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Les frais professionnels du président de SASU

Dernière mise à jour le 28/10/2021

Les frais professionnels du président de la SASU suscitent naturellement l’intérêt des partenaires financiers de la société. Les dépenses effectuées par le dirigeant livrent des pistes sur son rapport aux moyens mis à disposition par l’entreprise. Pourtant, les créanciers peuvent se rassurer. Dans la majorité des cas, ces charges seront déductibles des résultats de la structure. Il en reste qu’elles exposent l’établissement à certains risques si des abus sont constatés.

Qu’est-ce que les frais professionnels ?

Les frais professionnels désignent les dépenses engagées pour la réalisation d’une mission ou l’exécution d’une tâche essentielle au bon déroulement des activités de l’enseigne. L’employé ou le cadre-dirigeant sera amené à les supporter à titre personnel avant de demander un remboursement.

Puisque ces frais sont comptabilisés comme des charges, la loi autorise différents types d’entreprises à l’exemple des SASU et des SARL à les déduire du résultat. Un des avantages à opter pour ces formes juridiques qui permettent d’être imposé sur les bénéfices réellement dégagés.

Quels sont les frais professionnels du président d’une SASU ?

En principe, l’expert-comptable ou le responsable financier appréciera librement la nature de chaque dépense effectuée. Pour qualifier une dépense de frais professionnels, il devra s’assurer que la transaction a bien lieu et que la somme déclarée est déboursée dans l’intérêt de l’entreprise. Quelques frais rempliront habituellement ces conditions.

Frais de repas

Ce sont les dépenses de restauration du dirigeant de la SASU. Toutefois, il faut faire la distinction entre les frais de repas ordinaire et d’affaires. Les premiers correspondent aux sommes déboursées quotidiennement et ont donc un caractère régulier. Les seconds concernent les repas partagés avec un :

  • Partenaire potentiel ;
  • Client ;
  • Collaborateur extérieur à la société.

Ici, on insistera sur le fait que le dirigeant doit prouver qu’il est dans l’impossibilité de rejoindre son domicile pour y prendre ses repas. L’éloignement du siège de l’entreprise ne sera pas l’unique motif qu’il pourra invoquer. Il peut également évoquer les horaires. Toujours est-il que lorsque les frais de repas ordinaire dépassent 6 100 euros au cours d’un exercice, ce montant doit être reporté dans le relevé annuel des frais généraux.

Utilisation d’un véhicule pour déplacements professionnels

Dans le cas où le président de SASU emploierait son véhicule personnel pour remplir ses fonctions, il aura également droit à une compensation financière. Les dépenses engagées pour l’achat de carburant, l’entretien de l’automobile, le paiement de la prime d’assurance seront considérées comme des frais professionnels pour le président de SASU et ses collaborateurs. Dans le cas d’une voiture en leasing, l’enseigne prendra éventuellement en charge les frais de location et les mensualités.

Dans la pratique, le montant dû au dirigeant sera calculé sur la base de la distance qui sépare son domicile du siège de l’entreprise. L’expert-comptable établira tout d’abord les frais kilométriques du véhicule en s’appuyant sur un barème prévu par la loi pour ensuite multiplier cette somme par la distance parcourue. Le trajet effectué pour rejoindre les locaux de la société sera naturellement pris en compte. En revanche, le dirigeant doit justifier les autres déplacements.

SASU domiciliée chez son président

Pour le cas de la SASU domiciliée chez son président, une certaine proportion des dépenses courantes sera comptabilisée comme des frais professionnels. Ceux-ci concernent notamment :

  • Le loyer ;
  • La facture d’eau et d’électricité ;
  • Les frais de communication ;
  • Les taxes d’habitation ;
  • Les primes d’assurance.

Ici encore, les responsables doivent absolument dissocier les biens affectés à l’activité de l’établissement. En ce sens, on calculera la part de loyer imputable à la SASU en s’appuyant sur la superficie occupée.

Les autres frais déductibles

De nombreux autres frais pourront être déduits du résultat de la SASU. En règle générale, ce sont les dépenses incontournables pour que l’entreprise honore ses engagements. Cela inclut notamment les emprunts souscrits à titre personnel dans l’intérêt de la société.

Est-ce que ses frais professionnels sont à la charge de l’entreprise ?

Ces frais sont naturellement à la charge de la structure. Rappelons que la SASU, comme d’autres formes juridiques, possède son propre patrimoine. Pourtant, ces dépenses sont supportées par le dirigeant ou le salarié dans un premier temps. Un remboursement doit donc avoir lieu afin que ces charges soient finalement imputées à l’entreprise.

Comment sont-ils remboursés ?

Les frais professionnels du président de SASU peuvent être remboursés de deux manières différentes. Les responsables récupéreront les notes de frais à une date donnée afin de prendre connaissance du montant réel dépensé par le principal concerné. Il est également possible que la société prévoit une indemnisation forfaitaire lorsque ces dépenses sont récurrentes et peuvent être chiffrées.

