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Le remboursement des frais professionnels en auto-entrepreneur
Dernière mise à jour le 30/06/2025
L’auto-entrepreneur et le remboursement des frais professionnels, c’est une question que les novices ont généralement du mal à gérer. En effet, se faire rembourser certaines dépenses reste possible même lorsque l’on est à la tête d’une micro-entreprise.
La solution ne consiste pas à tous les facturer aux clients. Une pratique qui ne fera qu’augmenter davantage le chiffre d’affaires (CA) ainsi que le coût des impôts et des cotisations sociales. Le micro-entrepreneur doit plutôt prétendre à un remboursement de ses débours.
Quels sont les frais professionnels d’un auto-entrepreneur ?
De la même manière que pour tout type d’entreprises, la micro-entreprise engage divers frais professionnels. La seule différence est qu’ils ne sont normalement pas éligibles à un remboursement. Parmi les dépenses liées à l’activité du micro-entrepreneur, on peut citer :
- Les frais de port ;
- Les frais de sous-traitance ;
- Les frais d’hébergement ;
- Les charges inhérentes aux déplacements ;
- Les achats de fournitures et de matériels ;
- Les indemnités de repas ;
- Le budget consacré à la communication.
Comment un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser ses frais professionnels ?
Tout d’abord, il convient de savoir que la micro-entreprise est soumise au régime micro-fiscal. Ses dépenses de fonctionnement ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires. Autrement dit, l’auto-entrepreneur ne bénéficie pas du remboursement de frais professionnels (de la même manière que pour les autres charges de l’auto-entrepreneur).
Ce dernier n’a donc aucun intérêt à établir une note de frais pour sa micro-entreprise. (Dans les autres types d’entreprises, les notes de frais servent de listes de dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise, et appuyées par des justificatifs).
Régime micro-fiscal: fonctionnement de l’abattement
Pour rappel, en micro-entreprise, le régime fiscal applique automatiquement un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires pour tenir compte des frais professionnels, sans que le micro-entrepreneur ait à justifier ses dépenses. Cet abattement permet de calculer le revenu imposable sur lequel sera appliqués l’impôt sur le revenu.
Le taux d’abattement varie selon la nature de l’activité exercée :
- 71 % pour les activités d’achat-revente ;
- 50 % pour les prestations de services commerciales ou artisanales ;
- 34 % pour les professions libérales relevant des BNC (bénéfices non commerciaux).
Il est important de noter que cet abattement ne correspond pas aux frais réellement engagés, mais à une estimation forfaitaire définie par l’administration fiscale.
Remboursement des frais de débours
Toutefois, sous certaines conditions, un auto-entrepreneur peut se faire rembourser des frais de débours. Il s’agit des charges professionnelles qu’il a engagées pour le compte de clients. En effet, le micro-entrepreneur peut prétendre uniquement au remboursement de ces dépenses parce qu’il n’est pas imposé sur son résultat, mais sur ses recettes.
Comment l’auto-entrepreneur peut-il déduire les frais de débours ?
Souvent, le micro-entrepreneur débutant ignore ce que sont les frais de débours. Rappelons donc qu’il s’agit d’une somme d’argent nécessaire à la réalisation d’une prestation et qu’il avance pour le compte d’un client. La facture est ainsi payée par l’auto-entreprise, mais elle est établie au nom de ce dernier.
Les indemnités kilométriques ne comptent pas parmi les frais qui permettent d’obtenir un remboursement au titre des débours. Parmi les dépenses éligibles, on peut citer l’achat de matières premières effectué pour le compte d’un client.
Le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas envisageable. On l’a tous compris, mais quand on est nouveau dans le milieu de l’auto–entrepreneuriat, on a tendance à confondre les dépenses réelles avec les frais de débours. Il convient de bien comprendre que ces derniers ne sont pas engagés dans l’intérêt de la micro-entreprise. C’est pourquoi ils peuvent être refacturés aux clients. Par ailleurs, le micro-entrepreneur doit prendre en charge tous les frais dépensés pour le compte de son auto-entreprise et n’aura droit à aucun remboursement.
N’étant donc pas comptabilisés dans le CA de l’auto-entrepreneur, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition, ce qui aide ce dernier à conserver son statut. En effet, il risquerait moins de dépasser les plafonds imposés par la loi. En même temps, il n’aura pas à payer des charges fiscales et sociales trop élevées. À titre de rappel, le fisc applique déjà pourtant un abattement forfaitaire pour frais professionnels sur le CA encaissé pour déterminer le bénéfice imposable. Le taux varie selon la nature de l’activité :
- 34 % pour les bénéfices non commerciaux ;
- 50 % pour les bénéfices industriels et commerciaux ;
- 71 % pour l’achat et revente.
En somme, obtenir le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas possible. Ce qui est envisageable, c’est de se faire rembourser les frais de débours en remplissant quelques conditions. En effet, pour mettre en œuvre cette solution, il est nécessaire que le client confirme son accord par écrit. Prouvant son obligation de remboursement, le document doit préciser la nature et le montant de l’achat effectué.
