ConnexionLe PV de changement de bureau d’association
Dernière mise à jour le 15/12/2021
Le changement de bureau d’une association peut survenir au cours de son existence. Plusieurs raisons peuvent être à l’origine du renouvellement du bureau d’une association. La plus courante intervient à la fin du mandat, requérant ainsi l’élection de nouveaux membres. La rédaction d’un procès-verbal s’avère nécessaire dès lors que cette décision est prise en assemblée générale.
À quoi sert le procès-verbal de changement de bureau d’une association ?
La force exécutoire du PV de changement de bureau
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est recommandée à toutes les associations loi 1901. En effet, le PV sert à consigner les décisions prises en assemblée générale, que cette dernière soit ordinaire ou extraordinaire.
Ce document vaut titre exécutoire dans le cadre de la modification du bureau d’une association. Le déroulement de l’assemblée générale est transcrit dans le PV. Il comporte les informations notables au cours de la réunion, qu’il s’agisse des points à aborder ou des dossiers en cours. Il sert également de récapitulatif pour les personnes absentes et de rappel des objectifs de l’organisme.
S’agissant des débats à prévoir au cours de l’assemblée générale, le PV constitue le support adéquat pour planifier et avoir une visibilité sur l’ensemble des points à aborder. Il témoigne du bon fonctionnement de l’association et sert de preuve lorsqu’un litige se produit. En somme, il jouit d’une valeur juridique contrairement au simple compte-rendu.
La valeur juridique du procès-verbal
La valeur juridique est accordée au PV en raison de la rigueur de la rédaction, de la numérotation des pages et de la signature du président de l’association apposée sur le document. La rédaction doit être claire, compréhensible et tenir compte de toutes les informations essentielles de l’AG. La numérotation des pages justifie qu’aucune feuille ne manque.
Ainsi, le PV de changement de bureau est opposable aux tiers, car les éléments qui le constituent sont des justificatifs.
Que doit contenir le procès-verbal de changement de bureau d’une association ?
Le secrétaire de l’association n’est pas tenu de transcrire l’intégralité de l’Assemblée générale. Il lui suffit de mentionner les points essentiels de la réunion dans le PV. Ainsi, le procès-verbal contient :
- La dénomination et le siège de l’association ;
- L’organe de délibération (le bureau, le conseil d’administration, etc.) ;
- La date et l’heure de l’AG ;
- L’identification des personnes absentes représentées par un mandataire ;
- L’ordre du jour ;
- L’identification et la qualité des membres présents : la production d’une feuille d’émargement est recommandée pour témoigner des pouvoirs des membres assistant à la réunion ;
- L’identification du président et du secrétaire ;
- Le résumé des points à discuter (notamment le changement de dirigeants), ainsi que les éventuels incidents survenus au cours de la réunion ;
- Les résolutions à voter ;
- Le résultat des votes ;
- L’heure de clôture de l’AG ;
- Le nom et la qualité des signataires (plus souvent, le président de l’organisme associatif).
Le contenu doit être très précis pour en assurer la véracité et la force probante.
Qui doit remplir le procès-verbal ?
Le rédacteur du PV
La désignation du rapporteur est généralement prévue dans les statuts. Dans le cas contraire, les participants à l’assemblée générale s’en occupent au cours de la préparation de l’AG. Le rapporteur est en charge de la rédaction du procès-verbal de changement du bureau.
Cette attribution est souvent laissée au secrétaire de l’association. L’identité et la qualité du rapporteur sont obligatoirement inscrites sur le document.
Les signataires du PV
Outre le rédacteur du procès-verbal portant sur l’élection du bureau d’une association, il est nécessaire d’y inscrire la signature des personnes ayant pris la décision. Les signataires changent en fonction du type d’association. Pour une association reconnue d’utilité publique par exemple, le président et le secrétaire sont les principaux signataires. En cas d’absence de l’un d’entre eux ou des deux, une autorisation de signature des membres de rang équivalent est délivrée par le tribunal compétent.