À noter :  les remboursements touchés n’entrent pas en compte dans le calcul de la rémunération. De plus, ils ne feront l’objet d’aucune imposition. En d’autres termes, ces dépenses n’auront aucune conséquence fiscale aussi bien chez l’entreprise que chez le président de la SASU.

Comment le dirigeant de SASU gère-t-il ses notes de frais ?

Les dirigeants d’entreprise doivent obéir aux mêmes règles que les employés en matière de frais professionnels. En ce sens, le président de SASU devra également produire des notes de frais et rassembler des pièces justificatives. Ces documents joueront un rôle important surtout en cas de contrôle fiscal.

Le report des frais professionnels

Les notes de frais rapportent les frais engagés par le dirigeant. Chacun de ces documents livrera ainsi des précisions sur chaque dépense effectuée à savoir :

  • La date à laquelle le paiement a été réalisé ;
  • La nature de la dépense ;
  • La somme à débourser ;
  • Quelques observations.

Au sujet des observations, on indiquera :

  • Les personnes concernées ;
  • Le motif de dépense ;
  • Le nom du restaurant ou du magasin.

Toutes ces informations permettront au responsable de valider ou non le remboursement.

Les points d’attention pour bien remplir ses notes de frais

Comme cité précédemment, les notes de frais peuvent faire l’objet d’une vérification dans le cadre d’un contrôle fiscal. Les responsables doivent donc fournir autant d’informations afin de se prémunir contre toute sanction. L’agent chargé de ce contrôle considérera effectivement toute incohérence comme une tentative de fraude.

Dans ce contexte, ces documents doivent présenter l’identité de la structure qui reçoit le paiement et celle du dirigeant. Il faudra également détailler la somme à débourser (prix HT, TTC et TVA). Rappelons que la TVA sera comptabilisée pour constituer la TVA déductible.

Quoi qu’il en soit, la gestion des notes de frais constitue un enjeu de taille pour les entreprises. Elles doivent mettre en place une stratégie efficace pour assurer la traçabilité de ces documents. D’où l’intérêt de se procurer un logiciel adapté et d’employer des pièces dématérialisées.

Les justificatifs à fournir en tant que président de SASU

Contrairement aux idées reçues, les notes de frais ne constituent pas en elles-mêmes des justificatifs. Elles permettent simplement à l’employé ou au dirigeant de notifier une dépense. Dans ce sens, leurs émetteurs doivent joindre une pièce prouvant que la transaction a bien eu lieu. Les présidents de SASU ne dérogent pas à cette règle. Ils devront donc fournir des tickets de caisse, des reçus ou une facture sur laquelle la mention « Payée » est apposée.

Est-il possible d’effectuer le remboursement des frais professionnels d’une SASU engagés avant sa création ?

Les frais engagés avant la constitution de la SASU peuvent éventuellement être déclarés pour ensuite être remboursés par la structure. En règle générale, la société pourra assumer ses dettes envers les tiers dès lors qu’elle a été créée. Cette requalification suivie d’un remboursement est communément appelée reprise des engagements de la société en formation. Les frais professionnels du président de la SASU pourront donc être pris en charge.

FAQ

En quoi la déduction des frais professionnels est-elle importante ?

La déductibilité des frais professionnels constitue un réel avantage puisqu’ils permettent d’alléger la fiscalité de l’entreprise. Les micro-entreprises n’ont pas cette possibilité et c’est une des raisons qui poussent les micro-entrepreneurs à créer une SASU ou une SARLU. Cette solution leur permettrait de profiter d’une imposition calculée sur la base des bénéfices réels dégagés.

Quelles sont les conditions à remplir pour qu’une dépense soit qualifiée de frais professionnels ?

Pour être reconnus en tant que tels, les frais professionnels doivent être réels et engagés pour l’intérêt de l’entreprise. Dans la pratique, il appartiendra à l’expert-comptable d’apprécier la nature de chaque dépense. Toutefois, ses erreurs d’appréciation exposent l’entreprise à des sanctions. Tout abus dans ce domaine sera considéré comme une tentative de fraude fiscale.

Qu’en est-il de la voiture de fonction du président de SASU ?

La voiture de fonction est un avantage en nature dont la valeur peut être estimée. Les frais engagés pour le carburant, l’entretien ainsi que les assurances seront pris en charge par l’entreprise. Les remboursements seront calculés sur la base du barème kilométrique établi par l’administration et revalorisé chaque année.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 28/10/2021

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Armanu
Armanu
octobre 27, 2021 10:49

Bonjour , je suis President non remunere , et j’ai un deplacement dans EU , hors du France . Combien est l’allocation forfaitare par journee ( je ne veux prendre un sac avec tickets des bus et repas , tickets du motel et hoteles ) pendant 14 jours et je veux just me limite au niveau d’allocation forfataire ) Mes deplacements sont effectue en Roumanie et Allemande . Merci d’avance ! Cristian

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris