter directement en ligne sur le site officiel du gouvernement où en se rendant directement en préfecture ;
- Pour le registre au greffe : vous devez vous rendre au greffe du tribunal ;
- Pour les registres internes de l’association : contactez l’association pour connaître les modalités d’accès aux documents internes.
Qui peut le consulter ?
Il existe deux types de personnes/organisations qui peuvent consulter un registre, avec différentes finalités : le public et la justice (lors de contrôles).
Le public
La loi du 1er juillet 1901 prévoit une publication officielle accessible aux tiers.
Ce sont des documents obligatoires, déposés auprès du greffe des associations.
Il est possible de consulter les statuts d’une association :
- Les statuts des membres ainsi que leurs modifications ;
- La déclaration initiale de l’association ;
- Les documents comptables des associations qui bénéficient de subventions d’association supérieures à 153 000 euros ;
- Les modifications administratives ;
- Le changement d’adresse du siège social.
La justice
Il est possible que certains registres fassent l’objet d’un contrôle fiscal, judiciaire ou administratif. L’association est tenue de les mettre à disposition.
De plus, les tiers doivent détenir la possibilité de consulter les informations liées à la modification des statuts de l’association afin de vérifier leur exactitude dès lors qu’ils entrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association.
L’association doit-elle tenir un registre comptable ?
Une des obligations pour une association est de tenir un registre comptable.
Ce document a pour objectif de formaliser la comptabilité de l’association en enregistrant de manière complète toutes les ressources et dépenses qui lui sont associées.
Ainsi, ce registre inclut les documents comptables suivants :
- Le livre journal qui réunit de manière chronologique toutes les recettes et dépenses, avec les montants, les libellés et les pièces justificatives ;
- Le grand livre qui englobe l’ensemble des opérations du livre journal et des comptes utilisés par l’association ;
- Le livre d’inventaire qui consolide les comptes annuels de l’association, comprenant le compte de résultat, le bilan et l’inventaire.
FAQ
Comment trouver la parution au Journal officiel d’une association?
Il est possible de télécharger gratuitement un justificatif de publication. A cette fin, il faut saisir le numéro de déclaration de récépissé (composé du RNA + 9 chiffres)
Ou trouver le n°RNA ?
Le n°RNA de votre association est présent sur le récépissé de création ou sur le récépissé de la dernière modification de votre association qui vous a été remis.
Est-il obligatoire de déclarer une association ?
Généralement, il faut déclarer une association loi 1901 auprès de la préfecture. En revanche, une association de fait, elle, peut être constituée légalement sans nécessiter d'autorisation ni de déclaration formelle.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 19/04/2024
Rédigé par
Samuel Goldstein
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