Pour obtenir le remboursement des frais de débours, le micro-entrepreneur est tenu d’établir également la facture au nom et pour le compte du client. Ses coordonnées doivent être clairement indiquées dans le document. Même chose pour le montant précis convenu entre les deux parties. En procédant ainsi, l’auto-entrepreneur se libère des charges qui y sont liées. Et une fois la prestation réalisée, il pourra demander le remboursement des sommes exactes qu’il a dépensées.
Il est tout aussi important de bien garder les factures et les justificatifs (reçu, récépissé de paiement ou encore ticket de caisse) pour pouvoir prétendre au remboursement des frais de débours. En les conservant, le micro-entrepreneur sera en conformité avec la loi en cas contrôle fiscal. Une telle précaution lui permet en même temps de se protéger contre tout risque de litige.
Les dépenses de repas et de transport sont-elles des charges déductibles en micro-entreprise ?
Comme expliqué plus haut, le statut de micro-entreprise n’offre pas la possibilité de déduire ses dépenses professionnelles. Il impose à la place un abattement forfaitaire en fonction du type d’activité exercée. Il n’est donc en aucun cas possible de déduire des frais de repas ou de transport du chiffre d’affaires de sa micro-entreprise.
En revanche, il est tout à fait possible de facturer à votre client une indemnité pour les repas et/ou le transport, si cela se prête à la mission. Il s’agit là d’une pratique courante utilisée par les auto-entrepreneurs comme par les sociétés.
L’indemnité de repas
Le régime micro-fiscal ne permet pas de soustraire ce type de dépense du chiffre d’affaires. Par conséquent, même si le repas est lié à une activité professionnelle (déjeuner avec un client, repas pris sur le lieu d’une mission, etc.), aucune indemnité ne peut être réclamée ou déduite fiscalement.
Toutefois, si des repas sont prévus dans le cadre d’une mission pour le compte d’un client (par exemple, un déjeuner organisé à la demande du client avec des tiers), nous vous conseillons de prévoir ces dépenses dans votre devis initial, répercutant ainsi la charge financière de ces repas sur votre client.
L’indemnité de déplacement
Comme pour les frais de repas, les frais de déplacement engagés par le micro-entrepreneur dans le cadre de son activité ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires.
Néanmoins, là encore, si un déplacement est réalisé spécifiquement à la demande d’un de vos clients (comme par exemple aller chercher un matériel pour lui ou se rendre à une réunion de travail sur un de ses projets), ces dépenses peuvent alors être refacturées au client.
FAQ
Comment payer moins d’impôts quand on est micro-entrepreneur ?
En suivant quelques astuces simples, le micro-entrepreneur peut payer encore moins d’impôts. La première consiste à régler à temps les charges qui lui incombent. Opter pour le prélèvement forfaitaire libératoire lui permet également de les alléger. Il a même la possibilité de bénéficier de certaines aides qui donnent droit à une exonération de certaines cotisations.
Quels frais le micro-entrepreneur peut-il déduire de son CA ?
En règle générale, le micro-entrepreneur règle lui-même l’ensemble de ses dépenses professionnelles, parmi lesquelles on retrouve :
● Le loyer,
● Les assurances ;
● Les factures téléphoniques ;
● Les frais de déplacement.
Elles ne sont pas déductibles du CA de sa micro-entreprise. Seul le remboursement des frais de débours est envisageable.
Comment déduire ses frais professionnels en tant qu'auto-entrepreneur ?
Un micro-entrepreneur peut, dans certains cas, procéder à une déduction de certains frais professionnels de son chiffre d'affaires. Il s'agit des frais de débours. Ce sont des dépenses en rapport avec l’activité, mais qui servent l’intérêt du client. Elles sont alors facturées au nom de ce dernier. Les achats de matières premières ou de biens (produits informatiques par exemple) en font partie. Il peut s’agir également de frais liés à un service qui ont dû être avancés par le micro-entrepreneur.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 30/06/2025
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Bonsoir je veut un remboursement de 70€ s’il vous plaît j’ai fait un virement j’ai pas reçue mon kbis
Bonjour j ai aussi payer 370e et je souhaite le remboursement, vous vous êtes trompé à plusieurs reprises dans l activité (dont vous avez inventé la nature) alors que j avais bien décrit mon activité, et j ai aussi payé pour ouverture Xpress qui est pire que lente et jusqu’à maintenant toujours rien honnêtement 2 semaines pour ouvrir une micro entreprise c est incroyable et en plus c est toujours pas fait et plusieurs refus dû à vos erreurs, merci de me rembourser les frais ‘express “, et aussi frais hébergement qui ne risque pas d arriver car vous n… Lire la suite »
Bonjour,
Il est possible de demander le remboursement des frais (traitement express, hébergement, dossier) en envoyant une réclamation écrite à bonjour@legalplace.fr avec les justificatifs.
Si la réponse obtenue n’est pas satisfaisante, il est possible de contacter la DGCCRF ou un médiateur de la consommation.
En espérant que notre réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace.