Frais professionnels en micro-entreprise : remboursement et débours

La question du remboursement des frais professionnels revient fréquemment chez les auto-entrepreneurs, notamment ceux qui débutent. Le régime de la micro-entreprise fonctionne différemment des autres formes juridiques sur ce point, et ses règles spécifiques surprennent souvent les nouveaux entrepreneurs qui découvrent qu’ils ne peuvent pas gérer leurs dépenses professionnelles de la même façon qu’un salarié ou qu’une société.

Quels sont les frais professionnels d’un auto-entrepreneur ?

De la même manière que pour tout type d’entreprises, la micro-entreprise engage divers frais professionnels. La seule différence est qu’ils ne sont normalement pas éligibles à un remboursement. Parmi les dépenses liées à l’activité du micro-entrepreneur, on peut citer :

• Les frais de port ;
• Les frais de sous-traitance ;
• Les frais d’hébergement ;
• Les charges inhérentes aux déplacements ;
• Les achats de fournitures et de matériels ;
• Les indemnités de repas ;
• Le budget consacré à la communication.

Comment un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser ses frais professionnels ?

Tout d’abord, il convient de savoir que la micro-entreprise est soumise au régime micro-fiscal. Ses dépenses de fonctionnement ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires. Autrement dit, l’auto-entrepreneur ne bénéficie pas du remboursement de frais professionnels (de la même manière que pour les autres charges de l’auto-entrepreneur).

Ce dernier n’a donc aucun intérêt à établir une note de frais pour sa micro-entreprise. (Dans les autres types d’entreprises, les notes de frais servent de listes de dépenses réalisées pour le compte de l’entreprise, et appuyées par des justificatifs).

Régime micro-fiscal: fonctionnement de l’abattement

Pour rappel, en micro-entreprise, le régime fiscal applique automatiquement un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires pour tenir compte des frais professionnels, sans que le micro-entrepreneur ait à justifier ses dépenses. Cet abattement permet de calculer le revenu imposable sur lequel sera appliqués l’impôt sur le revenu.

Le taux d’abattement varie selon la nature de l’activité exercée :

• 34 % pour les bénéfices non commerciaux ;
• 30 % pour la location de meublés de tourisme non classés ;
• 50 % pour les bénéfices industriels et commerciaux ;
• 71 % pour l’achat et revente.

Il est important de noter que cet abattement ne correspond pas aux frais réellement engagés, mais à une estimation forfaitaire définie par l’administration fiscale.

Remboursement des frais de débours

Toutefois, sous certaines conditions, un auto-entrepreneur peut se faire rembourser des frais de débours. Il s’agit des charges professionnelles qu’il a engagées pour le compte de clients. En effet, le micro-entrepreneur peut prétendre uniquement au remboursement de ces dépenses parce qu’il n’est pas imposé sur son résultat, mais sur ses recettes.

Comment l’auto-entrepreneur peut-il déduire les frais de débours ?

Souvent, le micro-entrepreneur débutant ignore ce que sont les frais de débours. Rappelons donc qu’il s’agit d’une somme d’argent nécessaire à la réalisation d’une prestation et qu’il avance pour le compte d’un client. La facture est ainsi payée par l’auto-entreprise, mais elle est établie au nom de ce dernier.

Les indemnités kilométriques ne comptent pas parmi les frais qui permettent d’obtenir un remboursement au titre des débours. Parmi les dépenses éligibles, on peut citer l’achat de matières premières effectué pour le compte d’un client.

Le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas envisageable. On l’a tous compris, mais quand on est nouveau dans le milieu de l’auto–entrepreneuriat, on a tendance à confondre les dépenses réelles avec les frais de débours. Il convient de bien comprendre que ces derniers ne sont pas engagés dans l’intérêt de la micro-entreprise. C’est pourquoi ils peuvent être refacturés aux clients. Par ailleurs, le micro-entrepreneur doit prendre en charge tous les frais dépensés pour le compte de son auto-entreprise et n’aura droit à aucun remboursement.

N’étant donc pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition, ce qui aide ce dernier à conserver son statut. En effet, il risquerait moins de dépasser les plafonds imposés par la loi. En même temps, il n’aura pas à payer des charges fiscales et sociales trop élevées.

En somme, obtenir le remboursement des frais professionnels de l’auto-entrepreneur n’est pas possible. Ce qui est envisageable, c’est de se faire rembourser les frais de débours en remplissant quelques conditions. En effet, pour mettre en œuvre cette solution, il est nécessaire que le client confirme son accord par écrit. Prouvant son obligation de remboursement, le document doit préciser la nature et le montant de l’achat effectué.

Pour obtenir le remboursement des frais de débours, le micro-entrepreneur est tenu d’établir également la facture au nom et pour le compte du client. Ses coordonnées doivent être clairement indiquées dans le document. Même chose pour le montant précis convenu entre les deux parties. En procédant ainsi, l’auto-entrepreneur se libère des charges qui y sont liées. Et une fois la prestation réalisée, il pourra demander le remboursement des sommes exactes qu’il a dépensées.

Il est tout aussi important de bien garder les factures et les justificatifs (reçu, récépissé de paiement ou encore ticket de caisse) pour pouvoir prétendre au remboursement des frais de débours. En les conservant, le micro-entrepreneur sera en conformité avec la loi en cas contrôle fiscal. Une telle précaution lui permet en même temps de se protéger contre tout risque de litige.

Les dépenses de repas et de transport sont-elles des charges déductibles en micro-entreprise ?

Comme expliqué plus haut, le statut de micro-entreprise n’offre pas la possibilité de déduire ses dépenses professionnelles. Il impose à la place un abattement forfaitaire en fonction du type d’activité exercée. Il n’est donc en aucun cas possible de déduire des frais de repas ou de transport du chiffre d’affaires de sa micro-entreprise.

En revanche, il est tout à fait possible de facturer à votre client une indemnité pour les repas et/ou le transport, si cela se prête à la mission. Il s’agit là d’une pratique courante utilisée par les auto-entrepreneurs comme par les sociétés.

L’indemnité de repas

Le régime micro-fiscal ne permet pas de soustraire ce type de dépense du chiffre d’affaires. Par conséquent, même si le repas est lié à une activité professionnelle (déjeuner avec un client, repas pris sur le lieu d’une mission, etc.), aucune indemnité ne peut être réclamée ou déduite fiscalement.

Toutefois, si des repas sont prévus dans le cadre d’une mission pour le compte d’un client (par exemple, un déjeuner organisé à la demande du client avec des tiers), nous vous conseillons de prévoir ces dépenses dans votre devis initial, répercutant ainsi la charge financière de ces repas sur votre client.

L’indemnité de déplacement

Comme pour les frais de repas, les frais de déplacement engagés par le micro-entrepreneur dans le cadre de son activité ne sont pas déductibles de son chiffre d’affaires.

Néanmoins, là encore, si un déplacement est réalisé spécifiquement à la demande d’un de vos clients (comme par exemple aller chercher un matériel pour lui ou se rendre à une réunion de travail sur un de ses projets), ces dépenses peuvent alors être refacturées au client.

FAQ

Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 22/05/2026

Sources de l'article

• Article 50-0 du CGI – Régime micro-BIC et abattement forfaitaire
• Article 102 ter du CGI – Régime micro-BNC