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L’expert-comptable en ligne

Dernière mise à jour le 02/09/2021

L’expert-comptable en ligne s’inscrit dans le processus de digitalisation qui gagne de nombreux métiers grâce à l’essor des nouvelles technologies. En facilitant l’accès à un expert-comptable, il permet aux entreprises de bénéficier d’un outil de pilotage crucial pour leur développement et de recevoir des conseils avisés d’une personne extérieure à l’organisation, sous réserve de faire appel au bon partenaire. Découvrez comment bien le choisir.

Quelles sont les missions d’un expert-comptable en ligne ?

Les missions d’un expert-comptable en ligne correspondent à celles d’un cabinet comptable de proximité, à la seule différence qu’elles s’effectuent à distance et de façon dématérialisée. Il prend notamment en charge :

  • Les démarches de création d’entreprise, y compris la rédaction des statuts ;
  • La réalisation d’un prévisionnel financier ;
  • La tenue de la comptabilité ;
  • L’Établissement des comptes annuels ;
  • Les déclarations fiscales et sociales, telles que la déclaration de TVA ou les cotisations sociales ;
  • La gestion des ressources humaines, comme la rédaction des contrats de travail ou l’établissement des fiches de paie ;
  • La tenue des registres légaux ;
  • La création de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ;
  • Les conseils pour la gestion et le pilotage de l’entreprise.

Quels types de sociétés peuvent opter pour un expert-comptable en ligne ?

Bien que l’expertise-comptable en ligne puisse séduire un grand nombre d’entrepreneurs, elle s’adresse en priorité aux sociétés qui tiennent une comptabilité de trésorerie. Cette dernière peut s’automatiser très facilement, ce qui réduit les interventions du prestataire.

Néanmoins, certains acteurs en ligne appartiennent à de grands groupes comptables, ce qui leur permet de proposer des offres digitalisées pour les entreprises soumises à l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement.

En revanche, les spécificités de certains secteurs d’activité rendent plus difficile la recherche d’un prestataire sur Internet. Par exemple, un expert-comptable pour une association ou une exploitation agricole.

À noter : Un cabinet d’expertise-comptable, même en ligne, se réserve le droit de refuser un client lorsqu’il estime que toutes les conditions ne sont pas réunies pour mener à bien sa mission.

Quels sont les avantages d’un cabinet comptable en ligne ?

Confier sa comptabilité à un expert-comptable sur Internet plutôt qu’à un cabinet traditionnel présente de nombreux avantages dans la gestion quotidienne de son activité, aussi bien pour les auto-entrepreneurs que pour les TPE.

Le coût

Le premier avantage de faire appel à un cabinet en ligne pour lui confier sa gestion comptable concerne les tarifs pratiqués. Ils sont généralement inférieurs de 30 % à 40 % comparés aux cabinets « classiques ».

Cette différence d’honoraires s’explique grâce aux économies que l’expert-comptable sur Internet réalise sur ses principales charges d’exploitation. À savoir :

  • Le loyer, car il sélectionne des bureaux situés en périphérie ;
  • Les frais de déplacement, comme il ne se déplace presque pas chez ses clients ;
  • Les dépenses administratives, car la majorité des échanges s’opèrent de façon dématérialisée.
Bon à savoir : En plus de son prix attractif, faire appel à un expert-comptable en ligne permet de bénéficier d’une réduction d’impôts pour frais de comptabilité. Cet avantage fiscal allège encore le coût de cette prestation.

Le gain de temps

Se faire accompagner par un expert-comptable en ligne représente un gain de temps considérable pour le chef d’entreprise. Il n’a pas besoin de se déplacer pour le rencontrer ou de prévoir un créneau dans son agenda pour le recevoir dans ses locaux.

Le développement de l’activité d’une société nécessite de pouvoir s’y consacrer totalement, sans se préoccuper des tâches administratives qui n’apportent aucune valeur ajoutée. En confiant la tenue de sa comptabilité à un professionnel, l’entrepreneur se recentre sur son cœur de métier.

La mise à jour de la comptabilité en temps réel

L’externalisation de sa comptabilité auprès d’un professionnel en ligne permet la mise en place d’un système de traitement des données totalement automatisé, notamment avec :

  • L’échange des pièces comptables par voie dématérialisée ;
  • L’enregistrement comptable des factures dès leur émission ;
  • La récupération des flux bancaires.

Ce processus alimente la comptabilité de l’entreprise en temps réel, ce qui fournit des informations fiables pour piloter au jour le jour :

  • Le développement de sa société, à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs de performance ;
  • Sa trésorerie, grâce au suivi des créances commerciales.
Bon à savoir : Les données comptables sont stockées via le cloud sur des serveurs distants sécurisés. En plus de faire des économies sur la protection informatique, le dirigeant peut accéder à sa comptabilité depuis n’importe où et sur n’importe quel support.

La réactivité des interlocuteurs

L’expert-comptable en ligne s’efforce de simplifier la relation avec ses clients au maximum. Il se rend disponible à travers de multiples canaux, à l’image d’un salarié de l’entreprise, comme les :

  • E-mails ;
  • Solutions de messagerie instantanée ;
  • Visioconférences ;
  • Appels téléphoniques.

La mise à disposition d’une équipe dédiée facilite l’accès à un interlocuteur lorsque le dirigeant en a besoin, par exemple pour comprendre le contenu de sa liasse fiscale ou recevoir des conseils juridiques.

À noter : Certains cabinets d’expertise-comptable sur la Toile incluent dans leurs honoraires un nombre d’heures de conseils illimité, mais ce n’est pas toujours le cas. Par conséquent, il convient de bien vérifier ce point lors du choix de son prestataire.

Le logiciel comptable

Chaque cabinet d’expertise-comptable en ligne fournit gratuitement à ses clients un accès à son logiciel de comptabilité, afin qu’ils puissent consulter à tout moment la situation comptable de leur entreprise.

La majorité de ces outils informatiques sont en réalité des logiciels de gestion qui vont bien au-delà de la tenue de la comptabilité. Ils intègrent généralement un module pour :

  • L’établissement de devis ;
  • L’émission de factures ;
  • La gestion des notes de frais.

La réunion de toutes ces fonctionnalités au sein d’un même espace facilite le suivi et permet de gagner du temps. Néanmoins, la prise en main nécessite d’y consacrer quelques heures, c’est pourquoi il convient de sélectionner une plateforme intuitive.

Quels sont les inconvénients ?

Malgré tous les avantages indéniables que présente l’expert-comptable en ligne, cette solution digitale n’est pas toujours la plus adaptée. Notamment pour certains métiers ou lors de la survenance d’événements particuliers.

La difficulté à créer une relation professionnelle

L’expert-comptable occupe une place prépondérante au sein de l’entreprise, notamment grâce à son avis objectif sur son développement et sa situation patrimoniale. D’où l’importance de créer une relation de confiance avec son cabinet comptable.

L’absence de contact réel rend difficile l’établissement d’un lien fort entre le dirigeant et son prestataire, tout comme les interlocuteurs qui changent régulièrement.

La méconnaissance du secteur d’activité de son entreprise

Le modèle économique de l’expertise-comptable en ligne repose sur la digitalisation de l’activité, car le faible nombre de déplacements lui permet de diminuer ses dépenses. Malheureusement, cette absence d’immersion au sein des entreprises pour les collaborateurs les empêche d’acquérir de l’expérience sur le terrain.

Par conséquent, les dirigeants qui souhaitent obtenir un accompagnement spécifique à leur métier doivent se tourner vers un cabinet comptable en ligne spécialisé dans leur domaine. Il s’assure ainsi de sa maîtrise des particularités, comme c’est le cas avec la comptabilité d’un restaurant.

L’accompagnement pour des opérations exceptionnelles

Afin de réduire ses coûts, un expert-comptable en ligne établit généralement ses locaux dans des zones où l’immobilier pèse moins sur sa marge bénéficiaire. Par conséquent, il intervient rarement sur place lors de la survenance d’événements au cours de la vie de l’entreprise, comme :

  • Le processus de vente de la société ;
  • Un litige avec un salarié ;
  • Un contrôle fiscal.

Sur quels critères baser son choix ?

Bien qu’il ne fasse pas partie de l’organisation, l’expert-comptable en ligne occupe un rôle central pour le pilotage de l’entreprise et la prise de décisions. Par conséquent, sélectionner le bon prestataire s’avère primordial.

Ses besoins

Pour créer une relation professionnelle durable et satisfaisante, le dirigeant doit évaluer de façon très précise les missions qu’il souhaite confier à l’expert-comptable en ligne. Par exemple la :

  • Gestion de la paie et des ressources humaines ;
  • Domiciliation de sa société ;
  • Constitution de son entreprise ;
  • Préparation d’un compte de résultat prévisionnel.

Ce n’est qu’après avoir réalisé cet exercice qu’il sera en mesure de comparer les différents prestataires. D’autant que la majorité des cabinets en ligne travaillent avec des offres packagées difficilement modulables.

La plupart des abonnements se souscrivent sans engagement, ce qui donne plus de flexibilité pour le chef d’entreprise s’il souhaite ajouter de nouvelles missions en fonction du développement de son activité.

Son budget

Déterminer le budget que le dirigeant accepte d’allouer à la tenue de sa comptabilité permet d’effectuer une sélection parmi les différentes solutions d’expertise-comptable digitalisées.

Pour autant, inutile de prévoir un budget trop serré au détriment de la qualité. Compte tenu de l’importance de la comptabilité pour piloter son entreprise, mieux vaut y consacrer un montant plus élevé pour bénéficier d’un meilleur accompagnement.

Son statut juridique

Le statut juridique d’une entreprise détermine son régime d’imposition ainsi que ses obligations comptables. Par exemple, la législation impose à une micro-entreprise la tenue du livre des recettes de l’auto-entrepreneur, mais le dirigeant peut opter volontairement pour la comptabilité de trésorerie.

L’expertise-comptable digitalisée s’adresse principalement aux freelances, consultants ou professions libérales dont le nombre d’écritures pour chaque année comptable reste limité.

Néanmoins, certains cabinets sont spécialisés pour les entreprises de plus grande taille et les secteurs d’activités plus spécifiques :

Son type de comptabilité

La comptabilité de trésorerie représente une charge de travail allégée, car elle s’établit sur les décaissements et les encaissements. Chacun de ces mouvements sera enregistré grâce au principe de la comptabilité de caisse. Dans ce cas, la saisie comptable peut se réaliser de façon automatique sur base des :

  • Factures émises par le logiciel de facturation ;
  • Mouvements bancaires ;
  • Factures reçues et transmises par voie dématérialisée.

En revanche, les entreprises soumises à la comptabilité d’engagement, de plein droit ou sur option, doivent procéder aux enregistrements comptables en fonction de leurs engagements et non pas de leurs flux financiers.

Par conséquent, l’expert-comptable en ligne doit effectuer des écritures comptables supplémentaires, notamment lors de la clôture de l’exercice comptable. L’absence d’automatisation totale de la saisie comptable entraîne un tarif plus élevé.

L’accompagnement souhaité

Confier sa comptabilité à un expert-comptable en ligne requiert d’accepter l’idée d’avoir presque exclusivement des contacts à distance avec son interlocuteur (téléphone, e-mails ou visioconférence).

De même, chaque cabinet comptable organise ses équipes de façon différente. L’accompagnement proposé peut prendre diverses formes tels q’un :

  • Comptable dédié qui reste le même tout au long de l’année ;
  • Collaborateur spécialisé en fonction du besoin du client ;
  • Coach qui accompagne le dirigeant dans sa comptabilité.

Pour les gérants dont l’activité nécessite le recours à de nombreuses heures de conseil, opter pour un expert-comptable qui fournit des consultations illimitées s’avère judicieux.

Bon à savoir : En moyenne, chaque collaborateur d’un cabinet comptable gère entre 40 et 80 dossiers. Au-delà de ce chiffre, il risque d’être compliqué de le joindre.

Sa maîtrise de l’informatique

Le dirigeant qui souhaite faire appel à un expert-comptable en ligne doit être à l’aise avec l’informatique, malgré le côté intuitif des interfaces proposées par les différents prestataires.

De plus, il faut impérativement disposer d’une connexion internet fiable et puissante. La gestion et l’accès aux données s’effectuent à distance, une mauvaise connexion nuit à la collaboration.

La crédibilité du cabinet d’expertise-comptable

Trouver un cabinet comptable en ligne grâce à une recherche sur Internet ne prouve pas que le professionnel est sérieux. Les moteurs de recherche ne contrôlent pas s’il possède ou non le droit d’exercer.

Par conséquent, l’entrepreneur doit systématiquement vérifier que l’expert-comptable en ligne est bien inscrit au tableau de l’Ordre des Experts-Comptables (OEC). Ces informations sont libres d’accès sur le site internet de l’OEC.

À noter : Consulter les avis des clients s’avère également primordial pour s’assurer du sérieux de l’intervenant. Cette démarche sert notamment à :
– Identifier les éventuels problèmes rencontrés ;
– Évaluer leur niveau de satisfaction.

La transparence de l’offre de services

Conformément au Code de Déontologie des Experts-Comptables, l’expert-comptable en ligne doit fournir une lettre de mission à son client. Elle contient les dispositions qui encadrent leur relation professionnelle, comme :

  • La description des prestations ;
  • Le tarif de l’expert-comptable ;
  • La durée et les conditions de reconduction de la mission ;
  • Les modalités de résiliation.

Définir une grille de répartition des tâches, conjointement avec l’expert-comptable, permet d’identifier à l’avance les travaux comptables réalisés par le prestataire et ceux qui restent à la charge de l’entreprise. Ce partage concerne par exemple :

  • La saisie comptable ;
  • La révision des comptes ;
  • La préparation de situations intermédiaires ;
  • L’inventaire et l’évaluation des stocks dans la comptabilité ;
  • L’établissement des déclarations fiscales.

Combien coûte un expert-comptable en ligne ?

La tarification exacte dépend de plusieurs critères propres à chaque entreprise, tels que le statut juridique, le domaine d’activité et le volume de transactions. Néanmoins, voici une fourchette des prix d’un expert-comptable en ligne :

  • De 20 à 30 euros par mois pour les entrepreneurs individuels ;
  • Entre 70 et 100 euros par mois pour les freelances et les professions libérales ;
  • À partir de 150 euros par mois pour les artisans et les commerçants.

Ces tarifs concernent la tenue des journaux comptables. Pour couvrir les autres besoins, comme les déclarations de TVA ou les conseils juridiques, la souscription d’options supplémentaires s’avère indispensable. Par exemple, l’établissement d’une fiche de paie coûte en moyenne 20 euros par mois.

Le montant de la comptabilité varie en fonction du développement de l’activité de l’entreprise. L’augmentation du volume de pièces comptables ou l’embauche de nouveaux salariés demande plus de travail à l’expert-comptable.

Par conséquent, il convient de prêter une attention particulière aux conditions de révision des prix. Ces règles doivent être définies au sein de la lettre de mission.

À noter : Le prix d’appel indiqué sur le site des cabinets comptables sur Internet correspond rarement au coût final. Pour connaître le tarif applicable à sa situation, il est recommandé de solliciter des devis à un maximum de prestataires.

Quelles sont les autres options pour gérer sa comptabilité ?

Les entrepreneurs qui manquent d’agilité avec les outils digitaux ou dont l’activité requiert une attention particulière privilégient des options plus traditionnelles pour la gestion de leur comptabilité.

Tenir sa comptabilité soi-même

S’il maîtrise les bases comptables, un dirigeant peut se charger lui-même de la tenue de sa comptabilité et de ses obligations juridiques et fiscales. Pour ce faire, il peut se tourner vers un logiciel de comptabilité gratuit ou acquérir un programme sous licence payante.

La gestion de sa comptabilité représente une tâche chronophage non rémunératrice. Par conséquent, le chef d’entreprise doit garder en tête que les économies qu’il réalise lui consomment de son temps.

Ce dernier constitue un coût, car ce sont des heures qu’il n’alloue pas au développement de son activité et à l’exécution de travaux pour des clients.

Embaucher un comptable

Lorsque l’entreprise souhaite maîtriser le processus de la comptabilité, il est préférable d’engager un comptable ou de créer un service de comptabilité au sein de sa structure. Si le volume de travail ne nécessite pas d’y allouer une personne à temps plein, plusieurs solutions alternatives existent :

  • Recourir à un comptable freelance ;
  • Former du personnel à la tenue de la comptabilité ;
  • Embaucher un employé à temps partiel.

Intégrer sa comptabilité directement au sein de son système d’information permet de disposer de données financières en temps réel et d’améliorer la prise de décisions.

Opter pour un cabinet d’expertise comptable de proximité

Faire appel à un expert-comptable traditionnel qui peut se déplacer régulièrement au sein de l’entreprise et qui bénéficie d’une parfaite maîtrise d’un secteur d’activité représente un véritable atout pour un dirigeant.

Chaque visite permet au professionnel de mieux appréhender le fonctionnement de la société. De plus, en tant que personne extérieure à l’organisation, il prodigue des conseils avisés avec un regard objectif sur la situation.

Lors de la survenance d’événements exceptionnels dans la vie de la société, le chef d’entreprise dispose d’une aide adaptée s’il s’entoure d’un cabinet comptable de proximité compétent. Par exemple, un contrôle fiscal ou un litige avec un fournisseur.

FAQ

Peut-on trouver un expert-comptable en ligne gratuit ?

Aucune prestation d’expertise-comptable en ligne sérieuse ne peut se réaliser de façon totalement gratuite pour le client. Malgré des coûts inférieurs à ceux d’un cabinet de proximité, l’expert-comptable en ligne doit lui aussi couvrir ses dépenses. Notamment :

  • Le loyer ;
  • La rémunération des employés ;
  • Le développement du logiciel.

Est-il facile de changer d’expert-comptable en ligne ?

La majorité des cabinets d’expertise-comptable en ligne propose des offres sous la forme d’abonnement mensuel, ce qui laisse l’opportunité au dirigeant de le résilier aisément. Néanmoins, peu d’entreprises changent de prestataire, car cela exige d’allouer plusieurs heures pour prendre en main la nouvelle interface et le logiciel.

Comment bien comprendre la comptabilité ?

La comptabilité d’une entreprise répond à des normes spécifiques accessibles à tous. Sa compréhension nécessite :

  • D’appréhender les principes comptables fondamentaux ;
  • D’assimiler la gestion de la facturation ;
  • De connaître les différents travaux comptables ;
  • De maîtriser les documents comptables.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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