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La domiciliation d’entreprise gratuite
Dernière mise à jour le 29/11/2023
La domiciliation d’entreprise gratuite constitue une option qui intéresse surtout les personnes qui viennent de se lancer dans l’entrepreneuriat. Elle figure parmi les nombreuses possibilités pour domicilier une société. Aujourd’hui, il est même courant de le faire en ligne.
Lors du choix de la solution idéale, il convient de bien s’informer sur toutes les possibilités afin d’obtenir une adresse administrative dans les meilleures conditions et d’éviter les erreurs courantes commises par de nombreux entrepreneurs. Il est tout aussi important de savoir comment réduire les coûts de la domiciliation commerciale.
La domiciliation d’entreprise gratuite : c’est possible ?
Il est tout à fait possible d’opter pour une domiciliation d’entreprise gratuite. Souvent, l’entrepreneur fait ce choix lors du lancement de son activité. Il a la possibilité de choisir de domicilier la société chez lui. Il peut aussi profiter de la gratuité d’une période d’essai destiné à tester les services proposés par un prestataire spécialisé.
La domiciliation d’entreprise gratuite s’avère intéressante lorsque l’on débute une aventure entrepreneuriale. Souvent, l’entrepreneur opte pour cette solution car il ne dispose pas encore d’assez d’argent pour souscrire un service payant.
C’est aussi une option particulièrement intéressante pour les entrepreneurs qui, par exemple, ne souhaitent pas investir une importante somme parce qu’ils estiment qu’ils reçoivent rarement des courriers.
Mais certains chefs d’entreprise décident d’opter également pour la domiciliation gratuite à la suite d’un transfert de siège social. Et d’autres le font pour limiter les dépenses, le temps de retrouver une certaine stabilité.
Combien ça coûte ?
Chaque solution de domiciliation détient son coût. Certaines sont beaucoup moins chères que d’autres. Pour effectuer le bon choix, le fondateur d’une entreprise doit prendre en compte à la fois ses besoins et son budget.
Il existe différentes solutions de domiciliation :
- Au domicile personnel du dirigeant ;
- Dans un local commercial ;
- Dans une pépinière d’entreprise ;
- Dans une société de domiciliation.
Domiciliation au domicile du gérant
Les entrepreneurs individuels sont nombreux à choisir cette option. Cette dernière est particulièrement intéressante pour un travailleur indépendant :
- Intervenant chez des clients ;
- Exerçant son métier chez lui.
Elle consiste à domicilier l’entreprise avec son adresse personnelle. L’entrepreneur peut choisir cette solution de domiciliation s’il est propriétaire des lieux. Si c’est le cas, il devra présenter un document qui le prouve (facture de téléphone ou d’électricité par exemple).
Le représentant légal d’une société (président de SAS, gérant de SARL ou encore PDG de SA) peut tout aussi bien domicilier l’entreprise chez lui, à condition que l’adresse utilisée lui appartienne ou que le propriétaire des lieux ne lui en interdise pas.
Dans le cas où une clause s’y opposerait, la domiciliation chez soi ne sera possible que sur une période de cinq ans, à compter de la date d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. Une fois ce délai dépassé, il faudra opter pour une autre solution.
Avant d’opter pour la domiciliation chez soi, il convient alors de bien vérifier les éventuelles clauses insérées dans le bail d’habitation et de consulter les règles d’urbanisme et le règlement de copropriété.
Il convient de noter qu’en plus d’être gratuite, cette solution de domiciliation facilite la gestion administrative de l’entreprise, parce que les courriers professionnels arrivent directement à l’adresse de son représentant. Cependant, cette dernière sera connue de tous.
Rappelons que dans le cas où il serait interdit de domicilier l’entreprise au domicile de son représentant, ce dernier dispose d’un délai de cinq ans pour trouver un autre siège social. Trois mois avant l’expiration de ce délai, le greffier se chargera de lui transmettre une lettre lui rappelant les faits. Si une nouvelle adresse ne lui est pas fournie à temps, il risque de procéder à la radiation d’office de la société.
