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Le PV de changement de bureau d’association

Dernière mise à jour le 15/12/2021

Le changement de bureau d’une association peut survenir au cours de son existence. Plusieurs raisons peuvent être à l’origine du renouvellement du bureau d’une association. La plus courante intervient à la fin du mandat, requérant ainsi l’élection de nouveaux membres. La rédaction d’un procès-verbal s’avère nécessaire dès lors que cette décision est prise en assemblée générale.

À quoi sert le procès-verbal de changement de bureau d’une association ?

La force exécutoire du PV de changement de bureau

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est recommandée à toutes les associations loi 1901. En effet, le PV sert à consigner les décisions prises en assemblée générale, que cette dernière soit ordinaire ou extraordinaire.

Ce document vaut titre exécutoire dans le cadre de la modification du bureau d’une association. Le déroulement de l’assemblée générale est transcrit dans le PV. Il comporte les informations notables au cours de la réunion, qu’il s’agisse des points à aborder ou des dossiers en cours. Il sert également de récapitulatif pour les personnes absentes et de rappel des objectifs de l’organisme.

S’agissant des débats à prévoir au cours de l’assemblée générale, le PV constitue le support adéquat pour planifier et avoir une visibilité sur l’ensemble des points à aborder. Il témoigne du bon fonctionnement de l’association et sert de preuve lorsqu’un litige se produit. En somme, il jouit d’une valeur juridique contrairement au simple compte-rendu.

La valeur juridique du procès-verbal

La valeur juridique est accordée au PV en raison de la rigueur de la rédaction, de la numérotation des pages et de la signature du président de l’association apposée sur le document. La rédaction doit être claire, compréhensible et tenir compte de toutes les informations essentielles de l’AG. La numérotation des pages justifie qu’aucune feuille ne manque.

Ainsi, le PV de changement de bureau est opposable aux tiers, car les éléments qui le constituent sont des justificatifs.

Que doit contenir le procès-verbal de changement de bureau d’une association ?

Le secrétaire de l’association n’est pas tenu de transcrire l’intégralité de l’Assemblée générale. Il lui suffit de mentionner les points essentiels de la réunion dans le PV. Ainsi, le procès-verbal contient :

  • La dénomination et le siège de l’association ;
  • L’organe de délibération (le bureau, le conseil d’administration, etc.) ;
  • La date et l’heure de l’AG ;
  • L’identification des personnes absentes représentées par un mandataire ;
  • L’ordre du jour ;
  • L’identification et la qualité des membres présents : la production d’une feuille d’émargement est recommandée pour témoigner des pouvoirs des membres assistant à la réunion ;
  • L’identification du président et du secrétaire ;
  • Le résumé des points à discuter (notamment le changement de dirigeants), ainsi que les éventuels incidents survenus au cours de la réunion ;
  • Les résolutions à voter ;
  • Le résultat des votes ;
  • L’heure de clôture de l’AG ;
  • Le nom et la qualité des signataires (plus souvent, le président de l’organisme associatif).

Le contenu doit être très précis pour en assurer la véracité et la force probante.

Attention : Une mauvaise rédaction peut entraîner les contestations des membres et l’annulation de la décision.

Qui doit remplir le procès-verbal ?

Le rédacteur du PV

La désignation du rapporteur est généralement prévue dans les statuts. Dans le cas contraire, les participants à l’assemblée générale s’en occupent au cours de la préparation de l’AG. Le rapporteur est en charge de la rédaction du procès-verbal de changement du bureau.

Cette attribution est souvent laissée au secrétaire de l’association. L’identité et la qualité du rapporteur sont obligatoirement inscrites sur le document.

Les signataires du PV

Outre le rédacteur du procès-verbal portant sur l’élection du bureau d’une association, il est nécessaire d’y inscrire la signature des personnes ayant pris la décision. Les signataires changent en fonction du type d’association. Pour une association reconnue d’utilité publique par exemple, le président et le secrétaire sont les principaux signataires. En cas d’absence de l’un d’entre eux ou des deux, une autorisation de signature des membres de rang équivalent est délivrée par le tribunal compétent.

À ce titre, le vice-président et le trésorier de l’association peuvent être sollicités pour signer le PV d’assemblée générale. Une fois que les signatures ont été apposées sur le document, ce dernier doit être archivé et classé parmi les dossiers de la structure associative. Il doit être accessible à tous les membres. De ce fait, il est nécessaire de tenir un registre des PV au sein de l’administration de l’association.

Que faire ensuite ?

Les précautions à prendre pour conserver le PV

Toute photocopie du PV de changement de siège social nécessite l’autorisation de la personne compétente. Il peut s’agir du président de la structure. Cette personne doit signer la photocopie, conformément au document original. En guise de précaution pour sécuriser le PV d’assemblée générale, il faut garder les feuilles de présence ainsi que les bulletins de vote et les procurations dans un registre d’association dédié à cet effet.

