La procuration pour l’état des lieux : le guide

1. LegalPlace
2. Guides
3. Contrats de location
4. État des lieux
5. Etat des lieux de sortie
6. La procuration pour l’état des lieux : le guide

Il arrive pour différentes raisons que le locataire ne puisse pas être présent le jour de l’état des lieux (d’entrée ou de sortie lors du début ou de la fin de son contrat de location). Durant la réalisation de celui-ci, sa présence est fortement recommandée, cependant certains aléas peuvent survenir et l’empêcher d’être présent.

Or dans le cas où le locataire ne peut être présent, il n’est pas nécessaire d’annuler ou de reporter l’état des lieux pour autant. Le futur occupant du logement peut choisir, pour l’établissement de l’état des lieux, de se faire représenter par un proche ou un membre de la famille auprès du bailleur ou de l’agence en charge de la gestion du logement.

Modèle d’état des lieux

De la même façon, le bailleur peut se retrouver dans l’incapacité d’être présent, il pourra alors faire appel de manière similaire à un mandataire (souvent un huissier de justice ou un agent immobilier) afin d’être présent durant l’état des lieux en son nom.

Règles entourant la réalisation de l’état des lieux

L’établissement de l’état des lieux dans le cadre d’un bail d’habitation est prévu par l’article 3 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.

Il s’agit d’un document qui est réalisé à deux occasions : lorsque le locataire prend possession des lieux et se voit remettre les clefs, ainsi que lorsqu’il quitte le logement loué au titre d’un bail de location vide ou meublé et rend les clés.

Le but de ces deux documents est de réaliser une comparaison afin de permettre d’établir les responsabilité de chaque partie en cas de litige, concernant les dégradations éventuelles apparues dans le logement pendant la durée du contrat de location.

L’état des lieux de sortie est établi entre le propriétaire et le locataire, et peut être exceptionnellement établi par huissier (si le locataire refuse son établissement ou si le locataire est absent lord de l’état des lieux de sortie). Les règles juridiques l’encadrant diffèrent selon que le logement soit loué meublé ou non-meublé (vide). Dans tous les cas, il doit être établi contradictoirement et décrire le logement pièce par pièce ainsi que les équipements qu’il comporte.

Attention, lors de la réalisation de l’état des lieux de sortie, il est important de différencier les dégradations réelles imputables au locataire, des évolutions qui sont dues à la vétusté du logement ou des équipements : en effet ces dernières ne peuvent pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie. Afin de distinguer les deux, le propriétaire et le locataire pourront avoir recours à une grille de vétusté.

Bon à savoir : Il est possible de contester un état des lieux de sortie après sa signature.

Conséquences de l’absence du locataire lors de l’état des lieux

Dans le cadre d’un bail de location, un état des lieux d’entrée ou de sortie qui n’a pas été établi en présence du bailleur et du locataire perd sa valeur légale. Le logement sera alors présumé avoir été rendu en bon état par le locataire.

Comme pour l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie est en principe réalisé conjointement par le propriétaire et le locataire. Les parties au contrat de location doivent en effet constater ensembles l’état des lieux et des équipements mentionnés au contrat de location, d’un commun accord et dans de bonnes conditions d’éclairage.

En effet, pour que l’état des lieux soit valable, il doit être rédigé conjointement par le propriétaire et le locataire. Ils doivent par conséquent tous les deux être présents. Cependant, ils peuvent également choisir de se faire représenter par un mandataire (celui-ci sera le plus souvent un huissier de justice ou un agent immobilier pour le bailleur).

Afin de prouver que le propriétaire et le locataire approuvent les éléments mentionnés dans l’état des lieux, la signature de chacun d’entre eux doit y figurer. En effet, un état des lieux établi unilatéralement par le propriétaire ou le locataire est inopposable à la partie absente.

En revanche, un état des lieux qui n’a pas été signé par le locataire reste valable s’il a été établi par le bailleur en présence du locataire et qu’ils se sont mis d’accord sur son contenu.

Modèle de procuration

Le régime de la procuration (également appelée « mandat ») figure aux articles 1984 à 2010 du Code civil. Au titre de la procuration, le mandant est la personne qui en charge une autre, le mandataire, de faire quelque chose en son nom et pour son compte. 

La procuration doit impérativement être établie par écrit et doit comporter l’acception du mandataire, en plus de l’ensemble des renseignements concernant son identité ainsi que celle du mandant (noms, prénoms, adresses complètes).

Par ailleurs, les opérations pouvant être réalisées par le mandataire doivent être prévues et détaillées dans la procuration, de même que doit l’être sa durée.

Prénom NOM
Adresse complète
Tél : 06.00.00.00.00
Email : adresse@email.zz

Prénom, NOM du destinataire
Adresse complète

Madame, Monsieur,

Ne pouvant être présent(e) lors de l’état des lieux [d’entrée/de sortie], le [date], je soussigné(e) [prénom] [nom] né(e) le [date de naissance] et demeurant au [adresse complète], donne, par la présente, pouvoir à :

[Madame/ Monsieur – nom, prénom], née à [lieu], le [date], demeurant à [adresse] pour me représenter lors de l’état de lieux concernant le logement sis [adresse], le [date]. A cet effet, cette personne pourra signer pour moi et en mon nom, tout formulaire et/ou document nécessaire à la bonne exécution de cet état des lieux.

Fait à [ville], le [date].

[Signature]

Que faire en cas de litige?

Dans un premier temps, le recours devra être porté par le propriétaire ou le locataire devant la commission départementale de conciliation correspondant à l’adresse du logement concerné.

Si cette conciliation n’aboutit pas ou que les parties ne souhaitent tout simplement pas avoir recours à la conciliation, il faudra alors s’adresser au tribunal d’instance dont dépend l’adresse du logement concerné.

Concernant les logements meublés dont le bail a été signé avant le 27 mars 2014, l’état des lieux de sortie n’était pas rendu obligatoire pour les logements meublés. Pour cette raison, la responsabilité du locataire absent est compliquée à établir en cas de litige portant sur des dégradations du logement et de ses équipements.

En effet, en raison de la présomption de bon état, le locataire d’un logement meublé sera toujours présumé avoir reçu le logement et ses équipements en bon état.

Un état des lieux de locations saisonnières est fortement recommandé, c’est le cas pour tous les autres types de location aussi.