L’entreprise concernée souffre aussi d’un manque de crédibilité auprès des tiers (clients, fournisseurs et investisseurs). D’autre part, la domiciliation chez soi n’est pas adaptée à toutes les activités professionnelles. Toutefois, c’est la solution la plus intéressante qui s’offre à l’entrepreneur désireux de domicilier son entreprise gratuitement.
Soulignons que l’adresse fiscale et celle du lieu d’exercice peuvent être identiques. C’est souvent le cas pour les :
- Agriculteurs ;
- Artisans ;
- Petits commerçants.
Domiciliation dans un local commercial
Elle compte également parmi les solutions de domiciliation d’entreprise gratuites. Dans le cas où la société serait déjà propriétaire d’un local commercial, elle n’aura pas à payer de loyer. Celui-ci pourra être utilisé en même temps pour exercer une activité.
Aussi, la domiciliation dans un local commercial n’est gratuite que lorsque l’entrepreneur en dispose déjà et que le fondateur n’a pas à signer un bail. L’idéal serait qu’elle soit indispensable à l’activité économique de l’entreprise.
En passant par une société de domiciliation
Les sociétés de domiciliation possèdent un agrément préfectoral leur donnant la possibilité d’héberger le siège social des entreprises clientes. Souvent, elles proposent des offres qui fonctionnent par abonnement mensuel.
Certaines sociétés de domiciliation donnent à leurs clients la possibilité d’expérimenter les prestations qu’elles proposent. Il est possible de domicilier une entreprise gratuitement durant cette période. Une fois que cette dernière prend fin, il faudra opter pour une formule payante.
Il convient de savoir que certaines sociétés de domiciliation proposent aux entrepreneurs de choisir parmi des centaines d’adresses d’hébergement. Elles peuvent cibler particulièrement des :
- Micro-entreprises ;
- Associations ;
- Grands groupes ;
- Entreprises de toute taille.
Dans un contrat de domiciliation, le domiciliataire s’engage à :
- Mettre à la disposition du domicilié un siège social ;
- Respecter la confidentialité ;
- Fournir des services de qualité.
Une autre possibilité consiste à utiliser l’adresse d’une autre entreprise. Bien que rare, elle permet aussi de bénéficier d’une domiciliation gratuite. Cette option est envisageable pour les entrepreneurs qui ont signé un accord de collaboration particulier avec la société d’hébergement.
Souvent, l’immatriculation d’entreprise figure même parmi les prestations proposées par les sociétés de domiciliation. Notons qu’il est également envisageable de se domicilier dans une pépinière d’entreprises ou un espace de coworking, mais il n’est pas possible de bénéficier d’un service gratuit. Ces solutions de domiciliation permettent d’échanger avec d’autres professionnels et de profiter de diverses prestations complémentaires (location de bureaux et travaux de secrétariat).
Pourquoi est-il important de domicilier son entreprise ?
Il n’est pas possible de s’immatriculer sans avoir une adresse administrative. L’attestation de domiciliation figure dans la liste des documents indispensables à la constitution d’une société. Elle prouve que cette dernière dispose bien d’un siège social. Elle comprend des mentions obligatoires concernant le représentant légal et la structure de l’entreprise. Pour être valide, elle doit comporter :
- La dénomination sociale de l’entreprise ;
- L’adresse du siège social ;
- Le numéro Siren ;
- Les coordonnées du représentant légal de la société ;
- Les mentions liées au choix de la domiciliation permanente ou provisoire.
En plus d’être obligatoire, la domiciliation d’une entreprise contribue à l’amélioration de l’image de marque. Elle permettra de communiquer avec :
- Les clients ;
- L’administration fiscale ;
- Les partenaires commerciaux et financiers.
Il est bon de noter que l’adresse administrative choisie sera inscrite sur le site internet de l’entreprise et sur tous les documents commerciaux et professionnels, dont les :
- Factures ;
- Dépliants ;
La domiciliation d’entreprise permet également l’inscription :
- Au RCS ;
- Au Registre national des entreprises ;
- À la Chambre de métiers.
Il faut savoir que l’adresse de domiciliation détermine également la nationalité de l’entreprise, ainsi que les administrations compétentes en cas de litiges ou d’accomplissement de formalités administratives.
Réduire les coûts de la domiciliation commerciale : comment faire ?
Divers moyens permettent de réduire les coûts de la domiciliation commerciale. Le premier consiste à comparer les offres proposées par les différents prestataires évoluant sur le marché. Le choix de l’adresse figure également dans la liste.
Le choix de l’adresse
Les sociétés de domiciliation proposent un certain nombre d’adresses fiscales, dont le prix varie en fonction de :
- Le nombre d’entreprises hébergées à la même adresse ;
- La renommée de l’adresse administrative ;
- Les charges locatives ;
- Les frais d’acquisition du bien par la société de domiciliation.
Il est particulièrement important de bien s’informer sur le prix des adresses et de les comparer pour réduire les coûts de la domiciliation commerciale. Conscients du rôle stratégique que ces dernières jouent pour les entreprises, les prestataires font l’effort de proposer des offres avantageuses dans des centres d’affaires.
La durée du contrat de la domiciliation d’entreprise
La durée du contrat signé entre la société domiciliaire et le domicilié doit être de 3 mois minimum. Mais celui-ci s’étend généralement sur de longues périodes (1 à 2 ans, avec tacite reconduction). Il est bon de noter que le document prévoit toutes les modalités de l’exécution (conditions, résiliation, etc.) de la prestation entre les deux parties.
Plus la durée du contrat de domiciliation est étendue, plus le prix sera avantageux. En somme, il serait intéressant d’opter pour un prestataire bien implanté et bénéficiant de plusieurs retours positifs d’entrepreneurs afin d’engager une collaboration sur le long terme en toute sérénité.
Outre la durée de l’engagement, le contrat doit comporter :
- L’identité des parties ;
- Le numéro d’agrément préfectoral ;
- L’adresse de domiciliation ;
- Les services optionnels ;
- Les prestations souscrites ;
- Les tarifs ;
- Les modalités de paiement ;
- L’engagement du domicilié de se servir de manière exclusive des locaux comme siège social ;
- L’engagement du domiciliataire de s’immatriculer au Registre du commerce et des sociétés (sauf s’il s’agit d’une personne morale du droit public).
Pour conclure le contrat, la société domiciliée doit prévoir encore quelques documents, dont une pièce d’identité et un justificatif de domicile. En effet, le document sert principalement à justifier l’adresse du principal établissement de l’entreprise ou du siège social.
En outre, une copie du contrat doit être fournie lors de l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés. Soulignons qu’il est également possible de télécharger un modèle de document en ligne.
Analyser les différentes sociétés de domiciliation
Les services disponibles sur le marché sont nombreux. Pour réduire les coûts, il est tout aussi important de bien choisir la société de domiciliation et d’analyser les offres des prestataires avec soin. En effectuant le bon choix, les entrepreneurs bénéficieront également d’un gain de temps non négligeable.
En plus de l’adresse administrative et fiscale, les sociétés de domiciliation proposent souvent des services complémentaires, parmi lesquels on peut citer :
- La permanence téléphonique ;
- Le conseil juridique ;
- Le service de secrétariat ;
- La mise à disposition d’une salle de réunion ou de locaux ;
- La gestion et réexpédition du courrier.
Les prestations complémentaires intéressent beaucoup l’entrepreneur parce qu’ils lui permettent de se focaliser sur son cœur de métier. Toutefois, ils ne sont pas particulièrement intéressants en début d’activité.