La conservation de ce document confidentiel ne doit être confiée à aucune tierce personne non membre de l’association, au risque de divulguer des informations propres à la structure. Le procès-verbal de changement de bureau peut être conservé en fichier numérique, de préférence sous format PDF. De cette manière, aucune modification ne peut être effectuée sur le document.

La suite de la procédure de changement de bureau de l’association

Une fois que le procès-verbal est dressé, le nouveau bureau de la structure est élu. La nomination de nouveaux membres du bureau devient effective après déclaration du changement de bureau en préfecture. Il s’en suit la modification des statuts de l’association inhérentes à ce changement.

La nomination du nouveau bureau est prise en charge par le Conseil d’administration de l’association au sein des structures de grande taille. En règle générale, les statuts juridique de l’association prévoient les modalités à respecter dans le cadre de ce genre de procédure. Dans le cas contraire, la loi 1901 prévoit des dispositions supplétives indiquant que la décision de modification des statuts se déroule en assemblée générale. La majorité des voix des membres présents remporte le scrutin.

La préfecture du siège social de l’association délivre un formulaire de changement de bureau à remplir. Elle doit ensuite déclarer au greffe des associations toutes les modifications entamées en son sein. Elle est soumise à l’obligation de déclarer l’identité des nouveaux dirigeants. Le formulaire Cerfa n° 13971*03 est mis à sa disposition à cet effet.

Par ailleurs, d’autres documents sont à joindre avec ce formulaire, notamment :

  • Un exemplaire des statuts mis à jour ;
  • Les statuts précédents ;
  • La liste mise à jour des membres du bureau de la structure.
Attention : Lorsque les formalités déclaratives n’ont pas été respectées, la structure associative encourt le paiement d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros. Cette somme est doublée en cas de récidive.

Les effets de la déclaration de changement du bureau de l’association

La déclaration de changement du bureau précise les pouvoirs des nouveaux membres du bureau. Ces derniers sont désormais libres d’entamer des formalités bancaires au nom de l’association. La responsabilité des anciens dirigeants reste effective à l’égard des tiers. En somme, cette déclaration engage donc la responsabilité des nouveaux responsables envers les tiers.

Les anciens dirigeants cessent d’exercer leurs fonctions au sein de l’association dès l’effectivité de la nomination du nouveau bureau. En effet, l’expiration de leur mandat les empêche de travailler en parallèle avec les nouveaux responsables. Les membres sortants transmettent à ces derniers tous les documents relatifs au fonctionnement de l’organisme. La passation est réalisée après la déclaration.

La passation comprend les procurations bancaires, la représentation de l’association ainsi que les prérogatives d’administration. Les nouveaux dirigeants sont tenus de lire et de respecter les statuts, ainsi que le règlement intérieur de la structure. Toute violation des règles de l’association engage leur responsabilité. Dans le cas où elle se trouve dans une situation financière délicate au moment de la modification du bureau, l’établissement et l’audit des comptes peuvent être entrepris par un tiers professionnel.

Modèle de PV de changement de bureau d’une association

Un exemple de procès-verbal d’association est accessible en téléchargement gratuit. Il est possible de s’en inspirer pour créer un modèle de lettre de changement de bureau d’une association.

Procès verbal de changement de bureau d’une association – Modèle Word gratuit 

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Miria
Miria
mai 21, 2020 10:43

Radier la liste de l’ancien C A pour fraudes et élire un nouveau bureau C A

Miria
Miria
mai 21, 2020 10:52

Toutes les fraudes ont été mis en procès verbal mais les auteurs se représente à la nouvelle élection du nouveau bureau je voulais savoir si ils n’existe pas une loi pour pouvoir radier leur liste à cause de toutes les règles qu’ils ont transgressées quand ils étaient au pouvoir.on a dû faire appel à un huissier pour les mettre dehors mais je comprends pas pourquoi on leurs donnent encore l’opportunité de réintégrer le nouveau CA via le vote établi à travers la loi de 1901 bref aider moi svp

Solenne
Solenne
décembre 30, 2021 4:06
Reply to  Miria

Bonjour,

Votre situation est complexe et nécessite l’avis d’un professionnel.
Nous vous invitons à prendre contact avec l’un de nos avocats partenaires, par le biais de notre page contact : https://www.legalplace.fr/contact/
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En vous souhaitant bon courage dans vos démarches,
L’équipe LegalPlace

chichin
chichin
juin 3, 2020 9:49

Bonjour, le pv de changement de bureau doit être signé par les anciens dirigeants et les nouveaux?

Solenne
Solenne
mars 22, 2022 5:48
Reply to  chichin

Bonjour,

En principe, le PV de changement de bureau d’association doit être signé par le Président (et le secrétaire de l’association).

En espérant que cette réponse vous a été utile.
L’équipe LegalPlace

Dominique
Dominique
août 26, 2020 12:04

Merci pour tous ces renseignements très utiles. Juste un point, qui doit signer le Pv en cas de changement de bureau ? Les anciens membres ou les nouveaux.? Merci de votre réponse.

Solenne
Solenne
mars 22, 2022 6:19
Reply to  Dominique

Bonjour,

Le Président de l’association doit signer le procès verbal en cas de changement de bureau.

En espérant que cette réponse vous a été utile.
L’équipe LegalPlace

Beauvisage Christophe Secrétaire de l'association
Beauvisage Christophe Secrétaire de l'association
novembre 11, 2020 4:27

Bonjour
A qui dois-je envoyer la modification de bureau au sein de l’association?
A la sous préfecture de Rambouillet? (Yvelines)
A la préfecture de Versailles? (Yvelines)
Merci d’avance

Solenne
Solenne
novembre 23, 2020 5:48

Bonjour,

Pour envoyer le PV de modification du bureau de l’association, il est conseillé de l’envoyer à la préfecture ou à la sous préfecture de l’association. En l’espèce, vous pouvez envoyer le PV de modification à la préfecture la plus proche du lieu de domiciliation de votre association.

En espérant que cette réponse vous a été utile.

L’équipe LegalPlace

archer club Longwy
archer club Longwy
mars 31, 2021 1:59

Bonjour suite à un déménagement de communes de notre salle d’entraînement nous souhaitons changer le nom de notre association sportive. Le siège social et le bureau directeur ne changent pas. Quelles démarches effectuer ? auprès de la S/Préfecture ?

Fatna
Fatna
août 12, 2021 1:35

Bonjour,
La modification du nom d’une association engendre impérativement une modification des statuts de celle-ci.
Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une déclaration de la modification au greffe des associations du département de son siège social. La démarche s’effectue en ligne, par courrier ou directement sur place.
La modification fera également l’objet d’une publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprises.
En espérant que notre réponse vous sera utile.
L’équipe LegalPlace. .

Pronxnif
Pronxnif
juillet 24, 2021 11:21

Bonjour,

Lorsque la déclaration en préfecture a été faite et validée alors que les statuts n’ont pas été mis à jour et donc non-joints au dossier, les modifications sont-elles effectives ? Jusqu’à quel niveau les statuts originaux non modifiés restent ils valables ?

bonne journée et merci

Alissia
Administrateur
Alissia
août 20, 2021 11:50
Reply to  Pronxnif

Bonjour,
C’est en principe la déclaration en préfecture qui fait foi. Dans votre cas, les modifications sont effectives et les statuts originaux sont réputés modifiés aux yeux de l’état donc ils ne sont plus valables.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations, nous vous souhaitons une agréable journée.
L’équipe LegalPlace.

Virginie AVICE
Virginie AVICE
mai 13, 2022 2:31

Bonjour, Je viens d’être élue présidente dans une association de parents d’élèves du collège. Le PV a été validé et nous devons le déclarer auprès de la préfecture, mais la personne qui s’en occupait a quitté l’association en 2019 et depuis la présidente sortante n’a pas fait de déclaration. en voulant remettre à jour, l’on s’aperçoit que le mot de passe du site n’est pas le bon et bien sûr l’adresse mail est celle de l’ancienne personne. Pourriez vous me venir en aide et me dire comment je peux reprendre la main afin d’effectuer cette déclaration ?
Merci par avance

Chesnais
Chesnais
juin 24, 2022 9:13

Bonjour,
En cas de changement de président d’association et de siège social , quelle démarche est à réaliser en premier et à quels organismes ? Merci

Solenne
Solenne
juillet 4, 2022 1:42
Reply to  Chesnais

Bonjour,

Rien ne vous empêche de déclarer plusieurs changements dans l’administration de votre association. En effet, vous devez déclarer, dans les 3 mois, au greffe des associations, les changements suivants : changement dans la liste des dirigeants, changement de siège social. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations, vous pouvez contacter le greffe des associations dans le département de votre siège social.

En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace

BUREL
BUREL
juillet 25, 2022 9:37

Bonjour,
Qui doit signer le PV de l’AG en cas de changement de bureau SVP? L’ancien bureau (Président et trésorier) ou le nouveau bureau?
Merci par avance pour votre retour.

Clémence
juillet 26, 2022 1:45
Reply to  BUREL

Bonjour,

Il s’agit en principe du bureau actuel (Président et trésorier dans votre cas).

En espérant que cette réponse vous a été utile.
L’équipe LegalPlace

Rédigé par

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris