Top des solutions de gestion de notes de frais

Top des solutions de gestion de notes de frais

En tant qu’entreprise, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir un travail chronophage et fastidieux. Cependant, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de gestion automatisées de notes de frais.

L’objectif commun de ces solutions est de vous permettre d’optimiser la gestion des notes de frais de vos employés en automatisant la présentation de celles-ci, l’acceptation, le remboursement, etc.

Toutefois, toutes les solutions présentes en ligne ne se valent pas et ne s’adressent pas exactement au même public. Certaines solutions sont très robustes et très complètes mais peu modulables tandis que d’autres, au contraire, sont plus malléables et conviendront certainement mieux à des petites entreprises. Quelques alternatives vont même jusqu’à proposer des services annexes qui répondent à une problématique très précise.

La question est donc légitime :

Quelle solution de gestion automatisée de notes de frais est la plus adaptée à votre situation et à votre entreprise ?

Pour répondre à cette question, nous avons interrogé les plus grands acteurs du secteur et avons retenu 20 solutions que nous avons classé dans deux catégories différentes : les spécialistes, c’est-à-dire les logiciels/applications qui se concentrent uniquement sur la gestion de note de frais, et les généralistes, qui représentent les solutions incluant d’autres fonctionnalités.

Voici les critères que nous avons utilisé pour classer ces différentes propositions :

  • L’éventail de fonctionnalités de gestion et de contrôle proposées par ces solutions ;
  • La facilité de compréhension, d’utilisation et de manipulation des solutions ;
  • L’adaptabilité des solutions (peut-on facilement intégrer 10, 50, 100 nouveaux employés facilement ?) ;
  • La cohérence entre le prix d’une solution et ce qu’elle propose effectivement ;
  • L’ergonomie générale (desktop + mobile) des solutions ;
  • Le taux de satisfaction des clients.
Voici les 10 meilleures solutions de gestion de note de frais qui vont vous permettre d’optimiser votre temps et les ressources de votre entreprise.

Les solutions « spécialistes » : ils ne gèrent que vos notes de frais mais le font bien !

expensyaExpensya est une solution Web et Mobile de gestion des notes de frais. La solution automatise ce processus du reçu jusqu’à l’intégration comptable grâce à des technologies comme l’Intelligence Artificielle, le Machine Learning, et le stockage dans le Cloud. Expensya libère les professionnels de la saisie manuelle et permet de numériser le justificatif pour en extraire toutes les informations pertinentes en quelques secondes. La note de frais est ensuite automatiquement générée, il suffit de l’envoyer en un clic pour validation et de l’intégrer en bout de chaine en comptabilité. Accessible depuis le Web et le Mobile (AppStore, Google Play et Windows Phone), la solution simplifie la tâche à tous les intervenants et offre une gestion des notes de frais fluide et rapide.
Chiffres clés : La solution traite actuellement plus de 10 millions d’euros de notes de frais chaque semaine, avec des dépenses ajoutées depuis plus d’une centaine de pays. La solution a été déployée en 8 langues pour s’adapter aux spécificités des différents marchés visés.
Tarifs : 30 jours d’essai gratuit avec accès à toutes les fonctionnalités est proposé. Il faut ensuite s’abonner à l’une des offres « Silver » à 5€/utilisateur/mois, « Gold » à 8€/utilisateur/mois ou « Premium » (devis personnalisé gratuit).

n2f N2F est la solution de gestion des notes de frais qui grâce à ces innovations technologiques et son ergonomie divise le temps de traitement des notes de frais par 5 pour tous types d’entreprises.
Éditée par OKTEO (110 collaborateurs, 5 agences en France, 40 ans d’existence), N2F se caractérise par une très grande fluidité dans son utilisation et par une grande souplesse de paramétrage pour s’adapter à tout type d’entreprises.
Le scan intelligent de N2F qui extrait les données à partir de la photo utilise le machine learning pour des résultats exceptionnels et un temps de traitement instantané, les notes de frais se remplissent automatiquement sans délai ! Logiciel de référence chez les PME et les ETI, N2F est interconnecté avec la majorité des banques et agences de voyages européenne.
La précision de la politique de dépense associée à la technologie de détections d’anomalies permet d’adopter des règles connues, expliquées et appliquées par tous les collaborateurs.
Pour démontrer sa simplicité d’utilisation N2F offre un essai gratuit et complet de la solution sur www.n2f.com.
Chiffres clés : 1 500 entreprises clientes, 62 pays différents, 11 langues, 140 banques connectées.
Tarifs : Selon l’offre, les options, et la volumétrie, entre 3€ HT et 6€ HT par utilisateur et par mois.

rydooRydoo Expense, anciennement Xpenditure (société belge rachetée par le groupe français Sodexo en 2017), propose une solution dématérialisée de gestion de frais sur smartphones, tablettes et ordinateurs. Disponible sur iOS et Android, cette application vous permet de gérer vos dépenses en temps réel et de mettre ainsi fin aux interminables notes de frais. Son fonctionnement est simple : afin de vous faire rembourser, il vous suffit de prendre en photo votre justificatif de dépense qui sera contrôlé puis validé par votre équipe comptable. A noter que l’application a pour particularité de permettre à chaque entreprise de configurer sa politique de dépense en créant des catégories, projets, voyages et règles de dépenses.
Chiffres clés : 500.000 professionnels à travers 60 pays utilisent cette solution.
Tarifs : Les offres « Team » (6€/utilisateur actif/mois), « Growth » (8€/utilisateur actif/mois) et « Entreprises » (sur mesure) vous sont proposées par Rydoo avec une période d’essai gratuite de 14 jours pour les deux premières nommées.

jenji Jenji est la première solution européenne de gestion des dépenses professionnelles basée sur l’Intelligence Artificielle. Cette plate-forme SaaS, fondée sur des avancées technologiques comme le Deep Learning, permet l’analyse de millions de reçus et factures d’achat, en 3 secondes, l’ensemble des données utiles sont extraites, sans action humaine. Le plus de Jenji, la solution permet à un collaborateur de prendre une simple photo de son reçu et de jeter l’original papier en toute sécurité grâce à l’opposabilité fiscale et URSSAF complète du justificatif numérisé. En partenariat avec Docapost, une filiale du Groupe La Poste, la plate-forme offre la possibilité de stocker instantanément les pièces dans un coffre-fort électronique à valeur probante. Jenji offre une expérience utilisateur mobile et web de premier ordre, depuis les collaborateurs sur le terrain aux managers jusqu’aux équipes comptables, paie et audit, tout en apportant une vision financière au traitement des notes de frais et factures d’achat (adaptation au workflow de votre entreprise, transmission et intégration fluide dans votre ERP comptable, ventilation analytique sur plusieurs axes… et bien plus encore !)
Chiffres clés : Solution française en pleine essor déployée sur le marché européen, cette solution équipe aujourd’hui plus de 1000 entreprises, et compte plus de 80 000 utilisateurs.
Tarifs : Jenji s’adapte à vos besoins : un “Plan Solo”, gratuit à vie et sans limitation de dépenses ni de temps pour les professionnels, un “Plan Team” à 5€/mois HT par utilisateur actif pour travailler en mode collaboratif avec vos équipes, et un “Plan Enterprise” sur devis qui offre des fonctions plus avancées pour les entreprises avec un fort volume de dépenses qui souhaitent mettre en place des optimisations financières.

cleemy Cleemy est un outil proposé par la société Lucca pour automatiser la gestion de vos notes de frais. Disponible sur smartphone et ordinateur, l’application utilise un système de reconnaissance de caractères qui permet de traiter les informations en prenant en photo vos reçus. La nature des dépenses est paramétrable à souhait, ainsi que les plafonds, les alertes et les droits d’encours de frais des différents collaborateurs.
Tarifs : pas d’annonce de prix sur le site internet de la société mais la possibilité de demander un devis personnalisé en fonction du nombre de collaborateurs et des besoins de l’entreprise.

evolizEvoliz est un logiciel de facturation en ligne qui prône une grande accessibilité pour tous les non-initiés à la gestion. Autour du nombre important de fonctionnalités proposé, il vous permet, via son application, de gérer vos notes de frais et tout autre type de dépenses en les photographiant directement. Il suffit ensuite de lier les dépenses à votre logiciel comptable.
Tarifs : Trois offres sans engagement, en fonction de vos besoins, vous sont proposées : « Smoothie Banane » à 12,60€, « Banana Split » à 27€ et « Banana Combo » à 36€. A noter qu’une période d’essai de 30 jours vous est proposée.

kds neo KDS Neo est un outil de gestion des voyages et notes de frais qui se concentre sur l’expérience utilisateur en simplifiant son interface. Prônant la simplicité, elle associe une interface graphique et un calendrier pour optimiser les notes de frais en voyage. Disponible sur tous les supports, le logiciel permet de placer des icônes à thème représentant les diverses dépenses sur un calendrier pour un résultat dynamique. Le système est le même que pour la plupart des applications sur le marché : il suffit de prendre une photo de votre reçu et la technologie de reconnaissance optique de caractères se charge d’analyser votre justificatif pour saisir automatiquement une note de frais à laquelle aura accès votre service comptable.
Tarifs : pas d’indication de prix sur le site internet de la société.

notilus Société 100% française, DIMO Software édite la solution Notilus, un logiciel qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble du processus des déplacements professionnels : ordre de mission, réservation online et offline, note de frais, factures fournisseurs, reporting… L’offre inclut aussi la gestion de flotte de véhicules et des dépenses en téléphonie. A noter que Notilus répond aussi aux attentes et aux spécificités du secteur public et des comptes assimilés.
Chiffres clés : 1500 clients, plus de 2 millions d’utilisateurs, présents dans 80 pays
Tarifs : sur devis sur le site internet de l’entreprise.

izyfrais iZyFrais est un service développé par iZySolutions. Le principe est simple, vous collectez tous vos justificatifs avec l’application mobile iZyFrais en les photographiant. Ces derniers seront décodés et iront directement se ranger dans la solution sécurisée en ligne, au sein de laquelle ils seront décodés, organisés et archivés ! Cette solution est à destination de tout type d’entreprise, qu’importe leur secteur d’activité.
Tarifs : une offre « Découverte » de 3 mois gratuite mais limitée dans son utilisation et une offre « Intégrale » à 9€/mois débloquant l’accès à toutes les fonctionnalités sans limitation.

onexpenseONexpense est une application multi-plateformes disponible sur iOS et Android qui vous aide à gérer vos notes de frais. Tout comme ses concurrents, elle vous propose de prendre une photo de votre reçu et reconnait automatiquement le total TTC, les taxes et les MULTI-TVA. Dans certains cas, il faudra compléter manuellement les informations pour éditer votre note de frais.
Tarifs : Trois offres sont disponibles et documentées sur le site internet : l’offre « Standard » gratuite mais limitée, l’offre « PME » (devis à demander) et l’offre « Enterprises ».

 

Les solutions « généralistes » : ils gèrent vos notes de frais et bien plus encore !

1. Sage

sage Sage propose un logiciel de gestion qui dispose d’un grand nombre de solutions à destination des entreprises, allant de la comptabilité et facturation à la gestion de paie et des Ressources Humaines. Très complet, l’outil propose aussi des solutions par type d’entreprise, par métier ou encore par secteur d’activité.

workdayWorkday fournit de nombreuses solutions pour la gestion des notes de frais et du capital humain des entreprises depuis le Cloud. L’outil permet d’avoir une visibilité et un contrôle total sur les notes de vos collaborateurs tout en restant très intuitif et simple d’utilisation pour ces derniers en leur permettant de soumettre des notes de frais à n’importe quel instant grâce à leur smartphone.

cleemy Editeur de solutions de gestion, Cegid propose des outils variés couvrant plusieurs structures d’entreprise (TPE et PME), divers secteurs d’activité (Retail & Fashion, Secteur public et Expertise Comptable) et différents domaines (Finance et fiscalité de l’entreprise et Paie et management des talents notamment).

coupaCoupa est une plateforme Cloud américaine qui centrée sur le contrôle de toutes les dépenses liées à votre entreprise dans le but affiché de dépenser de façon plus intelligente et de maximiser vos investissements en fonction de votre secteur d’activité.

rydoo Issue du rachat d’Xpenditure et d’iAlbatros par la société française Sodexo, Rydoo est une solution orientée autour de la gestion de vos frais de note et de vos voyages d’affaires grâce à ses deux applications « Expense » (que nous avons détaillé dans le classement précédent) et « Travel » qui propose comme fonctionnalités de centraliser les factures liées aux déplacement de vos collaborateurs et de tout gérer en ligne sur la même plateforme, le tout encadré par un service client disponible en continu.

sdworx SD Worx est une société internationale basée en Belgique qui offre des solutions orientées autour du conseil et des services en matière de gestion RH (formation, coaching, recrutement, etc.), de gestion de paie et d’assistance juridique et fiscale à travers leur logiciel Alicia. Celui-ci est entièrement adapté au marché Français.

eureciaEurécia est une société française qui vous propose de créer votre système d’information des ressources humaines sur mesure, à travers l’intégration de divers module répartis en trois catégories : Administration du personnel, Gestion des talents et Qualité de vie au travail. Ces modules incluent par exemple la gestion des notes de frais, la gestion des congés et absences, la gestion des formations ou encore la gestion du bien-être au travail.

spendesk Spendesk a pour mission de simplifier le paiement au travail. Pour cela, la société a développé un logiciel qui permet de gérer toutes les dépenses (y compris les notes de frais) de l’engagement jusqu’à la saisie en comptabilité. Pour cela, les différents moyens de paiements sont centralisés : appli mobile de notes de frais, carte corpo, CB virtuelle. L’objectif est de permettre à l’opérationnel de faire ses achats en toute autonomie, tout en respectant les contraintes des équipes financières (récupération facture, export comptable).

mooncard Reposant sur le même principe que Spendesk, Mooncard permet, via une carte de crédit unique, de centraliser et gérer les dépenses de votre entreprise. Tout est automatisé en vous permettant de prendre en photo vos justificatifs de paiement. Vous pouvez suivre ainsi vos dépenses en temps réel via un Cloud connecté à la carte de crédit.

10. Lucca

luccaLucca propose une suite d’applications en ligne et mobiles pour libérer les collaborateurs des tâches administratives qui cassent les pieds. Chaque solution Lucca résout un problème bien précis : gestion des congés et des absences, suivi du temps de travail, gestion du dossier RH, dématérialisation des bulletins salaires, et bien évidemment la gestion des notes de frais avec la solution Cleemy.

notilus Société 100% française, DIMO Software édite la solution Notilus, un logiciel qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble du processus des déplacements professionnels : ordre de mission, réservation online et offline, note de frais, factures fournisseurs, reporting… L’offre inclut aussi la gestion de flotte de véhicules et des dépenses en téléphonie. A noter que Notilus répond aussi aux attentes et aux spécificités du secteur public et des comptes assimilés.
Chiffres clés : 1500 clients, plus de 2 millions d’utilisateurs, présents dans 80 pays
Tarifs : sur devis sur le site internet de l’entreprise.