Physique
Aujourd’hui, les entrepreneurs peuvent toujours se rapprocher d’une agence physique pour réaliser les démarches de domiciliation d’entreprise. Ils peuvent louer uniquement une boîte aux lettres ou souscrire les services complémentaires dont ils ont besoin.
Une domiciliation simple est naturellement moins chère. Mais il reste possible de réduire les coûts que ce soit en se domiciliant :
- Dans un local commercial ;
- Auprès d’une agence physique ;
- En ligne.
En faisant appel au service d’une société de domiciliation physique, le domicilié profite de plusieurs avantages, dont :
- L’existence d’un agrément préfectoral ;
- L’assurance d’un cadre contractuel solide ;
- La mise à disposition de bureaux ;
- Aucune limitation de durée en matière d’utilisation des locaux.
En ligne
Les sociétés de domiciliation ne cessent de multiplier leurs offres. Elles sont de plus en plus nombreuses à digitaliser leurs services. En effet, elles donnent à leurs clients la possibilité de souscrire ces derniers en ligne. Tout se réalisera ainsi à distance.
Pour effectuer une domiciliation en ligne, il faudra tout simplement fournir :
- Quelques justificatifs d’identité ;
- Un Kbis ou des projets de statuts ;
- Un justificatif de domicile datant de moins de trois mois.
Voici une vidéo pour mieux comprendre la domiciliation d’une entreprise :
Quels sont les avantages d’opter pour une société de domiciliation en ligne ?
La domiciliation d’entreprise en ligne présente un certain nombre d’avantages. Elle permet de bénéficier :
- D’adresses prestigieuses ;
- De locaux virtuels ;
- D’un gain de temps et d’argent.
Obtenir des adresses renommées
Les adresses de prestige coûtent généralement plus cher. Par ailleurs, elles permettent de gagner la confiance des partenaires commerciaux et de devenir crédible auprès des prospects et clients, ainsi que de potentiels investisseurs.
Avoir des locaux réels et virtuels
Les locaux permettent d’accueillir des fournisseurs, des clients, voire des investisseurs, sans devoir investir dans un bail commercial. Ils peuvent être loués à :
- L’heure ;
- La demi-journée ;
- La journée.
Optimiser votre temps de travail et votre argent
En plus de réduire les coûts de la domiciliation commerciale, c’est une solution qui permet de rester concentré sur sa principale activité. Il convient de préciser qu’il n’est pas rare que les sociétés de domiciliation travaillent en collaboration avec des centres d’affaires ou des espaces de coworking.
En optant pour le service, l’entrepreneur obtient aussi plus vite une adresse commerciale, ce qui leur permettra de recevoir également plus rapidement le Kbis de sa société. Précisons que les entreprises étrangères ont aussi la possibilité de recourir à la domiciliation en ligne, en créant par exemple une succursale.
FAQ
Le propriétaire d’une maison ou d’un appartement peut-il refuser une demande de domiciliation d’une entreprise ?
Il peut tout à fait refuser la demande. Mais il sera tenu de faire parvenir au demandeur une lettre dûment signée et affirmant qu’il ne l’accepte pas. Dans un tel cas, le locataire n’aura d’autres choix que de reconsidérer ses options et de trouver une solution au problème.
Quels sont les documents à prévoir pour domicilier une entreprise ?
Une photocopie de la pièce d’identité du dirigeant de l’entreprise concernée figure dans la liste des documents à prévoir. Il faudra fournir également un justificatif de domicile du gérant et un extrait Kbis (pour une société déjà immatriculée). Certains domiciliaires demandent aussi à leurs clients un relevé d’identité bancaire et une autorisation de prélèvement automatique.
Un contrat de domiciliation, qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un document écrit possédant une valeur juridique qui est signé par le domicilié et le domiciliaire. Le contrat de domiciliation contient un certain nombre d’informations au sujet des deux parties. Il peut comporter également des clauses particulières qui encadrent l’occupation des locaux se trouvant à l’adresse du siège social d’une société.
Me domicilier en ligne
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 29/11/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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