À ce titre, le vice-président et le trésorier de l’association peuvent être sollicités pour signer le PV d’assemblée générale. Une fois que les signatures ont été apposées sur le document, ce dernier doit être archivé et classé parmi les dossiers de la structure associative. Il doit être accessible à tous les membres. De ce fait, il est nécessaire de tenir un registre des PV au sein de l’administration de l’association.
Que faire ensuite ?
Les précautions à prendre pour conserver le PV
Toute photocopie du PV de changement de siège social nécessite l’autorisation de la personne compétente. Il peut s’agir du président de la structure. Cette personne doit signer la photocopie, conformément au document original. En guise de précaution pour sécuriser le PV d’assemblée générale, il faut garder les feuilles de présence ainsi que les bulletins de vote et les procurations dans un registre d’association dédié à cet effet.
La conservation de ce document confidentiel ne doit être confiée à aucune tierce personne non membre de l’association, au risque de divulguer des informations propres à la structure. Le procès-verbal de changement de bureau peut être conservé en fichier numérique, de préférence sous format PDF. De cette manière, aucune modification ne peut être effectuée sur le document.
La suite de la procédure de changement de bureau de l’association
Une fois que le procès-verbal est dressé, le nouveau bureau de la structure est élu. La nomination de nouveaux membres du bureau devient effective après déclaration du changement de bureau en préfecture. Il s’en suit la modification des statuts de l’association inhérentes à ce changement.
La nomination du nouveau bureau est prise en charge par le Conseil d’administration de l’association au sein des structures de grande taille. En règle générale, les statuts juridique de l’association prévoient les modalités à respecter dans le cadre de ce genre de procédure. Dans le cas contraire, la loi 1901 prévoit des dispositions supplétives indiquant que la décision de modification des statuts se déroule en assemblée générale. La majorité des voix des membres présents remporte le scrutin.
La préfecture du siège social de l’association délivre un formulaire de changement de bureau à remplir. Elle doit ensuite déclarer au greffe des associations toutes les modifications entamées en son sein. Elle est soumise à l’obligation de déclarer l’identité des nouveaux dirigeants. Le formulaire Cerfa n° 13971*03 est mis à sa disposition à cet effet.
Par ailleurs, d’autres documents sont à joindre avec ce formulaire, notamment :
- Un exemplaire des statuts mis à jour ;
- Les statuts précédents ;
- La liste mise à jour des membres du bureau de la structure.
Les effets de la déclaration de changement du bureau de l’association
La déclaration de changement du bureau précise les pouvoirs des nouveaux membres du bureau. Ces derniers sont désormais libres d’entamer des formalités bancaires au nom de l’association. La responsabilité des anciens dirigeants reste effective à l’égard des tiers. En somme, cette déclaration engage donc la responsabilité des nouveaux responsables envers les tiers.
Les anciens dirigeants cessent d’exercer leurs fonctions au sein de l’association dès l’effectivité de la nomination du nouveau bureau. En effet, l’expiration de leur mandat les empêche de travailler en parallèle avec les nouveaux responsables. Les membres sortants transmettent à ces derniers tous les documents relatifs au fonctionnement de l’organisme. La passation est réalisée après la déclaration.
La passation comprend les procurations bancaires, la représentation de l’association ainsi que les prérogatives d’administration. Les nouveaux dirigeants sont tenus de lire et de respecter les statuts, ainsi que le règlement intérieur de la structure. Toute violation des règles de l’association engage leur responsabilité. Dans le cas où elle se trouve dans une situation financière délicate au moment de la modification du bureau, l’établissement et l’audit des comptes peuvent être entrepris par un tiers professionnel.
Modèle de PV de changement de bureau d’une association
Un exemple de procès-verbal d’association est accessible en téléchargement gratuit. Il est possible de s’en inspirer pour créer un modèle de lettre de changement de bureau d’une association.
Procès verbal de changement de bureau d’une association – Modèle Word gratuit
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 15/12/2021
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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Bonjour, Je suis actuellement vice trésorière dans une APE. Avec les autres membres de l’association, nous constatons des irrégularité de la part du président. En effet nous n’avons pas accès au comptes ni moyens de paiement. Le discours est impossible avec le président. Nous devons nous réunir pour clôturer l’année, que pouvons nous faire ?
Bonjour,
Il est possible de demander la convocation d’une assemblée générale afin d’exiger la communication des comptes, contrôler la gestion et, si nécessaire, voter la révocation du président conformément aux statuts. À défaut, une action en justice est possible pour obtenir les documents comptables.
En espérant que notre réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace.
Bonjour, je suis la nouvelle secrétaire d’une association nous avons fais notre AG sauf que je ne m’y connais pas du tout dans tout les changements à faire et ne sait pas par ou commencer.
De plus je viens d’être hospitaliser et j’en ai pour quelque temps a m’en remettre je sais qu’il y a un délai mais cela risque d’être juste que puis-je faire svp?
Cordialement.
Bonjour,
À la suite d’une assemblée générale, une association loi 1901 doit déclarer certaines modifications auprès du greffe des associations dans un délai de trois mois. Cela concerne notamment les changements de dirigeants, d’adresse du siège social ou de statuts. La déclaration peut être effectuée en ligne via le service « e-modification » du site service-public.fr ou par courrier. Si des circonstances exceptionnelles, comme une hospitalisation, vous empêchent de respecter les délais, il est recommandé de conserver tout justificatif pouvant expliquer ce retard.
En espérant que notre réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace
Bonjours,
L’ancien bureau de l’association n’est plus actif. Comment l’inscrire dans le PV de l’assemblée général du nouveau bureau ?
Bonjour,
Dans le procès-verbal de l’assemblée générale nommant le nouveau bureau, il suffit d’indiquer que l’ancien bureau est arrivé à terme ou ne s’est plus manifesté, sans qu’il soit nécessaire qu’il participe à la séance. Le PV doit ensuite lister les membres élus et leur fonction.
En espérant que notre réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace.
Bonsoir,
La secrétaire de notre association a démissionné doit-on faire une AG ou une modification des membres du bureau avec la lettre de démission peut suffire à la préfecture ?
merci de votre retour
Bonjour,
La procédure de démission d’un membre du bureau d’une association est prévue par les statuts de l’association. Ainsi, nous vous invitons à les consulter sur ce point.
Ensuite, un changement dans le bureau d’une association doit être déclaré auprès du greffe des association de la préfecture du département du siège social.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, que se passe t-il si je n’ai pas déclaré le changement dans les 3 mois ?
Bonjour,
En cas de déclaration tardive ou d’absence de déclaration, les dirigeants de l’association encourent une amende pouvant aller jusqu’à 1500€ et 3000€ en cas de récidive.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, besoin d’une petite precision dans le cas d’un renouvellement total du bureau, le PV d’AG doit etre signe par le nouveau President mais quid de l’ancien ?
Bonjour,
En effet, le PV peut être signé par le nouveau président.
Pour le reste, nous vous invitons à vous référer aux statuts ou au règlement intérieur de l’association.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Je suis curieux de savoir s’il est possible de récupérer les PV de changeent de bureau transmis en préfecture. A la suite d’un cambriolage dans les locaux de l’association de nombreux PV ont été malheureusement détruits lors de f’effraction.
Bonjour,
Dans une telle situation, n’hésitez pas à contacter le greffe des associations de la préfecture du département du siège social de l’association afin de lui demander les documents.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
En ce qui le PV qui est à envoyer à la Préfecture, une signature du Président et du secrétaire suffit ou faut-il ajouter “Lu et Approuvé” ou autre terme?
Bonjour,
Le procès-verbal doit être signé par les personnes qui on tenu l’AG et doit également mentionner leur nom et leur fonction.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace