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Que doit comporter une quittance de loyer ?

Que doit comporter une quittance de loyer ?

La quittance de loyer doit contenir :

  • le montant du loyer mensuel et les charges de manière distincte,
  • la période concernant à le loyer et les charges perçus,
  • les nom, prénom et adresse du locataire,
  • la date d’émission de la quittance, et
  • la signature du bailleur.

C’est comme cela que vous devez remplir la quittance de loyer en tant que propriétaire. La quittance de loyer permet au locataire de prouver qu’il a payé les loyers et les charges dont il est redevable en vertu de son contrat de bail. La remise d’une quittance de loyer par le bailleur est obligatoire si le locataire en fait la demande. L’intérêt de la quittance de loyer est donc notamment de prouver l’existence et l’exécution d’un bail qui serait purement verbal. Le régime légal de la quittance de loyer est le même pour tous les types de bail (bail d’habitation, bail commercial, bail mixte etc.). C’est la loi du 29 décembre 1977 qui s’applique. La loi du 6 juillet 1989 précise le contenu de la quittance de loyer, notamment pour les baux d’habitation et les baux mixtes (usage commercial et d’habitation). Le locataire désirant une quittance de loyer doit en faire la demande de quittance de loyer à son propriétaire.

Le contenu de la quittance de loyer est donc crucial. C’est pourquoi nous vous proposons un modèle de quittance de loyer.

A noter : il est fortement conseillé de conserver vos quittances de loyer 3 ans après votre départ pour vous protéger en cas de litige.

Le montant du loyer mensuel et les charges de manière distincte

Si le l’occupant des lieux est le locataire du contrat de bail

Concernant les données comptables, c’est-à-dire le montant du loyer mensuel et des charges, il s’agit des informations les plus importantes de la quittance de loyer. En effet, sa fonction est avant tout de prouver le paiement des loyers. Il faut donc bien prendre soin d’indiquer ces deux informations distinctement. Par exemple, la Cour de cassation a considéré qu’une « quittance » qui indiquerait seulement que le locataire s’est acquitté de tous les loyers et charges pour une période donnée sans détailler distinctement les montants des loyers et ceux des charges, ne constituait pas une quittance au sens de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

De plus, si le locataire s’est entièrement acquitté de ces montants, cela sera mentionné par le bailleur sur la quittance. Dans le cas contraire, le bailleur indiquera le montant du paiement partiel ainsi que le montant qu’il reste à payer : il ne s’agira alors plus d’une quittance mais d’un reçu.

Par exemple, si le contrat de bail prévoit un loyer d’un montant mensuel de 1000 euros et que le montant des charges est de 100 euros, la quittance de loyer devra indiquer ces deux montants distinctement ainsi qu’un total. Si le locataire n’a payé que 800 euros sur le total de 1100 euros, le bailleur l’indique et précise sur le reçu qu’il reste 300 euros à régler.

Une quittance de loyer claire précise donc 5 postes d’un point de vue comptable : le montant du loyer mensuel hors charges, le montant des charges mensuelles, le total à régler, le montant effectivement réglé par le locataire, et le montant restant à payer, le cas échéant. Aucun frais de gestion ne peuvent être ajouté pour la délivrance de la quittance de loyer conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

Et si l’occupant des lieux n’est pas titulaire d’un contrat de location ?

Si l’occupant des lieux n’est pas titulaire d’un bail de location ou d’un autre type de bail, le propriétaire devra toujours lui remettre une quittance de loyer s’il en fait la demande. Dans ce cas, le propriétaire devra indiquer le montant de l’indemnité d’occupation à la place du montant du loyer et des charges.

Par exemple, l’ancien bailleur d’un locataire en voie d’être expulsé a obtenu du juge que ce locataire soit condamné au paiement d’une indemnité d’occupation pour la période où il est resté et/ou restera effectivement après l’expiration du bail. A la demande de l’occupant, le propriétaire devra fournir une quittance de loyer qui n’indiquera plus un loyer et des charges – puisque le contrat de location a pris fin – mais le montant de l’indemnité d’occupation.

En considérant que l’indemnité d’occupation est d’un montant de 1500 euros par mois jusqu’au départ effectif de l’occupant, et que ce dernier n’a réglé que 800 euros pour le mois d’avril, le bailleur devra indiquer sur la quittance demandée l’indemnité d’occupation de 1500 euros, le paiement partiel de 800 euros et le montant restant à payer de 700 euros.

Les nom, prénom et adresse du locataire

Le bailleur doit indiquer le nom et l’adresse du locataire, c’est-à-dire le nom du payeur et l’adresse du bien loué dans le cadre d’un bail de location. En effet, en droit français, le principe est que c’est au propriétaire de demander le paiement des loyers dus par le locataire. Par exemple, en cas de refus de payer persistant de la part du locataire, le bailleur aura besoin de l’adresse de ce dernier pour procéder à des saisies de meubles. D’où la nécessité d’indiquer le nom et l’adresse du locataire, alors même que ces informations figurent aussi au contrat de location.

En revanche, rien n’oblige le bailleur de mentionner son nom et son adresse sur les quittances. La Cour d’Appel de Paris a pu en effet considérer que ces mentions étaient superflues puisqu’elles figurent déjà au contrat de location.

De plus, le locataire auquel le bailleur doit adresser la quittance est celui qui figure au contrat de location. Si par exemple dans le cadre d’un concubinage ou d’une colocation, un seul des concubins ou colocataires figure sur le contrat, c’est à lui seul que le bailleur doit adresser la quittance car seul ce concubin ou colocataire est redevable des loyers.

La période, date d’émission de la quittance et la signature du bailleur

Enfin il faut aussi indiquer la période correspondant au loyer dû et la date d’émission de la quittance de loyer. Il faut également que le bailleur signe la quittance de loyer. Il peut aussi s’agir de la signature du mandataire du bailleur. Par exemple, si le bailleur délègue la gestion de la location à une agence, il se peut qu’il ait aussi donné mandat à cette agence pour émettre toute quittance de loyer qui serait nécessaire. Dans ce cas, l’agence sera valablement le titulaire d’un mandat lui permettant d’émettre la quittance et c’est la signature de son représentant légal qui pourra figurer sur la quittance de loyer. Mais en l’absence de mandataire, seul le bailleur peut signer la quittance de loyer.

Que se passe-t-il si le bailleur ne délivre pas de quittances de loyer au locataire ? Il n’y a pas de sanction à proprement parler. Mais, si le locataire paie en retard, le bailleur ne pourra pas s’en prévaloir pour résilier le bail, ou du moins, dans une certaine mesure. Précisément, la Cour d’Appel de Paris considère que le bailleur ne pourra pas résilier le bail pour violation grave par le locataire de ses obligations contractuelles, même si ce dernier paie en retard ou de manière insuffisante, dans la mesure où le bailleur ne lui a pas remis des attestations de loyer.

Du côté du locataire, s’il a demandé au propriétaire qu’il lui délivre des quittances de loyer, que son bailleur ne s’est pas exécuté et que cette absence de quittances de loyer lui a causé un préjudice, il pourra poursuivre le propriétaire en justice pour lui demander des dommages-intérêts.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Sebastien Gimenez
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Sebastien Gimenez

Si on na des loyers impayé elle que cela doit apparaître sur la quitance ?