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Le remboursement des frais professionnels en auto-entrepreneur
Dernière mise à jour le 24/01/2024
L’auto-entrepreneur et le remboursement des frais professionnels, c’est une question que les novices ont généralement du mal à gérer. En effet, se faire rembourser certaines dépenses reste possible même lorsque l’on est à la tête d’une micro-entreprise.
La solution ne consiste pas à tous les facturer aux clients. Une pratique qui ne fera qu’augmenter davantage le chiffre d’affaires (CA) ainsi que le coût des impôts et des cotisations sociales. Le micro-entrepreneur doit plutôt prétendre à un remboursement de ses débours.
Quels sont les frais professionnels d’un auto-entrepreneur ?
De la même manière que pour tout type d’entreprises, la micro-entreprise engage divers frais professionnels. La seule différence est qu’ils ne sont normalement pas éligibles à un remboursement. Parmi les dépenses liées à l’activité du micro-entrepreneur, on peut citer :
- Les frais de port ;
- Les frais de sous-traitance ;
- Les frais d’hébergement ;
- Les charges inhérentes aux déplacements ;
- Les achats de fournitures et de matériels ;
- Les indemnités de repas ;
- Le budget consacré à la communication.
Un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser ses frais professionnels ?
D’abord, il convient de savoir que le micro-entrepreneur n’a aucun intérêt à établir une note de frais pour obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles. Dans les autres types d’entreprises, cette pratique consiste à les consigner dans un document, qui sera joint à des pièces justificatives.
La micro-entreprise étant soumise au régime micro-fiscal, ses dépenses de fonctionnement ne sont pas déductibles de son CA. Autrement dit, l’auto-entrepreneur ne bénéficie pas du remboursement de frais professionnels.
Sous certaines conditions, il a en revanche la possibilité de se faire rembourser les frais de débours. Il s’agit des charges professionnelles qu’il a engagées pour le compte de clients. En effet, le micro-entrepreneur peut prétendre uniquement au remboursement de ces dépenses parce qu’il n’est pas imposé sur son résultat, mais sur ses recettes.
Comment fonctionnent les frais de débours ?
Souvent, le micro-entrepreneur débutant ignore cette notion. Il convient de rappeler qu’il s’agit d’une somme d’argent nécessaire à la réalisation d’une prestation et qu’il avance pour le compte d’un client. La facture est ainsi payée par l’auto-entreprise, mais elle est établie au nom de ce dernier.
Les indemnités kilométriques ne comptent pas parmi les frais qui permettent d’obtenir un remboursement au titre des débours. Parmi les dépenses éligibles, on peut citer l’achat de matières premières effectué pour le compte d’un client.
Le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas envisageable. On l’a tous compris, mais quand on est nouveau dans le milieu de l’auto–entrepreneuriat, on a tendance à confondre les dépenses réelles avec les frais de débours. Il convient de bien comprendre que ces derniers ne sont pas engagés dans l’intérêt de la micro-entreprise. C’est pourquoi ils peuvent être refacturés aux clients. Par ailleurs, le micro-entrepreneur doit prendre en charge tous les frais dépensés pour le compte de son auto-entreprise et n’aura droit à aucun remboursement.
N’étant donc pas comptabilisés dans le CA de l’auto-entrepreneur, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition, ce qui aide ce dernier à conserver son statut. En effet, il risquerait moins de dépasser les plafonds imposés par la loi. En même temps, il n’aura pas à payer des charges fiscales et sociales trop élevées. À titre de rappel, le fisc applique déjà pourtant un abattement forfaitaire pour frais professionnels sur le CA encaissé pour déterminer le bénéfice imposable. Le taux varie selon la nature de l’activité :
- 34 % pour les bénéfices non commerciaux ;
- 50 % pour les bénéfices industriels et commerciaux ;
- 71 % pour l’achat et revente.
En somme, obtenir le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas possible. Ce qui est envisageable, c’est de se faire rembourser les frais de débours en remplissant quelques conditions. En effet, pour mettre en œuvre cette solution, il est nécessaire que le client confirme son accord par écrit. Prouvant son obligation de remboursement, le document doit préciser la nature et le montant de l’achat effectué.
Pour obtenir le remboursement des frais de débours, le micro-entrepreneur est tenu d’établir également la facture au nom et pour le compte du client. Ses coordonnées doivent être clairement indiquées dans le document. Même chose pour le montant précis convenu entre les deux parties. En procédant ainsi, l’auto-entrepreneur se libère des charges qui y sont liées. Et une fois la prestation réalisée, il pourra demander le remboursement des sommes exactes qu’il a dépensées.
Il est tout aussi important de bien garder les factures et les justificatifs (reçu, récépissé de paiement ou encore ticket de caisse) pour pouvoir prétendre au remboursement des frais de débours. En les conservant, le micro-entrepreneur sera en conformité avec la loi en cas contrôle fiscal. Une telle précaution lui permet en même temps de se protéger contre tout risque de litige.
FAQ
Comment payer moins d’impôts quand on est micro-entrepreneur ?
En suivant quelques astuces simples, le micro-entrepreneur peut payer encore moins d’impôts. La première consiste à régler à temps les charges qui lui incombent. Opter pour le prélèvement forfaitaire libératoire lui permet également de les alléger. Il a même la possibilité de bénéficier de certaines aides qui donnent droit à une exonération de certaines cotisations.
Quels frais le micro-entrepreneur peut-il déduire de son CA ?
En règle générale, le micro-entrepreneur règle lui-même l’ensemble de ses dépenses professionnelles, parmi lesquelles on retrouve :
● Le loyer,
● Les assurances ;
● Les factures téléphoniques ;
● Les frais de déplacement.
Elles ne sont pas déductibles du CA de sa micro-entreprise. Seul le remboursement des frais de débours est envisageable.
Les frais de débours, qu’est-ce que c’est ?
Ce sont des dépenses en rapport avec l’activité, mais qui servent l’intérêt du client. Elles sont alors facturées au nom de ce dernier. Les achats de matières premières ou de biens (produits informatiques par exemple) en font partie. Il peut s’agir également de frais liés à un service qui ont dû être avancés par le micro-entrepreneur.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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